موفق‌ترین افراد کسانی هستند که برای هر احتمالی آماده می‌شوند. همانطور که Thrive Global اشاره می‌کند: “افراد موفق می‌فهمند که چگونه باید برای موقعیت‌های بزرگ آماده شوند” و “موفقیت وقتی متولد می‌شود که فرصت را پیدا کنید.”
ما ممکن است همیشه نتوانیم فرصت‌هایی را که در مسیرهای ما وجود دارد کنترل کنیم، اما می‌توانیم میزان آمادگی خود را برای این فرصت‌ها تنظیم کنیم. یکی از بهترین راهکارها برای به دست آوردن فرصت‌های خوب، یادگیری مذاکرات است. شما همیشه نمی‌توانید پیش‌بینی کنید که چه نوع مزایایی را می‌توانید از طریق مذاکره بدست آورید، اما می‌توانید مقدماتی را برای اطمینان از آمادگی استفاده از مزایای آن، در صورت بروز، فراهم کنید.
در متن حاضر چند روش برای ایجاد این آمادگی‌ها لیست شده است.
استراتژی خود را بشناسید
اگر استراتژی مذاکره شما برای شما روشن نیست، چگونه می‌توانید انتظار داشته باشید از نتایجی که بیشترین سود را برای شرکت شما دارد بهره‌مند شوید؟ اگر مدیریت ارشد استراتژی شما را روشن نکرده است، که متأسفانه اغلب اتفاق می‌افتد، حتما سوالات لازم را از او بپرسید.
سبک مذاکره خود را انتخاب کنید.
سبک مذاکره، و البته لحن و کلمات شما بسته به میزان جدّیت و فضای جلسه خواهد داشت. اما حتما لازم است سبکی را انتخاب کنید تا نتیجه مطلوب را به دست آورید.
چگونه می‌خواهید مکالمه را شروع کنید؟
برای مذاکره در مورد قرارداد به اسکریپت نیاز ندارید، اما داشتن یک ایده کلی درباره چگونگی برنامه‌ریزی برای تنظیم افکار خود ضرری ندارد. بر اساس نظرات Houston Chronicle: “ابتدا برنامه مذاکره در مورد کم اهمیت‌ترین موضوعات را فراهم کنید. مذاکره در مورد موضوعات کم اهمیت اول می‌تواند به شما فرصت بیشتری دهد تا بر امتیازاتی که ارزش بیشتری دارند، تمرکز کنید. “
اهداف را مشخص کنید.
آیا می‌خواهید ارزش کوتاه‌مدت را به حداکثر برسانید یا برای ایجاد همکاری طولانی‌مدت که با گذشت زمان ارزش بیشتری می‌یابد، تلاش کنید؟ قبل از انکه فکر کنید در نهایت چه چیزی به دست خواهید آورد، ابتدا مطمئن شوید که وارد چه مذاکره‌ای می‌شوید. آیا ارزش صرف وقت را دارد؟
برای دفاع از خود و پیشنهاد خود، باید روش واضح و روشنی برای برقراری ارتباط آنچه در نهایت سعی در رسیدن به آن دارید، داشته باشید. چند هدف دارید؟ آیا آنها عملی هستند؟ آنها را به صورت جداگانه در نظر بگیرید. هر یک از این اهداف چقدر مهم هستند؟ آیا مواردی وجود دارد که شما مایل باشید از آنها جدا شوید؟ از پاسخ‌های خود برای تعیین بهترین سناریوی لازم، اینکه می‌خواهید برای چه چیزی موافقت کنید، طرح‌ریزی کنید.
انگیزه‌های شما چیست؟
این امر هنگام بحث در مورد اهداف و ارزشهای فوق شما را راهنمایی می‌کند. چرا اینقدر مهم است که پیشنهاد شما پذیرفته شود؟ پیامدهای کلی تصویر شما در این مذاکره چیست؟
اهداف طرف مقابل چیست؟
شاید نتوانید جواب دقیق این سوال را پیدا کنید، اما می‌توانید یک ایده کلی را براساس مأموریت، ارزش‌ها و معاملات قبلی آنها تدوین کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا در مورد مناسب‌ترین روش برای جلب نظر آنها تصمیم بگیرید.
شما برای انجام این مذاکره چه مرجعی دارید؟
طرف مقابل چه اختیاری دارد؟ اگر درک درستی از آنچه مجاز و غیرمجاز است، را نداشته باشید، روند بسیار ناامید کننده‌ای ایجاد خواهد شد. بدون تصویب شخص دیگری، چه نوع تصمیماتی می‌تواند در محل تصمیم بگیرد؟ اگر سطح بالاتری دارید باید مشورت کنید، آیا می‌توانید زودتر از موعد با آنها تماس بگیرید و تأیید آنها را برای ارائه گزینه‌های خاص در طول مذاکرات بدست آورید؟ برای طرف مقابل نیز همین‌طور است. اگر متوجه شدید که با شخصی با اختیارات محدود صحبت خواهید کرد، آیا می‌توانید جلسه را با شخص دیگری برنامه‌ریزی کنید؟
یک تحلیل SWOT تهیه کنید.
تجزیه و تحلیل SWOT ابزاری ساده است اما اغلب نادیده گرفته می‌شود. فرصت‌ها و تهدیدهای واقعی و خارج از بحث را شناسائی کنید. قدرت واقعی در هر مذاکره، ایجاد یک گزینه مناسب برای فرار حاشیه‌هاست. درک این نکته ممکن است معامله مورد نظر شما را به دست نیاورد، اما مانع از توافق با مذاکرات بی‌ربط به کار شما می‌شود.
سوالات را قبل از جلسه لیست کنید.
گاهی این جمله را می‌شنویم که وقتی انگیزه کسی را بفهمید، کنترل او را در دست خواهید گرفت. در مذاکرات، داشتن اطلاعات مفید، قدرت شما را نشان می‌دهد. اگر خواهان این هستید که خلاقیت به خرج داده و تمام کارت‌ها را به نفع خود روی میز قرار دهید، آگاه باشید که دانستن هر آنچه در مورد تصمیم گیرندگان طرف مقابل، علایق اساسی و موقعیت تجاری آنها برای شما مفید است، را نباید از یاد ببرید.
طرف مقابل چه چیزی را به دست می‌آورد؟
چه نوع مزایایی باعث انگیزه آنها می‌شود تا با شرایط شما موافقت کنند؟ به این فکر کنید که بزرگترین مزیت ممکن چیست و سپس امتیازات کوچکتری را که ممکن است مایل باشید به آنها بدهید، تا برای ترغیب بیشتر آنها به پذیرش معامله مفید باشد، فهرست کنید.
گردآوری اطلاعات / طراحی معاملات
مذاکرات فرصتی برای خلاقیت است. با تیم خود کار کنید و لیست کاملی از گزینه‌هایی را که باید در طراحی قرارداد خود در نظر بگیرید و تمام آنها را تهیه کنید. اگر به شخصه با اعداد و احتساب بعضی موارد راحت نیستید، مطمئن شوید که یکی از اعضای تیم شما این کار را خواهد کرد. مطمئن شوید که از “فرصت‌ها” در SWOT خود استفاده می‌کنید.
طرح معاملاتی را شکل دهید.
شما مجهز به اطلاعاتی هستید که قبل از جلسه به دست آورده‌اید. با تکیه بر تمام آنها، آماده هستید اولویت‌بندی علایق خود را شروع کنید. چه چیزی را می‌توانید به تجارت خود اضافه کنید؟ چه عواملی می‌تواند تغییرات مفیدی را شکل بدهد؟ یهتر است که ابتدا با مهمترین علایق یا اهداف خود شروع کنید.
دستور کار را تنظیم کنید.
اگر دستور کار مذاکره را تنظیم نکنید و کنترل را زود به دست بگیرید، طرف مقابل احتمالا این کار را می‌کند. دستور کار خود را قبل از جلسه، با تیم و همکاران خود هماهنگ کرده و حتما یک بار آن را مرور کنید.
چه داده‌هایی برای پشتیبانی موقعیت خود دارید؟
آیا منابعی دارید که ثابت کند مزایایی که می‌توانید به آنها بدهید فقط با تخیلات غیرواقعی ساخته نمی‌شوند؟ ارائه منابع بی طرفانه از داده‌ها، یک منبع عالی برای متقاعد کردن طرف مقابل برای پذیرفتن پیشنهاد شما هستند.
آیا آماده هستید که در صورت لزوم زمان مکالمه را کاهش دهید؟
تاکتیک‌های مدیریت تعارضات برای حل هر نوع درگیری که به وجود می‌آید، بسیار مفید است. بر توسعه مهارت گوش دادن فعال خود متمرکز شوید و از شخصی شدن موارد در هنگام مذاکره خودداری کنید. به خاطر داشته باشید که وقت اضافی نیز یکی دیگر از ابزارهایی است که اغلب نادیده گرفته می‌شود. جدول زمانی شما چگونه است؟ آیا در حد توانایی شما است که در صورت لزوم مذاکرات را به جلسه دوم بسپارید؟
یک تیم بسازید.
از ورود به گفتگوها به تنهایی خودداری کنید. هرکسی که حداقل یک بار در محاصره رقبا قرار گرفته باشد، خطرات احساس انزوا را می‌داند. بنابراین، مهم است که یک یا دو همکار خود را انتخاب کنید. اطمینان حاصل کنید که تیم مذاکره شما در مورد استراتژی و نقش‌های مربوطه صریح و روشن است. بدون تعریف دقیق این جنبه‌ها، شما در معرض تضاد با طرف مقابل در میز مذاکره و از دست دادن قدرت برتر قرار خواهید گرفت.
مدت زمان لازم را برای آمادگی قبل از جلسه در نظر بگیرید.
قاعده پیشنهادی ما این است که حداقل سه برابر مدت زمانی که برای مذاکره صرف خواهید کرد، برای آماده شدن سرمایه گذاری کنید. بنابراین، یک جلسه حضوری دو ساعته، نیاز به حدود شش ساعت آمادگی دارد. این بدان معنا نیست که شما باید شش ساعت کامل را در یک اتاق در بسته بنشینید. درعوض، تیم و خودتان را در روزها و هفته‌های منتهی به جلسه هماهنگ کنید.
اگر نتوانید به توافق برسید چه خواهید کرد؟
در InTheBlack چنین عنوان شده است که: “یک بخش مهم در مذاکرات این است که بدانید در صورت شکست مکالمات چه خواهید کرد.” این مهم جزو مواردی نیست که ما اغلب دوست داشته باشیم درباره آن فکر کنیم، اما اصل درست و منطقی این است که باید برای آن آماده شوید. حتی اگر کاملا مطمئن باشید که می‌توانید به توافق مفیدی برسید. تعیین بهترین گزینه برای توافق با مذاکره، به شما قدرت بیشتری در طول مذاکرات می‌دهد.
نتیجه سخن
برای تهیه مقدماتی برای مذاکره در مورد هر قراردادی، ممکن است عجیب به نظر برسد که از چک لیست مانند لیست بالا استفاده کنید، اما در نهایت نتایج بهتری را به همراه خواهد داشت. این سوالات باید به شما کمک کند تا یک پایه محکم برای مذاکرات خود ایجاد کنید. سپس می‌توانید برای هر نکته‌ای که بیان می‌کنید و هر پاسخی که در حین مذاکره ارائه می‌دهید، دلایل قانع کننده‌ای را تشریح کنید.
