مدیریت منابع انسانی
چگونه برنامه آموزشی اثربخش برای پرسنل تدوین کنیم؟
آموزش صحیح کارمندان جدید برای شروع صحیح کار آنها ضروری است. در این مقاله مواردی که باید در برنامه آموزش پرسنل بگنجانید را بررسی کرده‌ایم.
- یک برنامه آموزش پرسنل به رهبران کسب و کار کمک می‌کند تا بتوانند افراد تازه استخدام‌شده را با محیط وفق دهند و باعث شوند آنها در این شرکت احساس راحتی کنند.
- آموزش پرسنل جدید نه تنها برای اطمینان از اینکه آنها مهارت و ابزار لازم برای انجام وظیفه خود را دارند مهم است، بلکه همچنین باعث می‌شود آنها درک کنند که در سازمان چه جایگاهی دارند.
- یک برنامه آموزش سازمانی موثر، تجربه، مشاوره، ترجیحات یادگیری پرسنل جدید و بهبود و اصلاح مداوم کارمندان موجود را در نظر می‌گیرد.
- این مقاله برای صاحبان کسب و کارهای کوچک است که در حال گسترش تیم خود هستند و می‌خواهند به پرسنل جدید به طور سریع و کارآمد آموزش دهند تا آنها به درستی کار خود را شروع کنند.
شرکتهای در حال رشد کارمندان جدید استخدام می‌کنند و کارمندان جدید نیاز به آموزش دارند. در حالت ایده‌آل، شما کاندیداهایی را که از قبل مهارت لازم برای انجام کار را دارند شناسایی و استخدام می‌کنید، اما آنها برای جای‌گیری کامل در شرکت شما همچنان به آموزش نیاز دارند. این راهنما توضیح می‌دهد که چه مواردی باید در یک برنامه آموزش پرسنل جدید قرار گیرد و چگونه می‌توانید به طور مداوم روند آموزش را بهبود ببخشید.
برنامه آموزش پرسنل جدید چیست؟
برنامه آموزش پرسنل جدید فرایندی کاملاً مشخص است که به وسیله آن اعضای جدید تیم وارد شرکت می‌شوند و فرایندهای اساسی را می‌آموزند. این برنامه باید به آنها کمک کند تا ابزار لازم برای انجام کار به طور موثر و نحوه برقراری ارتباط با سایر اعضای تیم را درک کنند و همچنین مفاهیم اصلی مانند ماموریت شرکت، ساختار سازمانی و فرهنگ شرکت را به آنها معرفی می‌کند.
یک برنامه آموزش قوی می‌تواند از سوء تفاهم یا شروع کُند جلوگیری کرده و به شرکت کمک کند تا مزایای استخدام یک کارمند جدید و شایسته را بدست آورد. علاوه بر این، یک برنامه جامع آموزش پرسنل جدید باید باعث شود که کارمندان جدید از شرکت استقبال کنند، آنها را به اعضای اصلی سازمان معرفی کرده، از هرگونه مزیت به آنها اطلاع دهند و به آنها کمک کنند تا منابع پشتیبانی را در داخل شرکت شناسایی نمایند.
جیمز بواتورایت، مدیرعامل Code Galaxy می‌گوید: “در حالت ایده‌آل توسعه اولیه چند هفته بیشتر طول نمی‌کشد، بنابراین پرسنل جدید می‌توانند در اوایل نقش خود استقلال پیدا کنند، که اغلب باعث افزایش روحیه آنها می‌شود.”
نکته: یک برنامه آموزش پرسنل شامل ملاحظات عملی مانند سیاست‌های شرکت و کارهای روزمره و همچنین عناصر انتزاعی بیشتری مانند فرهنگ شرکت و پویایی تیم می‌شود.
اهمیت آموزش پرسنل جدید
آموزش برای اینکه یک عضو جدید تیم در موقعیت خود احساس راحتی کند در حالی که دانش، ابزار و مهارت لازم برای عضویت موفق و مثمر را در اختیار او می‌گذارد، بسیار مهم است. یک برنامه آموزش پرسنل رسمی، جامع، کامل و موثر بودن آموزش را تضمین می‌کند.
بواتورایت می‌گوید: “آموزش پرسنل جدید برای موفقیت در کسب و کار شما بسیار مهم است تا بتواند نرخ ریزش کارمندان را کاهش دهد و در طی فرآیند پذیرش مثمر ثمر واقع شود. اگر آموزش به خوبی انجام نشود، می‌تواند پرسنل جدید را ناامید کرده و باعث شود آنها پس از استخدام به زودی محل کار جدید را ترک کنند؛ که یک اشتباه پرهزینه است.”
بواتورایت افزود: “پذیرش شامل توسعه مهارت‌های اولیه مورد نیاز برای شروع است، سپس توسعه مداوم با اطمینان از اینکه همه کارمندان دانش و ابزار مورد نیاز برای انجام وظیفه را در اختیار دارند، ادامه خواهد داد. پس از اطمینان از حفظ کارمند، می‌توانید او را از برنامه آموزش جدا کرده و به او اجازه دهید کاملا مستقل کار کند.”
از آنجایی که یک برنامه کارآمد آموزش پرسنل جدید یک قسمت اساسی از رشد کسب و کارها است، ایجاد و سپس تکرار آن مدل موفق برای ادامه رشد کسب و کار شما از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد.
نکته: برنامه‌های آموزش پرسنل جدید، زمان لازم برای سرعت بخشیدن به پذیرش کارمند جدید، نیاز به دستورالعمل‌های رو در رو و هزینه‌های مربوط به آوردن عضو جدید تیم را کاهش می‌دهد.
چگونه می‌توان یک برنامه آموزشی موثر برای پرسنل ایجاد کرد
این پنج نکته می‌تواند به شما کمک کند تا یک برنامه آموزش پرسنل جدید ایجاد کنید که کارمند را مستقر کرده و باعث شود او کار را با کیفیت عالی به سرعت و با حداقل آموزش انجام دهد.
۱- در مورد آنچه باید در آموزش بگنجانید، با کارمندان موجود مشورت کنید.
بهترین مکان برای شروع تدوین برنامه آموزش پرسنل، مشورت گرفتن از افرادی است که قبلاً آموزش دیده‌اند، به ویژه کسانی که در نقش‌های فعلی خود سرآمد هستند. با کارمندان خود که در نقش‌های مشابه پرسنل جدید کار می‌کنند مشورت کنید.
متیو دیللی، مدیرعامل Tiger Financial می‌گوید: “تنظیم یک برنامه آموزش پرسنل جدید می‌تواند دلهره‌آور باشد. شما باید در مورد مهم‌ترین جنبه‌های شغل فکر کنید اما کوچک‌ترین جزئیاتی که برای یادگیری درست نیاز دارند نیز توجه شما را می‌طلبد. بهترین راه برای دانستن اینکه کارکنان جدید چه کاری باید انجام دهند این است که از کارمندان فعلی خود بپرسید. آنها اطمینان حاصل خواهند کرد شما در مورد این نقش به طور کامل اطلاعات لازم را دارید.”
پرسیدن اینکه کارمندان موجود فکر می‌کنند پرسنل جدید برای انجام کارهای روزمره خود به چه چیزی نیاز دارند، می‌تواند به شما کمک کند از جزئیات اصلی چشم‌پوشی نکنید. همچنین باعث می‌شود خلاء موجود در برنامه آموزشی فعلی خود را که کارمندان موجود از نزدیک تجربه کرده‌اند، شناسایی کنید. از آنها بپرسید که آرزو داشتند چه اطلاعاتی را در همان روز اول کسب می‌کردند که موجب آسان‌تر شدن کار می‌شد.
۲- آموزش را انعطاف‌پذیر، وظیفه‌محور و مداوم کنید.
هیچ کدام از پرسنل دقیقاً یکسان نیستند، بنابراین آموزش باید به اندازه کافی پویا باشد تا با نقاط قوت و ضعف هر کارمند جدید سازگار باشد. در حالی که تمام برنامه‌های آموزش پرسنل جدید باید اصول معنای کار در شرکت شما را پوشش دهند، اما ترکیب عناصر منحصر به فرد برای هر پرسنل براساس مصاحبه و سابقه حرفه‌ای آنها مهم است.
آدام کوربل، بنیان‌گذار و مدیرعامل شرکت iFax می‌گوید: “هر شخص با مهارت‌های مختلف و تمرکز متفاوت بر روی آنچه که نیاز دارد تا بتواند با موفقیت مراحل آموزش را طی کند، وارد دوره می‌شود. بنابراین گرچه اصول اولیه از ویژگی‌های اصلی است، بقیه دوره آموزش باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا متناسب با هر فرد و نیازهای شخصی آنها انجام شود.”
وی افزود: “به جای داشتن یک آموزش با زمان مشخص، یک آموزش وظیفه‌محور داشته باشید که در آن هر مورد آموزشی باید با یک استاندارد خاص تکمیل شود تا به سمت اشتغال کامل پیش بروید. این امر، اجازه می‌دهد تا هر فرد آموزشات مورد نیاز خود را ببیند تا اینکه با یک سری الزامات اساسی آشنا شود.”
در حالی که هر یک از پرسنل جدید باید فقط در طی یک یا دو هفته قادر باشند وظیفه خود را انجام دهند، اما آموزش باید یک روند مداوم باشد، با بررسی‌های منظم برای اطمینان از اینکه همه چیزهایی که کارمند جدید شما برای برتری لازم دارد، در اختیار او قرار گرفته است.
۳- آموزش در سطح تیم را تشویق کنید.
در شرکتهای بزرگ‌تر، آموزش برای پوشش دادن انتظارات اساسی سازمان و همچنین اطلاعات کلیدی مانند حقوق و مزایا، معمول است. با این حال، فرصت‌های تمرینی اضافی در سطح تیم می‌تواند کمک کند تا پرسنل جدید با سرعت بیشتری خود را با شرایط وفق دهند.
مارک اِی. هرشبرگ، نویسنده کتاب The Career Toolkit: Essential Skills for Success That No One Taught You می‌گوید: “شرکت‌ها معمولاً پذیرش را در سطح شرکت انجام می‌دهند. گرچه این امر مفید است، اما در سطح تیمی نیز کمک می‌کند. کمک به عضو جدید در درک فرهنگ تیم بسیار مهم است. تیم در شرایط درگیری و تعارض چه واکنشی نشان داده یا چگونه ارتباط برقرار می‌کند؟”
آموزش در سطح تیم می‌تواند به پرسنل جدید در درک روند کار، سلسله مراتب گزارش تیم، انتظارات روزمره برای نقش آنها و موارد دیگری که ممکن است آموزش در سطح شرکت پوشش ندهد، کمک کند. این همچنین فرصتی است برای اضافه کردن پرسنل جدید به روند موجود، معرفی آنها به اعضای تیمی که از نزدیک با او کار خواهند کرد و هر معیاری که برای ردیابی بهره‌وری تیم استفاده می‌شود.
۴- روش یادگیری ترجیحی هر پرسنل جدید را در نظر بگیرید.
افراد به روش‌های مختلف یاد می‌گیرند، بنابراین برنامه آموزش پرسنل شما باید متناسب با سبک‌های مختلف یادگیری باشد. انطباق با روش یادگیری ترجیحی پرسنل جدید می‌تواند به آموزش سرعت بخشد و از میزان آموزش لازم برای پرسنل جدید قبل از اینکه به طور موثر در نقش خود عمل کند، کاسته می‌شود.
جیس رودلی، صاحب مشاور SEO می‌گوید: “هنگام آموزش کارمندان جدید، مهم است که آنها را به گونه‌ای درگیر کنیم که به بهترین وجه توانایی آنها را در یادگیری بیشتر نشان دهد. مردم اغلب در دستیابی به اهداف متفاوت عمل می‌کنند.”
شما به احتمال زیاد سه سبک اصلی یادگیری در بین پرسنل جدید خواهید دید:
- بصری: برخی از پرسنل جدید ترجیح می‌دهند بار اول با تماشای کسی که به طور فعال انجام وظیفه می‌کند، فرایندها را یاد بگیرند.
- تکرار: سایر پرسنل جدید باید یک رویکرد عملی برای یادگیری داشته باشند. آنها قبل از اینکه کار را به حافظه بسپارند، چندین بار آن را انجام می‌دهند.
- خواندن: بعضی از کارمندان ترجیح می‌دهند یک بسته دستورالعمل کتبی بخوانند و آن را در چند هفته اول کار خود نگه دارند.
رادلی گفت: “در حالی که همه جنبه‌های آموزش برای جابجایی بین [این سه سبک یادگیری] ساخته نشده است … اما تمرین خوب این است که با ارائه روشی که بیشتر به کارمند جدید الهام می‌بخشد، بهترین شانس موفقیت را به او بدهید.”
۵- رهبران خوب را معرفی کنید و آنها را در روند آموزش مشارکت دهید.
بدون وجود رهبران خوب، موفقیت برای کارکنان شما سخت می‌شود. این امر خصوصاً در مورد پرسنل جدید صادق است. هنگام ترفیع یا استخدام در پست‌های مدیریتی، به دقت در نظر بگیرید که کدام یک از نامزدها می‌توانند سایر کارکنان را به بهترین وجه راهنمایی و مربی‌گری کنند. سپس، آنها را در تهیه و اجرای برنامه آموزش پرسنل جدید مشارکت دهید.
جسیکا دوناهو، صاحب Adjunct Leadership Consulting گفت: “توانایی رهبری مدیرعامل تعیین‌کننده این است که آیا پرسنل جدید تجربه مثبت یا منفی خواهد داشت. اشتغال، حفظ و جابجایی کارمندان می‌تواند با توجه به کیفیت رهبری پیش‌بینی شود. به این ترتیب، ارائه یک تجربه استثنایی در پذیرش اولین قدم برای رهبری است که به دنبال حفظ و مشارکت تیمی با عملکرد بالا برای آینده می‌گردد.”
جمع‌بندی
با رعایت این نکات، می‌توانید برنامه جدیدی برای آموزش پرسنل تدوین کنید که مطمئناً موفقیت‌آمیز خواهد بود. برای اصلاح و بهبود برنامه خود، دائماً از پرسنل جدیدی که از آن استفاده کرده‌اند و آموزش دیده‌اند، بازخورد بگیرید. با رشد و تکامل شرکت شما، برنامه آموزش پرسنل جدید نیز باید رشد کند. از این گذشته، همیشه جای پیشرفت وجود دارد.
کارمندان فعلی خود را در برنامه آموزش شرکت دهید و مطمئن شوید این برنامه با وظایف روزمره پرسنل جدید سازگار و قابل تطبیق است. همیشه سبک یادگیری و ترجیحات منحصر به فرد هر پرسنل جدید را در نظر بگیرید تا بتوانید دستورالعمل دریافت‌شده را بهینه کنید.
