همه چیز درباره مدیریت پروژه چابک

مدیریت پروژه چابک یا همان Agile Project Management که آن را با نام اختصاری (APM) نیز می‌شناسند یک رویکرد با استفاده از تکرار برای پروسه برنامه ریزی و مدیریت پروژه است.

یک پروژه چابک درواقع درست مانند توسعه نرم افزار چابک، با بخش های کوچک تکمیل می‌شود که این بخش های کوچک تکرار شونده ها نامیده می‌شوند. هر بخش یا همان تکرار شونده توسط تیم پروژه بررسی و نقد می‌شود. اعضای این تیم باید متشکل از نمایندگان ذینفغان مختلف پروژه باشند. در نهایت بینش هایی که از نقد یک تکرار حاصل شده است، به منظور تعیین قدم بعدی هرچه بهتر در پروژه استفاده می‌شوند.

مزیت اصلی مدیریت پروژه چابک توانایی آن برای بررسی و حل مسائلی است که در طول دوره پروژه به وجود می‌آیند. ایجاد تغییرات لازم در پروژه در زمان مناسب باعث ذخیره منابع و در نهایت منجر به ارائه یک پروژه موفق در زمان درست و با بودجه کم می‌شود.

مدیریت پروژه چابک (APM) چیست؟

درواقع روش مدیریت پروژه چابک ، پروژه را به بخش های کوچک تقسیم می‌کند که این بخش ها در جلسات کاری، از مرحله طراحی تا تست و تضمین کیفیت اجرا و تکمیل می‌شوند. این بخش های کوچک یا همان تکرار ها «اسپرینت» نامیده می‌شوند و در یک تکنیک خاص و ویژه مدیریت پروژه چابک به نام « اسکرام» به کار برده می‌شود.

اسپرینت‌ها به طور کلی کوتاه هستند و بیش از چند روز یا چند هفته اجرا می‌شوند و معمولا ۲ تا ۴ هفته به طول می‌انجامند.

متد چابک تیم‌ها را قادر می‌سازد تا در طول تکمیل پروژه بخش های مختلف را رصد کنند که این برنامه کنترل مداوم بخش ها باعث می‌شود تا تشخیص دهند که آیا این بخش ها موفق عمل کرده اند یا خیر و در غیر اینصورت بلافاصله و به سرعت نقص ها را برطرف کنند. اعتقاد بر این است که این روش کمک می‌کند تا احتمال شکست در بخش‌های بزرگ و کلی تا حد زیادی کاهش یابد، زیرا بخش‌های کوچک در طول چرخه عمر پروژه به طور مداوم در حال بررسی و بهبود یافتن هستند.

در خصوص مدیریت پروژه چابک پیشنهاد می‌کنیم صفحه دوره مدیریت پروژه چابک Agile را ببینید.

مدیریت پروژه چابک (APM) چگونه کار می‌کند؟

تیم‌های مدیریت چابک، بازخوردهای خیلی سریع، سازگاری مداوم و بهترین شیوه ها در تکرار آن‌ها را می‌سازند.

آن‌ها شیوه‌هایی مانند استقرار مداوم و پیوستگی مداوم را با استفاده از تکنولوژی‌های خودکار برای سرعت بخشیدن به انتشار و استفاده از محصولات اتخاذ می‌کنند.

به علاوه، مدیریت پروژه چابک از تیم‌ها می‌خواهد که همزمان با انجام کار، به طور مداوم زمان و هزینه را برآورد و ارزیابی کنند. آن‎‌ها به جای نمودار گانت (Gantt Chart)، برای ارزیابی و اندازه‌گیری پیشرفت کار از نمودارهای burndown و burnup استفاده می‌کنند.

مدیریت پروژه چابک نیاز به حضور یا مشارکت یک مدیر پروژه ندارد. اگرچه در روش‌های سنتی مانند روش مدیریت پروژه آبشاری Waterfall (برای مدیریت بودجه، مدیریت پرسنل، دامنه پروژه، کیفیت، الزامات و سایر عناصر کلیدی) به منظور دستیابی به موفقیت حضور یک مدیر پروژه ضروری است، اما در روش مدیریت پروژه چابک ، نقش مدیر پروژه در بین اعضای تیم تقسیم می‌شود.

به عنوان مثال، اهداف پروژه توسط صاحب محصول یا صاحب پروژه تعیین می‌شود و اعضای تیم برنامه ریزی، گزارش پیشرفت و سایر کارها را تقسیم می‌کنند. برخی از روش‌های مدیریت چابک پروژه لایه های دیگری از مدیریت را نیز اضافه می‌کنند مانند: استفاده از رویکرد اسکروم که به تعیین اولویت‌ها کمک می‌کند و می‌تواند پروسه تکمیل پروژه را بهبود بخشد.

با این حال در روش مدیریت پروژه چابک ، مدیران پروژه هنوز منسوخ نشده اند و از آن‌ها استفاده می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها به خصوص در پروژه های بزرگ‌تر و پیچیده‌ترهنوز برای این روش از مدیران پروژه استفاده می‌کنند. البته سازمان‌ها بیشتر این مدیران پروژه را در نقش هماهنگ کننده با مسئول پروژه به کار می‌گیرند.

با توجه به تغییر کار از مدیران پروژه به تیم‌های چابک، متد مدیریت پروژه چابک از اعضای تیم می‌خواهد که چگونگی کار در این متد جدید را بیاموزند. آن‌ها باید قادر باشند که با همان کیفیت که با کاربران در تعامل هستند با دیگر اعضای تیم نیز در تعامل باشند. علاوه بر این باید بتوانند با یکدیگر به طور صحیح ارتباط برقرار کنند تا پروژه‌ها در مسیر درست خود و با موفقیت پیش روند. همچنین باید توانایی انجام اقدامات مناسب در زمان مناسب را داشته باشند تا بتوانند با تحولات مداوم پروژه هماهنگ باشند.

روش مدیریت پروژه چابک در مقابل روش مدیریت آبشاری

روش مدیریت پروژه چابک با روش مدیریت آبشاری متناسب بوده و متناسب نیز خواهد ماند. درواقع روش مدیریت آبشاری یک رویکرد دقیق تدریجی به پروژه‌ها دارد. به طوریکه با جمع آوری تمام الزامات قبل از شروع کار آغاز می‌شود، منابع مورد نیاز محاسبه می‌گردد، جدول زمانی و بودجه برآورد می‌شود، کار واقعی انجام می‌شود، تست می‌شود و سپس پروژه به عنوان یک کار تکمیل شده ارائه می‌گردد.

مزایا و معایب مدیریت پروژه چابک

طرفداران این روش یعنی روش مدیریت پروژه چابک مدعی هستند که این روش مزایای متعددی دارد. این مزایا شامل ایجاد سریع راه حل‌ها، استفاده موثر از منابع، انعطاف پذیری بیشتر و سازگاری با نیازهای متغیر، تشخیص سریع‌تر مشکلات و از این رو رفع سریع‌تر مشکلات است. همچنین از دیگر مزایای آن همکاری و تعامل با کاربران است که باعث می‌شود محصولاتی که به نیازهای کاربران بیشتر و بهتر پاسخ می‌دهد افزایش یابد.

با این حال اشکالات بالقوه‌ای نیز برای روش مدیریت پروژه چابک وجود دارد که از جمله این اشکالات می‌توان به گرایش به پروژه ها برای طی مسیر، کمبود اسناد و نتایج کمتر قابل پیش بینی می‌باشد.

از آنجایی که مدیریت پروژه چابک به توانایی تصمیم گیری سریع کمک می‌کند، این روش برای سازمان‌هایی که تمایل به بحث در مورد مسائل به مدت طولانی دارند و یا سازمان‌هایی که تمایل به اخذ تصمیم به صورت گروهی دارند مناسب نیست. حال شما باید تصمیم بگیرید که در سازمان شما چابکی و بهبود مستمر مهم‌تر است یا بحث‌های بی‌نتیجه و جلسات طولانی بر سر مسائلی که باید سریع‌تر درباره آن‌ها کاری انجام دهید؟