سیستم مدیریت گردش کار چیست و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

شاید این نقل‌قول‌ها در محیط کار برای شما هم آشنا باشند: “من ایمیل فرستادم، آیا شما آن را بررسی کردید؟” یا “می‌توانید دوباره سند را برای من ارسال کنید؟” این‌ها گفت‌وگو‌های معمول در هر سازمانی هستند. گردش کارهایی که از طریق ایمیل به‌صورت دستی مدیریت می‌شوند، سردرگمی زیادی ایجاد می‌کنند. در برخی موارد دشوار است که بدانید اوضاع کار کجا و چگونه به‌هم‌ریخته است. اما این گفته‌ها در یک سازمان مدرن غیرضروری می‌باشند زیرا منجر به بی‌اعتمادی و ناامیدی می‌شوند؛ درحالی‌که مشکل اصلی کمبود سیستم مدیریت گردش کار کارآمد است.

سازمان‌های بزرگ گردش کار خود را به طور کارآمد مدیریت می‌کنند. وقتی عملیات اصلی سازمان به‌وضوح مشخص و با دقت انجام شود، سازمان روان کار می‌کند و می‌تواند روی مشکلاتی بزرگ‌تر از یافتن ایمیل‌های قدیمی تمرکز کند. ما در این مقاله قصد داریم برای بهبود عملکرد شما، این مسئله را بیشتر بررسی کنیم.

مدیریت گردش کار چیست؟

مدیریت گردش کار شامل ایجاد و بهینه‌سازی مسیرهای داده‌محور، برای تکمیل موارد در یک فرایند معین است. مدیریت گردش کار شامل یافتن کارهای زائد، نقشه‌برداری از گردش کار در یک حالت ایده‌آل، اتوماسیون فرایند و شناسایی گلوگاه‌ها یا زمینه‌های بهبود است.

اجزای اصلی یک گردش کار

گردش کار از سه جزء اساسی تشکیل شده است.

۱- مراحل از پیش تعیین شده

مراحل دارای چارچوب و از پیش تعیین شده در گردش کار وجود دارند. آن‌ها به آنچه که در هر مرحله از گردش کار تا نقطه نهایی اتفاق می‌افتد، وضوح می‌بخشند. مراحل ممکن است به‌صورت دستی یا خودکار بر اساس گردش کارهای مختلف، در نظر گرفته شده باشند. همچنین مراحل گردش کار می‌توانند به‌صورت خطی، شاخه‌ای یا مخلوطی از هر دو طراحی شوند.

۲- ذینفعان

ذینفعان پروژه مسئول انجام وظایف خاص در گردش کار هستند. احتمال دارد که ذینفعان به بخشی از مراحل کار یا به کلیت یک پروژه اختصاص‌ داده‌ شده باشند. در برخی از گردش کارها، مراحل کاملا خودکار انجام می‌شوند و ذینفعان فعالیت کمتری دارند. ذینفعان فقط در شرایط خاص یا هنگام بروز مشکل وارد جریان کار می‌شوند.

۳- شرایط

شرایط، قوانینی برای گردش کار هستند. آن‌ها تعیین می‌کنند که چه مرحله‌ای به اتمام رسیده و مرحله بعدی باید چه مرحله‌ای باشد. در مواردی دیده شده است، شرایطی که برای برخی از مراحل بر اساس اطلاعات منسوخ می‌شوند، برای گردش کار بعدی بسیار مفید هستند.

۳ روش اساسی مدیریت گردش کار

مدیریت گردش کار عملی در کل شرکت است که باید در اولویت هر رهبر باشد. در اینجا سه ​​روش اساسی مدیریت گردش کار برای دنبال‌کردن وجود دارد.

۱- گردش کار به‌ وضوح مشخص شود.

اغلب در هر تیم و دپارتمان، صدها گردش کار وجود دارد. این گردش کارها در بین ابزارها و کارمندان مختلف پنهان هستند. مدیریت خوب گردش کار، زمانی مشخص می‌شود که کل سازمان از همه این گردش کارها آگاه باشند. هیچ فشاری برای خودکار کردن هر گردش کار وجود ندارد. اما باید همه اطلاعات مستند باشند. وقتی زمان مناسب فرا برسد، برای اتخاذ روش‌های اتوماسیون نیازی به جستجو در صدها ایمیل و نرم‌افزار نیست.

برخی از گردش کارها به‌وضوح مشخص شده و قابل‌مشاهده هستند؛ اما بعضی از آن‌ها مشخص نیستند. شما باید دائما سعی کنید این گردش کارها را شناسایی کرده و آن‌ها را مستند کنید.

۲- گردش کارها را اولویت‌بندی و ساده‌سازی کنید.

گردش کاری که در اولویت اصلی شما قرار دارد، باید در بهترین وضعیت انجام شود. اولویت‌های شما نیز باید سبک، چابک و هدف‌گرا باشند. به‌عنوان‌مثال، با گردش کار مشتری مانند روندهای فروش و تأییدیه‌های تخفیف یا کار با محوریت کارمندان مانند استخدام و پردازش، شروع کنید. این‌ها گردش کارهای مهمی هستند که تأثیر زیادی بر سازمان دارند.

گردش کارهای فرعی در داخل این جریان‌های اصلی کار وجود دارند. باید اولویت بعدی به آن‌ها داده شود و همیشه در خدمت گردش کار اصلی باشند. به‌عنوان‌مثال، گردش کار درخواست خلاقیت بازاریابی، باید در اولویت گردش کار فروش قرار گیرد.

۳- نظارت و بهینه‌سازی منظم

تنها راه برای داشتن گردش کار بسیار کارآمد، بهینه‌سازی است. اولین تلاش شما برای ایجاد گردش کار، هرچقدر هم هوشمند و مبتنی بر داده باشد، باز هم بی‌نتیجه خواهد بود. گردش کار روی کاغذ کامل به نظر می‌رسد، اما گردش کارهایی که در واقعیت انجام می‌شوند ناقص هستند. در نهایت سازمانی که گردش کار اثربخشی دارد، مجهز است تا به‌راحتی از پس همه اهداف کسب و کار برآید.

سیستم مدیریت گردش کار چیست؟

سیستم مدیریت گردش کار (WMS یا WfMS) نرم‌افزاری است که برای کمک به ساده‌سازی فرایندهای معمول کسب‌وکار جهت کارآیی و بهینه‌سازی طراحی شده است. سیستم مدیریت گردش کار شامل موارد زیر است:

• ایجاد یک فرم برای نگهداری داده‌ها
• خودکار کردن یک مسیر متوالی از وظایف
• پردازش داده‌ها

وظایف در گردش کار ممکن است توسط یک انسان یا سیستم انجام شوند. البته با وجود بسیاری از گزینه‌ها و محصولات که خود را ابزاری برای گردش کار می‌نامند، دشوار است بدانید چه چیزی دریافت خواهید کرد.

نتیجه سخن

همان‌طور که گفتیم،سیستم مدیریت گردش کار، هماهنگی وظایف سازنده کار یک سازمان است؛ بنابراین مدیریت گردش کار می‌تواند شامل یکپارچه‌سازی سیستم‌های IT باشد، تا بتوانید داده‌ها را برای بهبود گردش کار و سایر سیستم‌ها در یک سازمان، به اشتراک بگذارید.