اگر تنها در زمان ارزیابی عملکرد سالانه، روی بهبود عملکرد سازمان خود فکر می‌کنید، تنها نیستید. امروزه بسیاری از ما ترجیح می‌هیم ساکت بمانیم و اجازه دهیم شخص دیگری پیشرفتهای (که به احتمال زیاد نیمی از آنها در ذهن ما بوده‌اند اما برای رسیدن به آنها تلاشی نکرده‌ایم) خود را جشن بگیرد و ما تنها از دور نظاره‌گر باشیم. زیرا که این یک انتخاب ساده‌تر است.
با این حال، بیایید به دقت در مورد این مسئله فکر کنیم. بی‌شک شما فردی با استعداد و دارای عملکردی مثمرثمر هستید. حتما در کار خود مهارت دارید، اما اگر روی “بهبود عملکرد خود” تمرکز نکنید، چگونه رشد خواهید کرد؟ چگونه می‌توانید این رشد را برای کسب و کار خود تضمین کنید؟
مهم نیست که چقدر ماهر یا کارآمد باشید، همیشه امکان انجام کار بهتر از قبل، وجود دارد. مراقبت از افزایش مجموعه مهارت‌های خود و بررسی راه‌های یادگیری موارد جدید، اولین گام برای تبدیل شدن به نسخه بهتر خودتان است.
این مسئله نه تنها به افزایش عملکرد کاری شما کمک می‌کند بلکه فرصت‌های بالقوه‌ای را برای پیشرفت حرفه‌ای شما نیز ایجاد خواهد کرد. با توجه به اهمیت بهبود خودکار مداوم و بی‌پایان، ما چند نکته برای بهبود عملکرد کاری را گردآوری کرده‌ایم که مطمئنا کمک زیادی به افزایش عملکرد و ارزش شما در کسب و کارتان خواهد کرد.
۱۱ راهکار برای بهبود عملکرد کاری
نقاط عطف (Milestone) مشخصی را تعیین کنید.
تعیین نقاط عطف روشن در زندگی شخصی و شغلی مهم است. ما به عنوان یک انسان عادت داریم ماه را نشانه بگیریم اما برای ستاره‌ها تیراندازی کنیم. این مسئله در ذهن ما همان اهدافی است که تعیین می‌کنیم. در این زمانه، خوب است که کمی جسور باشید و وقتی صحبت از “اهداف” می‌شود، بهتر است روشن فکر کنید و واقع‌بین باشید.
تعیین اهداف غالبا فرایند طاقت فرسایی است. بنابراین آنچه شما باید انجام دهید این است که پروژه‌های بزرگ شخصی و حرفه‌ای خود را به قطعات کوچک‌تر تقسیم کنید و اهداف خود را بر این اساس تعیین کنید. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا انگیزه داشته باشید و سطح انرژی خود را در طول سفر بالا نگه دارید.
بعلاوه، تعیین اهداف مشخص، پیگیری پیشرفت شما را آسان‌تر می‌کند. به شما اجازه می‌دهد هر پیروزی کوچکی را که به دست می‌آورید، جشن بگیرید. هنگام تنظیم نقاط عطف، نکات زیر را بخاطر بسپارید:
- مراقب مهلت تعیین شده باشید.
- تمام تاریخ‌های مهم را در یک تقویم ذخیره کنید.
- مهارت‌های ارزیابی پروژه خود را ارتقا دهید.
- با هر نقطه عطف به عنوان یک تجربه یادگیری رفتار کنید.
مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید
هنگام شروع کار بر روی یک پروژه جدید، اختصاص زمان مناسب بهترین راهکار برای بهبود عملکرد است. از آنجا که شما فقط به طور متوسط ۴۰ ساعت در هفته کار می‌کنید، وقت زیادی برای هدر دادن یک پروژه ندارید زیرا همه آنها مهلت قانونی دارند که باید رعایت شوند. بنابراین، اگر روی مدیریت زمان خود کار کنید، پیشرفت چشمگیری در بهره‌وری کار خواهید دید.
برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کنید.
اگر به نظر می‌رسد قبلا این نکته را شنیده‌اید، حق با شماست. سازماندهی، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی بخشی اساسی از برنامه روزمره ماست. در حقیقت، هزاران مقاله وجود دارد که دلایل معتبری برای اهمیت این مطلب ارائه می‌دهند. اینها برخی از عادات ساده محل کار و نکات مربوط به مدیریت زمان است که به شما کمک می‌کند کارهای را به موقع انجام دهید و عملکرد کلی کار خود را بهبود ببخشید.
قبل از شروع روز، لیستی از کارها یا فعالیت‌هایی را که برای آن روز برنامه‌ریزی کرده‌اید مرور کنید. اکنون، از یک ابزار برنامه‌ریزی پروژه برای تعیین مهلت سررسید و وضعیت اولویت برای هر یک استفاده کنید. پس از آن، فوری‌ترین و ضروری‌ترین کارها را در نظر بگیرید و آنها را در اسرع وقت انجام دهید. در اینجا چند نکته وجود دارد که ممکن است در این راه به شما کمک کنند:
- تفاوت بین “فوری” و “مهم” را درک کنید. همیشه روی کارهایی تمرکز کنید که نیاز به توجه فوری دارند.
- وظایف خود را با تلاش تخمینی اندازه‌گیری کنید.
- عدم اطمینان یک واقعیت است. بنابراین، انعطاف‌پذیر و سازگار باشید اما اولویت‌ها را در ذهن نگه دارید.
جلسات خود را به خوبی برنامه‌ریزی کنید.
برنامه‌ریزی جلسات تقریبا در هر محل کار، یک روش معمول است. به همین دلیل مهم است که هر جلسه برای “موثرترین” فعالیت‌ها برنامه‌ریزی شود.
تمام وقت خود را برای برنامه‌ریزی جلسات خود اختصاص دهید، اما آنها را کوتاه کنید. قبل از شروع جلسه اطمینان حاصل کنید که تمام عناصر لازم وجود دارد. یک برنامه مشخص برای جلسه تعیین کنید و همان را با همه شرکت‌کنندگان در میان بگذارید تا آنها با آمادگی بیشتری حاضر شوند. علاوه بر این:
- قبل از ارسال دعوت‌نامه برای جلسه، از خود بپرسید که آیا واقعا این جلسه ضروری است.
- در دسترس بودن همه را بررسی کنید و بهترین زمان را برای جلسه انتخاب کنید.
- تا می‌توانید جزئیات بیشتری را برای آماده‌سازی گروه ارائه دهید.
- یک مکان همیشگی برای جلسه انتخاب کرده و آن را در چارچوب زمانی مشخص تمام کنید.
بهتر ارتباط برقرار کنید.
ارتباط یک خیابان دو طرفه است. ارتباطات موثر عملی است که باعث می‌شود شما در مورد نتیجه‌گیری بهتر کارها اطمینان یابید، روش‌های جدید و پیشرفتهای را برای دستیابی به نتایج بهتر بیاموزید و در آخر، عملکرد کلی کار را بهبود ببخشید. به یاد داشته باشید، هر نظر مهم است و مطمئنا می‌تواند به شما کمک کند عملکرد کار خود را به سطح جدیدی برسانید.
تزریق یک برنامه یا ابزار ارتباطی قدرتمند تیمی را به گردش کار خود در نظر بگیرید. گزینه‌های مختلف موجود در بازار را ارزیابی کنید، از جمله برنامه پیام‌رسانی تیمی، صفحه بحث، برنامه چت گروهی، ابزار کنفرانس ویدئویی و غیره و هنگام انجام این کار، نکات زیر را بخاطر بسپارید:
- فقط ارزیابی گزینه موجود را شروع نکنید، در ابتدا یک استراتژی همکاری مناسب قرار دهید.
- در نظر بگیرید که کدام ابزار نیاز طولانی مدت کسب و کار شما را برآورده می‌کند.
- بازخورد مشتریانی را که قبلا از ابزار دلخواه شما استفاده کرده‌اند، تجزیه و تحلیل کنید.
ابتدا کارهای دشوار را انجام دهید.
این نکته مستقیما به “برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی” کار شما مربوط می‌شود. بدیهی است که شما نمی‌توانید هر کار یا فعالیتی را همزمان انجام دهید. به همین دلیل مهم است که بفهمید چه کارهایی ابتدا باید انجام شود و چه کارهایی می‌توانند در مرحله برنامه‌ریزی پروژه به تعویق بیفتند یا تفویض شوند.
سعی کنید هر کاری را با توجه به اهمیت خاص و فوری آن در لیست کارهای خود قرار دهید. “مهم‌ترین کارها” را در بالا نگه دارید و بررسی موارد موجود در لیست خود را از بالا به پایین شروع کنید. ایده پشت این نکته بسیار آسان است: اگر کاری برای شما تا حدودی عذاب‌آور به نظر می‌رسد، با خلاص شدن از شر آن در اسرع وقت، خیال خود را راحت کنید.
تمرکز خود را از دست ندهید (وقفه‌ها را برطرف کنید)
وقفه یا حواس‌پرتی در محل کار به هر شکل و اندازه‌ای وجود دارد. مهم نیست که چند بار کار شما را قطع کرده‌اند یا چه کسی بیشتر از همه فعالیت شما را در طول روز قطع می‌کند. آنچه مهم است، این است که چگونه از وقفه در محل کار جلوگیری کرده و عملکرد کار خود را بهبود می‌بخشید. به یاد داشته باشید، وقفه در محل کار خطرناک است. آنها باعث می‌شوند تمرکز و وقت خود را از دست بدهید و در پایان، مدیریت کار شما را مختل کرده و باعث تاخیر در تحویل پروژه‌ها می‌شود.
اگر می‌خواهید از ایجاد وقفه و مزاحمت در محل کار خود جلوگیری کنید، باید از تلفن یا ایمیل خود دور باشید. اعلان را خاموش کرده و مراقب انجام موفقیت‌آمیز کارهای موجود باشید. همچنین، در صورت لزوم یاد بگیرید که “نه” بگویید. شما می‌توانید و باید به هر چیزی یا کسی که می‌تواند روز شما را قطع کند نه بگویید. جدا از اینها، به این چند نکته ساده توجه کنید:
- عوامل حواس‌پرتی را در ساعات کار کنار بگذارید (تلفن‌های هوشمند، رسانه‌های اجتماعی، گپ و گفت با همکاران و سایر موارد).
- بین کار استراحت کوتاهی کنید (به آهنگ مورد علاقه خود گوش فرا دهید یا کمی پیاده‌روی کنید).
نقاط قوت و ضعف خود را تصدیق کنید.
هیچ راهی وجود ندارد که شما در همه چیز کامل باشید. همه ما نقاط ضعفی داریم و برای شناسایی فرصت‌های بهبود، تأیید آنها مهم است. برای اینکه بتوانید عملکرد روزمره خود را بهبود ببخشید، باید نقاط قوت خود را گرامی بدارید و همزمان بر نقاط ضعف خود غلبه کنید.
وقتی می‌توانید به “عالی” برسید، هرگز به “کاملاً خوب” بسنده نکنید. منتقد خود باشید و عملکرد خود را برای پیشرفتهای بالقوه ارزیابی کنید. اگر در کاری بسیار ماهر هستید، پس هر کاری که می‌توانید انجام دهید تا در آن بهترین باشید. اگر نمی‌دانید چگونه نقاط قوت و ضعف خود را بفهمید، در اینجا چند ایده وجود دارد که شاید امتحان آنها برای شما بد نباشد:
- الگوهای مناسبی را در عملکرد خود پیدا کنید.
- دریابید که در هنگام کار بیشتر از چه چیزی لذت می‌برید.
- تمرینات Reflective Best Self (RBS) را امتحان کنید.
- نحوه پاسخگویی به موقعیت‌هایی را که نیاز به عمل، فکر و بینش دارند، یادداشت کنید.
از محدودیت‌های خود آگاه باشید.
هرگز قربانی عادت‌هایی مانند درگیر شدن با چندین وظیفه یا تعلل در کار نشوید. یکبار روی یک فعالیت کار کنید و همه موارد را تمام کنید تا استرس کمتری داشته باشید و در معرض اشتباه یا دوباره کاری قرار نگیرید. همه چیز را در ذهن خود روشن نگه دارید. بی‌شک، قادر خواهید بود خیلی بیشتر از آنچه انتظار می‌رفت، خیلی سریع‌تر به نتیجه برسید.
درک محدودیت‌های شما آسان نیست. در واقع، هرگز قادر به درک آنها نخواهید بود تا زمانی که از آنها فراتر بروید. به عبارتی ساده، شما باید به مرز بین فعال و منفعل بودن در محل کار بیندیشید. چگونه این کار را انجام می‌دهید؟ در اینجا چند نکته وجود دارد که می‌توانید امتحان کنید:
- “نه” بگویید و صلح را حفظ کنید.
- خیلی بلند پرواز نباشید واقع‌بینانه عمل کنید.
- نقطه لذت خود را کشف کنید و از فرسودگی شغلی خودداری کنید.
۱۰٫ آنچه را شروع می‌کنید، به پایان برسانید.
مورد دیگری که احتمالا روی بهره‌وری و عملکرد شما در کار تأثیر می‌گذارد، ناتمام ماندن کارها است. آیا به یاد دارید که چند بار کار بر روی چیزی را شروع کرده‌اید و پس از مدت کوتاهی آن را رها کرده‌اید؟ اگر این اتفاق اغلب برای شما می‌افتد، وقت آن است که تغییر کنید. اگر پروژه یا کاری را شروع کرده‌اید، مطمئن شوید که این پروژه با حداکثر کیفیت، به آخرین مرحله خواهد رسیده.
برای خودتان پاداش تعیین کنید. هر زمان که پروژه یا کاری را با موفقیت به پایان رساندید، جشن موفقیت را برگزار کرده و به خود پاداش دهید. انجام این کار باعث افزایش عملکرد کاری شما می‌شود.
از ابزارهای مناسب استفاده کنید.
این یک واقعیت ثابت شده است که وقتی ابزار مناسب را ارائه می‌دهید، عملکرد کلی تیم شما با جهش قابل توجهی، بهبود می‌یابد. تحقیقات و مطالعات اخیر به وضوح نشان می‌دهد که اکثر سازمان‌ها به منظور استفاده از مزایای بسیاری که دارند، به ابزارها و فناوری مبتنی بر “فضای ابری” روی می‌آورند. همچنین پیش‌بینی شده است که در سال‌های آینده فناوری اطلاعات، یک تقویت‌کننده استراتژیک برای کسب و کار مدرن خواهد بود و ۸۱٪ سازمان‌ها با آن موافقت می‌کنند.
سازمان خود را با جدیدترین ابزار و فناوری به روز نگه دارید. بسیاری از گزینه‌های موجود در بازار را کاوش کنید و بهترین‌ها را با توجه به نیازهای خاص کسب و کار خود، ارزیابی کنید. برای استفاده از بهترین ابزار این سوالات را در ذهن داشته باشید:
- فرایندهای اصلی کسب و کار شما چیست و چگونه می‌توان با استفاده از ابزارها و برنامه‌های آنلاین آنها را بهبود بخشید؟
- آیا در حال حاضر از یک ابزار مدیریت استفاده می‌کنید؟ اگر بله، پس آیا طبق انتظارات شما نتیجه می‌دهد؟
- چقدر حاضرید سرمایه‌گذاری کنید؟
نتیجه سخن
در متن پیش رو سعی شد تا با ارائه ۱۱ راهکار مهم در بهبود عملکرد کاری این مهم را در نظر بگیریم که مدیریت تغییرات امری ضروری برای هر کسب و کار است و مهم‌ترین نکته در بهبود عملکرد شما نیز ایجاد تغییرات بهینه در روند پیشرفت و دستیابی به چشم‌اندازهای سازمان شماست. این میان مدیریت زمان، برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و انجام دشوارترین کارها در وهله‌ی اول، چهار نکته مهم از این لیست است.
