۱۰ استراتژی برتر برای تقویت مشارکت کارمندان

همه ما می‌دانیم که یکی از دلایل اصلی ریزش کارمندان، عدم تعامل مناسب با آنها است. البته به این موضوع نیز آگاهیم که بهبود سطح تعامل کارمندان می‌تواند باعث کاهش سطح ریزش کارمندان و بهبود بهره‌وری شود. اما چگونه باید این تعامل و مشارکت مناسب را شروع کنیم؟ از کجا بدانیم که استراتژی منتخب ما برای تعامل کارمندان جواب می‌دهد؟

امروزه بسیاری از بزرگترین سازمان‌ها به استفاده از سرمایه فکری کارمندان خود، اعتماد می‌کنند. آنها می‌دانند که افراد متخصص در سازمان‌شان، به راحتی قابل تعویض نیستند. این بدان معنی است که آنها انرژی زیادی را صرف چگونگی نگهداری کارمندان در شرکت‌های خود می‌کنند.

بدین سبب، در ادامه به ۱۰ استراتژی برتر برای تقویت این مشارکت کارمندان (Employee Engagement Strategies) در سازمان پرداخته‌ایم تا با استفاده از آنها، تعامل بین افراد سازمان را بهبود بخشید.

1. به کارمندان خود ساعات کاری انعطاف‌پذیر ارائه دهید.

رویکرد سنتی “نشستن پشت میز” برای کار کردن، در حال تغییر است. انتظار اینکه کارمندان از ساعت ۹ تا ۵ یا حتی شب‌ها و آخر هفته‌ها از خانه نیز کار کنند، غیر‌منطقی است.

بسیاری از کارمندان متعهد می‌خواهند در شغل خود پیشرفت کنند. اما آنها همچنین می‌خواهند کمی انعطاف‌پذیری داشته باشند تا اوقات خود را با خانواده بگذرانند. بسیاری از کارفرمایان – به ویژه در خدمات حرفه‌ای – ارزش ترتیبات کاری انعطاف‌پذیر را تشخیص می‌دهند.

توجه داشته باشید یک استراتژی کاری انعطاف‌پذیر، که ضعیف اجرا شده است، تاثیر زیادی در افزایش رضایت شغلی میان کارمندان شما نخواهد داشت. اما اگر یک برنامه خوب و  فکر شده داشته باشد، می‌توانید این رضایت را در بین نیروی کار خود افزایش دهید.

2. تعطیلات واقعی را تشویق و لحاظ کنید.

بیش از ۴۰٪ کارمندان آمریکایی از روزهای تعطیل اختصاصی خود استفاده نمی‌کنند. این به چند دلیل اتفاق می‌افتد. برخی از کارمندان نگران هستند که مافوق خود در صورت یک هفته نبودن در مورد آنها قضاوت نادرستی بکند یا موقعیت خود را از دست بدهند.

در حقیقت، حتی وقتی کارفرمایان کارمندان را به گذراندن تعطیلات تشویق می‌کنند یا زمان تعطیلات نامحدودی را پیشنهاد می‌دهند، باز هم کارمندان از استفاده از آنها اجتناب می‌کنند. این ممکن است برای کسب و کارها موردی برای پیروزی به نظر برسد، اما اینگونه نیست.

وقتی کارمندان شما از تعطیلات خود صرف نظر می‌کنند ، این احتمال وجود دارد که از کارایی کمتری برخوردار باشند و در برخی موارد عملکرد مفیدی را ارائه ندهند.

بنابراین چه کاری می‌توانید انجام دهید؟

این استراتژی به کارمندان شما نشان می‌دهد که شما فقط آنها را به عنوان دنده‌های قابل تعویض در ماشین مشاهده نمی‌کنید. شما به سلامت روان و خوشبختی آنها در کنار سازمان خود اهمیت می‌دهید. تشویق کارمندان برای تعطیلات یک چیز است. پرداخت هزینه برای این کار چیز دیگری است. شما گاهی باید هر دو را در نظر بگیرید.

3. با کارمندان بخش‌های مختلف مشورت کنید.

قسمت اصلی مشارکت کارمندان، اطمینان از این است که آنها شما احساس نمی‌کنند در روند فعالیت‌های شرکت دور هستند. مردم دوست دارند احساس کنند عضوی با ارزش از نیروی کار هستند.

البته، انجام این کار در مقیاس بزرگ سخت است. به استثنای نظرسنجی‌های کارمندان، که بعضا به عنوان یک تشریفات ناپسند رد می‌شوند، مشورت با هر کارمند در هرجای دیگر دشوار است. اما برخی از شرکت‌ها هستند که موفق به این کار می‌شوند.

برای نمونه شرکت هواپیمایی Southwest Airlines که به دلیل داشتن فرهنگ شرکتی قوی و تعامل بالای کارمندان شهرت یافته است، راهی جالب برای استخدام کارمندان خود پیدا کرد. هنگامی که شرکت هواپیمایی تصمیم به تغییر لباس خود گرفت، طراح شخص ثالثی استخدام نکرد.

در عوض، با کارمندان خود مشورت کرد. پس از تماس با کارگران بخش‌های مختلف، این ایرلاین پاسخ هزاران نفر از علاقه‌مندان را شنید. لیست را به چهل و سه کارمند محدود کرد. طی ۱۹ ماه، جلسات دو هفته‌ای را در شیکاگو و دالاس برگزار کرد و در نهایت یک لباس فرم شیک و کاربردی ایجاد کرد.

محصول نهایی شامل نیازها و ترجیحات افرادی است که هر روز از این لباس فرم استفاده می‌کنند. یک کارمند، که ۳۶ سال در شرکت هواپیمایی کار کرده بود، این تجربه را “فراموش نشدنی” خواند.

ابتکاراتی از این دست به کارمندان فرصتی می‌دهد تا با چالش‌های منحصر به فرد کنار بیایند و با افراد بخش‌های دیگر ملاقات کنند. گاهی کار کردن می‌تواند یک فعالیت سنگین روزانه باشد و تجربه‌هایی از این دست محیط تازه‌ای را به شما معرفی می‌کنند.

4. گاهی پاداش‌های غیر منتظره بدهید

شما احتمالا در همه این استراتژی‌های تعامل کارمندان متوجه یک موضوع شده‌اید. همه آنها در مورد ایجاد فرهنگی هستند که کارمندان احساس نکنند فقط یک عدد یا آدمک‌هائی قابل تعویض هستند. شما باید به کارمندان اجازه دهید تا بدانند اهداف شغلی، آرزوهای شخصی، سلامتی و رضایت آنها برای شرکت‌شان مهم است.

یکی از راه‌های تحقق این امر برای شرکت‌ها، پاداش های غیر منتظره _نه تنها موارد مالی_ برای کارمندان‌شان است. در نتیجه، کارمندان احساس می‌کنند که در شرکتی هستند که حضور آنها را نادیده نمی‌گیرد.

برای مثال استارباکس (Starbucks) یک برنامه آزمایشی داوطلبانه پرداخت شده را در سال ۲۰۱۸ اجرا کرد. به لطف بودجه بنیاد استارباکس، ۳۶ کارمند در ۱۳ شهر همچنان که به مدت نیمی از هفته در یک سازمان غیر انتفاعی کار می‌کردند، حقوق تمام وقت دریافت می‌کنند.

این فقط یک فعالیت خیرخواهانه نیست. همچنین یک استراتژی جذب و استخدام کارمندان خوب است. کارمندان  امروز، به ویژه نسل هزاره‌ها، می‌خواهند برای شرکت‌هایی کار کنند که سهم مثبتی در جامعه دارند. سایر شرکت‌های مطرح مانند Salesforce ، Intuit و Deloitte نیز چنین فرصت‌هایی را ارائه می‌دهند.

5. قدردانی از کارمندان موفق را به همه نشان دهید.

۶۶٪ از کارمندان شغلی را کنار می‌گذارند که احساس عدم قدردانی را در آن به وفور درک کنند. برخی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند قدردانی خود را از طریق هدیه‌های اداری نشان دهند. به عنوان مثال، صبحانه رایگان روزهای دوشنبه یا یک سبد میوه در دفتر، یک حس خوب را به وجود می‌آورد.

روش خوب دیگر برای نشان دادن قدردانی از کارمندان، طراحی تقدیرنامه‌های زیبا و به یاد ماندنی است. کارمندان برای همکاران خود یادداشت‌های تقدیر می‌نویسند، آنها را شخصا به همکار تحویل می‌دهند و گیرنده آن را روی میز خود نگه می‌دارد تا زمانی که آماده شود آن را به شخص دیگری تحویل دهد.

6. اطمینان از پشتیبانی در سطح بالا برای جلسات بازخورد ۳۶۰ درجه

جلسات بازخورد ۳۶۰ درجه یک روش عالی برای درگیر کردن کارمندان خود است. آنها همچنین فرصتی برای کسب بینش مناسب در مورد عملکرد خود خواهند داشت. به طور خلاصه، این مهم فرصتی است که کارمندان، از افراد اطرافشان بازخورد می‌گیرند.

برای نمونه HCL Technologies Inc Ltd ، یک شرکت فناوری اطلاعات جهانی است که از نظرسنجی‌های بازخورد ۳۶۰ درجه استفاده می‌کند. علاوه بر این، تعداد قابل توجهی از مدیران آن، این بازخورد را با تیم‌های خود به اشتراک می‌گذارند. این امر باعث ایجاد وفاداری و تخصیص بهتر وظایف می‌شود زیرا گزارش‌های مستقیم برای جبران نقاط ضعف رهبران نیز راه حل‌های مناسبی را ارائه می‌کند.

7. برنامه‌های شفاف پیشرفت شغلی و فرصت‌های مشاوره را تدوین کنید.

کارمندان ترجیح می‌دهند در شرکت‌هایی بمانند که به آنها این امکان را می‌دهد تا روی پیشرفت حرفه‌ای خود، سرمایه‌گذاری کنند. یک نظرسنجی نشان داد که ۹۴٪ از کارمندان به شرکتی که فرصت‌های پیشرفت زیادی را ارائه می‌دهد، پایبند هستند.

برای نمونه در MasterCard، کارمندان می‌توانند به زودی پس از عضویت در شرکت از فرصت‌های چرخش شغلی استفاده کنند. MasterCard همچنین به طور فعالانه به کارمندان کمک می‌کند تا مسیرهای شغلی و مسیرهای شخصی خود را ترسیم کرده و ابزارهایی را برای کمک به آنها در شناسایی مهارت‌های خاص مورد نیاز، ارائه دهند.

به مهارت‌هایی که برای سازمان شما مهمترین است فکر کنید و برنامه‌های آموزشی ایجاد کنید که به کارمندان جاه‌طلب فرصتی برای کمک بیشتر بدهد. برای همه کارمندان برنامه‌های شغلی شفاف و روشنی طراحی کنید و اطمینان حاصل کنید که مدیران و دپارتمان‌های منابع انسانی آنها را جدی می‌گیرند.

8. برنامه‌های تیم‌سازی را با طراحی مناسب در نظر بگیرید.

لازم است که سازماندهی فعالیت‌های منوط به تیم‌سازی را برای کارمندان خود در نظر بگیرید. در عین حال برنامه‌ها و فعالیت‌هایی را که نیاز به برون‌سپاری دارند تا از حجم کار کارمندان شما بکاهد، فراموش نکنید.

در یک مطالعه، یک سوم کارمندان گزارش دادند که در فعالیت‌های تیم‌سازی شرکت کرده‌اند، اما این فعالیت‌ها یا مطابق با فرهنگ شرکت نیستند یا باعث می‌شوند احساس راحتی بیش از حد یا خجالت کنند.

برای دریافت ارزش بیشتر از تمرینات تیم‌سازی، بر روی طراحی مجدد آنها تمرکز کنید. به جای بازی‌های ساختگی، اکنون شرکت‌ها تمرینات تیم‌سازی طبیعی و سرگرم کننده‌تری مانند کلاس‌های آشپزی، فوتبال و حتی کشتی سومو را ترتیب می‌دهند.

به عنوان مثال یک شرکت برای رویدادهای تیم‌سازی خود، کلاس آشپزی برگزار کرد که در آن شرکت‌کنندگان به گروه‌های مختلفی تقسیم می‌شدند. هر گروه وظیفه طبخ یک دوره خاص برای شام تیم را داشت. به آنها محدودیت زمانی، دسته‌ای از مواد اولیه و بدون دستورالعمل داده شد. در نتیجه، آنها مجبور شدند به سرعت سلیقه دیگر همکاران خود را بشناسند.

9. ارائه فرصت‌های مشاوره بین کارمندان و مدیران ارشد

ارائه فرصت‌های مشاوره در محل کار مزایای قابل مشاهده‌ای دارد. فرصت‌های مربیگری (منتورینگ) به کارمندان اجازه می‌دهد تا به مدیران ارشد دسترسی پیدا کنند و بتوانند بینش مناسب و مشاوره لازم را در مورد چگونگی پیشرفت حرفه خود، به دست آورند.

ابتدا چارچوبی ساخت یافته را طراحی کنید. نحوه عملکرد این برنامه مشاوره باید روشن باشد. در غیر این صورت، کارمندان با تماس با رهبران ارشد احساس ناخوشایند می‌کنند. تمام این موارد را در نظر بگیرید:

• برنامه از چه زمانی شروع می‌شود؟
• چه مدت طول می‌کشد؟
• مشاورین و مربیان چگونه انتخاب می‌شوند؟

اینها همه سوالاتی است که باید قبل از اجرای برنامه راهنمایی به آنها پاسخ دهید. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که مربیان بر اساس علایق و اهداف شغلی خود به طور مناسب کنار هم قرار می‌گیرند.  بعلاوه، مهم است که هر دو طرف را توانمند کنیم. در حالی که به نظر می‌رسد مربی بیشترین ارزش را به خود اختصاص می‌دهد، مشاورین نیز بینش منحصر به فردی را ارائه می‌دهند که برای رهبران ارشد مفید است.

در آخر، فرصتی برای ارائه بازخورد در نظر بگیرید. شما می‌خواهید بدانید چه عواملی در این تعامل موثر بود و چه عواملی این مشارکت را از بین می‌برد.

10. ایجاد یک محیط کار فراگیر، مملو از فعالیت‌های متفاوت

خوب است که در این بخش تفاوت بین تنوع و مشمولیت را بدانیم. تنوع بخشی است که بیشتر کارفرمایان درک می‌کنند. آنها برنامه‌هایی برای استخدام زنان بیشتر، افراد بیشتر از گروه‌های اقلیت و موارد دیگر را در نظر دارند. آنچه از دیدگاه برخی از آنها دور است، مشمول بودن است. مشمول بودن به این معنی است که افراد بدانند مجبور نیستند همکاران خود را پنهان یا ویرایش کنند.

همانطور که Harvard Business Review بیان می‌کند: “یک مسلمان می‌تواند بدون نگرانی از نگاه همکارانش در محل کار خود نماز بخواند و مطمئن باشد که او را “دیگری” صدا نخواهند کرد”.

مسلما این امر مستلزم تعهد عمیق نسبت به فرهنگ‌سازی این مهم در سازمان است. این کار فراتر از استخدام اقلیت‌های بیشتر است. این در مورد اطمینان از شادی آن اقلیت‌ها در محل کار مهمتر به نظر می‌رسد. زیرا کارمندانی که احساس می‌کنند نسخه غیر واقعی خود را وارد کار می‌کنند، وابستگی کمتری به شرکت خود خواهند داشت.

شما می‌توانید از نکات زیر برای ایجاد فرهنگ گسترده‌تر شرکت استفاده کنید:

• برای به دست آوردن بینش بهتر، نظرسنجی‌های کارمندان خود را توسط گروه‌های اقلیت طراحی کنید.
• مجریان مستقل را برای اداره گروه‌های متمرکز خود استخدام کنید.
• مدیران خود را تشویق کنید که با گزارش مستقیم، مکالمه‌ای آزاد و صادقانه را داشته باشند.

نتیجه سخن

هیچ کس دوست ندارد از کار مورد علاقه خود جدا شود. اما گاهی با بی‌توجهی مدیران به میزان تعامل و مشارکت با کارمندان، این جدابی اتفاقی اجتناب‌ناپذیر است. تحقیقات زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد بهبود مشارکت کارمندان امکان‌پذیر و قابل اندازه‌گیری است. شما فقط به استراتژی‌های درست نیاز دارید. نگاهی انتقادی به فرهنگ شرکت خود بیندازید، فرصت‌های بهبود مشارکت کارمندان را شناسایی کرده و از این راهکارها برای شروع استفاده کنید.