راهنمای کامل ۱۵ مرحله‌ای برای این که بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید

بسیاری از ما از این که در طول روز به انجام تمامی کارهایمان نمی‌رسیم گله و شکایت داریم. کارهای زیادی را می‌خواهیم انجام دهیم اما زمان از دستمان در می‌رود و کارها عقب می‌افتد. خود عقب‌افتادن کار یک مشکل است و استرس ناشی از این تعویق، مشکلی دیگر. اما چگونه می‌توانیم این مشکل را حل کنیم؟

در این مطلب ۱۵ عادت یا مرحله را با هم مرور می‌کنیم که می‌توانیم با ایجاد آن‌ها، بهره‌وری خود را به حداکثر برسانیم.

۱- زمانی را در تقویم خودتان به وظایف (Task) اختصاص دهید

آیا لیستهای برای انجام شما (To Do List) در زندگی شما جایی دارند؟ آیا این لیست‌های برای انجام شما هنوز کامل نشده‌اند؟
راه چاره این است که هر زمانی که وقتی بر روی یک آیتم با اولویت بالا کار می‌کنید، در تقویم خود قراردادهایی را یادداشت کنید. به آن به عنوان یک جلسه یک نفره نگاه کنید که باید ۳۰ دقیقه، یک ساعت و یا چند ساعت روی کارهای روزانه تمرکز کنید.
آیا این بدین معنی است که شما باید در بلوک زمانی هر کاری را انجام دهید؟ نه، تنها یک قرار دیگر ایجاد کنید و تا زمانی که کارتان تمام نشده، آن را تکرار کنید.

۲- قاعده اسب تک شاخ

شاید درباره قاعده پارتو شنیده باشید: که ۲۰ درصد از تلاش ما، ۸۰ درصد نتایج شما را موجب می‌شود، در حالی که ۸۰ درصد تلاش شما، تنها ۲۰ درصد نتایج شما را موجب می‌شود.
در بازاریابی آنلاین، تنها حدود ۱ تا ۲ درصد از کارهای شما موفق خواهند شد.
زمانی که شما چیزی که خوب عمل میکند را می‌یابید، از آن درس بگیرید. درک کنید که چه چیزی کارساز خواهد بود و چگونه می‌توانید قاعده اسب تک شاخ را برای تکرار آن موفقیت به کار ببرید.

۳- کمتر کار کنید!

کارمندان شاد، کارمندانی بهره‌ورترند. اما اکثر مردم در شغلشان رضایت ندارند.
۸ ساعت کار روزانه برای همه هست. به علاوه دیدارهایی بیهوده، اضافه کاری، رفت و آمد، ایمیل‌هایی بعد از ساعات کاری و غیره.
شاید زمان آن باشد که الگویی متغیر ایجاد کنید که در آن کمتر کار کنید. ما هم اکنون مشاهده می‌کنیم بعضی از شرکت‌ها به طور آزمایشی ۴ یا ۵ ساعت کاری را در پیش گرفته‌اند. آیا میتوانیم این الگو را در آینده مشاهده کنیم؟

۴- در زمان‌هایی کار کنید که بهره‌وری‌تان بیشتر است

این که تمام افراد موفق و ثروتمند روزشان را حدود ساعت ۴ صبح شروع می‌کنند درست است؟ نه!
زمانی کار کنید که بهره‌وری‌تان بیشتر است، چه بخواهد قبل از طلوع خورشید، بعد از ناهار، و یا نیمه شب باشد.
تنها اطمینان حاصل کنید که چنین زمانی را در طول روز کاری خود رزرو کنید. هم اکنون شروع به انجام بیشتر کارها کنید!

۵- از قصد، در کارهایتان تاخیر بیاندازید!

تعویق انجام کارها و رساندن آنها به مرحله خاتمه، دارای دو مزیت است: باعث می‌شود در اضطرار کار کنید و ذهنتان را متمرکز کنید.
دیگر مزیت بزرگ تعویق اندازی این است: گاهی کارها تغییر می‌کنند، و دارای اولویت کمتری می‌شوند، و یا در کل نیازی به انجام آنها نیست. هیچ چیر بدتر از آن نیست که کاری را کلا انجام دهید و سپس ایمیلی را دریافت کنید که از شما تقاضا کرده جهتتان را عوض کنید و یا بخواهد کلا تقاضاهایش را برطرف نکنید.

۶- وظایف خود را اولویت‌بندی کنید

ما می‌دانیم که چندوظیفه ای‌بودن مغز ما را از بین می‌برد. اما چگونه این مشکل را حل کنیم؟
یک راه آن استفاده از ماتریس آیزنهاور است:

این به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید که اکنون کدام کار را انجام دهید، و برای اینکه کدام کار را بعدا انجام دهید تصمیم بگیرید، و یا حتی وظیفه را محول کنید و از انجام آن صرف‌نظر کنید.

۷- اجازه دهید یک دستیار، شما را سازمان‌یافته نگه دارد

آیا شما کارهایی را انجام می‌دهید که در آن خوب عمل نمی‌کنید و یا از آن لذت نمی‌برید؟
یک دستیار استخدام کنید، کسی را بیابید تا زمان شما را خالی کند.
زمانی که شما یک دستیار خوب داشته باشید، میتوانید وظایفی که نمی‌خواهید انجام دهید را به او محول کنید و بر چیزهایی تمرکز کنید که تاثیرشان بیشتر است و به پیشرفت کاروکسب شما کمک می‌کند.

۸- خودتان را با افراد باهوش محاصره کنید

جیم ران، یک جمله عالی دارد که می‌گوید: « شما میانگین ۵ نفر از کسانی هستید که زمان خود را با آنها می‌گذرانید.»
اگر میخواهید بهره‌ورتر باشید، خودتان را با افراد هوشمند، بهره‌ور و خلاق محاصره کنید.
شبکه خود را توسعه دهید، در کنفرانس‌ها شرکت کنید، و از کارشناسان مشورت بگیرید.

۹- ابزارهایی بیابید که به صورت اتوماتیک وظایف تکراری را انجام دهند

اگر واقعا میخواهید از قاعده اسب تک شاخ استفاده کنید و بر ۱ تا ۲ درصد از چیزهایی که پراهمیت اند تمرکز کنید، نیاز است با آن ۹۸ تا ۹۹ درصد مواجه شوید.

۱۰- از اپلیکیشن‌های بهره‌وری استفاده کنید

اگر شما می‌خواهید مسافرت، اکانت‌های رسانه‌های اجتماعی، کمپین‌های تبلیغاتی، و یا تولید محتوای خود را مدیریت کنید، اپ‌های زیادی وجود دارند که به شما کمک می‌کنند که بهره‌ور عمل کنید.

۱۱- از کیبوردهای میانبر استفاده کنید

کیبوردهای میانبر می‌توانند چندثانیه‌ای که نهایتا منجر به بهره وری میشوند را اصلاح کنند.

۱۲- ایمیلهای خود را کارآمدتر کنید

آیا می‌خواهید ایمیلی با دقتی بالا بنویسید؟ پس به این موارد توجه کنید:
• از کلمات کلیدی در سابجکت ایمیل خود استفاده کنید.
• یک خلاصه کوتاه بیاورید که هدف ایمیل شما و هر اقدام مورد نظر پذیرنده ایمیل را توضیح می‌دهد ( چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا، چرا، و چگونه)
• تا جایی که میتوانید کوتاه بنویسید

۱۳- با لذت بیشتری کارها را انجام دهید

سرگرمی‌ها بسیار مهم اند. کار بی وقفه به سرعت شما را از بین می‌برد.
یک سرگرمی و یا گذران زمانی را برای خود بیابید. به مغز خود استراحت دهید.
چه این کار ورزش باشد، خواندن کتابی جدید، و نواختن موسیقی. لذا زمانی که کار می‌کنید بهره‌ورتر خواهید بود.

۱۴- اخبار ورزشی را دنبال نکنید

آن چه که می‌توانید انجام دهید تمرکز بر کارهایی است که بر روی آنها تاثیر دارید. ساعات هفته را به بحث، خواندن، فکر، و تماشای یک بازی بزرگ اختصاص ندهید.
اگر چیزی مهم است، خودش معلوم خواهد شد.

۱۵- از شکایت‌کردن و غر زدن اجتناب کنید

منبعی از حالت منفی در محل کاری خودتان نباشید. این کار نه‌تنها به بهره‌وری شما آسیب میزند، بلکه به کسانی که دور و بر شما هستند نیز شیوع پیدا می‌کند.

حرف آخر: بهره‌وری بالا یک شبه حاصل نمی‌شود. در موارد بالا مداومت داشته باشید و با استمرار این عادات خوب می‌توانید بهره‌وری خود را به کمال برسانید.