معرفی بهترین ابزارها برای افزایش بهره‌وری تیمی

با توجه به اینکه ۷۰ درصد از افراد در سطح جهان حداقل یک بار در هفته از راه دور کار می‌کنند، ترکیب تیم‌های خلاق به شدت در حال تغییر است. در حالی که مزایای کار از راه دور هم برای کسب و کارها و هم برای اعضای تیم به خوبی نشان داده شده‌اند، تعدادی مسائل مربوط به بهره‌وری وجود دارد که می‌تواند مانع پیشرفت تیم‌های مشترک شود.

به حداکثر رساندن بهره‌وری برای هر تیمی (از راه دور یا حضوری) در اولویت است و خوشبختانه ابزارهای نرم‌افزاری زیادی هستند که می‌توانند تیم‌ها را به این هدف برسانند. در این مقاله، ما به معرفی ۶ مورد از بهترین ابزارهای بهره‌وری تیمی می‌پردازیم.

۶ ابزار بهره‌وری برای تیم‌ها

۱- Serene (مک)

FreeSerene یک برنامه رایگان برای سیستم عامل مک می‌باشد که برای کارمندان و تیم‌های دورکار طراحی شده است. شما برای هر روز یک هدف مشخص می‌کنید که می‌تواند به چند کار تقسیم شده و مانع از حواس‌پرتی شود. مطالعات متعدد نشان می‌دهد که چندوظیفه‌ای (Multitasking) بهره‌وری را از بین می‌برد و Serene تمام ابزارهایی را که برای ادامه کار نیاز دارید در اختیار شما قرار می‌دهد.

ویژگی‌های کلیدی

مسدودکننده وب سایت: وب سایت‌هایی که حواس شما را پرت می‌کنند، مانند رسانه‌های اجتماعی و وب سایت‌های خبری را مسدود کنید.

مسدودکننده برنامه: همچنین می‌توانید برنامه‌هایی را که توجه شما را از کار دور می‌کنند مسدود کنید: برنامه‌های اجتماعی، برنامه ایمیل‌تان و هر چیز دیگری که مانع از کار می‌شود.

جلسات بدون حواس پرتی: در جلسات ۲۰ تا ۶۰ دقیقه‌ای با استراحت‌های منظم کار کنید تا بهره‌وری را به حداکثر برسانید.

تایمر جلسه: به شما نشان می‌دهد که چقدر زمان برای انجام وظایف باقی مانده است و در پایان هر جلسه به شما انگیزه می‌دهد.

لیست کارها: وظایف را مدیریت کنید و مطمئن شوید که همه چیز توسط عضو مناسب تیم انجام می‌شود.

برنامه‌ریز روزانه: هدف خود را برای روز مشخص کرده، وظایف را تعیین کنید و کارها را انجام دهید.

موسیقی برای تمرکز: برای کمک به حفظ تمرکز، موسیقی پس‌زمینه پخش کنید.

خاموش‌کننده تلفن: هنگام کار، تلفن خود را به‌طور خودکار روی حالت بی‌صدا قرار دهید تا از حواس‌پرتی‌های غیرضروری جلوگیری کنید.

هنگامی که هدف خود را برای روز تعیین کردید، لیستی از جلسات را ایجاد و مدت زمان تعیین شده برای هر جلسه را انتخاب می‌کنید. سپس روی «Go Serene» کلیک کرده و برنامه، جلسات را آغاز و به طور خودکار عوامل حواس‌پرتی را در حین اجرای هر جلسه مسدود می‌کند.

همچنین یک افزونه مرورگر Serene وجود دارد که وب‌سایت‌های مزاحم را مسدود و یادآوری می‌کند که اگر می‌خواهید به آن‌ها دسترسی داشته باشید، ابتدا باید چه کارهایی را انجام دهید.

۲- RescueTime (ویندوز، مک، iOS، اندروید)

نسخه تیمی از ۶ دلار در ماه برای هر کاربر

در حالی که هدف Serene این است که شما را بر روی وظایف تکی و اهداف روزانه متمرکز کند، RescueTime به شما کمک می‌کند تا آنچه را که در طول روز انجام می‌دهید پیگیری کنید. این ابزار به شما نشان می‌دهد که با کدام اپلیکیشن‌ها وقت خود را تلف می‌کنید و کدام وظایف بهره‌وری شما را از بین می‌برند.

ویژگی‌های کلیدی

ردیابی فعالیت: ببینید چقدر زمان در برنامه‌ها/وب‌سایت‌ها صرف می‌کنید تا بهره‌وری را اندازه‌گیری کنید.

مسدود کردن وب‌سایت و برنامه: برنامه‌ها و وب‌سایت‌هایی را که وقتتان را می‌گیرند، مسدود کنید تا بتوانید کارهای بیشتری انجام دهید.

برنامه روزانه: لیست کارهای روزانه ایجاد کرده و حجم کاری خود را مدیریت کنید.

اهداف: اهداف بهره‌وری را تعیین و از گزارش RescueTime استفاده کنید تا ببینید چقدر خوب کار کرده‌اید.

هشدارها: می‌توانید آلارم‌هایی را تنظیم کنید تا زمانی که بیش از حد تعیین‌شده، زمان صرف استفاده از یک برنامه/سایت کردید، به شما هشدار دهند.

همچنین می‌توانید با استفاده از RescueTime وب‌سایت‌ها و برنامه‌هایی که حواستان را پرت می‌کنند، مسدود کنید. این ابزار همچنین شامل گزارش‌های عمیق برای پیگیری بهره‌وری می‌باشد. تنها مشکل این است که باید مراقب زمانی باشید که صرف گزارش‌ها و تنظیمات می‌کنید، زیرا می‌تواند باعث کاهش بهره‌وری شما شود.

اگر واقعاً با خودتان صادق باشید، احتمالاً می‌دانید که در کدام برنامه‌ها و وب سایت‌ها وقت خود را تلف می‌کنید. گفته می‌شود اگر تیمی را مدیریت می‌کنید، می‌تواند مفید باشد که به اعضا نشان دهید دقیقاً چقدر زمان صرف سایت‌ها/برنامه‌هایی می‌کنند که مانع گردش کارشان می‌شود.

۳- Toggl (ویندوز، مک، iOS، اندروید، کروم، فایرفاکس)

نسخه پریمیوم ۱۸ دلار در ماه برای هر کاربر

Toggl یک برنامه ردیابی زمان است که در پس‌زمینه اجرا می‌شود تا مدت زمانی را که برای کارها صرف می‌کنید، ردیابی کند. این ابزار در ابتدا برای کمک به فریلنسرها طراحی شده بود که میزان زمانی که واقعاً برای پروژه‌ها صرف می‌کنند را پیگیری کنند تا مطمئن شوند که به اهداف سود خود می‌رسند. با این حال، این برنامه در طول سال‌ها به ابزاری برای تیم‌های مشترک تبدیل شده است. تجسم داده‌های آن به شما کمک می‌کند سود را با زمان صرف‌شده برای کارها و هزینه‌های نیروی کار مقایسه کنید تا بتوانید ببینید کدام پروژه‌ها و مشتریان سودآورتر هستند.

ویژگی‌های کلیدی

ردیابی زمان: ببینید شما (یا دیگران) چقدر برای انجام کارها وقت می‌گذارید.

افزایش سود: بررسی کنید که به اندازه کافی برای زمان لازم جهت تکمیل پروژه‌ها، هزینه دریافت می‌کنید یا خیر.

گزارش‌ها: با گزارش‌های Toggl ببینید چقدر سازنده هستید و کاری که انجام می‌دهید چقدر سود به دنبال دارد.

کراس پلتفرم: برنامه‌های فوق‌العاده طراحی شده Toggl تقریباً در تمام سیستم‌عامل‌ها و به صورت آنلاین کار می‌کنند، بنابراین می‌توانید در هر کجا که نیاز دارید و در هر زمان، به آن دسترسی داشته باشید.

همچنین می‌توانید ببینید که اعضای تیم چقدر زمان برای انجام وظایف فردی صرف می‌کنند تا بر بهره‌وری نظارت کرده و ببینید آیا کسی کار زیاد یا خیلی کم انجام می‌دهد یا خیر.

Toggl پشتیبانی عالی بین پلتفرمی را ارائه می‌دهد به این معنی که اعضای تیم در هر دستگاه یا سیستم‌عاملی می‌توانند به برنامه دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند. این یک برنامه نسبتاً ساده و بدون منحنی یادگیری بوده و رابط عالی آن به این معنی است که اعضای تیم می‌توانند برنامه را دانلود یا به وب سایت وارد شوند و کار خود را شروع کنند.

۴- Trello (ویندوز، مک، iOS، اندروید و وب)

دارای نسخه رایگان، نسخه کسب و کار ۹/۹۹ دلار در ماه برای هر کاربر

Trello یک برنامه مدیریت پروژه ساده با استفاده آسان برای تیم‌های مشترک است. این پلتفرم بر اساس فلسفه بورد کانبان طراحی شده است، یک طرح بصری که از ژاپن سرچشمه می‌گیرد، که در زیر می‌توانید مشاهده کنید.

اساساً، وظایف بر اساس «کارهایی که باید انجام شوند»، «کارهای در حال انجام» و «کارهای انجام شده» اضافه شده و سازماندهی می‌شوند، که به تیم‌ها کمک می‌کند پیشرفت را پیگیری کنند. وظایف را می‌توان در تابلوها (کل نمای بالا) و کارت‌هایی که می‌توانند چندین کار را در خود داشته باشند، گروه‌بندی کرد. وظایف فردی را می‌توان به گروه‌ها یا اعضای تیم با ضرب‌الاجل‌ها و چک لیست‌ها اختصاص داد.

ویژگی‌های کلیدی

مدیریت پروژه: Trello یک برنامه مدیریت پروژه ساده با استفاده آسان برای تیم‌های مشترک است.

لیست کارها: لیست کارها را ایجاد کرده، مهلت‌های زمانی را اضافه کنید، آن‌ها را به افراد اختصاص دهید و پس از اتمام کارها را مدیریت کنید.

بوردهای Trello: داشبوردهایی که می‌توانید فهرست‌هایی از کارت‌های حاوی وظایف و فهرست‌های کارها را ایجاد و مدیریت کنید.

با هر کسی کار کنید: از هر کسی از سراسر جهان دعوت کنید تا به شما کمک کند کارها را انجام دهید.

پیام‌رسانی فوری: با اعضای تیم در زمان واقعی در مورد وظایف صحبت کنید.

پیام‌رسانی فوری Trello، ارتباط و همکاری تیم‌ها را از هر نقطه‌ای آسان می‌کند و اعضای تیم می‌توانند به صورت رایگان به آن بپیوندند، اگرچه محدود به یک بورد خواهند بود.

۵- monday (iOS، اندروید، برنامه وب)

قیمت‌ها از ۱۵ پوند در ماه برای ۲ کاربر، ۳۴ پوند در ماه برای ۵ کاربر شروع می‌شود

اگر نیازهای مدیریت پروژه شما برای Trello خیلی زیاد است، monday.com اولین جایگزینی است که می‌توانید بررسی کنید. در اصل، این نسخه کمی گران‌تر، پیچیده‌تر و قدرتمندتر از Trello است که برای تیم‌های بزرگ‌تر، پروژه‌های پیچیده‌تر یا تیم‌هایی که در هر زمان از چندین پروژه کار می‌کنند، مناسب‌تر است.

در حالی که Trello حول رابط صفحه کانبان ایجاد شده است، monday به شما امکان می‌دهد پروژه‌ها را با استفاده از چندین نما، از جمله داشبورد محبوب کانبان، مدیریت کنید. در این ابزار نیز می‌توانید کارها را ایجاد کرده، آن‌ها را گروه‌بندی کنید، اختصاص دهید و مهلت زمانی اضافه کنید. سپس اعضای تیم می‌توانند وضعیت وظایف را با برچسب‌هایی مانند «کارهایی که باید انجام شوند»، «در حال انجام»، «درگیر» و «انجام‌شده» به‌روزرسانی کنند.

ویژگی‌های کلیدی

مدیریت پروژه: monday یک ابزار مدیریت پروژه پیشرفته‌تر است که به تیم‌های بزرگ و اعضای تیم کمک می‌کند تا وظایف را به موقع انجام دهند.

نماها: نماهای چندگانه به شما امکان می‌دهد مرور کلی پروژه، جدول زمانی، گردش کار فردی، چک لیست‌ها و گزارش‌ها را بررسی کنید.

پیگیری پیشرفت: وظایف را ردیابی کرده، وضعیت‌ها را به‌روزرسانی کنید، اعلان‌ها را در زمان نزدیک شدن به ضرب‌الاجل دریافت نمایید و وظایف را به آسانی مجدداً اختصاص دهید/اولویت‌بندی کنید.

بارگیری وظایف هفتگی: اعضای تیم می‌توانند با استفاده از نمای کلی هفتگی monday، روی چندین پروژه کار کنند.

اشتراک‌گذاری فایل: فایل‌ها را آپلود کرده و به اشتراک بگذارید تا همه از طریق داشبورد یکسان به منابع مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

گزینه‌های Chart View و Timeline View در monday، تصویری کلی از نحوه پیشرفت پروژه‌ها، جدول زمانی وظایف/پروژه‌ها و نحوه هم‌سویی تیم‌های شما با ضرب‌الاجل‌ها (هم برای وظایف فردی و هم برای کل پروژه‌ها) به شما ارائه می‌دهند. این نماها تجسم داده‌های عالی را ارائه داده و مدیریت پروژه‌ها، وظایف و اعضای تیم را به طور یکسان آسان می‌کنند.

۶- Process.st (برنامه وب)

آزمایشی ۱۴ روزه، ۱۲/۵۰ دلار در ماه برای Business و ۲۵ دلار در ماه برای Business Pro

یکی از ویژگی‌های رایج ابزارهای بهره‌وری تیم این است که اغلب برای تیم‌های فنی طراحی شده‌اند که برای کار با پلتفرم‌های نرم‌افزاری پیشرفته استفاده می‌شوند. این امر می‌تواند یافتن ابزار مناسب را برای تیم‌های غیر فنی دشوار کند. Process.st یکی از آن ابزارهاست که مدیریت کار را برای تیم‌هایی که لزوماً مهارت‌های فناوری اطلاعات طراحان و توسعه‌دهندگان را ندارند آسان‌تر می‌کند.

این پلتفرم اساساً یک ابزار چک لیست پیشرفته است که به شما امکان می‌دهد وظایفی ایجاد کنید و آن‌ها را به اعضای تیم اختصاص دهید. ایده این است که انجام وظایف تکراری برای اعضای تیم آسان‌تر شود و اعضای جدید تیم بتوانند با صرف زمان کمتری برای آموزش، وظایفی را از دیگران بگیرند.

شما یک کتابخانه از الگوها برای انواع فرآیندها مانند تبلیغات محتوا، طراحی تصویر رسانه‌های اجتماعی، ایجاد یک فاکتور و … پیدا خواهید کرد. می‌توانید این الگوها را ویرایش کنید تا دستورالعمل‌های شما را شامل شوند و تکالیفی را در هر چک لیست اضافه، حذف یا ویرایش کنید. به عنوان مثال، می‌توانید فرآیندی برای آپلود محتوا در رسانه‌های اجتماعی با دستورالعمل‌هایی برای محتوای مناسب، اندازه‌های تصویر، بهترین زمان‌ها برای آپلود، محدودیت‌ها و هر چیز دیگری که اعضای تیم شما باید هر بار که این کار را انجام می‌دهند تکمیل کنند، ایجاد نمایید.

ویژگی‌های کلیدی

چک لیست‌های مشارکتی: چک لیست‌هایی برای تیم‌ها ایجاد کرده، وظایف را تعیین و پیشرفت را پیگیری کنید.

برنامه‌ها: گردش کار روزانه، هفتگی و ماهانه ایجاد کرده و چک لیست‌های مکرر را خودکار کنید.

آپلود فایل‌ها: تصاویر، ویدئوها و فایل‌های متنی را برای برقراری ارتباط بهتر بین اعضای تیم اضافه کنید.

منطق شرطی: چک لیست‌های پویا را با استفاده از منطق «اگر/پس» برای انطباق با نیازهای تیم و خواسته‌های پروژه ایجاد کنید.

Process.st به این معنی است که اعضای تیم شما می‌توانند هر مرحله از وظایف را با پیروی از دستورالعمل‌ها و بررسی آن‌ها در فهرست خود حین انجام، تکمیل کنند. این منجر به نرخ بهره‌وری بالاتر، اشتباهات کمتر و صرف زمان کمتر برای ایجاد مستندات و آموزش اعضای جدید تیم می‌شود. اگر عضوی دارید که دورکاری می‌کند و نمی‌تواند شخصاً آموزش ببیند، این می‌تواند بسیار مهم باشد.

جمع‌بندی

هر تیمی متفاوت است، اما این لیست از ابزارهای بهره وری تأثیر قابل توجهی بر میزان توانایی تیم شما خواهد داشت؛ مهم نیست که چقدر بزرگ، متنوع یا توزیع‌شده باشد. چه نیاز به جلوگیری از حواس‌پرتی‌ها، همکاری در پروژه‌ها، خودکار کردن کارهای تکراری یا گرد هم آوردن اعضای تیم خود برای جلسات بدون دردسر داشته باشید، می‌توانید مجموعه ابزارهای مناسب برای تیم خود را در این ۶ مورد برتر بیابید.