بهره‌وری شخصی
چگونه یک ارائه خوب داشته باشیم؟ (راهنمای گام به گام)
چه در حال ساختن خانه باشید، چه در حال پختن کیک یا نوشتن مقاله، در اختیار داشتن تمام قطعات لازم قبل از شروع، کار را ساده‌تر می‌کند. بدیهی است که صرف زمان برای مرتب کردن همه چیز در دقایق پایانی کار، عجولانه بوده و بی‌نظمی قابل‌توجهی را به کار ما اضافه می‌کند. البته گاهی جملاتی از این دست را هم می‌شنویم که چرا وقت خود را صرف سازماندهی می‌کنید وقتی می‌توانید مستقیما شروع به کار کنید؟ اما واقعیت این است که باید با خودمان صادق باشیم. برنامه‌ریزی در زمان صرفه‌جویی می‌کند و همین امر در مورد ایجاد یک ارائه (Presentation) خوب نیز صدق می‌کند.
بهترین کار برای بالا بردن بهره‌وری شخصی در این زمینه، این است که با طراحی کلی ارائه شروع کنید. طرح کلی ارائه نسخه‌ای کامل از صحبت‌های شما است. این نسخه باید جهت کلی مسیر شما را به همراه خلاصه نکات کلیدی در خود داشته باشد. هدف این است که متن موردنظر به شما کمک کند تا تفکر خود را شکل دهید، افکار خود را سازماندهی کنید و مطمئن شوید که مطالب به طور منطقی ارائه شده است.
در این مقاله، ما قصد داریم نگاهی دقیق‌تر به چگونگی ارائه مطالب داشته باشیم. برای ما مهم است که در انتهای متن شما درک کنید چگونه قصه‌گویی می‌تواند به جذب مخاطب کمک کند و چگونه می‌توانید یک طرح ارائه بی‌عیب و نقص برای خود ایجاد کنید.
هدف شما از ارائه چیست؟
با مشخص کردن هدف اصلی، پایه‌ای را ساخته‌اید که به شما کمک می‌کند کل ارائه را روی آن استوار کنید؛ بنابراین مطمئن شوید که پاسخ این سؤال را به خوبی می‌دانید. یک نقطه شروع خوب این است که در مورد هدف کلی فکر کنید. ارائه شما ممکن است شش هدف اصلی داشته باشد:
- آموزش
- اطلاع دادن
- متقاعد کردن
- الهام بخشیدن عملی
- الهام بخشیدن یا ایجاد انگیزه
- سرگرم‌کنندگی
در محیط کسب و کار، معمولا “اطلاع دادن” همراه با یکی یا دو مورد دیگر خواهد بود. اگر در این شرایط هستید و برای مثال درباره نتایج سه ماه گذشته صحبت می‌کنید، پس اطلاع‌رسانی، توانمندسازی کارکنان و ایجاد انگیزه را در نظر دارید. اگر مربی کسب‌و‌کار هستید، اهداف شما احتمالا الهام بخشیدن، ایجاد انگیزه و سرگرمی خواهد بود.
هنگامی که این کار را انجام دادید، یک قدم به تعیین هدف خود نزدیک می‌شوید. در اینجا چند سؤال وجود دارد که به شما در یافتن مسیر مناسب کمک می‌کند:
- می‌خواهم چه چیزی را به دیگران ارائه بدهم؟
- این موضوع چگونه به دیگران کمک می‌کند تا مسائل خود را از میان ببرند؟
- توقع دارم که بعد از این ارائه افراد چه کاری انجام دهند؟
ایده‌های خود را یادداشت کرده و خلاصه‌ای از هدف ارائه ایجاد کنید. بهتر است که آن را در یک یا دو جمله خلاصه نمایید. سپس هدف اصلی را در اولین اسلاید قرار دهید. می‌توانید بعدا آن را تغییر دهید، اما این نقطه شروع خوبی است.
برای ارائه یک قوس داستانی ایجاد کنید
همه انسان‌ها، عاشق یک داستان خوب هستند. اولین نقاشی‌های غاری مملو از داستان‌هایی بودند که به نقاشان و کسانی که این نقاشی‌ها را دیدند کمک کردند تا جهان را درک نمایند. شما هم می‌توانید از این مسئله به خوبی استفاده کنید. وقتی داستان را شروع می‌کنید اتفاقات جالبی رخ می‌دهد. بخش شنوایی مغز (که به شما کمک می‌کند گوش دهید) روشن می‌شود. این مسئله باعث می‌شود فعالیت‌هایی را که توصیف می‌شوند، تصور کنید. در همین حال، تمام احساسات فرد با شما همراه شده و دوست دارد بداند که پایان این داستان چیست.
داستان‌ها ابزاری قدرتمند برای گرد هم آوردن مردم بوده و خواهند بود. داستان‌های بزرگ متقاعدکننده و آگاه کننده هستند. بهترین داستان‌ها الهام بخش بوده و تا آخر عمرمان با ما می‌مانند. اما ما غالبا چنین اتفاقی را در اتاق جلسه نمی‌بینیم، جایی که نمودارها و نتایج فصلی بر آن حاکم است.
آمار و ارقام خشک، جذابیت یک ارائه خوب را از بین می‌برند. گاهی گمان می‌کنیم که ارائه جزئیات لازم نیست و مخاطب این موارد را درک خواهد کرد. اما این نگرشی اشتباه است که ارائه ما را مبهم می‌کند. اگر می‌خواهید برای مخاطبان انگیزه ایجاد کنید، باید این آمار و ارقام را در یک داستان بگنجانید. اما مهم است که بدانید از کجا و چگونه این کار را شروع کنید.
قصه‌گویی امری نیست که فقط چند نفر منتخب در آن مهارت داشته باشند. هر کسی می‌تواند با کمی تمرین بر این هنر مسلط شود. حتی نیازی به انبوه خلاقیت نیست زیرا حقیقت این است که داستان‌ها فرمول دارند و وقتی فرمول را به خوبی پیاده کردید، بقیه موارد به صورت خودکار پیش می‌روند.
اجازه دهید ببینیم چگونه می‌توانیم یادداشت‌ها و ایده‌های خود را با استفاده از چند فرمول مهم به یک داستان جذاب تبدیل کنیم.
واقعیت و داستان
ترکیب قصه‌گویی با حقایق در نوعی چرخه حمایتی متقابل کار می‌کند. حقایق به داستان اهمیت می‌بخشند. داستان علاقه را به حقایق اضافه می‌کند. در این ساختار، شما این دو را با هم ترکیب می‌کنید و بین این دو به جلو و عقب حرکت خواهید کرد. با یک سؤال “اگر می‌شد” شروع کنید. به عنوان مثال، اگر در تولید جاروبرقی فعال هستید، سؤال خود را این طور مطرح کنید که “اگر می‌شد جاروبرقی تولید کرد که هیچ وقت در مکش دچار مشکل نشود، با چه میزان پیشرفت روبرو می‌شدیم؟”
از اینجا به بعد، بر اساس حقایقی کار کنید که وضعیت فعلی را نشان می‌دهد. برای ادامه مثال ما، ممکن است آمارهای فعلی در مورد مشکلات و سؤالات متداول مشتریان را در نظر بگیریم. در سراسر متن ارائه، واقعیت‌های متناوب را با داستان تداعی کنید.
کار را با یک نکته عالی به پایان برسانید که باعث می‌شود شنوندگان احساس کنند چیزی آموخته‌اند و می‌خواهند به خاطر آن کاری انجام دهند. به عنوان مثال، برای سرمایه‌گذاری روی محصول جدید خود یا حمایت از برنامه جدیدتان چه کمک‌هایی نیاز دارید؟ این موارد را به صورت چشم‌اندازهای آینده مطرح کنید.
سفر قهرمان
از اودیسه (Odysseus) تا چیهیرو (Chihiro)، داستان‌های ماجراجویی معمولا شامل یک قهرمان هستند که به سفری مملو از خطر می‌رود و در پایان آن درس مهمی می‌گیرد. این یک فرمول است که توسط هزاران نویسنده به کار گرفته شده و شما هم می‌توانید از آن استفاده کنید تا عنصر نمایشی به ارائه خود اضافه کنید.
این ساختار برای داستان‌های شخصی الهام‌بخش یا داستان‌های مربوط به یک شرکت از آغاز متواضعانه تا موفقیتی که امروزه وجود دارد، بسیار خوب عمل می‌کند. برای استفاده از این فرمول نکات زیر را در ذهن داشته باشید:
- از جایی خنثی شروع کنید. جایی که وضعیت نه ایده‌آل است و نه غیرقابل تحمل.
- یک چالش معرفی کنید. چالشی که باید حل شود.
- وضعیت بدتری را ارائه دهید که مشکل در حال حل شدن است، اما اوضاع همچنان بدتر می‌شود.
- در مورد یک وضعیت نزولی صحبت کنید. وضعیت غیرممکن به نظر می‌رسد. ظاهرا راهی برای پیش‌روی وجود ندارد و همه چیز بد به نظر می‌رسد.
- در مورد یک کشف جدید که همه را امیدوار می‌کند، صحبت کنید.
- مسلح به توانایی‌های جدید خود، می‌توانید به طور مستقیم با این مشکل برخورد کنید.
- در مورد حل مشکل صحبت کنید، اما به جای بازگشت به حالت قبلی، قهرمان (شما) شیوه زندگی بهتری را کشف می‌کند.
- کار خود را با یک درس به پایان برسانید. می‌توانید آن را به اشتراک بگذارید تا به مخاطبان انگیزه دهید.
مدل پیچ (The Pitch)
فروشندگان معمولا از شیوه ارائه ” The Pitch” استفاده می‌کنند. در این فرمول هدف این است که نشان دهیم چگونه یک محصول یا ایده می‌تواند به فرد کمک کند تا برای رسیدن به نتیجه مثبت، بر موانعی غلبه کند. داستان باید طوری تنظیم شود که به راحتی قابل ارتباط باشد، تا مخاطب بتواند خود را در موقعیت فرض کرده و از راه‌حل ارائه شده توسط شما، سود ببرد. در این فرمول نیز نکاتی وجود دارد که باید به ذهن بسپارید. از جمله:
- با یک خلاصه آسان و قابل‌فهم، شروع کنید.
- مشکل یا مانعی را که باید حل شود، معرفی کنید. کمک بیشتر به مخاطبان برای قرار دادن آن‌ها در موقعیت مناسب در این مرحله صورت می‌گیرد.
- با مخاطبان نگاهی اجمالی به راه‌حل احتمالی بیندازید.
- چند گزینه برای حل مشکل به مخاطبان بدهید. ابتدا یک گزینه متوسط ارائه داده، سپس یک گزینه بهتر را پیش رویشان بگذارید.
- گزینه بهتر را انتخاب کنید و توضیح دهید که چرا بهترین گزینه (و تنها انتخاب مناسب واقعی) است.
- کار را با ارائه قدم‌به‌قدم و دقیق نحوه حل مشکل به مخاطب، به پایان برسانید.
- قبل از پایان کار، در مورد مزایای اضافی این کار، صحبت کنید که فراتر از حل مشکل است. کار را با اوج بالاتری به پایان برسانید.
توضیح
این قالب ارائه برای زمانی است که می‌خواهید چیزی را به مخاطبان بیاموزید: مانند توضیح یک فرایند، آشنایی با مهارت جدید یا راهی برای غلبه بر مشکلات. البته شباهت‌هایی با مدل واقعیت و ساختار داستان دارد، تا آنجا که حقایق باید در داستان بافته شوند.
توضیح دهید که اوضاع در حال حاضر چگونه است، هدف چیست و چگونه می‌خواهید به آنجا برسید. شما حتی می‌توانید با یک داستان شروع کنید تا علاقه احساسی را از همان ابتدا افزایش دهید. در ادامه:
- اولین قدم را در سفر به مقصد نهایی بردارید.
- مراحل بیشتری را که بر این اساس بنا شده است، اضافه کنید.
- یک لحظه وقت بگذارید تا نکاتی را که تا به حال به آن‌ها پرداخته‌اید، جمع‌بندی کنید و آن‌ها را به نقطه اصلی پیوند بزنید. این کار به مخاطبان کمک می‌کند تا هدفی را که پوشش داده‌اید، تجسم کرده و ببینند به کجا می‌روید.
- قطعات پایانی را به پازل اضافه کنید و مخاطبان را تا انتها هدایت نمایید.
- در پایان سفر، مخاطبان باید احساس کنند که چیز جدیدی آموخته‌اند.
ایجاد فرصت
این مدل سه قسمتی که از خویشاوندان نزدیک مدل پیچ (The Pitch) است، مانعی را برای یک فرصت جایگزین می‌کند. در اینجا، شما باید به مخاطبان نشان دهید که مشکلی که فکر می‌کردند حل‌نشدنی است، در واقع یک راه‌حل آسان دارد. برای انجام این مدل:
- با شرایطی که الان وجود دارد، شروع کنید.
- در مرحله بعد، یک “اما” اضافه کنید. این می‌تواند یک مانع کوچک باشد که از خوب پیش رفتن همه چیز، جلوگیری می‌کند. به عنوان مثال، شرکت پودینگ شکلاتی ما واقعا خوب عمل می‌کند. اما اگر عرضه‌کننده را تغییر دهیم، می‌توانیم بهتر عمل کنیم.
- در مورد یک فرصت خوب صحبت کنید. تا آنجا که ممکن است حقایق و آمار داشته باشید تا آن را دست‌یافتنی و واقعی جلوه دهید.
- نتیجه‌گیری را اضافه کنید.
- توضیح دهید که چرا محصول یا خدمات با چالش‌های مطرح شده، بهتر پاسخ می‌دهد. آمار و حقایق بیشتری را برای اثبات نظر خود اضافه کنید.
چگونه برای ارائه خود برنامه‌ریزی کنیم
اکنون شما ساختار ارائه را تدوین کرده‌اید. وقت آن است که طراحی مراحل برنامه‌ریزی ارائه را در نظر داشته باشید. تمام نکات مهم را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را به یک داستان تبدیل کنید. استفاده از استوری‌بورد (Storyboarding) بهترین راه برای انجام این کار است. کارگردانان از استوری‌بورد برای ترسیم صحنه به صحنه فیلم‌های خود استفاده می‌کنند. شما از آن برای ترسیم اسلاید به اسلاید ارائه خود استفاده خواهید کرد.
ترفند مهم در این کار این‌گونه است که از قسمت‌های گسترده بدون افزودن جزئیات زیاد استفاده کنید. آن را بیش از حد واضح نموده و نمای سطح بالا را از دست ندهید، زیرا برای ارزیابی قوس داستان شما مهم است. در حالت ایده‌آل، یک یا دو جمله در هر اسلاید داشته باشید که خلاصه‌ای از مطالبی است که هر کدام به آن خواهند پرداخت.
می‌توانید این کار را با قلم و کاغذ انجام دهید، اما وقتی نوبت به پیش‌نویس و ویرایش نهایی می‌رسد، ایده خوبی است که نقاشی‌های خود را به فرمت دیجیتال منتقل کنید. این کار باعث می‌شود طراحی شما بسیار منظم‌تر به نظر برسد و اگر نیاز به تغییر چیزی داشته باشد، به سادگی با حذف یا ویرایش یک سلول یا اسلاید کار خود را پیش خواهید برد. هنگامی که استوری بورد را کمابیش آماده کردید، وقت آن رسیده است که شروع به ساختن ارائه کنید.
طرح کلی ارائه
استفاده از الگوی ارائه در اینجا کمک بزرگی خواهد بود. ابتدا الگوی خود را انتخاب کنید. سپس با توجه به استوری بورد اسلایدهای از پیش ساخته شده را اضافه نمایید. برای کسانی که برنامه‌ریزی نکرده‌اند، این کار می‌تواند یک کابوس بزرگ باشد که معمولا با طراحی اسلایدهای کم یا زیاد، به پایان می‌رسد. اما شما برنامه‌ریزی کرده‌اید. پس اسلایدها را با تصاویر، ویدئو و صدا تکمیل کنید.
کلمات گفتاری را امتحان کرده و سعی کنید خیلی پرحرفی نکنید. زیاد صحبت کردن حواس مخاطبان را پرت می‌کند. توجه آن‌ها بین آنچه روی صفحه‌نمایش است و صدای شما تقسیم می‌شود. در عوض، تصاویر و ویدئو را انتخاب کنید. اگر اسلایدهای ارائه را بدون ارائه به اشتراک می‌گذارید، ارتباط را ساده و موجز نگه دارید. یک اسلاید طراحی شده با متن ساده، هرگز جذاب نیست.
نتیجه سخن
در نهایت، ارائه را تمرین کنید. به گفته کارشناسان، ۱۰ عدد جادویی هنگام تمرین سخنرانی است. هرچه بیشتر تمرین کنید، جریان آن بهتر می‌شود، برای شنوندگان راحت‌تر است که به سمت داستان شما جذب شوند. وقتی نوبت به متقاعد کردن، الهام بخشیدن، اطلاع‌رسانی یا فروش می‌رسد، داشتن یک مخاطب اسیر و درگیر نیمی از کار است.
