برای شروع بحت در مورد این دو متودولوژی اسکرام و کانبان، اجازه دهید هر کدام را به صورت جداگانه تعریف کرده و اصول آنها را جداگانه توضیح دهیم تا برای صحبت از تفاوت‌های میان آن دو، دید واضحی داشته باشیم.
روش کانبان (Kanban) چیست؟
کانبان روشی برای بهینه‌سازی و مدیریت گردش کار است که به شما امکان می‌دهد فرایندها را روی صفحه کانبان (Kanban Board) تجسم کرده و موارد کار را به طور مداوم پردازش کنید. محدودیت‌های کار در هر مرحله از گردش کار به تیم شما این امکان را می‌دهد تا از ظرفیت خود به صورت بهینه استفاده کند. به عبارت دیگر، کانبان به شما کمک می‌کند تا با مجموعه‌ای از اصول فرآیند موجود خود را بهینه کنید.
کانبان دارای ۴ اصل و ۶ عمل اصلی است:
۴ اصل:
- با کاری که اکنون انجام می‌دهید، شروع کنید.
- تغییرات فزاینده و تکاملی را دنبال کنید.
- به روند فعلی، نقش‌ها و مسئولیت‌ها احترام بگذارید.
- اقدامات رهبری را در همه سطوح تشویق کنید.
۶ عمل اصلی:
- گردش کار را تجسم کنید.
- کار در حال انجام را محدود کنید.
- مدیریت جریان را در نظر بگیرید.
- سیاست‌های فرآیند را صریحا اعلام کنید.
- حلقه‌های بازخورد ایجاد کنید.
- بهبود مشارکت را در نظر بگیرید.
متودولوژی اسکرام (Scrum) چیست؟
اسکرام در مقایسه با کانبان یک چارچوب کاملا تجویزی است. اسکرام نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و محدودتری دارد. دارای فرایندها و نقش‌های از پیش تعیین شده‌ای است.
چارچوب اسکرام بر اساس ۳ ستون استوار است:
در اسکرام، فعالیت اصلی به کارهای کوچک‌تر تقسیم می‌شود که باید در یک دوره زمانی مشخص (اسپرتنت‌ها Sprint) به پایان برسد. همچنین، اضافه کردن موارد جدید کار در طول اسپرینت بسیار ناامیدکننده است و باعث می‌شود کارهای جدید منتظر یک اسپرینت سریع باشند و توانایی تیم در واکنش به تغییر را کاهش دهد.
کانبان در مقابل اسکرام: اهمیت نقش‌ها
اسکرام دارای مجموعه‌ای از نقش‌های اجباری است که باید آنها را اجرا کنید:
- مالک محصول (مسئول امور فعالیت‌های عقب‌مانده است و تیم را هدایت می‌کند)
- اسکرام‌مستر (جدول زمانی را تعیین می‌کند)
- تیم توسعه (کارهایی را که در طول برنامه‌ریزی اسپرینت توافق شده است، پردازش می‌کند)
کانبان به شما امکان می‌دهد ساختار فعلی خود را بدون ایجاد تغییرات اساسی حفظ کنید. البته دو نقش در کانبان وجود دارد که می‌توانید آنها را پیاده‌سازی کنید اما به هیچ وجه اجباری نیستند:
وظیفه اطمینان از عبور کارآمد اقلام کاری را از طریق فرآیند با نظارت بر صفحه و کمک به اعضای تیم در صورت بروز مشکل بر عهده دارد. شخص در این نقش باید پیشرفت مداوم در تیم را تسهیل کند و فعالیت‌های بهبود را پیشنهاد دهد.
معمولا همان نقش ثانویه مدیر تیم است. این ذینفع مسئولیت مدیریت سیاست‌ها و ثبات فرآیند، بهبود حاکمیت شرکتی و کاهش ریسک مرتبط با یک شخص را بر عهده دارد.
اسکرام در مقابل کانبان: اصول برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی در اسکرام در ابتدای هر اسپرینت به طور تکراری اتفاق می‌افتد. یک جلسه اختصاصی آن را برای هدف تسهیل می‌کند. تمام اعضا دور هم جمع می‌شوند تا داستان‌های کاربران (User Stories) را به وظایف مشخص تقسیم کنند.
سپس، آنها تخمین می‌زنند که برای اتمام همه موارد موجود در لیست چقدر زمان لازم است. وقتی توافقی صورت گرفت، تیم متعهد می‌شود که همه موارد را در اسپرینت آینده به پایان برساند و شروع به کار می‌کند. در صورت تغییر اولویت‌ها در اواسط اسپرینت، اسپرینت فعلی باید کنار رفته و روند برنامه‌ریزی مجددا شروع می‌شود.
اما در کانبان
همه چیز به یک رویکرد احتمالی در برنامه‌ریزی متکی است، که اساسا یک پیش‌بینی بر اساس داده‌های گردش کار گذشته است. این مسئله باید بر اساس انواع کار، اندازه آنها، کلاس‌های خدمات و عوامل مختلف دیگر مربوط به خود کار دسته بندی شده باشد.
در کانبان، گردش کار شما مداوم است. بنابراین، معمولا گسترش بخش درخواست شده از تابلوی کانبان با افزودن ستون‌های نقشه‌راه مانند “این ماه” ، “ماه بعد” و غیره بستگی دارد.
در نتیجه، وقتی ظرفیت موجود در دسترس باشد، تیم شما با توجه به اولویت، مورد جدیدی را به سمت ستون “در حال انجام” می‌کشاند. سرانجام، وقتی می‌دانید متوسط زمان لازم برای انجام یک کار از نوع و اندازه مشخص چیست و تیم شما در هفته چند مورد را به پایان می‌رساند، می‌توانید تاریخ شروع و پایان هر کار را برنامه‌ریزی کنید.
کانبان در مقابل اسکرام: تعهد
گاهی اوقات از کانبان می‌توان برای به تعویق انداختن تعهد (تا آنجا که ممکن است برای اطمینان از چابکی و ارائه ارزش به طور مکرر و در زمان مناسب) استفاده کرد. از آنجا که محدودیت‌های WIP از کار اعضای مختلف برای انجام چندین کار جلوگیری می‌کند، همه متعهد می‌شوند آنچه را که شروع کرده‌اند قبل از شروع کار جدید به پایان برسانند.
در اسکرام، تعهد برای اسپرینت به صورت پیش‌بینی وجود دارد. وقتی تیم ظرفیت خود را به طور دقیق پیش‌بینی نمی‌کند یا مشکلات غیرمنتظره‌ای پیش می‌آید، یا اسپرینت شکست می‌خورد یا همکاری فوق‌العاده لازم است که همه چیز را به موقع تمام کنید.
شاخص‌های کلیدی عملکرد در کانبان و اسکرام
KPIهای اسکرام
اسکرام دو شاخص کلیدی عملکرد خاص دارد که باید روی آنها تمرکز کنید:
- اسپرینت
- ظرفیت برنامه‌ریزی شده (تعداد افرادی که در یک اسپرینت حضور دارند)
معمولا برای بررسی آنها، تیم‌های اسکرام چند نمودار را اجرا می‌کنند:
- نمودار Burndown (یک نمایش تصویری از میزان کار باقی مانده در مقابل مدت زمان باقیمانده در اسپرینت)
- نمودار Velocity ( معمولا به صورت هیستوگرام هستند که عملکرد گذشته تیم اسکرام را نشان می‌دهند)
نتیجه سخن
روش‌های کانبان و اسکرام هر دو برای کمک به تیم‌ها در افزایش کارایی و بهره‌وری ایجاد شده‌اند. با این حال، انتخاب هر کدام به تنهایی به هر تیم بستگی دارد زیرا بدیهی است که هر دو نوع ابزار با یک روش یا چارچوب کار نمی‌کنند.
نرم‌افزار اسکرام برای تیم‌هایی که تصمیم گرفتند کار خود را به صورت کامل با اسکرام هماهنگ کنند، با اتخاذ نقش‌ها، شیوه‌ها و چارچوب‌هایی که به آن اشاره دارد، مفید است. تنها مشکلی که در این روش وجود دارد این است که نرم‌افزار اسکرام به شما کمک نمی‌کند در تخمین کار بهتر شوید و فقط مستندسازی تخمین‌ها را آسان می‌کند.
نرم‌افزار کانبان، درست مانند خود روش کانبان، به طور قابل توجهی آسان‌تر است و به راحتی می‌توان با آن شروع به کار کرد. بدون نیاز به روند و تغییراتی در ساختار تیمی، نرم‌افزار کانبان به شما اجازه می‌دهد با آنچه در حال حاضر دارید، شروع کنید و از آن استفاده کنید.
