برای رشد شغلی خود، باید تغییر را بپذیرید؛ اما همچنین باید اطمینان حاصل کنید که این تغییر منطقی است، به شما کمک می‌کند تا به اهداف خود برسید و توسط همه کارمندان پذیرفته خواهد شد.
در اواخر دهه ۷۰، توماس جی پیترز و رابرت اچ واترمن، مشاوران شرکت مشاوره مکنزی (Mckinsey)، آنچه را که به عنوان مدل هفت S مکنزی شناخته می‌شود، توسعه دادند. این مدل یک چارچوب برای کمک به شما در ارزیابی هفت عنصر اصلی کسب و کار ارائه می‌دهد که برای موفقیت نیاز به تغییر یا همسو شدن دارند.
هفت عنصر از مدل هفت S مکنزی
فرضیه اصلی مدیریت مدل هفت S مکنزی این است که هفت عنصر داخلی در سازمان وجود دارند که باید هماهنگ شوند تا سازمان بتواند موفق باشد.
عناصر سخت
عناصر سخت قابل لمس هستند، شناسایی آن‌ها آسان بوده و تأثیرگذاری بیشتری دارند، مانند بیانیه‌های استراتژی، برنامه‌های سازمانی، نمودارهای سازمانی و سایر اسناد.
- استراتژی: برنامه شرکت شما برای افزایش مزیت رقابتی
- ساختار: نحوه سازماندهی شرکت شما و اینکه چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد
- سیستم‌ها: رویه‌ها، فرایندها و روال کارمندان که نحوه انجام کار را مشخص می‌کنند
عناصر نرم
توصیف این عناصر دشوارتر است زیرا مهارت‌های کارکنان، ارزش‌های شرکت و فرهنگ سازمان را در بر می‌گیرند که به طور مداوم در حال توسعه و تغییر هستند.
- ارزش‌های مشترک: ارزش‌های اصلی که در فرهنگ سازمانی و اخلاق کار فردی منعکس می‌شوند
- سبک: الگوهای رفتاری معمولی گروه‌هایی مانند مدیران و سایر متخصصان
- کارکنان: کارمندان شرکت شما و توانایی‌های کلی آن‌ها
- مهارت‌ها: صلاحیت‌های اصلی سازمان و قابلیت‌های متمایز آن
نمودار زیر نشانگر وابستگی متقابل هر هفت عنصر است.
چگونه از مدل هفت S مکنزی استفاده کنیم؟
وابستگی‌های متقابل در این چارچوب توسعه استراتژی، به این معنی است که اگر یک عنصر تغییر کند، شما باید شش عنصر دیگر را برای تجزیه و تحلیل آماده کرده، تأثیر این تغییر بر روی آن‌ها و چگونگی نیاز هر یک از تغییرات برای همسو نگه داشتن اهداف سازمانی را تعیین کنید.
مراحل اجرای مدل
عناصری را که باید همسو شوند، مشخص کنید
هر یک از هفت عنصر را تجزیه و تحلیل کنید تا مشخص شود آیا به طور موثر با عناصر دیگر همسو هستند یا خیر. به عنوان مثال، اگر یک استراتژی طراحی کرده‌اید که متکی به معرفی سریع محصول است، اما از یک ساختار ماتریسی با روابط متناقض استفاده می‌کنید که مانع ایجاد یک محیط کاری تحت مدیریت چابک می‌شود، تضادی وجود دارد که نیاز به تغییر استراتژی یا ساختار خواهد داشت.
برای انجام تجزیه و تحلیل هفت S مکنزی، به این سوالات پاسخ دهید:
استراتژی
- هدف شرکت شما چیست؟
- منابع چگونه برای تحقق این هدف استفاده می‌شوند؟
- چه چیزی در مورد شرکت شما منحصر به فرد است؟
- چگونه با تغییر شرایط بازار سازگار می‌شوید؟
ساختار
- شرکت چگونه سازمان یافته است؟
- تصمیم‌گیری‌ها چگونه انجام می‌شوند؟
- کارمندان چگونه خود را با استراتژی شرکت همسو می‌کنند؟
- چگونه اطلاعات به اشتراک گذاشته می‌شود؟
سیستم‌ها
- چه سیستم‌های مالی برای دستیابی به منابع وجود دارد؟
- چه سیستم‌هایی برای استخدام، ترفیع و ارزیابی عملکرد وجود دارد؟
- چه فرایندها، رویه‌ها و روال‌هایی برای انجام کار در نظر می‌گیرید؟
ارزش‌های مشترک
- ارزش‌هایی که سازمان بر اساس آن‌ها بنا شده‌اند، کدامند؟
- ارزش‌ها چگونه روند کاری شما را تغییر می‌دهند؟
سبک
- سبک رهبری شما چیست؟
- پاسخگویی کارکنان به مدیریت چگونه است؟
- آیا کارمندان عملکردی رقابتی، مشارکتی یا همکارانه دارند؟
کارکنان
- آیا تعداد فعلی کارمندان برای تحقق اهداف کافی است؟
- آیا نیاز به نیروی انسانی وجود دارد؟
- آیا در توانایی‌ها یا منابع مورد نیاز شکاف وجود دارد؟
مهارت‌ها
- کارکنان برای ارائه محصولات و خدمات اصلی چه مهارت‌هایی دارند؟
- آیا مهارت‌های فعلی کارمندان شما کافی است؟
- سازمان چه کارهایی را به خوبی انجام می‌دهد؟
- چگونه مهارت‌ها نظارت، ارزیابی و بهبود می‌یابند؟
بعد از اینکه به این سوالات پاسخ دادید، داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید و به دنبال همسویی، سازگاری، درگیری‌ها، شکاف‌ها، نقاط قوت و ضعف باشید.
برای خود یک طراحی سازمانی بهینه تعیین کنید
وقتی بتوانید طراحی سازمانی را که برای شما بیشترین تأثیر را دارد، تعیین کنید، تعیین اهداف و برنامه‌های عملیاتی بسیار آسان خواهد بود. برای یافتن طراحی بهینه برای سازمان خود، می‌توانید رقبا و یا سایر دپارتمان‌های شرکت را بررسی کنید تا ببینید چه چیزی برای آن‌ها مفید بوده است.
تصمیم بگیرید که چه چیزی باید تغییر کند
در این مرحله، شما یک برنامه عملی ایجاد خواهید کرد که شامل جزئیات عناصری است که باید همسو شوند و همچنین مراحلی که باید برای دسته‌بندی مجدد انجام دهید. به عنوان مثال، اگر سبک مدیریت برخی از مدیران شما با ارزش‌های شرکتتان مطابقت نداشته باشد، تصمیم بگیرید که چه تغییراتی باید اعمال گردد.
با استفاده از داده‌هایی که از تغییرات سازمانی جمع‌آوری کرده‌اید و هر آنچه از تجزیه و تحلیل چگونگی اجرای موفقیت‌آمیز رقبا در گذشته می‌دانید، می‌توانید یک نمودار جریان داده برای برای ترسیم بصری روند تغییر خود به دست آورید.
نمودار جریان داده
نمودار جریان داده باید شامل روال‌ها و فرآیندهایی باشد که اکنون وجود دارد تا چگونگی تغییر آن‌ها در آینده را مد نظر قرار دهید. نمودار جریان داده باید به راحتی قابل دسترسی باشد تا به شما و تیمتان اجازه دهد نقاط قوت و ضعف را تجزیه و تحلیل کرده و در هنگام پیشنهاد برای تغییرات آینده، همکاری موثری داشته باشید.
تغییرات را اجرا کنید
پس از تصمیم‌گیری درباره تغییراتی که باید ایجاد کنید و آمارگیری کامل از همه افراد درگیر در پروژه، باید تغییرات را پیاده‌سازی کنید. فقط تغییراتی که به درستی اجرا شوند، تأثیر مثبتی بر کسب و کار شما خواهند داشت. افرادی را در سازمان خود پیدا کنید (یا مشاورانی را بیاورید) که تجربه اجرای روان تغییرات را دارند.
هنگامی که تغییرات زیادی باید ایجاد شوند، ممکن است ایده خوبی باشد که آن‌ها را به صورت آهسته و مرحله‌ای اجرا کنید تا سازمان یک باره بیش از حد تحت فشار قرار نگیرد.
هفت عنصر را در چارچوب توسعه استراتژی خود مرور کنید
مدل هفت S مکنزی، پویا است و باید زود به زود تغییر کند زیرا در جستجوی راه‌هایی برای کارآیی بیشتر و رشد کسب و کار شماست. هر از گاهی به مدل برگردید و عناصر را مرور کنید تا در صورت لزوم دوباره آن‌ها را مرتب کنید. از آنجا که تغییر یک عنصر همیشه بر روی سایر عناصر موجود در مدل تأثیر دارد، بسیار مهم است که به طور مداوم بررسی‌ها را انجام داده و آن‌ها را تطبیق دهید تا دچار سکون نشده و سهم بازار خود را از دست ندهید.
به عنوان مثال
با رشد شرکت، ممکن است لازم باشد کار خود را به مناطق دیگر کشور یا جهان گسترش دهید. برای تعیین چگونگی همسویی بازارهای گسترده با اهداف و ارزش‌های خود، از مدل هفت S مکنزی استفاده کنید.
فرض را بر این بگیریم که سازمان شما، یک شرکت تازه تاسیس شده است که خدمات بین‌المللی بصورت ویدیویی را ارائه می‌دهد. شما این مراحل را به صورت عملی به شکل زیر در نظر خواهید گرفت:
مرحله اول:
یک استراتژی طراحی‌شده برای به دست آوردن بینندگان بیشتر، هم در سطح ملی و هم در سطح جهانی در نظر خواهید گرفت. این مسئله یک ساختار کاربردی با چندین بخش دارد و یک سیستم عامل دو ابری با بیش از ۵۰۰۰ کارمند نیاز خواهد داشت.
از سبک رهبری تحول‌آفرین پیروی خواهید کرد، که در آن سطح مدیریت تعاملی است و با همه دپارتمان‌ها کار می‌کند. در این سازمان کارکنان مشتاق و خلاق هستند. آن‌ها همچنین دارای مهارت‌های قضاوت، فنی و ارتباطی سالم خواهند بود. ارزش‌های مشترکی که اعضای شرکت رعایت می‌کنند صداقت، اشتیاق و شجاعت است.
در نتیجه، همسویی سازمان خود را به این صورت تدوین خواهید کرد:
همسویی هفت عنصر
- استراتژی (Strategy): برای به دست آوردن بینندگان بیشتر ملی و بین‌المللی: همسوشده
- ساختار (Structure): ساختار عملکردی با چندین بخش: همسوشده
- سیستم (System): یک سیستم عامل دو ابری، بازاریابی، مدیریت و سیستم ارتباطی : همسوشده
- ارزش‌های مشترک (Shared Values): اعضای سازمان از صداقت، اشتیاق و شجاعت بهره می‌برند: همسوشده
- مهارت (Skills): فنی، ارتباطی و مهارت‌های تولید محتوا: همسوشده
- سبک (Style): سبک تحول‌گرا: همسوشده
- کارکنان (Staff): پرسنل مشتاق و خلاق هستند: همسوشده
مرحله دوم:
پس از اجرای طرح، شرکت می‌تواند شاهد افزایش تعداد بینندگان باشد. اکنون این شرکت با مهارت‌های پیشرفته‌ای که در سطح بین‌المللی قابل استفاده خواهند بود، تعداد بیشتری مخاطب جذب می‌کند. با این حال، یک تجزیه و تحلیل دقیق نشان می‌دهد که بیشتر بینندگان در یک سطح هستند، زیرا (به طور نمونه) محتوای ارائه‌شده در سطح ملی بینندگان بیشتری دارد.
از این رو، استراتژی جدید شرکت ارائه مطالب ویدئویی است که بینندگان بین‌المللی بتوانند با آن‌ها ارتباط برقرار کنند، در نتیجه در سطح جهانی به عنوان یک ابرشرکت چند ملیتی گسترش خواهد یافت. همسویی این شرایط به شرح زیر است:
همسویی جدید هفت عنصر
- استراتژی: تبدیل شدن به یک ابرشرکت چند ملیتی: همسوشده
- ساختار: ساختار عملکردی با چندین بخش: هنوز همسو نیست
- سیستم: یک سیستم عامل دو ابری، بازاریابی، مدیریت و سیستم ارتباطی: همسوشده
- ارزش‌های مشترک: اعضای سازمان به صداقت، اشتیاق و شجاعت بها می‌دهند: هنوز همسو نشده
- مهارت‌ها: زبان، آشنایی‌های اجتماعی، بازاریابی، فنی، ارتباطات و مهارت‌های ایجاد محتوا: همسوشده
- سبک: سبک تحول آفرینی: هنوز همسو نیست
- کارکنان: پرسنل مشتاق و خلاق هستند: همسوشده
با این حال، برای مطابقت با استراتژی، یک ساختار تقسیم بندی باید جایگزین ساختار عملکردی شود. در مقادیر مشترک درگیری رخ خواهد داد. سبک رهبری نیز در سطح جهانی و از فردی به فرد دیگر متفاوت خواهد بود.
مثال دوم
ما با یک استارت‌آپ کوچک شروع می‌کنیم که خدمات آنلاین ارائه می‌دهد. استراتژی اصلی این شرکت افزایش سهم خود در بازار است. این شرکت نوپا می‌باشد، بنابراین ساختار آن ساده بوده و از تعداد بسیار کمی از مدیران و کارمندان سطح پایین تشکیل شده است که وظایف خاصی را بر عهده می‌گیرند. سیستم‌های رسمی بسیار کمی وجود دارند، عمدتاً به این دلیل که شرکت در حال حاضر به تعداد زیادی سیستم رسمی نیاز ندارد.
همسویی
تا اینجا ۷ عامل به درستی همسو شده‌اند. این شرکت کوچک است و نیازی به ساختار ماتریسی پیچیده و سیستم‌های کسب و کار جامع، که توسعه آن‌ها بسیار گران است، ندارد.
- استراتژی: نفوذ در بازار – همسوشده
- ساختار: ساختار ساده – همسوشده
- سیستم‌ها: تعداد کمی از سیستم‌های رسمی. سیستم‌ها عمدتاً با پشتیبانی مشتری و پردازش سفارش سروکار دارند. برنامه‌ریزی استراتژیک، مدیریت پرسنل و سیستم‌های تولید کسب و کار جدید وجود ندارند یا تعداد آن‌ها کم است – همسوشده
- مهارت‌ها: تعداد کمی از مهارت‌های تخصصی و بقیه مشاغل توسط مدیران (موسسان) انجام می‌شوند. – همسوشده
- کارمندان: تعداد کمی کارمند برای سازمان مورد نیاز است. انگیزه آن‌ها رشد موفقیت‌آمیز کسب و کار است و با سهام کسب و کار پاداش می‌گیرند که ارزش بازار آن در حال افزایش است. – همسوشده
- سبک: مدیریت دموکراتیک اما اغلب آشفته – همسوشده
- ارزش‌های مشترک: کارکنان ماجراجو هستند، برای کار گروهی ارزش قائل می‌شوند و به یکدیگر اعتماد دارند. – همسوشده
مزایای استفاده از مدل هفت S مکنزی
- تعیین چگونگی دستیابی کسب و کار به اهداف
- افزایش بهره‌وری و عملکرد
- اجرای یک استراتژی پیشنهادی
- تسهیل پیچیدگی‌های همسویی دپارتمان‌ها و فرآیندها حین ادغام
- بررسی تأثیرات تغییرات سازمانی در شرکت
- اجرای سیاست‌های بهبود مهارت و شایستگی کارکنان
- می‌تواند به همه ذینفعان کمک کند تا در جهت موفقیت سازمان کار کنند
محدودیت‌ها و معایب مدل
- هنگام طراحی یک استراتژی و اجرای آن، جدا از هفت عنصر مشخص، عناصر بیشتری وجود دارد که باید نگران آن‌ها باشید. این مدل بخشی از تحلیل کسب و کار خواهد بود، نه همه آن.
- در طراحی مدل فقط بر مولفه‌های داخلی تأکید شده و از عوامل بیرونی مانند سرمایه، ماشین آلات و زیرساخت‌ها صرف نظر شده است.
نتیجه سخن
مدل هفت S مکنزی، یک ابزار مفید برای تجزیه و تحلیل، برنامه‌ریزی و مدیریت اجرای اهداف تعیین شده توسط یک سازمان است. از آنجایی که تغییرات در سبک شرکت یک شبه اتفاق نخواهند افتاد، تکیه بر یک مدل کارآمد جهت دسترسی راحت به امور جاری و در حال تغییر راهگشای خوبی خواهد بود.
