مدیریت منابع انسانی
مروری بر انواع روش‌های ارزیابی عملکرد
کارمندان یکی از مهم‌ترین منابع هر سازمان هستند و عملکرد آنها نقش زیادی در موفقیت و پیشبرد اهداف سازمانی دارد.
عملکرد به معنای مجموعه وظایف و مسئولیت‌هایی است که یک کارمند جهت رسیدن شرکت به اهداف انجام می‌دهد. ارزیابی عملکرد به معنای سنجش عملکرد کارکنان است تا میزان بهره‌وری آنها مشخص شود. ارزیابی عملکرد کارکنان برای هر سازمان امری ضروری است و در خصوص پاداش‌دهی، ارتقا موقعیت شغلی، آموزش و دیگر موارد به سازمان کمک می‌کند.
نظارت مستمر، به شکل صحیح با استفاده از استانداردها عامل موفقیت در سازمان‌های موفق است. ارزیابی عملکرد به سازمان کمک می‌کند با نقاط ضعف و قوت کارکنان خود آشنا شود تا بتواند فرصت بهبود را در جنبه‌های مختلف را ایجاد کند و از بروز برخی مشکلات در آینده جلوگیری کند و برنامه‌های آموزشی مناسبی را تدوین کرد.
یکی از مهم‌ترین وظایف واحد منابع انسانی تعیین استانداردهای ارزیابی عملکرد می‌باشد.
در ادامه با انواع روش‌های ارزیابی عملکرد آشنا می‌شویم.
روش اول: مدیریت بر مبنای اهداف (MBO)
در روش مدیریت بر مبنای اهداف کلیه مدیران و کارمندان اهداف موردنظر را که دوره زمانی خاصی باید به آنها دست پیدا کنند را تعیین و سازمان‌دهی کرده و آنها را در اختیار سایر افراد قرار می‌دهند. پس از تعیین اهداف روشن، مدیران و زیردستان به‌صورت دوره‌ای پیشرفت‌های صورت‌گرفته و امکان دستیابی به اهداف تعیین شده را موردبحث قرار می‌دهند تا میزان رسیدن به اهداف و پیشرفت کارکنان مورد تجزیه‌وتحلیل قرار گیرد.
در واقع در این روش اهداف مدیران سازمان و سایر افراد یکپارچه می‌شود و تمامی افراد برای رسیدن به یک هدف تلاش می‌کنند و این اهداف دقیق، قابل‌سنجش، قابل‌دسترسی و واقع‌بینانه هستند و برای رسیدن به آنها زمان مشخصی نیاز است.
در این روش سه مرحله طرح، نظارت و بررسی اجرا می‌شود. در مرحله طرح اهداف تعریف و زمان کنترل آنها تعیین می‌شود در مرحله نظارت میزان پیشرفت بررسی می‌شود و در صورت نیاز اهداف مجدد ارزیابی می‌شود و در مرحله آخر که بررسی می‌باشد، نتایج جمع‌آوری می‌شود میزان پاداش و تنبیه مشخص شده و در خصوص نتایج بحث می‌شود.
در پایان دوره ارزیابی در مرحله بررسی (هر سه ماه یکبار، هر شش ماه یکبار یا سالیانه) هر کارمند باتوجه‌به نتیجه‌ای که به دست آورده (میزان دستیابی به اهداف) مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. کارمندان موفق با ارتقا رتبه و افزایش حقوق پاداش داده می‌شوند و افرادی که در رسیدن به هدف ناکام بوده‌اند تحت آموزش قرار گرفته و یا انتقال داده می‌شوند.
این روش معمولاً تنها به میزان رسیدن به هدف اهمیت می‌دهد و به جنبه‌های دیگر مانند مهارت‌های درونی هر فرد و تعهد اهمیت چندانی نمی‌دهد.
این روش میزان به ثمر رسیدن اهداف را افزایش می‌دهد، به آینده‌نگر بودن افراد کمک خواهد کرد و در نهایت تعهد کارکنان را افزایش می‌دهد.
این روش برای سنجش خروجی کیفی و کمی مدیریت ارشد مثل: مدیران، رئیس‌ها، مدیران اجرایی (همه کسب‌وکارها با اندازه‌های مختلف) مناسب است.
دلایل شکست
- برنامه ناقص MBO
- اهداف ناکافی شرکت
- عدم همکاری مدیریت ارشد
مراحل اجرای برنامه MBO
- هر مدیر باید ۵ تا ۱۰ هدف مشخص و قابل‌سنجش داشته باشد.
- مدیران می‌توانند اهدافشان را به‌صورت مکتوب ارائه کنند که بعد از بررسی نهایی می‌شود.
- هر هدف برای موفقیت به توضیحات و برنامه‌ریزی شفاف (فهرستی از وظایف) نیاز دارد.
- نحوه سنجش فرایند و تعداد سنجش‌ها (حداقل سه ماه یکبار) را تعیین کنید.
- اگر فرایند مطابق با برنامه‌ریزی تعیین‌شده پیش نرفت، اقداماتی را مشخص کنید تا بتواند شرایط را درست کند.
- مطمئن شوید که اهداف در هر مرحله‌ای از فرایند به اهداف سازمانی و یک مرحله بالاتر یا پایین‌تر مرتبط هستند.
چه سازمان‌هایی از این روش‌ها استفاده می‌کنند؟
خرده‌فروشی غول‌پیکر وال مارت (Walmart) از روش گسترده مشارکتی MBO استفاده می‌کند تا عملکرد مدیران ارشد، مدیران در سطح متوسط و مدیران تازه‌کار را مدیریت کند.
روش دوم: بازخورد ۳۶۰ درجه
بازخورد ۳۶۰ درجه یک روش ارزیابی عملکرد چندبعدی محسوب می‌شود زیرا در این روش افراد توسط افراد دیگر مورد ارزیابی قرار می‌گیرند این افراد شامل کارمندان، مدیران، همکاران و مشتریان می‌باشد. در این روش هر فرد در ارزیابی خودش هم می‌تواند از ابزار ارزیابی ۳۶۰ درجه استفاده کند. یکی از مزیت‌های این روش این است که افراد با رفتارهایی که خود متوجه آن نیستند آشنا می‌شوند در واقع افراد دیگر در خصوص کلیه رفتارهای خود نظراتی دریافت می‌کنند و گزارشی از عملکرد خود در خصوص جنبه‌های مختلف کاری و شخصیتی دریافت می‌کنند.
این روش ارزیابی عملکرد کارمندان پنج جزء کامل دارد که به شرح زیر است:
خودارزیابی
خودارزیابی به کارمندان این شانس را می‌دهد تا به عملکرد خود درگذشته نگاهی بیندازند و نقاط قوت و نقاط ضعف خود را متوجه شوند. اما نظرات شخصی در این روش نیز می‌تواند پررنگ دارد.
ارزیابی‌های مدیریتی
ارزیابی عملکردی که به‌وسیله مدیران انجام می‌شود یک روش ارزیابی قدیمی می‌باشد. این ارزیابی‌ها باید شامل رتبه‌بندی کارمندان شود که سرپرستان بر اساس آنها به کارمندان پاداش می‌دهند و نمره دهی توسط مدیران انجام می‌گیرد.
ارزیابی‌ها توسط همکاران هم سطح
در این روش همکاران نیز مانند یک ارزیاب عمل می‌کنند و در خصوص ویژگی‌های همکاران خود در جنبه‌های مختلف اظهارنظر می‌کنند. لازم به ذکر است که دوستی و خصومت بین همکاران ممکن است نتایج پایانی ارزیابی را تغییر دهد.
ارزیابی افراد زیردست توسط مدیر
در این روش کارمندان نیز نظرات خود را در خصوص مدیران یا سوپروایزرها بیان می‌کنند.
ارزیابی توسط مشتری
مشتریان یک کارمند که روزانه با آنها ارتباط برقرار می‌کند شامل مشتریان داخلی و خارجی می‌باشد. مشتریان داخلی شامل افرادی است در واحدهای دیگر می‌باشد و مشتریان خارجی افراد خارج سازمان می‌باشند. در دوره‌ای ارزیابی از هر دو گروه نظرات در خصوص کارمند موردنظر اخذ می‌گردد.
مزایای استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه
- افزایش آگاهی افراد بر نحوه عملکرد خود و تأثیر آن بر دیگر ذی‌نفعان
- جهت کمک به برنامه‌ریزی فعالیت‌های توسعه مسیر شغلی و آموزش
- توسعه شخصی افراد و توجه به مدیریت تغییر
دلایل رایج شکست
- عدم دقت در بررسی
- اختلاف فرهنگی
- رقابت‌طلبی
- برنامه‌ریزی نادرست
- بازخوردهای غلط از سوی افراد
چه سازمان‌هایی از این روش‌ها استفاده می‌کنند؟
سازمان‌های درجه یک خصوصی مثل رویال بانک اسکاتلند (RBS)، سینزبری (Sainsbury) و جی فور اس (G4S) برای سنجش عملکرد کارمندان خود از روش بازخورد عملکرد ۳۶۰ درجه یا چند امتیازی استفاده می‌کنند.
روش سوم: ارزیابی روان‌شناختی
این روش برای تعیین استعدادهای پنهان کارمندان بسیار مفید است و عملکرد آینده کارمندان را مورد تجزیه‌وتحلیل قرار می‌دهد به‌جای عملکرد گذشته.
این مدل ارزیابی برای تحلیل هفت شایستگی مهم به کار می‌رود: مهارت‌های بین‌فردی، توانایی‌های شناختی، خصوصیات ذهنی، مهارت‌های رهبری، ویژگی‌های شخصیتی، وضعیت احساسی و سایر مهارت‌های مرتبط.
روان‌شناسان مجموعه‌ای از مصاحبه‌ها و آزمون‌های مختلفی را برای ارزیابی افراد ایجاد کرده‌اند تا بتوانند این روش را به نحو احسن اجرا کنند. اما این روش با سرعت پایینی پیش می‌رود و فرایند نسبتاً پیچیده‌ای دارد و نتایج صحیح این روش به‌شدت به میزان تخصص روان‌شناس بستگی دارد.
روان‌شناسان در حین ارزیابی رفتارها و مهارت‌های کارمندان را در حین کار به‌عنوان‌مثال برخورد با مشتری مورد ارزیابی قرار می‌دهند.
مزایای ارزیابی روان‌شناختی
- استخراج اطلاعات در خصوص عملکرد و توانایی افراد به‌دور از نظرات شخصی
- در مقایسه با سایر روش‌هایی ارزیابی عملکرد به‌راحتی قابل‌استفاده است
- به کارکنان درون‌گرا یا خجالتی بستری برای درخشش و اثبات توانایی‌های خود ارائه می‌دهد.
این روش برای شرکت‌های بسیار بزرگ مناسب است. روش مناسبی جهت ازبین‌بردن اختلافات و توسعه افراد می‌باشد.
جمع‌بندی
ارزیابی عملکرد یکی از جهانی‌ترین شیوه های مدیریت است. این شیوه به طور رسمی یا غیر رسمی برای همه کارکنان اعمال می‌شود.
ارزیابی عملکرد مرحله‌ای است که در آن مدیر متوجه می‌شود که چقدر در استخدام کارکنان موثر عمل کرده است. در صورت شناسایی مشکلات، اقداماتی برای برقراری ارتباط با کارکنان و رفع آنها انجام می‌شود.
