چرخه دمینگ یا PDCA چیست و چگونه اعمال می‌شود؟

چرخه دمینگ یا PDCA به اختصار از چهار کلمه Plan-Do-Check-Act، معنا شده است که الگویی برای انجام تغییرات را نشان می‌دهد. این مسئله یک قسمت اساسی از فلسفه تولید ناب (Lean Production) و پیش‌نیاز اصلی بهبود مستمر افراد و فرایندها است.

ابتدا چرخه PDCA توسط والتر شوارت ارائه شد و بعدا توسط ویلیام دمینگ توسعه یافت و در نهایت به چارچوبی گسترده برای پیشرفت‌های مداوم در تولید، مدیریت و سایر زمینه‌ها تبدیل شد. PDCA یک روش ساده چهار مرحله‌ای است که تیم‌ها را قادر می‌سازد تا از تکرار اشتباهات جلوگیری کرده و فرایندها را بهبود بخشند.

به بیان دیگر

روش PDCA یک روش بهبود مستمر است که در دهه ۱۹۵۰ توسط دکتر د ادواردز دمینگ رواج یافت. این روش اکنون برای شرکت‌هایی مفید است که از آن برای بهبود عملکرد خود در فروش، بازاریابی، مدیریت پروژه و غیره یا هر جنبه دیگری که می‌تواند بهینه شود، استفاده می‌کنند.

این روش که اغلب به عنوان ابزاری برای شرکت‌ها ارائه می‌شود، می‌تواند به صورت شخصی نیز برای ما مفید باشد. ما می‌توانیم از آن برای سازماندهی بهتر خود، توسعه مهارت‌های جدید، دستیابی به اهداف شخصی یا بهبود عملکرد خود استفاده کنیم.

در این مقاله، ما دقیقا خواهیم دید که روش PDCA چیست و چگونگی اعمال آن مرحله به مرحله را در نظر خواهیم داشت. اما قبل از این مهم، اجازه دهید نگاهی مختصر به تاریخچه این راهکار داشته باشیم.

تاریخچه مختصر چرخه دمینگ یا PDCA

گفتیم که والتر شوارت، کارشناس آماری و فیزیکدان آمریکایی، پدر PDCA محسوب می‌شود. او علاقه زیادی به تجزیه و تحلیل آماری و بهبود کیفیت داشت و بنیان PDCA را که در بسیاری از نشریات ثبت شده بود، ایجاد کرد.

سال‌ها بعد، با الهام از ایده‌های شوارت، ویلیام دمینگ در واقع این مدل را به چرخه یادگیری و بهبود تبدیل کرد و به عنوان PDCA محبوب شد. به همین دلیل این مدل با نام چرخه شوارت یا چرخه دمینگ نیز شناخته می‌شود.

توضیح چرخه PDCA در جزئیات

چرخه PDCA یک فرایند تکراری برای بهبود مستمر محصولات، افراد و خدمات است. این مهم بخشی جدایی‌ناپذیر از آنچه امروزه به عنوان مدیریت ناب (Lean Management) شناخته می‌شود، است. مدل Plan-Do-Check-Act شامل آزمایش راه‌حل‌ها، تجزیه و تحلیل نتایج و بهبود روند کار است.

به عنوان مثال

تصور کنید که شما شکایات زیادی از مشتری در مورد سرعت پایین پاسخگویی تیم پشتیبانی خود دارید. در این صورت احتمالا باید روش کار تیم خود را برای راضی نگه داشتن مشتری بهبود ببخشید. این همان نقطه‌ای است که PDCA وارد عمل می‌شود.

اجازه دهید نگاهی دقیق‌تر به چهار مرحله از روند PDCA بیندازیم.

طرح (Plan)

در این مرحله، شما به معنای واقعی کلمه، کارهایی را که باید انجام شوند، برنامه‌ریزی خواهید کرد. بسته به اندازه پروژه، برنامه‌ریزی می‌تواند قسمت عمده‌ای از تلاش تیم شما را در بر بگیرد. این مرحله معمولا از مراحل کوچک‌تر تشکیل شده است تا بتوانید برنامه‌ای مناسب با احتمال خرابی کمتر ایجاد کنید.

سوالات اصلی شما

قبل از اینکه به مرحله بعدی بروید، باید مطمئن باشید که به برخی از نگرانی‌های اساسی پاسخ داده‌اید:

• مشکل اصلی که باید حل کنیم چیست؟
• به چه منابعی نیاز داریم؟
• چه منابعی داریم؟
• بهترین راه‌حل برای رفع مشکل با منابع موجود چیست؟
• در چه شرایطی این طرح موفقیت‌آمیز تلقی خواهد شد؟
• اهداف ما چیست؟

به خاطر داشته باشید، ممکن است شما و تیم‌تان، قبل از ادامه کار، لازم باشد چند بار این طرح را مرور کنید. در این حالت استفاده از روشی برای ایجاد و حفظ حلقه‌های بازخورد باز، مانند هوشین کنری کچ بال (Hoshin Kanri Catchball) مناسب است. این مهم به شما امکان می‌دهد قبل از تصمیم برای ادامه کار، اطلاعات کافی را جمع آوری کنید.

برای انجام این کار:

• مشکلاتی را که باید حل شوند، شناسایی کنید.
• اهداف را مشخص کنید.
• اقدامات انجام شده را مشخص کنید.
• منابعی را که برای انجام برنامه عملیاتی خود نیاز داریم، لیست کنید.
• برای اجرای برنامه، یک جدول زمانی تعیین کنید.
• مشخص کنید چه کسی چه کاری انجام می‌دهد (اگر چندین نفر روی این برنامه عملیاتی کار می‌کنند)
• شاخص‌های کلیدی عملکرد را تعریف کنید. به این معنا که مواردی را برای سنجش رابطه اقدامات خود و اندازه‌گیری آنها مشخص کنید.

همه این عناصر امکان شناخت دقیق اینکه برای رسیدن به اهداف خود چه کاری باید انجام دهیم را ممکن می‌سازد.

انجام دادن (Do)

پس از توافق در مورد برنامه، نوبت به اقدام رسیده است. در این مرحله، هر آنچه را که در مرحله قبل در نظر گرفته شده است، به صورت عملی، اعمال خواهید کرد. توجه داشته باشید که ممکن است در این مرحله مشکلات پیش‌بینی نشده‌ای رخ دهند. به همین دلیل، ممکن است ابتدا در یک موقعیت عالی سعی کنید برنامه خود را در مقیاس کوچک و در یک محیط کنترل شده، وارد و امتحان نمائید.

استانداردسازی چیزی است که قطعا به تیم شما کمک می‌کند تا برنامه خود را به راحتی اجرا کند. اطمینان حاصل کنید که همه نقش و مسئولیت‌های خود را می‌دانند.

برای انجام این کار:

اشاره کردیم که بعد از مشخص شدن طرح کاری ما، زمان اقدام رسیده است. برای این مرحله چندین مورد می‌تواند کمک کند:

• دانستن نحوه واگذاری یا تفویض وظایف:

اگر با اعضای تیم خود، روی پروژه‌ای با هم کار می‌کنید، باید اطمینان حاصل نمائید که همه وظایف مربوط به خود را می‌فهمند و طبق برنامه‌ریزی انجام شده، آنها را پیش می‌برند.

• تمرکز خود را حفظ کنید:

هنگام اجرای یک برنامه، گاهی اوقات ممکن است تمایل داشته باشیم که توسط سایر کارها و پروژه‌ها منحرف شویم. برای انجام موثر آن، تمرکز روی برنامه عملیاتی خود و جدا شدن از عوامل حواس‌پرتی، مهم است.

• تعلل نکنید:

به تعویق انداختن کارهای‌مان تا روز بعد، تأخیری بی‌مورد است. ما باید اطمینان حاصل کنیم که مهلت‌ها را رعایت می‌کنیم تا برنامه عملیاتی طراحی شده، طبق برنامه پیش برود.

بهتر است در یاد داشته باشیم که این ۳ عنصر به اجرای مناسب برنامه ما کمک می‌کنند.

بررسی (CHECK)

این مرحله احتمالا مهمترین مرحله از چرخه PDCA است. اگر می‌خواهید برنامه خود را روشن کنید، از اشتباهات تکراری جلوگیری نمائید و بهبود مستمر را با موفقیت اعمال کنید، باید به مرحله بررسی توجه کافی داشته باشید.

در اینجا، شما باید اجرای طرح خود را بررسی کنید و ببینید آیا طرح اولیه شما واقعا کارایی داشته است یا خیر. علاوه بر این، تیم شما قادر به شناسایی بخش‌های مشکل‌ساز روند فعلی و حذف آنها در آینده خواهد بود. اگر در طی روند مشکلی پیش آمد، باید آن را تجزیه و تحلیل کرده و علت اصلی مشکلات را پیدا کنید.

نتیجه سخن

چرخه PDCA (Plan-Do-Check-Act) ابزاری مفید است که می‌تواند به تیم شما در حل مشکلات بسیار کارآمدتر کمک کند. PDCA مزایای قابل توجهی دارد که باعث بهبود مداوم افراد درگیر در یک فعالیت و روندهای مربوطه می‌شود. به شما اجازه می‌دهد در کنار تیم خود، راه‌حل‌های ممکن را در مقیاس کوچک و در یک محیط کنترل شده، آزمایش کنید. در نهایت مانع از تکرار اشتباهات مشخص در روند کار می‌شود.