فرآیندهای معمول سالانه‌ای وجود دارند که سازمان‌ها باید پشت سر بگذرانند: هم‌سویی استراتژیک، برنامه‌ریزی مالی، نظرسنجی رضایت کارکنان، گزارش‌دهی و بسیاری از فرآیندهای حیاتی دیگر، تا سازمان را رو به جلو نگه دارند. با این حال، یکی از مواردی که اغلب مورد غفلت قرار می‌گیرد اما یکی از مهم‌ترین آن‌هاست، جانشین‌پروری است. ردیابی معیارهای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری به شما کمک می‌کند تا درک کنید که سازمان در چه حال است و چه کارهایی را باید بهتر انجام دهید.
نحوه پیش رفتن یک سازمان و توانایی آن در اجرای استراتژی خود تا حد زیادی به داشتن استعداد و رهبران مناسب در زمان مناسب و در نقش مناسب بستگی دارد، اما همیشه اینطور نیست. در واقع، در حالی که ۸۶ درصد از رهبران معتقدند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری مهم یا یک اولویت فوری است، تنها ۱۴ درصد معتقدند که آن را به خوبی انجام می‌دهند.
علاوه بر این، یکی از روندهای نوظهور برای سال ۲۰۲۲ آینده کاری منعطف و مبهم می‌باشد. دنیای کار غیرقابل پیش بینی است، بنابراین آماده شدن برای آینده‌های متعدد حیاتی می‌باشد. بنابراین برنامه‌ریزی جانشین‌پروری برای هر سازمانی یک نیاز فوری است.
بیایید نگاهی به معیارهای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری بیندازیم که سازمان شما می‌تواند از آن‌ها استفاده کند.
چگونه برنامه‌ریزی جانشین‌پروری را ردیابی کنیم؟
به طور خلاصه، برنامه‌ریزی جانشین‌پروری فرآیند و استراتژی شناسایی و توسعه استعدادها برای ایفای نقش‌های حیاتی در سازمان در صورت نیاز است. به طور معمول، متخصصان منابع انسانی این فرآیند را همراه با مدیران و رهبران ارشد رهبری می‌کنند.
اندازه‌گیری برنامه‌ریزی جانشین‌پروری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل نمایند که برنامه‌ریزی جانشین‌پروری به خوبی کار می‌کند و هر جا که لازم باشد، بهبودهایی را اعمال می‌کنند.
دو نوع معیار برنامه‌ریزی جانشین‌پروری وجود دارد. بهترین رویکرد ترکیب معیارهای این دو دسته برای بدست آوردن دقیق‌ترین تصویر از وضعیت برنامه‌ریزی جانشین‌پروری در سازمان شما است.
- معیارهای کمّی: اعداد، معیارهایی هستند که هیئت مدیره می‌خواهد بشنود. این شامل داده‌های عددی، آمار، نمودارها و غیره است.
- معیارهای کیفی: این معیارها ذهنی‌تر هستند اما همچنان اطلاعات ارزشمندی را ارائه می‌دهند. آن‌ها شامل انواع مختلف بازخورد، تجزیه و تحلیل نظرات، تجزیه و تحلیل احساسات و غیره هستند.
معیارهای متداول برنامه‌ریزی جانشین‌پروری
۱- پتانسیل
کارکنان با پتانسیل بالا ترکیبی از توانایی و انگیزه برای موفقیت در پست‌های ارشد در یک سازمان را دارند. این حیاتی است که شما به عنوان یک سازمان این کارکنان را حفظ کنید، پرورش و توسعه دهید و آن‌ها را در برنامه جانشینی در نظر بگیرید. برای اندازه‌گیری پتانسیل، میتوانید از نمودار زیر استفاده کنید:
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری بر دو بلوک در گوشه بالا سمت راست (Stars) و وسط (High Performers) متمرکز است. این‌ها کارکنانی هستند که آینده سازمان شما را خواهند ساخت. برای رسم دقیق کارکنان خود در این نمودار، باید موارد زیر را انجام دهید:
- ارزیابی عملکرد: برای درک اینکه آیا عملکرد ضعیف، متوسط و قوی است، میتوانید این داده‌ها را از طریق بررسی عملکرد سالانه، بازخورد ۳۶۰ درجه، داده‌های کمی (به عنوان مثال فروش، شاخص خالص ترویج‌کنندگان و غیره) جمع‌آوری کنید.
- ارزیابی پتانسیل: این میزان عملکرد یک کارمند در آینده است (یعنی پتانسیل رشد او). میتوانید این نوع داده‌ها را از همتایان، مدیران، گزارش‌های مستقیم و غیرمستقیم و تیم رهبری دریافت کنید. هیچ فرمول ریاضی برای محاسبه استعداد یک فرد وجود ندارد. به همین دلیل است که درک بازخورد کیفی دریافتی از مشتریان و همتایان ضروری می‌باشد. کارکنانی که به عنوان “ستاره” (Star) ارزیابی می‌شوند، اولویت بالایی برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری دارند.
۲- تعداد پتانسیل‌های بالا (HiPo) شناسایی‌شده برای هر نقش حیاتی
اگر با ارزش‌ترین دارایی یک سازمان افراد آن باشند، افراد با پتانسیل بالا (HiPo) بسیار ارزشمند هستند. HiPo ترکیبی از جاه‌طلبی، تعامل و توانایی را دارد:
- جاه‌طلبی، تمایل و انگیزه برای حرکت به سمت نقش‌های ارشد و موقعیت‌های رهبری است. شما میتوانید این را از طریق پروفایل‌های شخصیتی و صحبت با کارمندان در مورد آرزوهایشان اندازه‌گیری کنید.
- توانایی عبارت است از توانایی مؤثر در نقش‌های ارشدتر. این را می‌توان از طریق عملکرد و پروژه‌ها/تکالیف مختلف اندازه‌گیری کرد.
- تعامل به تمایل به متعهد ماندن و درگیر ماندن با سازمان اشاره دارد. میتوانید تعامل را از طریق نظرسنجی‌های مختلف و داده‌های کیفی دریافتی در طول بحث‌های بین کارمند و مدیر اندازه‌گیری کنید.
هنگامی که این افراد را شناسایی کردید، باید آن‌ها را با نقش‌های مهم تطبیق دهید. خوب است که حداقل دو جانشین برای هر نقش مهم داشته باشید که در حالت ایده‌آل کارمندان HiPo باشند. البته، ابتدا باید نقش‌های حیاتی سازمان خود را شناسایی کنید. نقش‌های حیاتی نقش‌هایی هستند که برای عملیات کسب و کار اهمیت بالایی دارند یا مجموعه مهارت‌ها یا دانش منحصر به فردی داشته و در ۵ تا ۱۰ سال آینده بر سازمان تأثیر خواهند گذاشت.
۳- درصد پست‌های مهم که در داخل پر شده‌اند
درصد نقش‌های حیاتی که در داخل پر می‌شوند، توانایی شما را برای پرورش استعدادهای درونی و اینکه آیا طرح جانشینی شما واقعاً جواب می‌دهد یا خیر، اندازه‌گیری می‌کند. میتوانید این را با درصد (%) نقش‌های حیاتی پر شده توسط متقاضیان خارجی مقایسه کنید. شما میتوانید همین کار را برای پست‌های مدیریتی انجام دهید.
این یک راه عالی برای اندازه‌گیری «قدرت جانشینی» (Bench Strength) سازمان شما است و اینکه آیا برنامه‌ریزی جانشینی به درستی انجام می‌شود یا خیر. شما میتوانید این داده‌ها را از اقدامات استخدام داخلی دریافت کنید. درصد نقش‌های حیاتی از خارج به شما می‌گوید که آیا برندینگ کارفرما و استراتژی استخدام خارجی شما به اندازه کافی قوی است که از طرح جانشینی پشتیبانی کند یا خیر. باز هم میتوانید این داده‌ها را از آمار استخدام استخراج کنید.
۴- ریسک ضرر
این معیار “ریسک پرواز” (Flight Risk) نیز نامیده می‌شود. چقدر احتمال دارد که یک کارمند خاص (با پتانسیل بالا) در X ماه آینده شرکت را ترک کند؟ هیچ راهی برای اندازه‌گیری دقیق ریسک پرواز وجود ندارد، زیرا این به معنای پیشگویی آینده خواهد بود. اما اقداماتی وجود دارد که نشان‌دهنده زمانی است که یک کارمند با پتانسیل بالا ممکن است شرکت را ترک کند.
- HiPoهایی که نسبت به میانگین بازار، حقوق کمتری دریافت می‌کنند: دیر یا زود، یک رقیب سعی می‌کند HiPo شما را بدزدد، و اگر حقوق پایین‌تر از میانگین بازار به آن‌ها پرداخت شود، احتمالاً آن‌ها شرکت را ترک خواهند کرد. برای درک اینکه آیا حقوق کمتر از میانگین بازار است یا خیر، میتوانید تجزیه و تحلیل دستمزد انجام دهید، نتایج را در داخل مقایسه کنید و همچنین از معیارهای خارجی نیز استفاده نمایید.
- تغییر نقش: اگر یک HiPo اخیراً نقشی را تغییر داده است که با اهداف یا آرزوهای او هم‌خوانی ندارد، احتمال ترک شرکت توسط او بیشتر است. گزینه‌های HiPo محدود نیستند، بنابراین اگر نیازهایش برآورده نشوند، احتمالاً به دنبال چیز جدیدی خواهد بود. میتوانید میزان رضایت را در طول مکالمات فردی با مدیران و همچنین در نظرسنجی‌های سالانه اندازه‌گیری کنید.
- تغییر بزرگ در زندگی شخصی: اگر ناگهان فرد مهمی از دست داده باشد یا مجبور شود به شهر یا کشور دیگری نقل مکان کند، احتمال زیادی وجود دارد که استعفا دهد. یک سازمان فعال به این می‌پردازد که در این لحظات چه کاری می‌تواند انجام دهد تا استعفا را جبران کند و تا حد امکان سازگار باشد.
همچنین اندازه‌گیری ریسک پرواز از طریق مدل‌های مختلف امکان پذیر است و برای اطمینان از دقت، نیاز به زمان و ورودی‌های مناسب دارد.
جمع‌بندی
هنگام اندازه‌گیری وضعیت جانشین‌پروری در سازمان خود، باید معیارهای مربوطه را انتخاب کنید. همانطور که قبلاً گفتیم، هیئت مدیره نسبت به تیم مدیریت استعداد، به اعداد متفاوتی اهمیت می‌دهد. بنابراین معیارهای خود را با دقت انتخاب کنید، داده‌ها را به طور منظم جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل نمایید و بر اساس نتایج، تصمیمات مبتنی بر داده بگیرید. به این ترتیب، اطمینان حاصل می‌کنید که فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری در شرکت شما تا حد امکان مؤثر است.
