برنامه بهبود عملکرد چیست و چگونه اجرا می‌شود؟

هیچ تردیدی وجود ندارد که در برخی سازمان‌ها سیر نزولی عملکرد کارمندان قابل رویت است. اما وظیفه یک مدیر در این شرایط چیست؟ اگر کارمندی در حال کم کاری است، می‌تواند موقعیتی دشوار را برای کل تیم رقم بزند. این مسئله حتی زمانی پیچیده می‌شود که کارمند گفته شده خود، موضوع را تشخیص ندهد.

در این شرایط باید یک فضای آرام و با تعامل را ایجاد کنید تا به همراه تشویق کارمند، عملکرد کلی تیم را بهبود بخشید. نکته مهم در این راه یافتن نوعی تعادل بین دادن یک وظیفه به کارمند، در مسیر درست و حمایت از رشد وی در محل کار است. بهترین روش، اجرای یک برنامه بهبود عملکرد هوشمند است که کارمندان را برای تلاش بیشتر و کسب موفقیت، تشویق می‌کند.

برنامه بهبود عملکرد چیست؟

برنامه بهبود عملکرد، از عبارت Performance Improvement Plans و با مخفف PIP شناخته می‌شود. به طور معمول وضعیتی است که هرگونه مسائل مربوط به عملکرد و اهداف مورد نظر این مسئله را ترسیم می‌کند.

معیارهای موفقیت “یک طرح بهبود عملکرد” می‌تواند از انجام آموزش‌های اضافی گرفته تا اعلام حضورهای منظم با مدیر یا در شدیدترین موارد، تنزل مقام یا تغییر وظیفه به سمت شغل متفاوت باشد. این اتفاق البته اتفاقی نادر است و معمولا فقط در صورت ضروری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

چرا برخی از کارمندان به برنامه بهبود عملکرد نیاز دارند؟

این مسئله برای کارکنانی طراحی می‌شود که به نوعی تحویل کارهایشان به تعویق می‌افتد یا اصلا در جریان برخی امور نیستند. این لزوما به این معنی نیست که آنها به اندازه کافی سخت کار نمی‌کنند. کاملا برعکس، ممکن است یک کارمند آموزش کافی نداشته باشد یا اینکه در مدل کسب و کار اطلاعات کافی به او داده نشده باشد.

موضوع اصلی این است که، از دیدگاه مدیریت، آن کارمند نیازمند تغییر عملکرد است. منابع انسانی و مدیران ابتدا باید با استفاده از یک برنامه بهبود عملکرد برای بهبود وضعیت، ارائه راهنمایی‌های لازم برای تکمیل اهداف خاص و کار به کارمند در معرض خطر راه بازگشت آنها به موفقیت را نشان دهند.

آیا یک برنامه بهبود عملکرد گامی در جهت اخراج است؟

برخی کارمندان، حضور در برنامه بهبود عملکرد را با ترس از سراشیبی اخراج شدن از سازمان، یکی می‌دانند و این مسئله حتما نتایج منفی را برای آنها به همراه آورد. به عنوان رهبر یک تیم، با تعامل مثبت می‌توانید این تصور غلط را کنار بزنید.

به طور واضح برای آنها مشخص کنید که گرچه عدم رعایت برنامه بهبود عملکرد می‌تواند منجر به اخراج شود، اما هدف این کار صرفا پیشرفت همکاران و تمام اعضای تیم است. به آنها اطمینان دهید که اخراج همیشه آخرین گزینه شما باشد.

چه زمانی یک برنامه بهبود عملکرد مناسب است؟

یک طرح بهبود عملکرد به معنای مجازات نیست، اما نباید به راحتی هم اجرا شود. شما قبا از انجام هر برنامه‌ای باید تجزیه و تحلیل‌های لازم را انجام دهید. به عنوان مثال، قبل از بررسی قرار دادن شخصی در برنامه بهبود عملکرد، این سوالات را از خود بپرسید که:

• این کارمند تا چه اندازه در ایجاد چنین شرایط مقصر است؟
• آیا این نقص از طرف آنها است یا از عوامل خارجی؟
• آیا سرپرست آنها شواهد کافی مبنی بر وجود مسئله را ارائه داده است یا استانداردهای غیرممکن را بیان کرده است.

زمانی که در عملکرد یک کارمند تفاوت فاحشی بین ورودی اطلاعات، تحلیل آنها و انتظار شما از خروجی را دیده می‌شود، بدانید که ضروری است او را در برنامه بهبود عملکرد. قرار دهید. به طور مثال، اگر گمان کرده‌اید که کارمندی مشکل مدیریت زمان دارد، برای توجیه قرار دادن آنها در یک برنامه بهبود عملکرد، این مسئله باید بارها تکرار شده باشد و بر موقعیت شغلی او در سازمان تأثیر بگذارد.

روش‌هائی برای بهبود اثربخشی برنامه‌های بهبود عملکرد

حفظ خطوط باز ارتباطی در برنامه‌های بهبود عملکرد ضروری است. همچنین هدف جستجوی یک راه‌حل مناسب هم برای سازمان و هم برای کارمند باید به طور منظم مشخص شود. برخی از استراتژی ها برای بهبود اثربخشی کلی یک برنامه بهبود عملکرد عبارتند از:

• گوش دادن به حرف کارمند و فرصت دادن به او برای پاسخگویی

طرح بهبود عملکرد بهانه‌ای برای سخنرانی نیست اما این یک فرایند مشترک است که هدف آن کاهش توانایی کارکنان در احساس عدم ارتباط یا سوتفاهم است.

• پرسیدن سوالاتی برای یافتن ریشه موضوع،با توجه به علت هر مسئله‌

این می‌تواند شامل سوالاتی مربوط به درک کارمندان از توانایی بالقوه خود در شرکت، آمادگی آنها برای نقشی متفاوت یا چالش برانگیزتر باشد. اینکه آیا مسائل شخصی بر عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد و غیره. مساله مطرح شده باید خاص باشد و با مثال‌های مشخصی پشتیبانی شود تا اطمینان حاصل شود که کارمند از فرصت‌ها و تغییرهای لازم آگاه است.

• تمرکز بر نکات مثبت و تأکید بر مشارکت‌های ارزشمند کارمندان در شرکت

به همان اندازه که روی نکات منفی استرس خواهید داشت، به یافتن راه‌هایی برای بهبود این نکات مثبت توجه کنید، بنابراین کارمندان احساس نمی‌کنند که مورد حمله و یا بمباران انتقاد قرار گرفته‌اند.

• ترسیم مسیری روشن

همکاران باید بتوانند اهداف و اقداماتی را که باید برای برآوردن انتظارات رفتاری و عملکردی در نظر گرفته شده، به درستی درک کنند. با مشخص بودن در ترسیم اهداف خود، احتمال دستیابی به آنها بیشتر خواهد شد. اهداف مبهم می‌تواند کارمندان را بیش از پیش ناامید کند.

• به طور مرتب پیشرفت آنها را بررسی کنید

با ردیابی پیشرفت کارمند و لمس مسائل به طور منظم، کارمند با انگیزه بیشتر در تلاش‌های خود برای بهبود تلاش می‌کند و همچنین از فرصتی که برای گفتن در مورد هر گونه نگرانی بوجود آمده نیز قدردانی خواهد کرد.

با در نظر گرفتن این موارد، تمام برخوردها باید بر پیشرفت تلاش‌هایشان متمرکز باشد و به کارمند اجازه داده شود که درباره پیشرفت‌های خود اظهارنظر کرده و برای توضیحات بیشتر سوالاتی را مطرح کنند.

چگونه می‌توان یک برنامه بهبود عملکرد را عملی کرد

اگر در نگرش کارمندان به بن بست رسیده‌اید و هیچ پیشرفت یا تلاشی برای بهبودی مشاهده نکرده‌اید، زمان آن فرا رسیده است که یک برنامه بهبود عملکرد را شروع کنید. به ترتیب زمانی، نحوه کار شما باید اینگونه باشد: