سیستم مدیریت اسناد (Document Management System) ابزاری است که باید در دنیای پیشرفته دیجیتالی امروز داشته باشید. بیایید نگاهی بیاندازیم به اینکه سیستم مدیریت اسناد دقیقا چیست، چرا استفاده از این سیستم ضروری است و بهترین سیستم مدیریت اسناد در حال حاضر در بازار کدام است؟
آیا می‌دانید هر کسب و کار در چه چیزهایی با دیگر سازمان‌ها مشترک است؟ فرقی نمی‌کند این یک شرکت فناوری باشد، مراقبت‌های بهداشتی، تولیدی، اتومبیل، محصولات آرایشی، مالی یا هر کسب و کار دیگری … همه آنها به طور گسترده‌ای از “اسناد” استفاده می‌کنند.
اسناد سنگ بنای همه مشاغل هستند و نقش اصلی را در تسهیل عملکرد صحیح و موفقیت کلی هر شغل ایفا می‌کنند. هیچ شرکتی در سطح کره زمین وجود ندارد که بتواند بدون مشاهده و به اشتراک‌گذاری اسناد، یک روز از پس ماندگاری در بازار کار برآید. منظور از اسناد بروشورهای بازاریابی، پیشنهادات پروژه، اسناد فنی، دستورالعمل‌های منابع انسانی و مطالب آموزشی می‌باشد.
مشکل این است که هرچه اسناد بیشتری برای کار ایجاد و به آنها اعتماد کنیم، وجود سیستم‌هایی برای مدیریت اسناد در کل شرکت شما حیاتی‌تر می‌شود. اینجاست که سیستم مدیریت اسناد حتما ضروری می‌نماید.
سیستم مدیریت اسناد یا DMS چیست؟
بهترین تعریف برای سیستم مدیریت اسناد یا DMS همانطور که از نام آن پیداست، یک سیستم یا نرم‌افزاری است که امکان ایجاد، ذخیره‌سازی، مدیریت، نمایه‌سازی (Indexing)، محافظت و بازیابی اسناد دیجیتالی را فراهم می‌کند.
اگرچه اکثر سیستم‌های مدیریت اسناد، تمام اسناد دیجیتالی شما را در فضای ابری ذخیره می‌کنند، اما این موارد فراتر از ذخیره‌سازی ابری هستند. سیستم مدیریت اسناد چارچوبی است که جریان آسان اطلاعات حیاتی را در سراسر سازمان تسهیل می‌کند.
یک سیستم مدیریت اسناد خوب می‌تواند به سازماندهی همه پرونده‌ها و داده‌های شما در یک مکان کمک کند، تمام اسناد مهم شما را ردیابی کند، سرعت کار را افزایش داده، دقت را بهبود بخشد و دسترسی شبانه‌روزی به اسناد از هر قسمت از جهان را فراهم کند.
بنابراین، انتخاب یک سیستم قوی مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهد یک گام جلوتر از قبل باشید و تمام اطلاعاتی را که کارکنان شما برای انجام کارآمد کار خود نیاز دارند، به راحتی فراهم کنید.
چرا سیستم مدیریت اسناد مهم است؟
دیجیتالی شدن سریع دنیای ما، منجر به رشد تصاعدی داده‌ها و محتوای کسب و کارها شده است. هر روز شرکت شما در حال ایجاد و مدیریت مقادیر زیادی اسناد تجاری، قراردادها، پیشنهادها، مطالب بازاریابی، پست‌های وبلاگ، دستورالعمل‌های منابع انسانی، کتابچه‌های آموزشی، مواد پردازشی و غیره است.
این اسناد اغلب در مکان‌های مختلف دیجیتال شما پراکنده شده‌اند – شما ممکن است دارای فایل‌های Word، فایل‌های ذخیره شده در برنامه‌های ابری مانند Dropbox ,Google Drive ,OneDrive ,Box، پرونده‌های ذخیره شده در دسک تاپ، پیوست های ایمیل و غیره باشید.
آیا تا به حال وقت گران‌بهای خود را برای جستجوی یک سند در رایانه، در پیام‌های چت، در پیوست‌های ایمیل و غیره تلف کرده‌اید؟ مدیریت این خرابکاری دیجیتالی که اغلب بدون ساختار است و در دسترس قرار دادن آن برای کارمندان، مشتریان، شرکا یا سایر سهامداران کار ساده‌ای نیست.
یک بررسی جهانی از کارگران و متخصصان فناوری اطلاعات در سال ۲۰۱۲ توسط IDC نشان داد که چالش‌های سند ۲۱٫۳ درصد از دست دادن بهره‌وری را تشکیل می‌دهد. کارمندان معمولا نمی‌توانند اسناد مناسب را در زمان مناسب پیدا کنند یا به دلیل موانع مکانی نمی‌توانند به سند دسترسی پیدا کنند.
سیستم مدیریت اسناد، نقش بسزایی در سهولت، تسریع و بهبود عملکرد در انجام کلیه وظایف مربوط به مدیریت سازمان دارد. دلایل زیادی وجود دارد که چرا سازمان باید بلافاصله سیستم مدیریت اسناد را مستقر کند. برخی از این موارد عبارتند از:
پاکسازی خرابکاری دیجیتال
یک سیستم مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهد از شر خرابکاری دیجیتال عظیمی که ناخودآگاه ایجاد کرده‌اید خلاص شوید. همه ما اسناد خود را در لپ تاپ‌ها، رایانه‌های شخصی، دستگاه‌های تلفن همراه، فضای ذخیره‌سازی ابری، پیوست‌های ایمیل، پوشه‌های دسک تاپ و غیره پراکنده کرده‌ایم.
به این ترتیب، یافتن یک فایل خاص در زمان نیز، بسیار دشوار می‌شود. سیستم مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهد اسناد خود را در یک مکان مرکزی ذخیره و جستجو کنید. همچنین یک سیستم عالی مدیریت اسناد به شما در ایجاد اسناد دیجیتالی کمک می‌کند.
راه حل all-in-one
با انتخاب راه‌حل همه چیز در یکجا، یک مخزن مرکزی از محتوای موجود ایجاد کنید و در زمینه محتوای جدید با تیم خود همکاری کنید. به این ترتیب، برای ایجاد پرونده‌های دیجیتالی خود و سپس ذخیره مطالب خود در جای دیگر، نیازی به استفاده از Word یا ویرایشگرهای دیگر سند ندارید.
اعتماد به کاغذ را کاهش دهید
اگر شرکت شما هنوز از اسناد کاغذی استفاده می‌کند، تغییر سیستم مدیریت اسناد می‌تواند به کاهش اعتماد به کاغذ و صرفه‌جویی در هزینه‌های اضافی برای چاپ، ذخیره‌سازی، نگهداری، تشکیل پرونده و غیره کمک کند.
طبق یک مطالعه:
- شرکت‌هایی که درآمد سالانه آنها بین ۵۰۰ تا ۱ میلیون دلار است می‌توانند با روی آوردن به مدیریت اسناد دیجیتال، سالانه ۴۰ دلار پس‌انداز کنند.
- افزایش کارایی و همچنین بهره‌وری بیشتر پرسنل، می‌تواند سالانه ۶۰۰۰ ساعت یا ۲٫۴ موقعیت کارمند تمام وقت صرفه‌جویی کند.
- مقدار زیادی از ضایعات کاغذ را از محیط زیست کاهش دهید و ماهانه دور ریز هزاران ورق کاغذ را کاهش دهید.
بهبود کارایی کلی سازمان
وقتی بیشتر زمان خود را صرف جستجوی اسناد دیجیتالی خود از طریق سیستم عامل‌ها و دستگاه‌های مختلف می‌کنید، از انجام واقعی کارهایی که برای انجام آن استخدام شده‌اید، باز می‌مانید و این یعنی اتلاف وقت و انرژی شما.
اضافه کار باعث کاهش ۶۸ درصدی بهره‌وری در کارکنانی می‌شود که احساس می‌کنند ساعات کافی در روز برای انجام وظایف خود ندارند. یک راه خوب برای آزاد کردن ساعات کار کارمندان، استقرار سیستم مدیریت اسناد برای ایجاد آسان، بایگانی، ویرایش، همکاری تیمی و تأیید اسناد است.
