برنامه‌ریزی شغلیبهره‌وری شخصی
معرفی راهکارهای موثر برای افزایش تمرکز هنگام کار
تصور کنید یکی از همکارانتان برای درخواست مشاوره در مورد یک پروژه، به شما پیام می‌دهد. هم‌زمان سه ایمیل جدید از مشتری در صندوق ورودی شما ظاهر می‌شود. آن طرف، همکار دیگری در مورد رفتن بچه‌اش به باغ‌وحش صحبت می‌کند. آیا هنوز می‌توانید هنگام کار تمرکز کنید؟ اگر غالبا مشغول کار در شلوغی سازمان هستید و تمرکز برایتان دشوار است، چه راه‌حلی پیدا می‌کنید؟ چگونه برخی می‌توانند در تمام طول روز تمرکز خود را حفظ کنند در حالی که دیگران برای انجام وظایف به تلاش بیشتری نیاز دارند؟ پاسخ، تمرین طولانی‌مدت و ترفندهای هوشمندانه‌ای است که روزانه انجام می‌دهند.
به دلیل اهمیت این موضوع برای افراد، در متن پیش رو برخی از این ترفندها بررسی خواهیم کرد. با توجه به این ۲۱ مورد می‌توانید بهرهوری شخصی را بالا برده و برنامه‌ریزی‌های کاری خود را درست انجام دهید. اجازه دهید یک مرور سریع بر این ترفندها داشته باشیم:
- وارد “جریان” کار شوید
- از قبل برنامه‌ریزی کنید
- یک برنامه کاری ساعتی ایجاد کنید
- تمام ایده‌های خود را بنویسید
- لیست کارهای خود را سازماندهی کنید
- مهلت تعیین کنید
- محیط کار خود را سازماندهی کنید
- کارهای زمان‌بر را تقسیم کنید
- استراحت‌های ۱۵ دقیقه‌ای را فراموش نکنید
- اعلان‌ها را خاموش کنید
- وب‌سایت‌هایی که موجب حواس‌پرتی می‌شوند را مسدود کنید
- یک زمان کاری ۳ ساعته ایجاد کنید
- سر و صدا را مسدود کنید
- از هدفون‌های مسدودکننده سر و صدا استفاده کنید
- هر ۳ ساعت یکبار ایمیلتان را چک کنید
- از شبکه‌های اجتماعی دوری کنید
- تلفن همراهتان را از دسترس دور نگه دارید
- از ابزارهای بهرهوری استفاده کنید
- از افزونه‌های مرورگر استفاده کنید
- یک صندلی راحت پیدا کنید
- قهوه کمتر و آب بیشتری بنوشید
- الهام بگیرید
- سالم بمانید
۱- وارد “جریان” کار شوید
قبل از اینکه تقصیر را به گردن دیگران بیندازید، یک دقیقه وقت بگذارید تا بهرهوری خود را ارزیابی کنید. آیا واقعا هنگام کار روی وظایف خود در “جریان” هستید؟ “جریان” یک حالت ذهنی است که در آن احساس تمرکز کامل داریم، وظایف را بدون زحمت انجام می‌دهیم و به اوج عملکرد خود می‌رسیم. این حالت ذهنی، توسط محققان دانشگاه شیکاگو کشف شد. با تقویت توانایی تمرکز می‌توان آن را بهبود بخشید. برای ورود به حالت جریان، سعی کنید در مورد کاری که در حال انجام آن هستید، بیشتر هیجان‌زده شوید و تمام انرژی خود را معطوف کار روی این وظیفه واحد کنید. یک تاکتیک دیگر که برای برخی جواب داده این است که صبر کنند تا به مهلت مقرر برای تحویل کار، نزدیک شوند. احساس فوریت باعث می‌شود ذهن آن‌ها بهتر کار کند.
۲- از قبل برنامه‌ریزی کنید
قبل از شروع کار روی همه وظایف خود، هر روز ۳ مورد مهم را که باید تا پایان روز انجام دهید، یادداشت کنید. یک روش برنامه‌ریزی پیدا کنید که بهترین عملکرد را برای شما داشته باشد. چه لیست اولویت‌بندی برای انجام کارها و چه برنامه ساعتی کار یا یک روش برنامه‌ریزی کاملا متفاوت؛ فراموش نکنید که برای استراحت نیز برنامه‌ریزی کنید. مغز شما قادر به ۸ ساعت کار بی‌وقفه نیست و به استراحت نیاز دارد.
۳- یک برنامه کاری ساعتی ایجاد کنید
سعی کنید همه کارهای امروز خود را ساعت به ساعت برنامه‌ریزی کنید. مزایای متعددی برای این نوع برنامه‌ریزی پیشرفته وجود دارد:
- شما دقیقا می‌دانید که چه کارهایی باید در پایان روز انجام شود.
- انتظارات واقع‌بینانه تعیین می‌کنید، زیرا پیش‌بینی کرده‌اید که برای اتمام هر کار، چقدر زمان لازم است.
- شما می‌دانید که بعد از اتمام یک کار باید چه کار دیگری انجام دهید.
- می‌توانید کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و برای ساعات صبح برنامه‌هایی را که نیاز به سطح انرژی بالاتری دارند، برنامه‌ریزی کنید.
۴- تمام ایده‌های خود را بنویسید
همه ما هنگام کار روی یک وظیفه، ایده‌های جدید زیادی به دست می‌آوریم. بعضی روزها ممکن است چنان غرق در افکار جدید شده باشیم که نتوانیم تمرکز خود را حفظ کنیم. بهترین راه برای کنار آمدن با ایده‌های خودجوش، نزدیک نگه داشتن خودکار و دفتر یادداشت است. هر زمان که ایده‌ای به ذهن شما خطور کرد، آن را بنویسید، کنار بگذارید و بعدا به آن بازگردید.
۵- لیست کارهای خود را سازماندهی کنید
داشتن لیست غیرمنظم کارها با ده‌ها کار ناتمام می‌تواند بر روی بهرهوری شما تأثیر منفی بگذارد. این مسئله بدین دلیل است که شما برنامه‌ریزی نکرده‌اید که کدام کارها باید ابتدا انجام شوند. هنگام مرور لیست کارهای خود، آن را به سه لیست قابل انجام تقسیم کنید: کار روزانه، هفتگی و ماهانه. این لیست‌ها را با توجه به اولویت‌ها سازماندهی کنید، تا بدانید که ابتدا چه کارهایی باید انجام شود. هر بار که کاری را انجام می‌دهید، آن را در لیست خط بزنید تا ببینید در پایان روز به چه دستاوردهایی رسیده‌اید.
۶- مهلت تعیین کنید
اگر برای انجام کار فشاری احساس نکنید، حتما آن را به تعویق می‌اندازید. مهلت‌های مشخصی را برای همه وظایف موجود در لیست کارها، تعیین کنید. با انجام این کار، احساس فوریت ایجاد نموده، دستیابی به حالت جریان را آسان‌تر می‌کنید و روی یک کار مهم متمرکز خواهید بود. علاوه بر این، مهلت تعیین شده به نبرد با شخصیت کمال‌گرای درون شما کمک می‌کند. خوب است که روی یک کار تمرکز کنید، اما در دام جزئیات نیفتید.
۷- محیط کار خود را سازماندهی کنید
برای سازماندهی افکار و تمرکز بر روی یک کار واحد، شما به محیط کاری نیاز دارید که از این امر پشتیبانی کند. میز کار خود را تمیز نموده، دسکتاپ رایانه را مرتب کرده و پوسترها را از دیوار جدا کنید (اگر فکر می‌کنید این کار می‌تواند به شما کمک کند).
۸- کارهای زمان‌بر را تقسیم کنید
به‌جای پرداختن به یک کار عظیم، به کارهای کوچک‌تر و قابل انجام بپردازید که می‌توانید آن‌ها را در کمتر از یک روز انجام دهید. به این ترتیب، هر زمان که بخشی از کار به پایان می‌رسد، به پاداش بیشتری خواهید رسید. علاوه بر این، درک بهتری از کارهای بعدی خواهید داشت. به‌عنوان مثال، اگر در حال کار بر روی یک پروژه اصلی هستید، آن را به قسمت‌های برنامه‌ریزی، چارچوب و توسعه تقسیم کنید. بعد، هر یک از این وظایف را به ۱۰ وظیفه کوچک‌تر تقسیم نمایید که واقع‌بینانه‌تر به نظر می‌رسند.
۹- استراحت‌های ۱۵ دقیقه‌ای را فراموش نکنید
هیچ‌کس قادر به ۳ ساعت کار بی‌وقفه بدون استراحت فکری نیست. بهتر است استراحت منظم داشته باشید تا اینکه غرق در ایده‌ها و افکار متعدد نشوید. استراحت‌های ۱۵ دقیقه‌ای را در مکانی بدون رایانه سپری کنید. به این معنی که از این زمان برای دم کردن قهوه، گوش‌دادن به آهنگ‌های پرانرژی، گپ زدن با یک همکار یا خواندن کتاب استفاده کنید.
۱۰- اعلان‌ها را خاموش کنید
تا وقتی که حواس‌پرتی‌های کوچک را به طور کامل از بین نبرید نمی‌توانید تمرکز کنید. به تنظیمات تلفن همراه خود بروید و اعلان‌های ایمیل، پیام‌های فیسبوک و سایر برنامه‌های بی‌ربط را که مرتبا برای شما اعلان ارسال می‌کنند، خاموش کنید. به خودتان عادت بدهید هرچند وقت یکبار گوشی خود را چک کنید و ببینید آیا کسی سعی کرده است به شما دسترسی پیدا کند یا خیر. اما این کار را ۸۵ بار در یک ساعت انجام ندهید.
۱۱- وب‌سایت‌هایی که موجب حواس‌پرتی می‌شوند را مسدود کنید
امروزه بیشتر کار خود را با اینترنت انجام می‌دهیم. این بدان معناست که ما دائما به وای‌فای متصل هستیم و قادر به بازدید از میلیون‌ها وب‌سایت خواهیم بود. ساده‌ترین راه برای مقاومت در برابر وسوسه مرور وب به‌جای کار کردن، مسدود کردن وب‌سایت‌هاست. با استفاده از ابزارهای بهرهوری مانند SelfControl یا Cold Turkey، یک لیست سیاه از وب‌سایت‌هایی که باعث حواس‌پرتی شما می‌شوند، ایجاد کنید. این ابزارها دسترسی شما را برای چندین ساعت مسدود می‌کنند.
۱۲- یک زمان کاری ۳ ساعته ایجاد کنید
هر روز یک زمان کاری ۳ ساعته را برنامه‌ریزی کرده و آن را به تقویم خود اضافه کنید. در این مدت، مکانی آرام پیدا کرده و به اعضای دیگر تیم بگویید که درخواست‌های کوچک را به زمان دیگری موکول کنند. به‌خوبی توضیح دهید که برای تمرکز کامل روی پروژه‌های خود به این ۳ ساعت زمان نیاز دارید. با برنامه‌ریزی پیش رو، عادت می‌کنید که حداقل ۳ ساعت در روز بسیار پربار باشید.
اگر کار با سر و صدای پس‌زمینه برای شما دشوار است، روی هدفون‌های مسدودکننده سر و صدا سرمایه‌گذاری کنید. گوش‌گیرها نیز این کار را انجام می‌دهند. اما استفاده از هدفون یک مزیت دیگر نیز دارد: این پیام را به دیگران می‌دهد که شما می‌خواهید بر کار متمرکز باشید و دیگران باید فضای شخصی بیشتری به شما بدهند.
۱۳- هر سه ساعت یکبار ایمیلتان را چک کنید
ما قبلا در مورد اهمیت خاموش کردن اعلان‌ها صحبت کردیم. با این حال، رها کردن اعلان‌های پرسروصدا باعث می‌شود که تمایل بیشتری به بررسی ایمیل داشته باشیم، زیرا می‌خواهیم بدانیم پیام‌های جدید حاوی چه مطالبی هستند. رها کردن را بیاموزید. ایمیل خود را به‌جای هر ۱۵ دقیقه، هر ۳ ساعت یکبار چک کنید. می‌توانید چندین ایمیل را به‌صورت دسته‌ای ارسال کرده و هم‌زمان پاسخ‌ها را بنویسید. با این شیوه، در زمان زیادی صرفه‌جویی خواهید کرد.
۱۴- از شبکه‌های اجتماعی دوری کنید
در حالی که روی یک وظیفه سخت کار می‌کنیم، ذهنمان خسته می‌شود. این درست همان زمانی است که وسوسه می‌شوید ایمیل و حساب‌های رسانه‌های اجتماعی خود را بررسی کنید تا به مغز خود استراحت دهید. اما خودتان را گول نزنید. بررسی رسانه‌های اجتماعی مغز شما را خسته می‌کند، زیرا مجبور است اطلاعات زیادی را پردازش نماید. چک کردن این شبکه‌ها را به خودتان جایزه بدهید. مثلا تبدیل فیسبوک به یک جایزه، به شما اجازه می‌دهد هر زمان که کاری را به پایان می‌رسانید، به آن نگاهی بیندازید. اگر برای مقاومت در برابر وسوسه آن‌ها مشکل دارید، این شبکه‌ها را به لیست وب‌سایت‌های مسدودشده، اضافه کنید.
۱۵- تلفن همراهتان را از دسترس دور نگه دارید
وقتی تلفن همراه از نظر شما دور است، کمتر احتمال دارد که آن را بررسی کنید. اگر ترجیح می‌دهید روی میز باشد، آن را پشت رایانه یا زیر یک دفترچه یادداشت بگذارید تا در صورت لزوم به آن دسترسی داشته باشید.
۱۶- از ابزارهای بهرهوری استفاده کنید
از ابزارهای مفید بهرهوری استفاده کنید تا در طول روز تمرکز خود را حفظ نمایید. برخی از این ابزارها عبارت‌اند از: Pocket ،RescueTime و IFTTT.
۱۷- از افزونه‌های گوگل کروم استفاده کنید
مشابه ابزارهای بهرهوری، برنامه‌های افزودنی به مرورگر نیز وجود دارند که می‌توانند به شما در بهبود تمرکز کمک کنند. برای نمونه Momentum افزونه خوبی برای ایجاد یک لیست فعالیت کوچک است.
۱۸- یک صندلی راحت پیدا کنید
داشتن صندلی راحت اگرچه به نظر می‌رسد یک تغییر کوچک باشد، اما تفاوت زیادی در عملکرد کاری شما ایجاد می‌کند. نشستن روی صندلی که از کمرتان حمایت نکند، منجر به کمردرد می‌شود و زودتر خسته می‌شوید. صندلی اداری مناسب از کمرتان پشتیبانی کرده، وضعیت خوبی ایجاد می‌کند و به تسکین درد کمر کمک خواهد کرد.
۱۹- قهوه کمتر و آب بیشتری بنوشید
به نظر می‌رسد محدود کردن مصرف قهوه هنگام کار، غیرضروری باشد. به‌هرحال، قرار است شما را به انرژی اضافی مجهز کند. اما یک داستان دیگر نیز وجود دارد. قهوه زیاد می‌تواند شما را خسته کند. نوشیدن بیش از حد کافئین ممکن است منجر به سرگیجه و بی‌خوابی شود. سعی کنید برخی از فنجان‌های قهوه روزانه خود را با آب جایگزین کنید تا بدن شما رطوبت و سلامت داشته باشد.
۲۰- الهام بگیرید
چرا روی این پروژه کار می‌کنید؟ آیا فقط به این دلیل که رئیس به شما گفته است یا تأثیر مثبتی در حرفه شما دارد؟ ما معمولا هنگام انجام کار بدون هدف، کارها را به تعویق می‌اندازیم. به همین دلیل مهم است که در مورد تک‌تک کارهایی که انجام می‌دهید هیجان‌زده باشید. الهام گرفتن مداوم از کار باعث می‌شود که شما نسبت به نتیجه کار خوش‌بین باشید و تمرکزتان در طول روز بیشتر گردد.
قبل از شروع کار روی یک وظیفه دشوار، تصور کنید که بعد از اتمام آن چه چیزی بهبود می‌یابد. شاید بتوانید حجم کار خود را کاهش دهید و از فشار آوردن به خودتان، خودداری کنید. شاید منافع طولانی‌مدت برای انجام این کار وجود داشته باشد.
۲۱- سالم بمانید
برای تمرکز، مغز و بدن شما باید در بهترین شکل خود باشند. با ۳۰ دقیقه آهسته دویدن یا حضور در سالن ورزشی به طور منظم، بدن خود را برای کارهای سخت، آماده کنید. علاوه بر مزایای بی‌شمار سلامتی، ورزش شما را باهوش‌تر و شادتر می‌کند. خواب شما را بهبود می‌بخشد و احساس بهتری در مورد بدنتان ایجاد می‌کند. همچنین لازم است که برای افزایش بهرهوری در محل کار و جلوگیری از خواب‌آلودگی بعدازظهر، ناهار مناسب را انتخاب کنید. ناهارهای مبتنی بر پروتئین را برای افزایش بهرهوری و هوشیاری در لیست خود قرار دهید.
نتیجه سخن
همان‌طور که در متن اشاره شد، رسیدن به تمرکز کامل برای بیشتر افراد کار سختی است. اما تعداد کمی هم هستند که به‌راحتی روی موارد دلخواه متمرکز شده و بهترین نتایج را به دست می‌آورند. این افراد مجهز به ترفندهایی هستند که با تمرین زیاد آن‌ها را به دست آورده‌اند. ما در متن پیش رو سعی کردیم ۲۱ مورد از این ترفندها را برای شما لیست کنیم. اما در نهایت این علاقه‌مندی و رضایت شغلی شماست که تمرکز بر کار را راحت‌تر خواهد کرد. سعی کنید کار موردعلاقه خود را پیدا کنید تا به‌راحتی آن را انجام دهید.
