مدیران میانی چه افرادی هستند و چه چالش‌هایی در سازمان دارند؟

مدیران میانی بین مدیریت ارشد و ناظران یا کارمندان خط مقدم قرار می‌گیرند. آن‌ها وظیفه ایجاد صلح و بهینه‌سازی انطباق در یک سازمان را به عهده دارند.

صادقانه بگوییم، شغل مدیران میانی بسیار دلهره‌آور و پر فشار است.

از یک منظر، مدیران میانی تحت تأثیر قدرت مرکزی مدیر ارشد قرار می‌گیرند که خواستار اجرای ماهرانه و سازگار استراتژی‌های کسب و کار است.

از منظر دیگر، مدیران میانی با قدرت مرکزی نیروی کار، نمایندگان و سرپرستان که مرتباً خواهان افزایش حقوق، امکانات ضروری و خاص هستند، سروکار دارند. نیروهای کار همچنین در مورد چگونگی کانال‌سازی کار در سازمان سرسخت هستند. به علاوه اغلب آن‌ها با چارچوب‌ها، پیشرفت‌ها و فناوری‌های جدید مخالفت می‌کنند.

در مجموع، مدیران میانی با میانجی‌گری بین کارمندان و مدیریت ارشد یکی از مهم‌ترین نقش‌ها را ایفا می‌کنند.

آن‌ها می‌توانند در تسهیل درک نیروی کار بسیار مفید باشند، بعلاوه ممکن است باعث شوند برنامه‌ها و استراتژی‌های مدیریت سطح بالا برای نیروهای خط مقدم مطلوب به نظر برسند.

در این مقاله ما مفاهیم، نقش‌ها و مهارت‌های مدیران میانی موفق را درک خواهیم کرد که کسب و کار را قادر به لذت بردن از پایداری و مثمرثمر بودن می‌سازند.

مدیر میانی کیست؟

در هر سازمانی، مدیریت از اهمیت بالایی برخوردار است.

برای مدیریت صحیح باید برنامه‌ریزی مناسب و اجرای دقیق وجود داشته باشد. سلسله‌مراتب مدیریت در هر سازمانی متفاوت است.

اما بیشتر جنبه‌های مدیریت برای همه مشترک است. مدیران سطح بالا تصمیم‌گیرنده هستند و مدیران سطح پایین تصمیمات را اجرا می‌کنند. اما گاهی اوقات، شکاف‌هایی در ارتباط بین این دو سطح مدیریت وجود دارد.

در اینجا، مدیران میانی وارد می‌شوند. اجازه دهید بررسی کنیم که نقش و اهمیت مدیران میانی دقیقاً چیست.

معنای مدیر میانی

برای پرکردن شکاف بین دو سطح مدیریت، یعنی سطح بالا و سطح پایین یک پل لازم است. مدیر میانی نقش این پل را ایفا می‌کند.

مدیران میانی پایه مدیریت سطح متوسط ​​را تشکیل می‌دهند. آن‌ها پایین‌تر از مدیریت اجرایی و بالاتر از رهبران تیم هستند.

آن‌ها کار تیم را پیگیری کرده و اطمینان حاصل می‌کنند که بهره‌وری همه تیم‌ها حفظ شود. مدیران میانی مراقب هستند که اختلافات بین کارمندان و رهبران تاثیری در تحقق هدف نداشته باشد.

نقش مدیر میانی

مقامات ارشد اقدامات اساسی را همراه با قوانین و مقررات کلی نحوه عملکرد سازمان تنظیم می‌کنند.

با این حال، در دنیای VUCA (نوسانات (Volatility)، عدم قطعیت (Uncertainty)، پیچیدگی (Complexity) و ابهام (Ambiguity)) عملیات کسب و کار، نقش مدیران میانی در اجرای استراتژی کسب و کار کاملاً محوری است.

مدیران میانی مسئول تحقق بخشیدن به استراتژی‌های کلیدی ایجاد شده توسط مدیریت سطح بالا با ایجاد انگیزه، هدایت و اقناع نیروی کار در خط مقدم هستند.

برخی از نقش‌های کلیدی که مدیران میانی ایفا می‌کنند عبارتند از:

۱- انتقال استراتژی

در یک سازمان، وقتی مدیران ارشد استراتژی کسب و کار را به طور موثر ارائه می‌دهند، مدیران میانی باید دست به کار شوند و آن را به سطوح مختلف شرکت منتقل کنند.

مدیران میانی وظیفه تضمین درک همه افراد از استراتژی و نیازهای شرکتی مرتبط و انتظار مدیریت سطح بالا برای اجرای آن‌ها را دارند.

۲- انتخاب موقعیت‌های استراتژیک

در کانال موفقیت‌آمیز کسب و کار، مدیران میانی مسئول استفاده از موقعیت‌های مطلوب در سازمان هستند.

به عنوان یک مدیر میانی، شما باید در صورت ظهور فرصت‌ها، اولین کسی باشید که آن‌ها را شناسایی می‌کند و سپس باید انتخاب کنید که کدام یک بهتر است و باید کانون اصلی شرکت باشد.

۳- مدیریت پروژه

کار بعدی که مدیران میانی قرار است انجام دهند، اتخاذ ابتکارات استراتژیک برای پروژه‌های مختلف و انتخاب راه‌های مناسب جهت اجرای ماهرانه آن‌ها در سطوح مختلف یک سازمان است.

در حالی که مدیران میانی با منابع موجود در شرکت کار می‌کنند، تعیین این منابع برای فعالیت‌های مختلف و همچنین تعیین زمان مهلت اجرای مناسب استراتژی پروژه را بر عهده دارند.

مدیران میانی علاوه بر این با واحدهای مختلف عملکردی در شرکت هماهنگی ایجاد می‌کنند. آن‌ها مطمئن می‌شوند که اطلاعات مهم و استراتژی در سراسر سازمان جریان دارد.

۴- تقویت توسعه

مدیران میانی همچنین مسئول ادغام و سازمان‌دهی مسئولیت‌های دیگران و قرار دادن آن‌ها در یک موقعیت حیاتی برای پرورش رشد هستند.

آن‌ها همچنین باید به نوآوری‌های مختلف صنعت توجه داشته باشند تا در صورت بروز برخی مسائل پیش‌بینی‌نشده یا فرصت‌های غیرمنتظره، آن‌ها را پیاده‌سازی کنند؛ زیرا آن‌ها کاملاً در موقعیت مناسب قرار دارند تا این نوآوری‌ها را به مهم‌ترین نهاد سازمان انتقال دهند.

مدیران میانی در حالی که نیروی کار و توسعه مشترک را تشویق می‌کنند، در تبدیل ایده‌های جدید به برنامه‌های معقول نیز نقش دارند.

۵- ایجاد چابکی سلسله‌مراتبی

محیط VUCA (نوسان، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام) در کسب و کارها، سازگاری سریع با واقعیت‌های موجود، غلبه بر موانع مختلف و تعیین مجدد و مداوم منابع اجتناب‌ناپذیر است.

مدیران میانی که در بهترین موقعیت برای مانورهای سازمانی قرار دارند، باید به سرعت واکنش نشان دهند و پیامدهای اصلی را برای ایجاد چابکی و حل هرگونه مسئله در لحظه بروز، تشخیص دهند.

علاوه بر این نقش‌ها، مدیران میانی باید الگویی از ارزش‌های سازمان را بسازند.

حتی اگر توانایی مدیران میانی از عوامل مختلفی مانند ساختار شرکت، استراتژی کسب و کار، چارچوب‌های هیئت مدیره و نیروی کار تاثیرپذیر باشد، آن‌ها در نهایت کسانی هستند که اطمینان حاصل می‌کنند شرکت با درگیر کردن و کانال‌سازی همه واحدها به شیوه‌ای سازنده و مولد به اهداف خود می‌رسد.

چالش‌های مدیران میانی

مدیر میانی بودن، حرفه‌ای است که به مهارت‌های بسیار زیادی نیاز دارد.

صلاحیت‌های مدیر میانی شامل مهارت‌های مدیریتی، مهارت‌های مذاکره و موارد دیگر است. از آنجا که مدیر میانی پل ارتباطی بین دو سطح مدیریت است، اغلب بین انتخاب‌های دشوار گیر می‌کند.

در ادامه برخی دغدغه‌های روزمره یک مدیر میانی را بررسی می‌کنیم:

۱- مجبور شدن به شرکت در جلسات بسیار

شرکت در بسیاری از جلسات با مدیریت اجرایی و همچنین مدیران تیم، بخشی جدایی‌ناپذیر از شغل مدیر میانی است.

مدیران میانی کسانی هستند که باید تمام بدبختی‌های کارکنان جمعی سازمان را به مدیران اجرایی گزارش داده و سپس راه‌حل‌های پیشنهادی آن‌ها را به تیم تحویل دهند. این یک کار خسته‌کننده است.

جزئیات سخنان هر دو طرف باید با استفاده از مهارت‌های مناسب به خوبی به طرف دیگر گفته شود. هرگونه اشتباه در دادن اطلاعات صحیح می‌تواند منجر به اختلاف نظر و درگیری شود. مدیران میانی باید در گفتار و نحوه صحبت بسیار دقیق عمل کنند.

۲- برقراری صلح

همانطور که در بالا گفته شد، مدیران میانی پل ارتباطی بین دو سطح یک سازمان هستند. از این رو، مسالمت‌آمیز نگه داشتن محیط کار از وظایف آن‌ها است. آن‌ها برای رسیدن به آن سخت تلاش کنند.

در بعضی مواقع، خواسته‌های کارکنان به طور فزاینده‌ای نامعقول می‌شوند. یا گاهی اوقات، قوانین مدیریت سطح اجرایی غالب است. مدیران میانی باید طرفین را درک کرده و پیوندی را برای تأیید تلاش‌های دیگران ایجاد کنند و به تصمیمات لازم احترام بگذارند.

همچنین در این روند، مدیران میانی ممکن است با خشم یک طرف روبرو شوند و به تعصب و طرفداری از یک طرف خاص متهم گردند. اما آن‌ها باید وضعیت واقعی را شرح داده و با احترام رفتار کنند. این یک کار دشوار و طاقت‌فرسا است.

نکاتی برای مدیران میانی

فشاری که بر مدیران میانی وارد می‌شود کم‌نظیر است.

این فشار ترکیبی از مسئولیت‌پذیری، اخلاق و صحت سیاسی است. با این حال، راه‌هایی وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا سلامت روانی خود را در این شغل حفظ کنید. در ادامه برخی از نکات مهم ذکر شده است.

۱- حسابرسی شبکه‌ای را انجام دهید.

ایجاد شبکه‌ای از کلیه کارمندان ضروری است زیرا ارتباط بهتر را در بین آن‌ها تسهیل می‌کند. آن‌ها می‌توانند همه موارد مهم مربوط به کار انجام‌شده را به اشتراک بگذارند. مدیر میانی می‌تواند از طریق این شبکه اطلاعات مورد نیاز برای گزارش به مدیریت سطح بالاتر را جمع‌آوری کند.

این شبکه می‌تواند به صورت دستی ایجاد شود اما اکنون که در عصر فناوری قرار داریم، از طریق ایمیل، پیام و ویدیو کنفرانس نیز امکان‌پذیر است. این امر بار مراجعه به هر فرد و درخواست گزارش کار از او را کاهش می‌دهد.

۲- جلسات غیرضروری را برگزار نکنید.

جلسات در یک سازمان قابل توجه هستند زیرا دروازه ارتباطات و به اشتراک گذاری اطلاعات را باز می‌کنند. اما برگزاری جلسات برای کارهای ریز و درشت که بدون جلسه نیز می‌توانند انجام شوند فایده‌ای ندارد. این کار باعث اتلاف وقت و منابع می‌شود.

نباید گزارش مکرر کار از هر دو طرف وجود داشته باشد. به جای آن، سیستم می‌تواند مبتنی بر اعتماد و دوستانه باشد. اگر گردش کار به درستی ساختار یابد، همه مسئولیت خود را پذیرفته و آن را به درستی دنبال می‌کنند و باعث ایجاد مسائلی نمی‌شوند که مدیر میانی باید با آن‌ها کنار بیاید.

۳- کارکنان را باهم هماهنگ کنید.

بیشترین مسئله مدیر میانی، درگیری بین اعضای تیم است. کارمندان به دلیل اختلاف نظر با یکدیگر، مشاجره کرده و گاهی اوقات با یکدیگر درگیر می‌شوند. این امر می‌تواند منجر به ایجاد شکاف وسیع‌تری بین مدیران اجرایی و مدیریت سطح تیم گردد.

افرادی که در سطح بالاتری از سلسله‌مراتب مدیریتی هستند، ممکن است اعتماد به توانایی اعضای تیم برایشان دشوار باشد. در عین حال، مدیران سطح پایین ممکن است مدیر اجرایی را بسیار سختگیر بدانند. در اینجا، مدیران میانی دوباره باید وارد عمل شوند.

از طرف دیگر، اگر کارمندان با هم هماهنگ کار کنند، فضای کار مطبوع حفظ خواهد شد. اهداف محقق می‌شوند و مدیران میانی مجبور به حل مشکلی نخواهند بود. از این رو، هماهنگی کارکنان یکی از راه‌های سبک کردن وظایف مدیران میانی است.

۴- یک روز خوب را دوباره تعریف کنید.

تنها کاری که یک عضو تیم سطح پایین باید انجام دهد این است که کارهای مربوط به خود را تا پایان روز انجام دهد. اما عملکردهای مدیر میانی بسیار متفاوت است. آن‌ها آنقدر فردگرا نیستند. مسئولیت‌های آن‌ها به کار انجام‌شده توسط دیگران بستگی دارد.

مدیر بودن به معنای اصلاح و ارائه بهترین نتایج به صورت تیمی است. مدیر میانی فقط وقتی بتواند همه اختلافات مدیریت سطح پایین و مدیریت اجرایی را حل کند، می‌تواند یک روز خوب داشته باشد.

مدیر میانی باید هر زمان که تیم به او احتیاج داشت، در دسترس باشد. اگر از تیم قدردانی ‌شود، او باید در آن خوشبختی پیدا کند و اگر تیم شکست خورد، باید با یک راه‌حل برای احیای مجدد تیم آماده باشد. اگر این وظایف انجام شوند، مدیر میانی می‌تواند روز خود را «خوب» بخواند.

۵- به دلیل اقتدار کمتر دلگیر نشوید.

بسیاری از اوقات، مهم‌ترین دلیل فشار بر یک مدیر میانی وجود مسئولیت بدون اقتدار است. مدیران میانی همیشه اختیار و اقتدار کمتری نسبت به مدیران اجرایی دارند.

این امر موجی از ناآرامی و دلسردی را در بین آن‌ها ایجاد می‌کند. اما آنچه که می‌تواند برای حفظ آرامش در چنین شرایطی انجام دهد این است که منافع خود را با پیشرفت سازمان هماهنگ کند. هنگامی که بدون اینکه در مرکز قدرت باشید، پیشرفت شرکت را مفید بدانید، می توانید از شغل خود رضایت داشته باشید. به جای اینکه بخواهید مدیر مقتدر باشید، نقش مدیر مردم را ایفا کنید.

کارمندان باید از گفتگو با شما احساس خوبی داشته باشند و مشکلات و پیشنهادات خود را با شما در میان بگذارند که سپس در صورت لزوم، می‌توانید با مدیریت اجرایی در میان بگذارید و تصمیمات را به نفع هر دو طرف تسهیل کنید.

۶- از مدیریت خرد خودداری کنید.

این باور که کارمندان بدون مدیریت خرد، به خوبی کار نمی‌کنند اشتباه است. روزهایی که مردم فقط در شرایط سخت و استرس‌زا کار می‌کردند گذشته است. اکنون، دوره برابری است.

مدیر میانی باید یک فرهنگ برابری‌طلبانه ایجاد کند که توسط همه پذیرفته شود. این امر چالش‌های حفظ نظم و کنترل پیشرفت وظایف محول‌شده در هر سطح از طرف مدیر میانی را به حداقل می‌رساند.

در عوض، سازمان می‌تواند یک محیط کار آزاد را مستقر کند که در آن تیم می‌تواند سبک کار خود را آزادانه تعیین کند و نتیجه مطلوبی را در جدول زمانی داده‌شده ارائه دهد. این امر به طور قابل توجهی باعث کاهش استرس مدیریت خرد در مدیران میانی می‌شود.

جمع‌بندی

اگر با شغل مدیر میانی به روش صحیح برخورد نشود، می‌تواند بسیار پرتنش باشد. برای پیشرفت بهتر در مدیریت میانی می‌توانید از نکات ذکرشده در بالا استفاده کنید.

کسب و کارهایی که می‌خواهند عملکرد خود را بهینه کنند، همیشه باید توجه داشته باشند که مدیران میانی مناسب را مستقر سازند.

نقش مدیران میانی را در ایجاد فاصله بین مدیران سطح بالا و کارمندان خط مقدم چقدر حیاتی می‌دانید؟