مدیریت افراد
۷ راهکار ساده برای حل مساله (Problem Solving) در محیط کار
بگذارید این واقعیت را بپذیریم که ما نمی‌توانیم انتظار داشته باشیم زندگی در محل کار (یا به طور کلی) یک جاده صاف و بدون هیچ گونه دست‌انداز، چالش و مانع پیش برود. مشکلات و مسائل در زندگی ما، کوچک یا بزرگ، در حین کار وجود خواهند داشت.
نحوه عکس‌العمل ما در برابر مشکلات در محل کار، گویای بسیاری از مهارت‌های حل مسئله ماست و این یکی از مناطقی است که تفاوت بین تیم‌های خوب را از تیم‌های متوسط (و حتی ضعیف) نشان می‌دهد. باید به توانایی خود برای غلبه بر چالش‌هایی که در میانه کارهای کوچک یا بزرگ با آنها روبرو می‌شویم، اطمینان داشته باشیم.
عموما، هنگام مواجه شدن با مشکلات، بسیاری از کارمندان تمایل دارند: عصبی شوند و آرزو کنند که این وضعیت از بین برود. آنها احساس می‌کنند که باید راه‌حلی مناسب ایجاد کنند و به دنبال شخصی می‌گردند که همه تقصیرها را به گردن او بیندازد.
حدس بزنید در این میان چه اتفاقی می‌افتد؟
پرداختن به یک مشکل، خود به یک مشکل دیگر تبدیل می‌شود. شما به عنوان یک رهبر، باید برنامه داشته باشید تا تیم خود در تولید راه‌حل‌هایی که مناسب وضعیت کسب و کار شما هستند، ارتقاء دهید.
فعالیت‌های حل مسئله می‌تواند راهی عالی برای دانستن این موضوع باشند که:
- اعضای تیم چگونه مشکلات را شناسایی می‌کنند؟
- نحوه عکس‌العمل آنها در برابر مسئله چیست؟
- چقدر سریع می‌توانند راه‌حل‌های بالقوه پیدا کنند؟
- چگونه بهترین راه را برای پیاده‌سازی استراتژی‌ها استفاده می‌کنند؟
مشکلات رایج تیم‌های پروژه
عدم اعتماد متقابل
اعتماد اساس روابط محکم است. اگر اعضا نخواهند با یکدیگر تعامل داشته باشند و آن ارتباط انسانی را که برای همکاری بهتر بسیار حیاتی است، در نظر نگیرند، هیچ تیمی نمی‌تواند به موفقیت دست یابد.
اعضای تیم ابتدا باید یکدیگر را چه از نظر حرفه‌ای و چه شخصی به خوبی بشناسند. خصوصا قبل از اینکه یک پروژه پیچیده و بزرگ به آنها واگذار شود. (که در برخی موارد تنش‌ها را بالا خواهد برد).
نداشتن مکان مرکزی برای اشتراک اطلاعات
هنگامی که برخی از اعضای تیم به اطلاعات مهم مربوط به یک پروژه دسترسی آسان ندارند، می‌تواند به شکاف مخوف اطلاعاتی در تیم منجر شود. اطلاعات پراکنده اوضاع را برای مدیران و اعضای تیم بدتر می‌کند.
داشتن تمام اطلاعات ذخیره شده و سازمان‌یافته در یک مکان واحد، به صورت فایل و پوشه، دسترسی به اطلاعات را برای همه اعضای تیم آسان می‌کند. اعضای تیم می‌توانند به طور موثر همکاری داشته باشند، موارد لازم را در یک مکان بازبینی، اثبات و به اشتراک بگذارند، که باعث صرفه‌جویی در وقت نیز می‌شود.
عدم شفافیت
طبق یک نظرسنجی انجمن روانشناسی آمریکا که با بیش از ۱۵۰۰ کارگر صحبت کرد، مشخص شد که ۵۰٪ کارمندان احساس نمی‌کردند کارفرمایان آنها، اطلاعات لازم برای موفقیت در کسب و کار خود را به اشتراک بگذارند. برای موفقیت هر پروژه، تیم‌ها، مدیران و مشتریان باید در یک سطح از اطلاعات باشند. بدون شفافیت، اعتماد به نفس در تیم به خطر خواهد افتاد و می‌تواند منجر به مشکلات زیادی شود.
وظیفه ایجاد شفافیت از سطح بالای سازمان شروع می‌شود. مدیران پروژه وظیفه دارند از نظر نحوه رفتار خود را نمونه برجسته‌ای برای اعضای تیم، قرار دهند. کارمندان احتمالا رفتارهای مثبت یا منفی رهبر خود را دنبال می‌کنند و مسئولیت الهام بخشیدن به آنها از طریق اقدامات مثبت، بهتر می‌شود.
ارتباط ضعیف
ارتباط ضعیف زمانی اتفاق می‌افتد که فعالیت به طور منظم در سراسر تیم اتفاق نیافتد و همه اعضا در آن پروژه شرکت نمی‌کنند. همچنین می‌تواند هنگامی اتفاق بیافتد که اعضای تیم کار یکدیگر را قطع کنند، سکوت اختیار کنند، مشکلات را نشان دهند اما در رسیدگی رسمی به آنها کوتاهی کنند. برخی از اعضا ممکن است هنگام بحث موافقانه سر تکان دهند، اما در واقعیت با آن امر، موافق نباشند.
استفاده از حالت‌های مختلف ارتباطی می‌تواند فاصله بین اعضای تیم را برطرف کند. در عین حال، تشویق اعضا برای به اشتراک گذاشتن افکار و نگرانی‌های خود می‌تواند به رفع بسیاری از سوتفاهم‌ها، تردیدها و سردرگمی‌ها نیز کمک کند.
عدم شفافیت در هدف
اگر به تیم‌هایی که کمترین لذت را در همکاری با آنها داشته‌اید، فکر کنید، به این نتیجه می‌رسید: “آنها تیمی بودند که درک مبهمی از هدف دقیق خود و چگونگی برنامه‌ریزی برای رسیدن به آن اهداف را داشتند”. وقتی نمی‌دانید کاری را که پشت سر می‌گذارید، قرار است چه نتایجی را در بر داشته باشد و شما را به کدام مرحله برساند، تلاش موثر دشوار خواهد بود. رضایت‌بخش‌ترین کار تیمی در جایی اتفاق می‌افتد که هدف به خوبی مشخص شده باشد و اعضای تیم با یکدیگر همسو باشند.
تعارض بین افراد
تعارضات اگر با دقت مدیریت شوند، می‌تواند سالم باشد و بحث‌های مفیدی را برانگیزد. با این حال، اعضای تیم اغلب می‌توانند از خط عبور کنند. اثرات منفی تعارض در محل کار شامل: بهره‌وری ضعیف، غیبت در کار، اختلال و خرابی پروژه، پایین آمدن میزان ماندگاری کارمندان و پایان کار زودهنگام مسیر کسب و کار شما باشد.
رهبران تیم می‌توانند انتقاد سازنده‌ای را انجام دهند تا کارمندان متوجه کاستی‌های خود شوند بدون اینکه احساس تحقیر کنند. شما می‌توانید از نقاط قوت آنها قدردانی کنید، اما نباید در بیان نقاط ضعف آنها (در عملکرد یا رفتار) با لحنی مثبت درنگ کنید.
عدم اطمینان از نقش‌ها
این یک مشکل رایج است. به خصوص در میان تیم‌های بزرگ. برخی از اعضای تیم از عهده وظایف خود بر نمی‌آیند. در این وضعیت است که اعضای تیم مدیران خود را سرزنش می‌کنند و بالعکس. همه اینها به دلیل مدیریت ضعیف وظایف، رخ خواهد داد.
با ایجاد و اختصاص نقش‌های سفارشی، مدیران می‌توانند به اعضای تیم یا مشتریان فرصت انجام کارهایی را بدهند که تحت دامنه کار و مسئولیت‌های شغلی آنها باشد.
عدم انگیزه
احتمالا بزرگترین بدشانسی سازمان شما، داشتن کارمندان بی انگیزه‌ای است که برای شما کار می‌کنند. با این حال، آیا تا به حال سعی کرده‌اید دلیل بی‌انگیزگی برخی از کارمندان خود را پیدا کنید؟ این مسئله می‌تواند به دلیل عدم قدردانی در محل کار، احساس بی‌ارزشی در گروه، دلایل شخصی و غیره باشد.
هر دلیلی که باشد، یک مدیر تیم باید سریعا با اوضاع روبرو شود تا آن را برای همیشه حل کند. گفتگوهای یک به یک با اعضای تیم می‌تواند کمک زیادی به شما کند تا از دلایل دقیق عملکرد پایین‌تر آنها مطلع شوید و راه‌حل‌های موثر ارائه دهید.
نتیجه سخن
فعالیت‌های حل مسئله می‌تواند همه اعضا را به صورت تیمی به هم نزدیک کرده و آنها را تشویق به مشارکت در حل موثر مشکلات هنگام سرگرمی کند. این فعالیت‌های آسان می‌توانند قابلیت‌های تولید راهحل تیم شما را بهبود بخشند، که در نهایت به نفع همه اعضای سازمان خواهد بود.
