ماتریس اولویت بندی کارها چیست؟ چگونه از آن استفاده کنیم؟

علامت هر تلاش موفق نه تنها در ایده‌های عالی، بلکه در اجرای عالی خلاصه می‌شود. داشتن یک مفهوم خوب، یک تیم و ابزارهای مناسب کافی نیست. برای دستیابی به موفقیت و پیشی گرفتن از رقبا، اجرای شما باید درجه یک باشد. تعیین اهداف و رعایت مهلت‌ها به شرکت شما کمک می‌کند تا هم رشد مداوم و هم اعتبار مورد نیاز را برای مصرف‌کنندگان، شرکا و ذینفعان ایجاد کند.

اجرا، در حالی که از نظر تئوری ساده است، نیاز به یک ذهنیت منظم دارد که ممکن است برای همه آسان نباشد، اما می‌توان آن را آموخت. یکی از مهم‌ترین جنبه‌های اجرا اولویت بندی (Prioritization) است. دانستن اینکه روی چه چیزی کار کنید، چه زمانی روی آن کار کنید و چه موقع آن را کنار بگذارید تا به چیزی مهم‌تر برسید.

اولویت بندی بر اساس عوامل مختلفی انجام می‌شود. از جمله: حساسیت زمانی، اهمیت موضوع، هزینه پولی یا انرژی، ضرورت انجام وظایف بعدی و غیره. تمام این موارد را در ماتریس اولویت کارها (Action Priority Matrix) می‌توان معنا کرد. با روش روشنی برای ترسیم اولویت‌ها، این مدل می‌تواند به بهره‌وری شخصی شما کمک کند و شما را به طرز فوق‌العاده‌ای کارآمد سازد. در این مقاله، قصد داریم این موضوع را در ابعاد مختلف بررسی کنیم.

تعریف ماتریس اولویت کارها

ماتریس اولویت کارها، یک چارچوب نموداری است که برای کمک به مدیران محصول در اولویت‌بندی وظایف و استفاده بهینه از زمان، طراحی شده است. این کار را با ترسیم تأثیر یک کار در برابر تلاشی که نیاز دارد، انجام می‌شود. به بیان دیگر، با داشتن لیست کارهای پایان ناپذیر، تصمیم‌گیری در مورد کار بعدی آسان نیست. این سختی زمانی که یک مدیر محصول با نقشه راه پیچیده برای تولید یا توزیع محصول مواجه است، می تواند دو برابر شود.

با ماتریس اولویت کارها، تصمیم‌گیری در مورد کار بعدی کمتر به حدس و گمان و بیشتر به منطق تبدیل می‌شود. به جای تکیه بر غریزه و عواطف، ماتریس به شما امکان می‌دهد تا تأثیر یک کار را با میزان تلاش برای انجام آن متعادل کنید. پیدا کردن نقطه درست در جایی که بهره‌وری واقعی اتفاق می‌افتد، بسیار لذت‌بخش است.

ماتریس اولویت کارها برای چه مواردی استفاده می‌شود؟

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها برای تمام کسانی که در دنیای مدرن کار می‌کنند، تنها در یک کلمه خلاصه می‌شود: اولویت بندی. اغلب احساس می‌شود که همه ما زمان کمتری برای انجام کارهای مفید خود داریم. اما با برنامه‌ریزی درست این احساس کنار خواهد رفت. به این معنی که انجام کارها به ترتیب مناسب، می‌توانند تفاوت زیادی را در کار و زندگی ما ایجاد کند.

ماتریس اولویت کارها برای ساده‌سازی اولویت بندی و فرایند تصمیم‌گیری، حذف هرگونه ملاحظات ذهنی و در عوض تمرکز بر ابعاد عینی مانند حساسیت به زمان، انرژی و نیروهای مورد نیاز، وظایف مرتبط و موارد دیگر استفاده می‌شود. در نهایت، شامل دو دسته اصلی است: تأثیر و تلاش.

چگونه ماتریس اولویت کارها ایجاد کنیم؟

از نظر بصری، ماتریس اولویت کارها شبیه یک نمودار مربع است که به چهار قسمت تقسیم شده است. این محورها با نام y در سمت چپ برای نشان دادن میزان تلاش، برچسب گذاری شده و محور x در امتداد قسمت تحتانی، برای نشان دادن میزان تأثیر مورد توجه قرار می‌گیرد.

محور تلاش نشان می‌دهد که چقدر زمان، انرژی، منابع جسمی یا روحی برای تکمیل یک کار لازم است و محور تأثیر به اثرگذاری مثبتی تأکید دارد که در تکمیل کار بر کسب‌وکار یا پروژه کلی (افزایش MRR، بارگیری یا ثبت نام و غیره) به چشم می‌آید.

چهار ضلعی اصلی ماتریس

نمودار اصلی ما به تقسیم شدن به چهار مربع اصلی، کار خود را شروع می‌کند. این چهار مربع یا ضلع‌های اصلی، از موارد زیر تشکیل شده‌اند.

۱- بردهای سریع یا Quick Win:

این نوع فعالیت در سمت چپ بالای ماتریس قرار دارد و تلاش کم با تأثیرگذاری بالا را نشان می‌دهد. در هر کسب‌وکار، زمان به طور مؤثر صرف می‌شود تا با کمترین تلاش ممکن بیشترین نتایج را به دست آورد. “بردهای سریع” دقیقا همین معنا را دارد. تأثیر بزرگی با تلاش زیاد.

مهم این است که اهمیت “پروژه های اصلی” را کاهش ندهید. این موارد عبارتنداز فعالیت‌هایی که تلاش یا زمان زیادی می‌طلبند، اما نتایج بزرگی نیز به همراه دارند. در نظر بگیرید که اگر گاهی اوقات ابتدا بر “بردهای سریع” خود تمرکز کنیم، چقدر نتایج بیشتری را به دست آوریم. نه تنها کارهای بیشتری انجام می‌دهیم، بلکه وقتی به موفقیت دست می‌یابیم، احساس خوبی داریم و این حس خوشایند ممکن است ما را مجبور به انجام کارهای بیشتر کند تا انرژی مثبت خود را برای انجام پروژه‌های بزرگتر به کار بگیریم.

بنابراین از ماتریس اولویت کارها استفاده کنید تا در نظر بگیرید که چگونه افراد تیم شما شما می‌توانند “بردهای سریع” بیشتری را شناسایی کند. توجه داشته باشید که تمرکز آنها روی برنامه‌های برد سریع، چگونه می‌تواند بهره‌وری سازمان را بالا ببرد.

۲- پروژه‌های اصلی یا Major projects:

این نوع پروژه‌ها در بخش بالایی و سمت راست ماتریس، با تلاش زیاد و با تأثیر بالا روبرو هستند. این ربع جایی است که اکثر ما باید بخش زیادی از زمان خود را در آن بگذرانیم. این قسمت با اهداف و برنامه‌ریزی دقیق‌تری در ماتریس طراحی می‌شود. برای طرح‌ریزی آن چند ایده را در نظر بگیرید:

• محدود کردن زمان برای انجام “پروژه‌های اصلی”
• برنامه‌ریزی، تهیه و روشن‌سازی خروجی‌های مورد نیاز
• تعیین اهداف، تاریخ‌های تحویل پروژه و تقسیم کارهای بزرگ به قطعات کوچکتر
• بررسی وظایفی وابسته به هم

تکمیل کارها رضایت بخش و دلگرم کننده است اما گاهی اوقات اگر زمان زیادی را صرف “پروژه‌های اصلی” کنیم، می‌تواند دلسرد کننده باشد. اینجاست که “بردهای سریع” یا حتی “فعالیت‌های انجام شدنی” می‌تواند مفید باشد.

نتیجه سخن

گفتیم که ماتریس اولویت یک ابزار مدیریت زمان و پروژه قدرتمند است که می‌تواند به شما در تمرکز بر آنچه مهم‌تر است کمک کند و پروژه‌های مهم را در مسیر درست نگه دارد. بر اساس چهار ربع مدیریت زمان که توسط رهبر تجاری معروف استفان کاوی توسعه یافته است، این ماتریس اولویت بندی وظایف را به دو بعد تقسیم می‌کند: فعالیت‌های با تأثیر بالا و نیازمند تلاش مؤثر. مدیریت پروژه با ماتریس اولویت کارها بیشتر برای مدیران پروژه در کارهای عملیاتی مناسب است که نیاز به مدیریت ابتکارات و تیم‌های بزرگ‌تر دارند اما هر کس دیگری نیز می‌تواند برای بهره‌وری شخصی خود از آن استفاده کنید.