راهنمای ارزیابی عملکرد کارمندان

آیا می دانید ۸۹٪ از مدیران منابع انسانی گفته‌اند که بازخورد همگانی برای دستیابی به نتایج موفقیت‌آمیز عاملی حیاتی است؟ اگر می‌خواهید بازده سرمایه‌گذاری، تعامل کاری و کمترین میزان ریزش کارکنان را داشته باشید، ارائه بازخورد سازنده بسیار مهم است. با این وجود، بدون بازبینی عملکرد کارمندان، نمی‌توانید به آن‌ها بازخورد دقیقی بدهید. شما باید عملکرد، بهره‌وری و مهارت آ‌ن‌ها را درک کنید تا توانایی‌هایشان را پیدا کرده و به صورت دوره‌ای ارزیابی کنید.

اما چگونه می‌توان این کار را انجام داد؟ چگونه می‌توانید عملکرد کارمندان خود را حتی در این دوران همه‌گیری ویروس کرونا از نزدیک بررسی کنید؟ در این مقاله ما شما را در زمینه ارزیابی عملکرد کارکنان راهنمایی می‌کنیم.

بازبینی عملکرد کارکنان چیست؟

بازبینی عملکرد یک ارزیابی رسمی از کارمندان است، که در آن یک تیم منابع انسانی یا یک مدیر عملکرد کلی، کار یک کارمند را ارزیابی می‌کنند. این بررسی برای شناسایی نقاط قوت و توانایی‌های یک کارمند است. با بازبینی عملکرد، می‌توانید بازخورد، اهداف و استانداردهای عملکرد آن‌ها را ارائه دهید. در حال حاضر شرکت‌های بیشتری بر انجام بررسی‌های هفتگی، ماهانه و سه ماهه متمرکز شده‌اند تا عملکرد کارکنان را بسنجند.

وقتی بازبینی عملکرد را به طور دقیق انجام می‌دهید، به شما فرصتی می‌دهد که انتظارات خود را از آن‌ها تعیین کنید. برای تعیین افزایش حقوق، مزایای کارمندان، برنامه‌های وفاداری و اخراج افراد می‌توانید اطلاعاتی درباره آن‌ها جمع کنید. همچنین، ارزیابی کارکنان کمک می‌کند تا درک کنید که در کجا می‌توانید تغییراتی را برای بهبود سازمان ایجاد کنید. به عنوان مثال، ادوبی (Adobe)، یکی از مشهورترین شرکت‌های نرم‌افزاری، بازبینی‌های منظم را به جای بازبینی سالانه برای کارمندان خود انجام می‌داد. شرکت‌های دیگری مانند Netflix ، GE و Google نیز برای حفظ رشد خود بر عملکرد کارکنان تمرکز دارند.

هدف از بازبینی عملکرد کارکنان

هدف اصلی بازبینی عملکرد کارکنان افزایش رضایتمندی کارکنان، اندازه‌گیری عملکرد آن‌ها و بهبود فرهنگ سازمانی است. همچنین برخی دیگر از اهداف بازبینی عملکرد عبارتند از:

• ارزیابی کارکنان به درک نقاط قوت و ضعف عملکرد آن‌ها کمک می‌کند.
• سازمان شما این فرصت را خواهد داشت که بداند از یک کارمند خاص چه انتظاری باید داشته باشد.
• ارزیابی عملکرد کارکنان به ارائه بازخورد ارزشمند برای بهبود عملکردهای آینده کمک می‌کند.
• این ارزیابی کمک می‌کند تا برای آینده سازمان و هر کارمند مرتبط با آن برنامه‌ریزی کنید.
• ارزیابی عملکرد کارمندان بر اساس معیارهای مختلف مانند اشتغال، عملکرد، مدیریت زمان و بهره‌وری، به ارتقا، افزایش حقوق و پاداش منجر می‌شود.

بازبینی عملکرد کارمندان در زمان حال

قبل از بحران کرونا، در اکثر سازمان‌ها هر از گاهی بازبینی عملکرد کارمندان انجام می‌شد. با این حال، در طی همه‌گیری، ما به ارزش سلامت روان در محل کار پی برده‌ایم. اکنون کارفرمایان باید بیش از هر زمان دیگری تلاش و وقت خود را صرف کارمندان کنند. آن‌ها باید مرتباً از آن‌ها در مورد کار و سلامتی خود بپرسند. در این دوره، کارفرمایان می‌توانند اقدامات خاصی را برای انجام بازبینی عملکرد به روشی همدلانه انجام دهند.

دلسوز باشید: زمان برقراری ارتباط با کارمندان خود حتماً دلسوز باشید. بررسی منظم عملکرد ضروری است اما ضمن انتقال بازخورد به آن‌ها، همدلی و درک را نشان می‌دهد. نه تنها عملکرد کاری، حتماً سلامت ذهنی آن‌ها را مرور کنید. با این کار آن‌ها می‌فهمند که سلامت روانیشان برای شرکت شما در اولویت است. در صورت نیاز، انعطاف‌پذیری ساعات کار را برای حمایت از آن‌ها فراهم کنید.

ذهنیت رشد را در پیش گیرید: برخی از کارمندان ممکن است معتقد باشند که بازبینی عملکرد بر زمینه‌های منفی متمرکز است یا نمی‌تواند نقاط ضعف آن‌ها را تغییر دهد. در طول یک بحران، این نوع باورها می‌توانند احساس شکست و حقارت را ایجاد کنند. به همین دلیل است که باید افراد خود را به اتخاذ یک طرز فکر رشد تشویق نمایند. بر این واقعیت تأکید کنید که کارمندان می‌توانند در جهت رفع نقاط ضعف خود گام بردارند یا آموزش ببینند. همچنین با کارمندانی که نمی‌توانند نتایج مورد انتظار را ارائه دهند یا در رسیدن به هدف موفق نیستند، دلسوز باشید.

ورود به سیستم به طور منظم: ارتباط مکرر با کارمندان در دنیای پس از کرونا ضروری است. به جای انجام بررسی‌های سالانه، مرتباً آن‌ها را چک کنید. به عنوان مثال، با استفاده از ابزار نظرسنجی می‌توانید نظرسنجی‌های هفتگی را برای آن‌ها ارسال کنید. از آن‌ها در مورد چالش‌هایی که هنگام کار با آن روبرو هستند بپرسید و منابع لازم را برای غلبه بر این چالش‌ها فراهم کنید.

لیست بازبینی عملکرد ۸ مرحله‌ای کارکنان

۱- یک هدف واضح و مشخص تعیین کنید.

قبل از اینکه عملکردهای کارمندان خود را ارزیابی کنید، باید یک استاندارد و هدف مشخص ایجاد کنید. بر اساس استاندارد و هدف، عملکرد کلی آن‌ها را ارزیابی خواهید کرد. یک استاندارد عملکرد واضح آنچه را که شما در یک کارمند به دنبال آن هستید تعریف می‌کند. اگر می‌خواهید کارمندانتان به هدفی دست پیدا کنند، باید به آن‌ها نشان دهید که چگونه این هدف را تحقق بخشند. تعیین استاندارد به کارمندان شما کمک می‌کند تا نقش‌های خاص خود را در سازمان شما درک کنند. این استانداردها برای هر کارمندی که نقش شغلی یکسانی را در اختیار دارند، اعمال می‌شود.

به عنوان مثال، اگر کارمند شما موقعیت فروشنده را داشته باشد، ممکن است استانداردی را برای فروش ۶۰،۰۰۰ دلار در هر سه ماه تعیین کنید. توجه داشته باشید که شما باید یک استاندارد عملکرد قابل دستیابی برای کارمندان خود تعیین کنید. استاندارد عملکرد باید مربوط به شرح وظیفه یا مسئولیت کارمند شما باشد.

مانند استانداردهای عملکرد، هر سازمانی باید اهداف خاص هر کارمند را نیز تنظیم کند. اهداف به نقاط قوت و ضعف یک کارمند خاص بستگی خواهد داشت و به آن‌ها کمک می‌کند مهارت‌های خود را تقویت کرده و نقاط ضعف خود را بهبود بخشند. برای درک نقاط قوت و ضعف آن‌ها با هر کارمند ارتباط برقرار کرده و اهداف را بر اساس آن تعیین کنید. به عنوان مثال، هدف یک بازاریاب دیجیتال این است که در یک دوره شرکت کند و به یک بازاریاب محتوای باتجربه تبدیل شود.

هنگامی که اهداف و استانداردها را برای هر کارمند تعیین کردید، جلسه‌ای ترتیب دهید و آن‌ها را با کل تیم خود به اشتراک بگذارید. این به کارمندان شما کمک می‌کند تا بدانند که شما از آن‌ها برای دریافت ارزیابی مناسب انتظار دارید.

۲- پیگیر کارمندان باشید.

شما باید پیگیر کارمندان باشید. برای نگهداری همه سوابق در یک مکان می‌توانید یک پرونده ارزیابی کارمند یا یک گزارش بازبینی عملکرد ایجاد کنید. می‌توانید حوادث، دستاوردها و مشکلات به یادماندنی درباره هر فرد را یادداشت یا ثبت کنید. اگر متوجه شدید یکی از کارمندان شما بدون اطلاع کسی به مدت دو روز غیبت کرده است، یا شاید کسی یک شبه برای تکمیل پروژه کار کرده است، می‌توانید این وقایع را در پرونده ارزیابی خود ضبط کنید.

اگر کارمند شما عملکرد خوبی داشته باشد می‌توانید بازخورد سازنده خود را در پایان سال یا ماهانه ارائه دهید و آن‌ها را تحسین کنید. اگر آن‌ها نتوانستند انتظارات شما را برآورده کنند، اطمینان حاصل کنید که انتقادهای سازنده‌ای برای آن‌ها آماده کرده و آن‌ها را تشویق کنید تا در آینده بر نقاط ضعف خود غلبه کنند.

در اینجا یک نکته مهم وجود دارد: اگر یکی از کارمندان شما در یک پروژه خاص کار فوق‌العاده عالی انجام داده است، یک سال منتظر نمانید تا نظرات خود را به اشتراک بگذارید. بازخورد فوری بدهید تا به آن‌ها نشان دهید که حواستان هست و متوجه تلاش آن‌ها می‌شوید. این عمل به شما امکان می‌دهد تعامل کارمندان را در سازمان خود حفظ کنید. به خصوص در این دوران همه‌گیری، می‌توانید ضمن ارائه بازخورد همدل باشید. از آنجا که بیشتر کارمندان با استرس و اضطراب روبرو هستند، اطمینان حاصل کردن از سلامت روحی و روانی کارمندان بسیار مهم است.