استراتژی مدیریت تغییر چیست و چگونه اعمال می‌شود؟

به عنوان مدیر یک کسب و کار، برای زنده ماندن و رشد خود باید به طور مداوم در حال پیشرفت باشید. در ابتدا می‌توانید خودتان بر همه چیز نظارت داشته باشید تا مطمئن شوید همه چیز به روز است و مطابق آنچه در نظر گرفته شده است، اجرا می‌شود. سپس رشد می‌کنید و ناگهان وقت ندارید که این تغییرات را کنترل کنید. این همان جایی است که داشتن یک استراتژی مدیریت تغییر (Change Management Strategy) شما را نجات می‌دهد.

با تجزیه و تحلیل تغییراتی که می‌خواهید ایجاد کنید و توجه به اینکه مابقی افراد شرکت، چگونه تحت تأثیر این تغییرات قرار خواهند گرفت، می‌توانید تیم‌های خود را از قبل آماده کرده و به آنها کمک کنید تا از لحطه انتقال به استراتژی جدید تا روال عادی شدن، هدایت شوند. خواه در حال تغییر نرم افزار، به روزرسانی فناوری، استخدام پرسنل تازه یا شروع یک پروژه جدید باشید. همه چیز می‌تواند از استراتژی مدیریت تغییرات جامع بهره‌مند شود.

استراتژی مدیریت تغییر چیست؟

استراتژی مدیریت تغییر ترجمه عبارت Change Management Strategy می‌باشد، عنوان روشی است که سازمان با استفاده از آن، به طور کلی تغییرات درون و پیرامون خود را نشان می‌دهد. به بیان دیگر، مکانیزمی است که هدف آن به حداقل رساندن هرگونه تأثیر منفی ناشی از تغییر رویدادها است و در عین حال از تحول مثبت استفاده می‌کند.

این کار را می‌توان با انواع مختلف قالب‌ها انجام داد. تعداد زیادی مدل وجود دارد که می‌توانید برای راهنمایی بهتر شما در روند کار دنبال کنید.

انواع استراتژی تغییر

• مدل مدیریت تغییر لوین (Lewin)

این مدل با توجه به سه مرحله ذوب، تغییر و انجماد، اشاره می‌کند که بلوغ افراد برای تغییر، به منطقه امن و راحت آنها بستگی دارد.

• مدل ۷-S مک کینزی

با توجه به هفت اصل استراتژی، ساختار، سیستم، ارزش‌های مشترک، سبک، کارمندان و مهارت‌ها، عناصر منطقی و عاطفی را ترکیب می‌کند تا روند تغییر را بهبود بخشد.

• نظریه کوتر (Kotter)

بر افراد درگیر در فرایند تغییر و روان‌شناسی آن‌ها تمرکز دارد.

• نظریه Nudge

این نظریه به جای دستورالعمل مستقیم، تکنیک‌های غیرمستقیم را برای تأثیر بر رفتار تشویق می‌کند.

• مدل ADKAR

این مدل، ابزار شناختی است که به کارکنان برای شناخت جایگاه خود در فرایند تغییر کمک می‌کند.

• مدل انتقال پل‌ها (Bridges’ transition)

این روش تفاوت بین تغییر و تحول را شفاف و برجسته می‌کند.

• منحنی تغییر Kubler-Ross

با در نظر گفتن ۵ مرحله احساسی برای هر فرد، سطوح متغیر اعتمادبه‌نفس، روحیه و اثربخشی درون یک سازمان یا یک فرد را مد نظر قرار می‌دهد.

• مدل تغییر Satir

این مدل بیان‌گر این مسئله است: به محض اینکه در وضعیت موجود تغییری اعمال شود، عملکرد کاهش می‌یابد.

چرا باید از استراتژی مدیریت تغییر استفاده کنید؟

داشتن یک استراتژی مدیریت تغییر به این معنی است که شما بهتر می‌توانید چگونگی تأثیر تغییرات بر روی سازمان شما را پیش‌بینی کنید. بنجامین فرانکلین (Benjamin Franklin) در این باب می‌نویسد: “هیچ چیز جز مرگ و مالیات قطعی نیست”.  این گفته تا امروز صادق بوده است. تغییر به هر طریقی اتفاق خواهد افتاد، بنابراین شما همیشه می‌توانید آماده باشید.

عناصر اصلی در استراتژی مدیریت تغییر

همانطور که قبلا ذکر شد، این رویکرد جدیدی برای تغییر استراتژی مدیریت نیست، زیرا روش‌های زیادی برای بهبود آن وجود دارد. اما در ادامه می‌توانید چند عنصر اصلی را پیدا کنید که در طول ساختن استراتژی خود باید در نظر بگیرید.

1. برنامه‌ریزی

برای رسیدن به موفقیت در کسب و کار، برنامه‌ریزی همه چیز است. قبل از معرفی هرگونه تغییر یا حتی اعلام آن، باید ایده روشنی در مورد آنچه می‌خواهید به دست آورید و چگونگی معرفی آن در بین کارمندان خود، داشته باشید. تغییرات و کارهایی که باید برای دستیابی به آنها انجام شود را ثبت کنید، یک جدول زمانی دقیق تهیه کنید و پاسخ واضحی به نگرانی‌های احتمالی کارمندان خود بدهید.

2. شفافیت

اجازه ندهید که همکاران شما با ادراک پراکنده و دور از ذهن مسبب در جا زدن پروژه شما شوند. در بیشتر مواقع ساکت ماندن و مشورت نگرفتن از همکاران، مشکلاتی قابل توجهی را برای شما ایجاد خواهد کرد. با حفظ مکالمه میان خود و تیم ارزشمندتان، هر گونه شبه را برطرف کنید.

ارتباطات در مرحله برنامه‌ریزی، عاملی اساسی خواهد بود. به این ترتیب می‌توانید تغییر را اعلام کنید و گفتگو را ترویج دهید، نه اینکه عقب بایستید و به ترویج شایعات کمک کنید. شما هرگز نمی‌خواهید در موقعیتی قرار بگیرید که برای صحبت از واقعیت‌ها به ” sugarcoat ” یا مخفی کردن درخواست‌های نامعقولانه، نیاز داشته باشید. گاهی لازم است بیش از حد خوش‌بین نباشید، زیرا این امر معمولا منجر به سردرگمی، پیام‌های گنگ و سوظن بیشتر می‌شود.

اگر در روند تحول کوتاه مدت شما، نتایج منفی وجود دارد، درباره آنها بحث کنید. اشکالات احتمالی را بپذیرید، تصدیق کنید و مکالمه را با تیم گسترده‌تر تشویق کنید. شفافیت در اکثر شرایط پیروز خواهد شد و در نهایت اطمینان همه از تصمیم‌گیری‌های صحیح را به وجود خواهد آورد.

3. ارتباطات

برای برقراری ارتباط صرفا ذکر این عبارت که “تغییرات خوبی در راه است” برای همکاران شما کافی نیست. شما باید توضیح دهید که چرا تغییر مهم است و چه منافعی از آن انتظار می‌رود. در مورد سوالات و پیشنهادات پدیرا باشید. جلسات باز را برای تیم برگزار کنید تا درباره تغییرات بحث کرده و به درک درستی از همه آنچه تغییر خواهد کرد دست یابید. مهم است که همه بدانند چه زمانی تغییرات شروع خواهند شد و چگونه بر روند کاری آنها تأثیر می‌گذارد.

4. درگیری افراد

کسانی که تحت تأثیر تغییر قرار خواهند گرفت (یا افرادی که آنها را نمایندگی می‌کنند) باید درگیر شوند تا بتوانند به شکل‌گیری تغییرات کمک کنند. حتی اگر راه پیش‌رو راهی نباشد که آنها لزوما انتخاب می‌کنند، مشارکت آنها کمک زیادی به ایجاد و پشتیبانی روند تغییرات خواهد کرد.

واقعیت این است که این امر در هر نوع تغییری در هر موقعیتی صدق می‌کند. شما تعجب خواهید کرد که ببینید بسیاری از سازمان‌های بزرگ در برنامه تغییر خود وقت و منابع را هدر می‌دهند. آن هم فقط به این دلیل که افراد درگیر را از تمام مراحل آگاه نمی‌کنند.