آموزش مدیریت پروژه چابک با متد کانبان

کانبان (Kanban) یکی از محبوب ترین چارچوب‌های مدیریت پروژه چابک (Agile) است. روش کانبان  یک رویکرد بصری برای مدیریت پروژه را در نظر می‌گیرد که به نظر بسیاری از افراد، شهودی و جذاب است. به علاوه، تأکید آن بر تحویل می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا کارایی خود را بهبود بخشیده و تولید کلی خود را افزایش دهند.

کانبان چیست؟

چابک یک روش مدیریت پروژه است که با تقسیم آن در مراحل کوچکتر، برخورد با پروژه‌ها را ارتقا می‌بخشد. این تأکید بر همکاری مداوم، بهبود مستمر و درگیری بالای مشتری است. چارچوب‌های مختلفی وجود دارد که تیم‌ها می‌توانند برای پیشرفت بیشتر مدیریت چابک را انتخاب کنند، کانبان یکی از آنها است.

اگر به مدیریت چابک فکر می‌کنید و باور دارید همان چیزی است که می‌خواهید به آن دست پیدا کنید، متد کانبان یکی از دستورالعمل های رسیدن به آن است.

کانبان از کجا آمده است؟

کانبان در اواخر دهه ۱۹۴۰ در ژاپن به وجود آمد. زمانی که کمپانی تویوتا به دنبال راهی برای بهبود فرایندهای مهندسی و تولید خود بود. رهبران شرکت متوجه شدند که فروشگاه‌های مواد غذایی از روش تولید pull (استراتژی کشش) استفاده می‌کنند، درست در جایی که آنها بر اساس تقاضای مشتری محصولات خود را مدیریت می‌کردند تا از داشتن بیش از حد محصولات در قفسه جلوگیری کنند.

تویوتا تصمیم گرفت با این ایده و تولید “به موقع” شروع به کار کند و آن را در سال ۱۹۵۳ در کارخانه اصلی خود اجرا کرد. روند کانبان  نتیجه این سازگاری بود.

کانبان یک کلمه ژاپنی است که تقریباً به “کارت شما می‌توانید ببینید” ترجمه می‌شود. تویوتا از کارت‌های فیزیکی برای علامت گذاری مراحل جداگانه در روند تولید خود استفاده کرد. این کارت‌ها اعضای تیم را قادر می‌ساخت که به راحتی ببینند چه چیزهایی تکمیل شده و چه کارهایی هنوز باید انجام شود.

تا اوایل سال ۲۰۰۰ بود که کانبان در مدیریت پروژه ریشه دواند. دیوید ج. اندرسون اغلب به عنوان اولین کسی که کانبان را در توسعه نرم افزار در سال ۲۰۰۵ پیاده‌سازی کرده است، شناخته می‌شود. کتاب وی در مورد کانبان، که در سال ۲۰۱۰ منتشر شد، هنوز هم یکی از جامع‌ترین منابع برای پروژه‌های متمرکز بر فناوری است.

از آن زمان، روش کانبان در مدیریت چابک با توجه به پروژه‌های موجود در همه صنایع و بازارها به تکامل خود ادامه داده است.

اصول کانبان چیست؟

کانبان چیزی بیشتر از استفاده از کارت برای کمک به مدیریت تحویل به موقع است. چارچوب کانبان برای کمک به تیم‌ها در کاهش تنگناها، بهبود کارایی، افزایش کیفیت و افزایش تولید طراحی شده است. کانبان بر اساس چهار اصل و شش عمل اصلی بنا شده است.

چهار اصل روش کانبان

• از همین حالا شروع کنید. روی کاری که اکنون انجام می‌دهید تمرکز کنید. فرآیندهای موجود را به طور کامل درک کنید، از جمله اینکه چه چیزی کار می‌کند و چه کارایی ندارد.
• رویکردی افزایشی داشته باشید. نگاه کنید که چگونه می‌توانید به مرور زمان فرآیندهای خود را به آرامی تغییر دهید. از اعمال تغییرات سریع بنیادی خودداری کنید.
• نقش‌ها را حفظ کنید. برخلاف چارچوب‌های دیگر که نقش‌های منحصر به فرد خود را ارتقا می‌بخشند (مانند اسکرام)، کانبان بر کار با نقش‌هایی که تیم شما قبلاً داشته است تأکید می کند.
• رهبری را تشویق کنید. نوآوری و ایده‌های پیشرفت باید در همه سطوح ارتقا یابد. هر کارمندی را تشویق کنید که فارغ از نقش و سمت، به عنوان یک رهبر عمل کند.

شش روش اصلی روش کانبان

• گردش کار را تجسم کنید. کانبان برای تجسم نحوه جریان کار از یک مرحله به مرحله دیگر، نیاز به استفاده از یک صفحه فیزیکی یا مجازی دارد.
• کار در حال انجام را محدود کنید. هر تیم پروژه باید محدودیتی تعیین کند که تعداد کارها به طور همزمان در هر مرحله از کارها مجاز باشد. اگر پنج داور دارید، می‌توانید مرحله “مرور” را به داشتن همزمان بیش از پنج کار محدود کنید.
• به طور فعال گردش کار را مدیریت کنید. به عنوان یک مدیر پروژه، نقش اصلی شما نظارت بر گردش کار برای تنگناها و ایجاد تنظیماتی برای رفع سد راه‌ها و بهبود کارایی است.
• دستورالعمل‌های فرآیند ایجاد کنید. در مورد چگونگی انجام کار، به طور واضح دستورالعمل‌ها را ابلاغ کرده باشید. این می‌تواند یک چک لیست در هر ستون یا در هر “کارت” باشد که مشخص می‌کند برای انتقال به هر مرحله چه مواردی لازم است.
• از حلقه‌های بازخورد استفاده کنید. برای ارتقا و بازخورد زودهنگام و مستمر از ابزارها و فرایندها استفاده کنید. این می‌تواند به معنای چندین مرحله بررسی یا گزارشات و معیارهای عملکرد باشد.
• استنتاج کنید. همانند سایر چارچوب‌های چابک، سازگاری، تکامل و بهبود فرایندهای شما نیز مورد تشویق قرار می‌گیرد. تمرکز خود را بر توسعه و اجرای تغییرات کوچک قرار دهید تا روند کار و روند کار شما بهبود یابد.

بُرد کانبان چیست؟

بُرد کانبان یک صفحه فیزیکی یا مجازی است که روند کار پروژه شما و نحوه حرکت وظایف از ابتدا تا انتهای آن را ترسیم می‌کند. هیئت مدیره کانبان از استاندارد بودن گردش کار اطمینان حاصل می‌کند و اعضای تیم می‌توانند به راحتی ببینند که هر کار در طرح کلی کجاست.

ابتدایی‌ترین برد کانبان  فقط دارای سه گردش کار است: انجام، در حال انجام و کامل. اما، ستون‌ها را می‌توان متناسب با پروژه شما اضافه یا تغییر داد.

هر کار به عنوان یک “کارت” نشان داده می‌شود و روی صفحه در ستون قرار می‌گیرد که نشان دهنده مرحله فعلی کار آن است. با پیشرفت کارها، کارت در کل گردش کار منتقل می‌شود.

نمونه اطلاعات هر کارت

• یک توضیح کوتاه
• نام فرد مسئول
• برآورد اینکه چه مدت طول خواهد کشید
• الزامات انتقال آن به مرحله بعدی

کارت‌های مجازی همچنین ممکن است حاوی داده‌های دیگری از جمله پیوند به اسناد مربوطه و پرونده‌های پشتیبانی کننده باشد.

روش کانبان چه تفاوتی با اسکرام دارد؟

اسکرام (Scrum) یکی دیگر از چارچوب‌های پروژه چابک و بسیار محبوب است. از آنجا که هر دو، کانبان و اسکرام براساس روش پروژه چابک بنا شده‌اند، اصول و آرمان‌های مشابهی دارند. هر دو چارچوب همکاری، بهبود فرآیند و تقسیم پروژه‌ها را به چند مرحله را تشویق می‌کند. با این حال، تفاوت‌های اساسی نیز وجود دارد.

روند کانبان بر تقسیم یک پروژه به مراحل گردش کار و مدیریت جریان و حجم وظایف در آن مراحل متمرکز است. اسکرام حول شکستن یک پروژه بر اساس زمان (معمولاً ۱-۳ هفته “سرعت”) و مدیریت وظایف انجام شده در هر سرعت پیش می‌رود.

مدیریت پروژه کانبان مبتنی بر زمان نیست. در حالی که کارت‌ها ممکن است مهلت یا زمان تخمینی برای تکمیل داشته باشند، کانبان به عنوان یک جریان مداوم مشاهده می‌شود. این اغلب توسط میزهای خدمات فناوری اطلاعات و سایر تیم هایی که وظایفی بی پایان دارند انجام می‌شود.

اسکرام همچنین چندین نقش منحصر به فرد دارد، مانند اسکرام مستر، صاحب محصول و غیره. در حالی که کانبان تشویق می‌کند تا نقش‌هایی را که تیم شما قبلاً داشته است، ادامه یابند.

به طور کلی، اسکرام برای پروژه‌های حساس به زمان بهتر است، در حالی که کانبان بیشتر با تیم‌های دارای هجوم مداوم وظایف جدید مناسب است. با این حال، بسیاری از تیم‌ها یک چارچوب نسبتاً جدید به نام اسکرام بان را در پیش گرفته‌اند که تلاش می‌کند بهترین‌های هر دو جهان را به دست آورد.

مزایای فرآیند کانبان چیست؟