بهره‌وری
چگونه در منزل خود یک دفتر کار عالی و منظم ایجاد کنیم؟
یکی از بزرگ‌ترین مزایای داشتن دفتر کار در خانه، آزادی برای تزئین و طراحی آن به دلخواه است. اما مهم است که اجازه ندهیم این فضا، تمام خانه را تحت تأثیر قرار دهد. به عبارت دیگر، ما نباید محل کار را با بقیه فضای شخصی، ترکیب کنیم. این که آیا شما “دفتر خانگی” خود را نعمت یا نفرین می‌نامید، به فضای کار شما بستگی دارد. روحیه و بهره‌وری شما تحت تأثیر نحوه چیدمان آن قرار می‌گیرد. همانطور که یک میز شلوغ نتیجه یک ذهن درهم و برهم است، یک دفتر نامنظم نیز ممکن است در نتیجه بی‌توجهی شما به این روز افتاده باشد.
فکر می‌کنید دفتر خانگیتان آشفته است و بهره‌وری شما را کاهش می‌دهد؟ نگران نباشید، زیرا ما در این مقاله چند نکته عالی برای بهبود سازماندهی دفتر کار ارائه می‌دهیم که به شما کمک می‌کنند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید، روحیه خود را مثبت نگه دارید و بر کار با کیفیت بالا متمرکز شوید.
حفظ مرز بین کار و زندگی شخصی
با واضح‌ترین نکته شروع می‌کنیم: ترکیب نکردن کار و زندگی به عنوان یک اصل مهم. حتی با قاطع‌ترین نیت برای جدا کردن هر دوی آن‌ها در دفتر خانگیتان در مرحله اولیه، این دو مجبورند با هم ترکیب شوند زیرا دفتر شما در خانه‌تان است.
چه باید کرد:
هر از گاهی دفتر خود را بررسی کنید تا ببینید چه مقدار از فضای کاری شما پر از عوامل حواس‌پرتی شده است. تصمیم بگیرید تلویزیون، کنسول‌های بازی و سایر مواردی که موجب حواس‌پرتی می‌شوند را کنار بگذارید و آن‌ها را از دید دور نگه دارید. آن محدوده در خانه را که محل شروع و پایان کار است حفظ کنید. این محل کار را تا حد ممکن از سایر اتاق‌ها متمایز نگه دارید. زیرا چنین تمایزی می‌تواند تأثیر روانی بر نحوه تقسیم کار و زندگی شما داشته باشد.
انتخاب صندلی مناسب
آیا از صندلی مورد نیاز خود استفاده می‌کنید؟ ممکن است باور نکنید که این مسئله تا چه میزان بر راحتی شما تأثیر دارد. اما همانطور که می‌دانید، نشستن زیاد در مکانی واحد برای ساعات طولانی، شما را به شدت خسته خواهد کرد. در نتیجه باید از صندلی مناسبی استفاده کنید.
بر اساس گزارش آکادمی پزشکان خانواده آمریکا، حدود ۹۰ درصد از بزرگسالان در مقطعی از زندگی خود دچار کمردرد می‌شوند که حدود ۵۰ درصد از این جمعیت، در دوران شغلی با این عارضه روبرو شده‌اند. وقتی به سلامتی خود توجه نکنید، انرژی مناسبی برای ادامه کار ندارید.
چه باید کرد:
به فکر تهیه یک صندلی با طراحی ارگونومیک باشید.
اهمیت دادن به روشنایی اتاق
ما اغلب از روشنایی غافل می‌شویم. آیا لامپ میز شما بسیار روشن یا خیلی کم نور است و نمی‌توانید به طور موثر با آن کار کنید؟ آیا نور طبیعی و کافی در بهترین نوع را از خورشید دریافت می‌کنید؟ برای داشتن این نور، مطمئن شوید که فضای کار مد نظر شما دارای پنجره یا دهانه کافی برای ورود نور خورشید است.
تحقیقات نشان داده است که مردم در ماه‌های زمستان به دلیل عدم قرار گرفتن در معرض نور خورشید احساس بی‌حالی می‌کنند. قرار گرفتن در معرض نور می‌تواند روحیه شما را افزایش داده و خوابتان را بهبود بخشد. در مواقع نامساعد بودن آب و هوا یا شب‌های طولانی کار، لازم است کمی روشنایی مصنوعی در محیط کار ایجاد کنید.
چه باید کرد:
شدت‌های مختلف نور یا تن‌های روشنایی مختلف را آزمایش کنید تا دریابید کدام یک برای شما مناسب‌تر است. بسته به اینکه چقدر فضای کار شما وسیع خواهد بود، ممکن است برای داشتن یک محیط راحت برای کار، از چندین چراغ و متفاوت استفاده کنید.
سعی کنید چندین چراغ روشنایی و حداقل یک چراغ رومیزی با نور مستقیم روی میز داشته باشید که خواندن، نوشتن یا ترسیم اسناد را تسهیل کند. اگر بیشتر کار خود را با رایانه انجام می‌دهید، در مورد روشنایی مطلوب و کنتراست چشم کمی مطالعه و تحقیق کنید.
به روز و قابل اعتماد نگه داشتن فناوری مورد استفاده
اگر بیشتر اوقات در خانه کار می‌کنید، می‌دانید که فناوری بهترین شریک شما است. آیا با دستگاه‌های موجود مانند رایانه، چاپگر یا اتصالات دچار اشکالات فنی مکرر می‌شوید؟ اگر اینگونه است، مطمئن هستیم که این امر موجب ناامیدی زیادی در محل کار شما می‌شود.
به احتمال زیاد دستگاه‌ها و ابزارهای قدیمی خود را حفظ کرده‌اید زیرا هنوز کار می‌کنند و پرداخت هزینه برای ارتقای آن‌ها به نظرتان مقرون به صرفه نیست. بهتر است به این فکر کنید که در عوض چقدر زمان را هدر داده‌اید و سعی کرده‌اید آن مشکلات را برطرف کنید. بعلاوه “هزینه اضافی” که هر بار برای این بازبینی‌های بی‌نتیجه صرف شده، چه میزان بوده است. همچنین تأثیر منفی این اتفاق بر روحیه خودتان را فراموش نکنید. خرابی سیستم و از دست دادن اطلاعات در نزدیکی مهلتی مهم، می‌تواند آسیب زیادی ایجاد کند.
چه باید کرد:
نرم‌افزار آنتی ویروس رایانه و سیستم عامل خود را به روز کنید و به طور منظم تعمیرات دستگاه را انجام دهید. از اطلاعات مهم در فواصل زمانی مختلف، نسخه پشتیبان تهیه کنید.
تقویت فناوری مورد استفاده
نکته دیگری که باید در مورد فناوری مورد استفاده در دفتر خانگی خود در نظر بگیرید، ویژگی‌های اضافی است که برخی از ابزارها، دستگاه‌ها و نرم‌افزارها ارائه می‌دهند. پس از مدتی کار، باید تصور کنید که چه چیزی می‌تواند در دفتر شما حذف یا اضافه شود تا بازده بیشتری داشته باشید. برای نمونه، آیا شما به یک میکروفون حرفه‌ای احتیاج دارید؟
چه باید کرد:
تعلل نکنید و با لیست کردن وسایلی که به شما امکان می‌دهند کارها را به طور مؤثرتری انجام دهید، وضعیت را بهبود بخشید. به عنوان مثال، اگر طراح گرافیک هستید، از خودتان بپرسید آیا مانیتور دوم می‌تواند در سرعت بخشیدن به کارها کمک کند؟
گسترش فضای کار یا سیستم ذخیره‌سازی
آیا اسنادتان به دلیل رونق کسب‌وکار شما روی هم انباشته شده‌اند؟ اگر چنین است، وقت آن رسیده که فضای فیزیکی دفتر کار خود را گسترش دهید. قاعده کلی برای هر اتاق یا فضا این است که هرچه آشفتگی کمتری داشته باشید، حواس‌پرتی شما کمتر خواهد بود.
اگر وسایل را در اطراف خود رها می‌کنید، ناگهان به خودتان می‌آیید و می‌بینید که یک توده از بی‌نظمی ایجاد شده است. اما وقتی فضای فیزیکی را افزایش دهید، زمان بیشتری طول می‌کشد تا این اتفاق بیفتد. فضای اضافی همچنین باعث می‌شود فضای کار شما کمتر تنگ به نظر برسد، از این رو، مرتب‌تر خواهد بود.
چه باید کرد:
اگر جایی برای منظم کردن این موارد ندارید چطور؟ شما باید سرمایه‌گذاری در راه‌حل‌های ذخیره‌سازی عالی مانند قفسه بایگانی، قفسه‌های کشویی، پرونده‌های مناسب و پوشه‌های کوچک و بزرگ را در نظر بگیرید.
مطمئنا ممکن است اتاق با کمدها و قفسه‌ها تنگ به نظر برسد، اما ندیدن توده‌های کاغذ و انبوهی از اسناد هنگام کار، کافی است تا اعصاب شما را در بقیه روز آرام نگه دارد. البته اگر می‌خواهید هنگام گشتن به دنبال اسناد و مدارک بتوانید به راحتی آن‌ها را پیدا کنید، باید برچسب آن‌ها را مشخص کرده و جلسات دوره‌ای تشکیل پرونده را برای مدیریت مدارک خود، در نظر داشته باشید.
ساده‌سازی فرایندها
آیا فرایندهای کاری خود را آنقدر پیچیده کرده‌اید که دیگر از حد تحملتان خارج شده‌اند؟ اگر چنین می‌باشد، زمان بازگشت به اصول اولیه است. همه چیز را ساده کنید. به یاد داشته باشید که کلید داشتن یک دفتر سازماندهی‌شده، کارایی مناسب است و هرچه وسایل بیشتری در اطراف خود داشته باشید، نظم دادن به همه چیز سخت‌تر می‌شود.
دفتر نامنظم جایی است که در آن برای پیدا کردن اسناد خود دچار مشکل هستید. فضای کاری که به گونه‌ای بسیار پیچیده سازماندهی شده باشد، ممکن است در ظاهر مرتب به نظر برسد، اما به دلیل دسته‌بندی‌های زیاد وسایل، مشکلات مرتب‌سازی یا تشکیل پرونده زیادی، ایجاد مزاحمت می‌کند.
چه باید کرد:
همه چیز را تمیز و در مینیمال‌ترین حالت ممکن نگه دارید. وقتی بیش از حد سازماندهی کنید همیشه تمایل دارید که محیط کار خود را مرتب نگه دارید، اما این کار هم وقت‌گیر است و هم خسته‌کننده. در نهایت، باز دچار بی‌نظمی می‌شوید. این امر فقط در مورد چیدمان فیزیکی محل کار شما صدق نمی‌کند. در مورد رایانه نیز همینطور است.
برای دسترسی آسان به فایل‌ها، آن‌ها را مرتب کنید. قانون کلی این است که تا حد امکان دسکتاپ را تنها با چند فایل یا برنامه‌ای که روی آن‌ها کار می‌کنید، تزیین کنید. یک دسکتاپ مینیمال و میز تمیز داشته باشید (خوب است که حتی سیم‌های زشت را از چشم دور نگه دارید) تا ذهن شما از یک چیز به چیز دیگر سرگردان نباشد. در نتیجه استرس کمتری احساس خواهید کرد و از انجام وظایف خود دور نمی‌شوید.
گنجاندن سلایق و الهام شخصی
با استناد به نکته اول، باید در مورد آنچه می‌توانید در محیط کار خود برای راحتی شخصی و الهام بخشیدن به محیط اداری غیرعادی در نظر بگیرید، آزادی عمل داشته باشید. توجه داشته باشید که هدف از این موارد این است که به شما کمک کند روحیه و انرژی مثبت را برای کار بر روی وظایف خود حفظ کنید.
این ایده‌ها می‌توانند شامل هر چیزی باشند: تغییر دکوراسیون، استفاده از گیاهان، دور نگه داشتن حیوانات خانگی، عکس یا پوستر. اگر در مورد کار در دفتر خانگی مطمئن نیستید، از خود بپرسید چه چیزی به شما انگیزه می‌دهد و شما را به ادامه کار سوق خواهد داد؟ این مسئله می‌تواند خانواده، فرزندان، اهداف، آثار هنری مورد علاقه، مناظر مکان‌هایی که تا به حال ندیده‌‌اید یا حتی مشاهده رنگ مورد علاقه شما باشد.
چه باید کرد:
اگر برای کار به تفکر خلاق زیادی نیاز دارید، حتما چیزهایی را در نظر بگیرید که به شما کمک می‌کند تا این ایده‌ها را ایجاد کرده و آن‌ها را به تصویر بکشید. مانند یک صفحه طراحی برای ابداع یا ایده‌هایی که ناگهان ظاهر می‌شوند. دکوراسیون به خودی خود می‌تواند تأثیر زیادی بر روحیه شما داشته باشد، بنابراین کمی به این مورد فکر کنید.
سبک یا موضوعی خاص را برای دفتر خانگیتان در نظر بگیرید که بتوانید با آن راحت باشید. اگر می‌خواهید مدت زمان زیادی را در دفتر خانگی خود بگذرانید، باید مطمئن شوید که محیطی دلپذیر برای کار دارید.
ایجاد یک بخش “در انتظار تأیید”
فرض کنید قبل از ثبت نام در پروژه منتظر هستید تا از رئیستان پاسخ بگیرید و پوشه روی اسکنر شما خاک می‌خورد. هنگامی که پروژه‌ها و کاغذها روی میزتان جمع می‌شوند تا پاسخ مناسب را دریافت کنید، شلوغی غیرضروری ایجاد می‌کنند. در عوض، یک باکس کنار میز کار خود داشته باشید. با این روش اقلام معلق می‌توانند خانه‌ای موقت داشته باشند تا بتوانید در موعد مقرر آن‌ها را تکمیل کنید. به این ترتیب، هم میزتان را خلوت نگه داشته‌اید و هم ذهنتان را.
چه باید کرد:
ذخیره‌سازی در هر دفتر خانگی مهم است. صرف نظر از میزان کاغذهای روی میز، همیشه تعدادی کاغذ باطله وجود دارد. و البته شما نیاز به قلم، تمبر و سایر اقلام فیزیکی دارید تا دفتر خانگی خود را کاربردی کنید.
اما مشکل این است که بسیاری از دفاتر خانگی کوچک هستند و این مسئله سازماندهی و ذخیره لوازم اداری را مشکل می‌کند. به جای فکر کردن به اینکه آن‌ها را در کنار یکدیگر نگه دارید، سعی کنید روش دیگری را امتحان کنید. در نظر گرفتن فضای ذخیره‌سازی عمودی یک راه عالی برای حداکثر کردن فضا در یک دفتر کوچک است. همچنین جای بیشتری را برای نیازهای ذخیره‌سازی منحصر به فرد باز می‌کند.
از دیوارها جهت ایجاد فضای سازمانی برای کارهای خلاقانه خود استفاده کنید. راه‌حل‌های ذخیره‌سازی غیر متعارف و بسیار کاربردی مانند کلیپ بورد آویزان را انتخاب کنید که به شما امکان می‌دهد آنچه را که روی دیوار است به سرعت تغییر دهید. تخته‌های چوب پنبه نیز راهی عالی برای ایجاد جا جهت چسباندن کاغذها بدون اشغال فضای زیاد روی میز است. یا سبدها و قفسه‌هایی که روی هم سوار می‌شوند را در نظر بگیرید تا کمی فضای ذخیره‌سازی بیشتری به دست آورید.
نتیجه سخن
از بسیاری جهات، یک دفتر کار خانگی سازماندهی‌شده می‌تواند میزان کارایی شما را بالا برده و عملکردتان را بهبود ببخشد. البته این مسئله در برخی موارد نیاز به آزمایش دارد تا به کیفیت مورد نظر برسد. طی این آزمایش‌ها خواهید دید که با اهمین دادن به بحث فناوری، سازماندهی فرآیندها و طرح‌های جدید، دفتر خانگی در اختیار دارید که از بسیاری جهات مولد ایده‌های نو خواهد بود. این امر ممکن است زمان‌بر باشد، اما مشاهده روند تکامل دفتر خانگی شما یک فرایند لذت‌بخش خواهد بود.
