عمومیمدیریت پروژه
۷ اشتباهی که ممکن است در تدوین برنامه جلسه انجام دهید
جلسات یک قطعه جدایی‌ناپذیر برای اکثر سازمان‌های سراسر جهان هستند و می‌دانیم که این جلسات انواع مختلفی و تعداد بی‌شماری از دلایل جهت تشکیل (مانند مذاکره، همکاری، طوفان فکری و غیره) دارند.
همه ما، حداقل یک بار، به جلسه‌ای رفته‌ایم که بیشتر زمان آن برای بحث در مورد موضوعات خارج از طرح اصلی، صرف می‌شود. این بحث‌های بی‌پایان، علاوه بر اینکه زمان جلسه را به درازا می‌کشند، حوصله مخاطبان را سر می‌برند، موجب فراموش شدن یا کمرنگ شدن اهداف پروژه نیز خواهند شد.
ساده‌ترین راه برای حل این مشکل، تنظیم دستور یا برنامه جلسه (A Meeting Agenda) است. اگرچه این کار آسان به نظر می‌رسد، اما اشتباهات مختلفی ممکن است هنگام آماده شدن برای یک جلسه مرتکب شوید. در این مقاله، ما به برخی از آمارهای اصلی و نکات کاربردی نگاهی می‌اندازیم تا اطمینان حاصل کنیم که جلسه شما واقعا مفید خواهد بود.
۱۳ آمار مهم درباره جلسات
- مدیریت زمان صرف‌شده در جلسات، با در نظر گرفتن صورت جلسه، هر سال (از سال ۲۰۰۰) حدود ۱۰٪ بهبود یافته است.
- به طور متوسط، جلسات حدود ۳۱ تا ۶۰ دقیقه برگزار می‌شود.
- در ۷۳٪ جلسات، فقط ۲ تا ۴ نفر درگیر هستند.
- احترام به دستور کار جلسه می‌تواند تا ۸۰٪ از زمان جلسه را کاهش دهد.
- ۶۳٪ جلسات در ایالات‌متحده از هیچ برنامه جلساتی استفاده نمی‌کنند.
- ۷۳٪ از افراد اغلب هنگام انجام جلسه، چند وظیفه را به طور همزمان انجام می‌دهند.
- تقریبا ۱۵٪ از وقت سازمان صرف جلسات می‌شود.
- سازمان‌ها هر سال ۳۷ میلیارد دلار به دلیل جلسات غیرمولد ضرر می‌کند.
- کارکنان می‌توانند حداکثر ۴ ساعت در هفته صرف آماده‌سازی برای جلسه به روزرسانی وضعیت کنند.
- بیش از ۶۷٪ جلسات به عنوان یک شکست توسط مدیران در نظر گرفته می‌شود .
- ۵۷٪ از افراد در هنگام تماس‌های تلفنی و ۴٪ در هنگام تماس‌های ویدیویی عملکردی چند وظیفه‌ای دارند.
- به طور متوسط، مجریان در طول جلسات، حداکثر تا ۲۳ ساعت در هفته را صرف آماده‌سازی خود می‌کنند.
- در یک نظرسنجی از ۱۸۲ مدیر ارشد، ۶۵٪ گزارش دادند که جلسات، آنها را از انجام تکالیف فردی بازمی‌دارد و به کار گروهی تشویق می‌کند.
۷ اشتباهی که ممکن است هنگام نوشتن دستور جلسه داشته باشید
منتظر آخرین دقیقه نباشید.
اغلب اوقات، شما به سختی وقت کافی برای آماده شدن برای یک جلسه را دارید. این مسئله اصلی‌ترین دلیلی است که باعث می‌شود جلسات برای شما و سایر شرکت‌کنندگان غیرمولد باشد. علاوه بر این، اگر یک صورت جلسه مناسب و برنامه‌ریزی شده در دسترس نشده داشته باشید، ممکن است در نهایت وقت خود را صرف موضوعات بی‌فایده کنید. در نتیجه، این مورد می‌تواند مدت زمان لازم برای اتمام جلسه را افزایش دهد.
به عنوان مثال، اگر جلسه شما برای بعد از ظهر شنبه برنامه‌ریزی شده باشد، نباید منتظر باشید تا روز شنبه فردا برسد تا آمادگی برای جلسه را شروع کنید. در حالی که در اینجا چارچوب زمانی دقیقی وجود ندارد، شما باید حداقل دو روز زودتر روی صورت جلسه خود، کار کنید.
به این ترتیب، شما وقت کافی دارید تا به جای یادداشت‌های تصادفی روی یک کاغذ، تمام موضوعات را برای پردازش و ایجاد یک سند حرفه‌ای ترسیم کنید. علاوه بر این، این مسئله به شما امکان می‌دهد دستور کار را از قبل با همه شرکت‌کنندگان در میان بگذارید. به این ترتیب، احتمالا می‌توانید با توجه به بازخوردی که قبل از جلسه خود دریافت کرده‌اید، تغییراتی ایجاد کنید.
دستور کار بدون هدف
آیا تا به حال در جلسه‌ای شرکت کرده‌اید که در میانه‌های آن به این درک برسید که هدف این گردهمایی را نمی‌فهمید؟ متأسفانه، این اتفاق خیلی زیاد رخ می‌دهد. بدون داشتن یک صورت جلسه مناسب و برنامه‌ریزی شده با اهداف مشخص، انجام یک جلسه صرفا اتلاف منابع است.
هنگام تهیه دستور جلسه خود:
- با آنچه باید نتیجه ایده‌آل باشد شروع کنید.
- تمام مباحثی را که باید برای رسیدن به این هدف پوشش داده شوند، فهرست کنید.
- برای رسیدن به این هدف، موضوعات فرعی را که احساس می‌کنید باید با حاضران در مورد آنها گفتگو کنید، اضافه کنید.
به عنوان مثال، اگر با تیم طراحی خود برای یک جلسه طوفان فکری ملاقات می‌کنید، اهداف شما می‌تواند شناسایی رنگ‌ها و قلم‌های مورد استفاده در شیوه‌های بازاریابی بعدی شما باشد. داشتن اهداف مشخص و شفاف به همه شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا بدانند که از جلسه چه انتظاراتی دارند و در پایان آن چه باید حاصل شود.
نمایش یک نفره
میزبانی یک جلسه یک چیز است، اما اجرای یک نمایش یک نفره چیز دیگری است. متأسفانه، در برخی موارد، میزبان زمان موجود را در انحصار خود در می‌آورد. این مسئله اغلب منجر به برگزاری جلسات خسته‌کننده با میزان درگیری کم می‌شود. جایی که ۱۶٪ از حاضران چرت می‌زنند. بخاطر داشته باشید که اول از همه، سازمان شما به کار تیمی و تعامل برای پیش رفتن متکی است.
یکی از روش‌های مطمئن برای افزایش مشارکت شرکت‌کنندگان و جلوگیری از نمایش یک نفره، این است که وقتی هنوز در مرحله برنامه‌ریزی هستید، مستقیما از همکاران خود در مورد پیشنهادات آنها برای بهتر شدن دستورالعمل جلسه، سوال کنید. همچنین، آنها را تشویق کنید تا دلیل بحث در مورد این موضوع را در طول جلسه ارائه دهند.
اگر پیشنهادهای آنها را وارد نکردید، حتما توضیحی در مورد دلیل حذف این مورد ارائه دهید. تا آنجا که ممکن است، از اجرای جلسه به تنهایی خودداری کنید و شرکت‌کنندگان خود را تشویق کنید تا اطلاعات خود را ارائه دهند. داوطلب شدن برای رسیدن به هدف جلسه، ضروری است.
اولویت و زمان‌بندی ضعیف
اگر شما جلسه‌ای را برنامه‌ریزی می‌کنید که قرار است درباره چندین مورد در آن بحث شود و موضوعات را اولویت‌بندی نمی‌کنید، احتمال اینکه شما وقت گران‌بهایی را تلف می‌کنید، وجود دارد. طبق یک مطالعه، میزان توجه فرد بین ۱۰ تا ۲۰ دقیقه است. این بدان معناست که موضوعاتی که پس از ۲۰ دقیقه از جلسه بحث می‌شود، به طور بالقوه کمتر مورد توجه شرکت‌کنندگان قرار می‌گیرند.
هنگام نوشتن دستور جلسه، موارد خود را به ترتیب اهمیت اضافه کنید. از این مسئله اطمینان حاصل کنید که در شروع جلسه (و چه بسا شما در جلسه آغاز پروژه باشید) اول موضوعات با اولویت مهم را لحاظ کنید تا توجه تمام مخاطبین را از دست ندهید. در حالت ایده‌آل، شما دستور کار خود را در حدود ۵ موضوع قرار می‌دهید و بحث در مورد هر یک از آنها تقریبا ۴ تا ۵ دقیقه طول می‌کشد. به این ترتیب، مطمئن هستید که شرکت‌کنندگان شما هیچ نکته‌ای را از دست نداده‌اند.
کمبود سوال
وقتی دستور کارهای جلسه از عبارات کوتاه تصادفی تشکیل می‌شود، افراد به احتمال زیاد می‌فهمند که موضوع چیست. این کارآنها را کنجکاو و ترغیب نمی‌کند که در بحث شرکت کنند. کمبود سوال، منجر به پایین آمدن سطح تعامل از طرف شرکت‌کنندگان می‌شود. ذکر موضوعات دستور کار خود به عنوان سوال می‌تواند مشارکت را بهبود بخشد و در عین حال روشن کند که دقیقا چه مواردی باید مورد بحث قرار گیرد.
به عنوان مثال، اگر در واقع به دنبال رنگ و فونت خاصی برای استفاده در پروژه بازاریابی بعدی خود هستید، داشتن یک ماده در دستور کار به عنوان “روش‌های بازاریابی” بسیار مبهم است. در عوض سوال “از چه رنگ‌ها و قلم‌هایی باید در بروشور ما استفاده شود؟” خاص‌تر بوده و اطمینان می‌دهد که شرکت‌کنندگان شما در طول جلسه، برای پاسخ‌گوئی به این مورد آماده می‌شوند.
شرکت‌کنندگان اطلاعات لازم را در دست ندارند
برخی از حاضران کاملا بی‌اطلاع از موضوع، به جلسات می‌آیند و این می‌تواند واقعا ناامیدکننده باشد. اما آیا می‌توانید همیشه آنها را سرزنش کنید؟ در حالی‌که برخی ممکن است به عمد از وظایف خود شانه خالی کنند، اما دیگران ممکن است واقعا وقت کافی برای آماده شدن در جلسه را نداشته باشند. اگر شرکت‌کنندگان شما آماده نباشند، این موضوع احتمالا دوباره همان نمایش یک نفره برای شما خواهد بود. که باید به هر قیمتی از آن اجتناب کرد.
یک راه‌حل آسان برای این وضعیت این است که حداقل ۲۴ ساعت قبل از جلسه، صورت‌جلسه را با حاضران در میان بگذارید. این مسئله به آنها اجازه می‌دهد تا زمان کافی برای مرور دستور کار، تهیه هر گونه سوال، توجه به نگرانی‌ها و چالش‌های پیش‌رو را داشته باشند. با درج لیست مسئولیت‌های هر یک از اعضای شرکت‌کننده در جلسه، می‌توانید آنها را به سطح بعدی برسانید. علاوه بر این، شما درباره کسانی که واقعا متعهد هستند و عقب مانده‌اند، بینش مناسبی در دست خواهید داشت.
اجتناب از بازخورد در جلسه
بیشتر افراد از دریافت بازخورد جلوگیری می‌کنند زیرا ترجیح می‌دهند از هر انتقادی که به آنها وارد می‌شود طفره بروند. با این حال، این کار می‌تواند پیش‌زمینه پیشرفت‌هایی باشد که می‌توانید برای جلسات آینده ایجاد کنید.
چگونه اطمینان حاصل کنیم که جلسه شما مثمر ثمر بوده است؟
شما از طریق نقشه‌برداری ذهنی خود، برنامه جلسه خود را تهیه کرده و آن را با همه شرکت‌کنندگان به اشتراک گذاشته‌اید. حال لازم است که بدانیم چگونه که چگونه جلسه ما موفق و پربار بوده است؟
پس از جلسه، برخی موارد عملی و مستند، گام‌های مهم برای دستیابی به اهداف شما هستند. تنظیم یک صورت جلسه و جمع‌آوری همه شرکت‌کنندگان، غالبا منابع زیادی را به خود اختصاص می‌دهد. برای اینکه جلسه شما ارزش این تعهدات و صرف منابع را داشته باشد، حاضران باید موارد لازم را برای تکمیل و درک صحیحی از تکالیف خود برای رسیدن به هدف نهایی، درک کنند.
هنگام تصمیم‌گیری در جلسه، موارد مهم جهت اقدام، به شرکت‌کنندگان اختصاص می‌یابد. از آنجا که این امر به طور معمول در زمان واقعی اتفاق خواهد افتاد، ضروری است که میزبان جلسه، کلیه موارد و تیم‌های مسئول در برابر هر مورد را مستند کند. برای به حداکثر رساندن شانس سازمان برای رسیدن به اهداف نهایی خود، دستورالعمل‌های زیر را دنبال کنید.
فعالیت‌های مستند
همانطور که قبلا اشاره شد، اداره جلسات و تصمیم‌گیری بدون اقدام، برای تهیه نسخه پشتیبان از آن جلسات، اتلاف وقت و صرف انرژی مضاعف برای همه است.
اول از همه، یک فعالیت عملی باید برای همه شرکت‌کنندگان، به ویژه شخصی که مجری آن جلسه است، به صورت روشن و آسان مشخص کنید. در صورت امکان، اگر همه اطلاعات را برای تصمیم‌گیری در دست دارید، به جای آنکه ارائه آن را برای تاریخ دیگری موکول کنید یا اجازه دهید شخص دیگری آن را کشف کند، به صورت کاملا صریح آن را بیان کنید.
هنگام اختصاص یک اقدام عملی، مراحل انجام شده را به روشنی مشخص کرده و تأیید کنید که شرکت‌کنندگان به درستی می‌دانند که چگونه و چرا باید از این طریق، کار خود را انجام دهند.
اطمینان از اینکه هر شرکت‌کننده در درک وظایف خود مشکلی ندارد، سردرگمی و رکود کلی کار شما را کاهش می‌دهد. همچنین، یک گام جلوتر بروید تا اطمینان حاصل کنید که تکالیف موارد قابل اقدام و عملی برای کل تیم روشن است و همه همکاران، منابع لازم برای اجرای وظایف خود را در دسترس دارند.
یک شخص را به هر مورد عملی اختصاص دهید.
به جای اینکه فرد یا تیمی را بیش از حد با موارد مختلف درگیر کنید، عاقلانه است که حجم کار را تقسیم کنید. به طور کلی، پروژه‌هایی که به چند عمل کوچک تقسیم می‌شوند، باعث خواهند شد شما سریع‌تر به هدف خود برسید. وظایف “بزرگ‌تر” را به موارد کوچک و قابل مدیریت تقسیم کنید تا مطمئن شوید که تمام پروژه شما می‌تواند در بین شرکت‌کنندگان، به اشتراک گذاشته شود.
همچنین اطمینان حاصل کنید که به هر شخصی، یک وظیفه عملی اختصاص داده شده است. آن شخص حتما مهارت‌های لازم را برای انجام آن فعالیت دارد. اگر اعضای تیم احساس می‌کنند، می‌توانند به یکدیگر کمک کنند، همکاری تیمی را بین شرکت‌کنندگان تشویق کنید. سرانجام، برای اتمام موارد قابل اقدام، یک سررسید تعیین کنید و به همه یادآور شوید که این بازه زمانی برای همه یکسان است.
پیگیر تمام موارد و وظایف باشید.
به طور معمول، ما در طول جلسه چیزهای زیادی را یادداشت می‌کنیم که بدون آنها، به راحتی می‌توانیم تصمیمات و موارد اقدام اختصاص داده شده، را از دست بدهیم. پیگیری همه وظایف، مسئولیت هر یک از مهلت‌های قانونی آنها برای رسیدن به هدف شما در زمان مناسب، ضروری است.
به عنوان یک لایه محافظتی بیشتر، این یادداشت‌ها را با همه حاضران و حتی کسانی که ممکن است جلسه را از دست داده باشند، به اشتراک بگذارید. با این کار همه افراد در یک سطح از آگاهی قرار می‌گیرند و مسئولیت‌پذیری در مورد کارشان، افزایش می‌یابد.
نتیجه سخن
همانطور که قبلا اشاره شد، اتلاف وقت در جلسات برای بسیاری از سازمان‌ها یک مشکل واقعی است. با آماده‌سازی صورت جلسه مناسب، تنظم منابع جلسات می‌تواند به هنر مدیریت شما تبدیل شود. همه چیز با یک دستور کار جلسه که به درستی آماده شده، آغاز می‌شود و با لیستی از موارد عملی برای شرکت‌کنندگان شما پایان می‌یابد.
