بهره‌وری شخصی
مدیریت زمان، تکنیک‌ها و روش‌ها
از قدیم می‌گویند که وقت طلاست. فرد باید ارزش زمان را برای موفقیت در تمام جنبه های زندگی درک کند. افرادی که زمان را هدر می دهند کسانی هستند که قادر به حفظ هویت خود نیستند. قبلا درباره استراتژی‌های موردنیاز برای مدیریت زمان کاری صحبت شده بود، در این مطلب به معرفی و تکنیک‌ها و روش‌های آن می‌پردازیم.
مدیریت زمان چیست؟
- مدیریت زمان اشاره دارد به کنترل زمانبندی به طور موثر ، طوری که زمان مناسب اختصاص داده شده به فعالیت های مناسب باشد.
- مدیریت زمان موثر به افراد اجازه می دهد زمان های خاصی را به فعالیت های ویژه اختصاص دهند.
- مدیریت زمان به بهترین نوع استفاده از زمان اشاره دارد، زیرا زمان همیشه محدود است.
- از خودتان بپرسید که چه فعالیتی مهمتر است و چه مدت برای این فعالیت ها در روز اختصاص داده می شود؟ می دانید که چه کاری باید قبل از آن انجام شود و چه کاری می تواند کمی بعد انجام شود.
- مدیریت زمان نقش مهمی را نه تنها در سازمان ها بلکه در زندگی شخصی ما ایفا می کند.
مدیریت زمان شامل موارد زیر است:
- برنامه ریزی موثر
- تعیین اهداف و مقاصد
- تعیین مهلت
- اعطای مسئولیت
- اولویت بندی فعالیت ها به ترتیب اهمیت آنها
- صرف وقت مناسب برای فعالیت های مناسب
برنامه ریزی موثر
روز خوبی را پیش ببرید، آمادگی برای انجام فهرست یا یک “برنامه کاری” را در خود تقویت کنید. متوقف کردن فعالیت های مهم که باید در یک روز در زمان مشخص انجام شود باید برای هر فعالیت مشخص اختصاص داده شود. کار با اولویت بالا باید از کارهای ارجا شده توسط مدیران ارشد شروع شود و سپس به آن دسته از کسانی که در حال حاضر اهمیت زیادی ندارند، برسد. وظایف را یک به یک تکمیل کنید. کار جدیدی را شروع نکنید، مگر اینکه کار قبلی خود را به پایان برسانید.. اطمینان حاصل کنید که وظایف را در مدت زمان مشخص شده پایان دهید.
تعیین اهداف و مقاصد
کار بدون اهداف و مقاصد در یک سازمان شبیه وضعیتی است که کاپیتان کشتی در راه دریا گم میشود. البته شما گم نمیشوید اگر اهداف خود را برای خود تنظیم کنید و مطمئن شوید که آنها واقع بینانه و قابل دستیابی هستند.
تعیین مهلت
تعیین مهلت برای خودتان و تلاش برای تکمیل وظایف پیش از مهلت تعیین شده. منتظر نمانید تا سرپرست شما هر روز از شما سوال کند که کارتان انجام شده است یا خیر. یاد بگیرید که مالکیت کار را بپذیرید. یکی از افرادی که بهترین زمان را می تواند تعیین کند، خود شما هستید. از خودتان بپرسید که چه مقدار زمان برای یک کار خاص و چند روز برای انجام آن اختصاص داده اید. از یک برنامه ریز استفاده کنید تا تاریخ مهمی را در مقابل مهلت تعیین شده مشخص کنید.
اعطای مسئولیت
یاد بگیرید که در محل کار “نه” بگویید. همه چیز را به تنهایی انجام ندهید. افراد دیگر نیز وجود دارند. کسی نباید چیزی را می داند بپذیرد که می داند انجامش برای او دشوار است. نقش ها و مسئولیت ها باید بر اساس علاقه و تخصص کارکنان برای آنها انجام شود تا وظایف را در زمان های تعیین شده انجام دهند. فردی که چیزی در مورد موضوع مشخصی نمی داند نیاز به زمان بیشتری نسبت به کسی دارد که خوب کار می کند و تجربه زیادی دارد.
اولویت بندی وظایف
اولویت بندی وظایف را به لحاظ اهمیت و ضرورت آنها انجام می‌دهند. تفاوت بین کار مهم و فوری را بدانید. مشخص کنید کدام وظایف باید در یک روز انجام شود، آیا همه باید طی یک ماه انجام شود و غیره. وظایف مهم باید قبل از آن انجام شود.
صرف زمان مناسب برای فعالیت درست
عادت به انجام کار درست در زمان مناسب را در خودتان بوجو آورید. کار در زمان اشتباه نباید انجام شود. یک روز کامل را بر روی چیزی که می تواند در یک ساعت یا چند دقیقه انجام شود هدر ندهید. همچنان برخی از زمان های خود را برای تماس های شخصی خود و یا بررسی به روز رسانی در فیس بوک یا توییتر را کنار بگذارید. هیچ انسانی ربات یا ماشین نیست بنابراین زمانهایی را بین کار برای استراحت خود و هواخوری اختصاص دهید.
برای مدیریت زمان موثر نیاز است به:
سازماندهی شدن – اجتناب از نگه داشتن پشته ای از فایل ها و چندین مقاله بیهوده در پشت میزتان در محل کار اجتناب کنید. آنچه که همه شما نیازی ندارید را دور بریزید و اسناد مهم را در پوشه ها قرار دهید. فایل ها را در جعبه های مربوطه خود با برچسب های نامگذاری شده بالای هر فایل نگه دارید. این موجب صرفه جویی در زمان میشود و از جستجوی غیر ضروری جلوگیری می‌کند.
آیا از زمان سوء استفاده می کنید؟
زمان را با غم و اندوه و یا گوش دادن به شایعات بی اساس آغاز نکنید. تمرکز بر کار شما و پایان دادن به وظایف در زمان مناسب اولویت شما باشد. به خاطر داشته باشید سازمان شما برای بازی کردن در رایانه یا پرداختن به کارهای متفرقه دیگر به شما حقوق پرداخت نمی کند. ابتدا کار خود را تکمیل کنید و سپس هر کار اضافه دیگری را انجام دهید. تا آخرین لحظه صبر کنید و بدون هماهنگی زودتر از محل کارتان خارج نشوید.
تمرکز کنید -برای مدیریت زمان موثر باید تمرکز کنید.
عادت به استفاده از برنامه ریزان، سازمان دهندگان، تقویم سالانه برای مدیریت زمان بهترداشته باشید. یادآوری را بر روی گوشی یا رایانه شخصی خود تنظیم کنید. میتوانید از اپلیکیشن های مدیریت زمان برای این کار استفاده کنید.
