رهبریمدیریت افراد
وظایف پنج‌گانه مدیریت چیست؟
رهبری شامل مجموعه فرآیندهایی است که فرد برای جمع‌آوری و هماهنگ کردن منابع کافی جهت تحقق هدفی خاص از آن‌ها استفاده می‌کند. رهبران برنامه‌ها را ایجاد کرده، منابع را تخصیص می‌دهند و خطاها را اصلاح می‌کنند.
رهبران خوب برنامه‌های منطقی متناسب با شرایط ایجاد می‌کنند، منابع مناسب را در مقادیر مناسب تأمین کرده، آن‌ها را به کارآمدترین و موثرترین روش به کارکردهای مناسب اختصاص می‌دهند و نقایص موجود در یک سازمان را برای اصلاح آن‌ها قبل از بروز مشکلات پیدا می‌کنند.
برای اینکه یک سازمان به طور کارآمد و موثر اداره شود، رهبری خوب باید در تمام سطوح وجود داشته باشد. اما وظایف یک رهبر خوب چیست؟
۱- برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی به نقش رهبری سازمانی در تعیین اقدامات فردی که سازمان برای تحقق اهداف خود و سپس ایجاد یک دوره عملیاتی که این اقدامات را در خود جای دهد، اشاره دارد. برنامه‌ریزی خوب به معنای این است که رهبران از درک و توانایی لازم برای ایجاد دوره‌های عملیاتی برخوردار هستند که اهداف سازمان را با حداقل هزینه در پول، نیروی کار، زمان و سایر منابع، بدون نیاز به فدا کردن اثربخشی و سایر اصول مانند استانداردهای قانونی و اخلاقی، تحقق می‌بخشند.
۲- سازمان‌دهی
سازمان‌دهی به نقش رهبری در تأمین منابع مورد نیاز، اطمینان از وجود منابع مناسب و سپس تنظیم الگوهای رفتاری برای استفاده از همان منابع اشاره دارد. این منابع می‌توانند شامل پول، تجهیزات، نیروی انسانی و موارد بی‌شمار دیگر باشند. رهبری خوب تضمین می‌کند که سازمان می‌تواند منابع مناسب را از جمله پرسنل انسانی در مقادیر مناسب انتخاب کند و سپس فرایندهایی را تنظیم می‌کند که می‌توانند از این منابع به روشی کارآمد و موثر استفاده نمایند.
۳- کارگردانی
هدایت، مشهودترین و قابل تشخیص‌ترین نقش رهبری است؛ تعیین آنچه برای تحقق اهداف سازمان لازم است و سپس استفاده از منابع لازم برای انجام آن. رهبری خوب به این معنا است که بتوانید شرایط را با خطای کم و بدون خطا بخوانید، تعیین کنید که چه کارهایی باید در این شرایط انجام شود تا اهداف سازمان تحقق یابد و سپس منابع موجود را برای انجام مراحل به کارآمدترین و موثرترین شکل ممکن هدایت کنید. این بخش آخر شامل انگیزه دادن به پرسنل برای به حداکثر رساندن عملکرد آن‌ها است.
۴- نظارت
نظارت به نقش رهبری در تنظیم اقدامات اندازه‌گیری عملکرد سازمان برای یافتن خطاهایی که مانع سازمان هستند و سپس اصلاح آن‌ها اشاره دارد. سازمان‌ها بدون چنین اقداماتی نمی‌توانند کارآمد باشند زیرا یک خطای کوچک منجر به یک تاخیر در فرآیند می‌تواند کل عملیات سازمان را متوقف کند. رهبر خوب در مورد چنین خطاهایی فعال است؛ او نقص‌های سازمان را جستجو کرده و فرایندها را برای یافتن نقص‌ها می‌سنجد و سپس قبل از بروز خطاها، آن‌ها را اصلاح می‌کند.
پنج عملکرد مدیریت و رهبری
مدیران وظیفه دارند هر روز افرادی را که زیر نظر آن‌ها کار می‌کنند، هدایت کرده و به آن‌ها الهام ببخشند. این کار شامل برنامه‌ریزی برای موفقیت تیمی و تحقق آنچه برای اداره یک کسب و کار لازم است، می‌باشد. پنج عملکرد اصلی به عنوان راه‌هایی که مدیریت باید با اعضای تیم تعامل داشته باشد و آن‌ها را هدایت کند در نظر گرفته می‌شوند. از برنامه‌ریزی تا بررسی، هرچه مدیریت خاص‌تری داشته باشید، کسب و کار در دستیابی به اهداف موثرتر عمل خواهد کرد.
برنامه‌ریزی استراتژیک اقدامات
برنامه‌ریزی استراتژیک فرآیند ارزیابی اهداف شرکت و سپس تعیین مسیر موفقیت است. این عملکرد فعالیت‌ها و اهداف موجود را ارزیابی می‌کند. سپس مدیران فعالیت‌هایی را برنامه‌ریزی می‌کنند که منجر به دستیابی به آن اهداف شود. رهبران تمایل به استراتژیک‌تر بودن دارند: آن‌ها باید به حل‌کنندگان مشکلات تبدیل شوند و بتوانند تصویر کلان را ببینند و در عین حال موارد خاصی را که بر موفقیت کلی تأثیر می‌گذارد، شناسایی کنند. به عنوان مثال، اگر هدف بهبود زمان لازم برای تحقق سفارش مشتری باشد، پس یک استراتژی عملیاتی برای بهبود محصول اجرا می‌شود.
سازمان‌دهی منابع برای دستیابی به اهداف
عملکرد سازمان‌دهی، منابع را گرد هم می‌آورد تا به اهداف تعیین شده در عملکرد برنامه‌ریزی دست یابد. منابع شامل مواد، پرسنل و پشتوانه مالی است. رهبران باید فعالیت‌های لازم را شناسایی کنند، این فعالیت‌ها را به پرسنل خاص اختصاص دهند و به طور موثر وظایف را تفویض کنند. رهبران باید وظایف را هماهنگ کنند تا منابع به طور موثر به سمت اهداف حرکت نمایند. اولویت‌بندی اینکه کدام منابع در هر زمان ضروری هستند مهم است. به عنوان مثال، اگر موجودی بیشتری نیاز باشد اما شرکت منابع مالی لازم برای بدست آوردن موجودی کالا را ندارد، پس اولویت رفع نیاز مالی است.
قرار دادن استعداد مناسب در جای درست
هنگامی که یک کسب و کار کوتاه‌مدت است، توانایی شرکت در خدمات‌رسانی به مشتریان را فلج می‌کند و همچنین کارکنان موجود را تحت فشار قرار می‌دهد. مدیریت باید موقعیت‌های اصلی کارمندان را شناسایی و اطمینان حاصل کند که وظیفه شغلی مناسب به استعداد مناسب می‌رسد. پس از ایجاد ساختار مناسب پرسنلی، رهبران نیاز به آموزش، پیشرفت حرفه‌ای، نرخ پرداخت و نظارت بر عملکرد دارند. رهبران موثر قادر به رشد استعدادها و شناسایی افراد آماده برای ترفیع هستند.
هدایت و کارگردانی فعالیت‌ها
هدایت فعالیت‌ها یک عملکرد اساسی است. اطلاع کارکنان از اینکه چه کارهایی تا چه زمان باید انجام شوند، مسئولیت مدیران است. با این حال، رئیس‌ها به مردم می‌گویند که چه کاری باید انجام دهند، در حالی که رهبران به مردم انگیزه می‌دهند تا از راه‌های معنی‌دار کمک کنند. وظیفه کارگردانی، رهبران را ملزم به انجام کارهایی بیش از دستور دادن می‌کند، حتی اگر برای موفقیت در کارها وظایفی باید انجام شوند. این عملکرد با نظارت بر زیردستان آغاز می‌شود در حالی که به طور هم‌زمان با تیم‌ها به صورت روشن ارتباط برقرار کرده و به آن‌ها انگیزه می‌بخشند.
سیستم‌های کنترل موفقیت
سیستم‌های کنترل به کلیه فرایندهایی گفته می‌شود که رهبران برای نظارت بر موفقیت ایجاد می‌کنند. مربیان ورزشی می‌گویند “برندگان امتیاز می‌گیرند”، به این معنی که برندگان می‌دانند کجا هستند و برای رسیدن به یک هدف چه چیزهایی لازم است. این عملکرد کسب و کار رهبران را ملزم به ایجاد استانداردهای عملکرد، اندازه‌گیری عملکرد واقعی و مقایسه معیارها برای تعیین ناهنجاری‌ها می‌کند.
به عنوان مثال، یک رهبر فروش بر چیزهایی بیش از تعداد نهایی فروش متمرکز است. وی فعالیت‌های پیشرو مانند تعداد حداقل اقدامات و تماس‌های خروجی را در نظر می‌گیرد. رهبران داده‌ها را مرور می‌کنند و در فرایندها، سیاست‌ها، آموزش یا پرسنل برای رفع خرابی‌ها براساس آن داده‌ها اصلاحاتی انجام می‌دهند. رهبران برنده به عملکرد ضعیف نه به عنوان شکست بلکه به عنوان فرصت‌هایی برای حل مشکلی که نتایج مطلوبی را بدست می‌آورد، نگاه می‌کنند.
۵ اصل برای مدیریت عالی
بیل دیویس، کارشناس ارشد و عضو هیئت علمی برنامه برای دوره‌های تحصیلات آنلاین در دانشکده کسب و کار و فناوری فوربس در پردیس جهانی دانشگاه آریزونا، اصول مدیریت خود را به اشتراک می‌گذارد.
به گفته استیو جابز، ساده بودن می‌تواند دشوارتر از پیچیده بودن باشد. با درک و یادگیری به کارگیری این اصول جهانی، به احتمال زیاد به عنوان مدیر در هر سازمانی سرآمد خواهید شد.
اصل اول: عملکردهای مدیریت
در حالی که مدیران اغلب کار خود را وظیفه‌ای یا نظارتی می‌دانند، این دیدگاه یک توهم است.
همانطور که در ابتدای مقاله گفته شد، مدیریت یک رشته است که از مجموعه‌ای از پنج عملکرد کلی تشکیل شده است: برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کارگردانی، نظارت و کنترل. این پنج عملکرد بخشی از نظریه‌ها و روش‌های تبدیل شدن به یک مدیر موفق هستند.
اصل دوم: انواع و نقش مدیران در سازمان
ساختار سازمانی در پیشبرد کسب و کار مهم است و هر سازمانی دارای ساختاری می‌باشد. مهم نیست عنوان سازمان چه باشد، سازمان‌ها شامل مدیران خط مقدم، میانی و ارشد هستند. بالاتر از تیم مدیریت ارشد یک مدیرعامل و هیئت مدیره وجود دارد.
برای دیدن این ساختار با وضوح بیشتر، یک مدل هرمی را تجسم کنید. هرچه بیشتر به سمت بالای هرم حرکت کنید، مدیران کمتری دارید. همه این نقش‌های مدیریتی وظایف خاصی دارند. به گفته جونز و جورج، “نقش مدیریتی مجموعه وظایف خاصی است که انتظار می‌رود یک مدیر به دلیل موقعیتی که در یک سازمان دارد، انجام دهد.” این مهارت‌ها را می‌توان با مدرک مدیریت سازمانی کسب کرد.
همه مدیران عالی نقش مهمی در این مدل دارند. یک نکته مهم که باید بخاطر بسپاریم مربوط به هنری مینتزبرگ، دانشمند مدیریت است که هزاران وظیفه انجام شده توسط مدیران را به ۱۰ نقش (ICPM) تحقیق و کاهش داد.
مدل وی اشاره می‌کند که سه نوع نقش اصلی وجود دارد که همه مدیران ایفا می‌کنند: تصمیم‌گیری، بین فردی و اطلاعاتی. در نقش تصمیم‌گیری، مدیران می‌توانند به صورت کارآفرینی به عنوان یک کنترل‌کننده اختلال، تخصیص‌دهنده منابع یا مذاکره‌کننده عمل کنند.
در نقش بین فردی، مدیران ممکن است چهره سازمان، رهبر و رابط باشند. آن‌ها در نقش اطلاعاتی نظارت می‌کنند، انتشاردهنده یا سخنگو هستند و اطلاعات را به اشتراک می‌گذارند.
اصل سوم: مدیریت موثر منابع سازمانی
یک مولفه اساسی برای عملیاتی کردن برنامه استراتژیک سازمان، تخصیص منابعی است که بیشترین تأثیر را خواهند داشت. در حقیقت، دکتر ری پاورز، دانشیار دانشکده کسب و کار و فناوری فوربس، استدلال می‌کند که این مهم‌ترین کاری است که باید انجام شود.
وی توضیح می‌دهد: “من منابع را به عنوان افراد، زمان، پول و دارایی‌ها تعریف می‌کنم؛ و البته تعریف اصلی پروژه این است که برای هر فعالیتی که انجام می‌دهیم، هدف و تاریخ شروع و پایان داشته باشیم.”
مدیران در فرایندهای برنامه‌ریزی عملیاتی و برنامه‌ریزی بودجه شرکت می‌کنند و با انجام این کار، فعالانه تعیین می‌کنند که چه کاری به چه ترتیبی باید انجام شود و تعیین می‌کنند چه منابعی برای موفقیت در دستیابی به برنامه مناسب هستند. به خاطر داشته باشید که این یک مسابقه شخصیت نیست. برنامه استراتژیک و اهداف خاص آن تعیین می‌کند که چه چیزی در دستیابی به اهداف مهم هست یا نیست.
اصل چهارم: درک و به کارگیری چهار بُعد هوش هیجانی در به حداکثر رساندن پتانسیل انسانی
مدیران موثر زمینه و فرهنگ را در موقعیت‌های رهبری درک می‌کنند. چه چیزی به موفقیت این مدیران کمک می‌کند؟ آسان است؛ آن‌ها هوش هیجانی (شایستگی‌های هر بُعد از هوش هیجانی) را درک می‌کنند.
این چهار بُعد عبارتند از: خودآگاهی بالا، آگاهی اجتماعی، خود مدیریتی و مهارت‌های اجتماعی خوب. همه این شایستگی‌ها مهم هستند و منجر به ارتباطات بسیار خوبی با مردم می‌شوند. آن‌ها منجر به عملکرد مدیریتی قوی‌تر و موثرتر می‌گردند. EQ یک مولفه بسیار مهم برای برتری به عنوان سرپرست است.
کار مدیر این است که راهی پیدا کند تا مهارت و استعداد اعضای تیم را به سطح بالاتری از عملکرد تبدیل کند. این ایده اصلاً دستکاری را پیشنهاد نمی‌کند. در عوض، به معنی به حداکثر رساندن پتانسیل انسانی (هر بار یک عضو) می‌باشد.
دکتر دایان همیلتون، رئیس برنامه دانشکده بازرگانی و فناوری فوربس، اخیراً نامزدی را که با داشتن EQ بالا به عنوان یک عضو در مجلس سنا دانشکده معرفی می‌شود، توصیف کرد. دکتر همیلتون، یک متخصص بسیار ماهر می‌باشد که دارای دانش و مهارت در زمینه شاخص نوع Meyers Briggs است و اهمیت EQ را تشخیص می دهد.
وی در مورد این کاندیدا گفت: “او هوش هیجانی و کالیبر بالایی از نامزدی را که باید نماینده FSB باشد را نشان می‌دهد.”
اصل پنجم: کسب و کار را بشناسید
یک باور معمول در مدیریت این است که یک مدیر واجد شرایط می‌تواند هر کسب و کاری را مدیریت کند. این باور فقط تا حدی درست است. این درست است که بیشتر مدیران به جای متخصص بودن، ماهر هستند. با این حال، بسیاری از مدیران بسیار موفق کار خود را در نقش‌های تخصصی آغاز کردند.
آنچه بیشتر مدیران موفق در مدیریت خدمه، بخش‌ها و شرکت‌های پیشرو به ارمغان می‌آورند، هم دانش کافی در مورد کسب و کار است (آن‌ها بسیار باتجربه هستند) و هم دانش کاملی از اصول مدیریت عالی. مدیران ابتدا باید با کار در سنگرها و کشف چگونگی کار اجزای مختلف سازمان برای تبدیل شدن به یک کلیت، ویژگی‌های کسب و کار را بیاموزند زیرا مدیران بسیار خوب آنچه را که در کسب و کار جهانی است کشف و از آن استفاده می‌کنند تا پیشبرد کسب و کار و بهبود عملکرد را رقم بزنند.
جمع‌بندی
به عنوان یک مدیر، برای رضایت و موفقیت شغلی بیشتر باید با چشم‌انداز، مأموریت، استراتژی‌ها، رهبری، سیستم‌ها، ساختار و فرهنگ سازمان خود هم‌سو باشید. در تمام کارهایی که انجام می‌دهید، با انصاف و صادقانه با مردم رفتار کنید و تمام تلاش خود را به کار بگیرید تا اخلاق و ارزش‌های اصلی سازمان و همچنین ارزش‌های خود را دنبال کنید و آن‌ها را بپذیرید.
به یاد داشته باشید که مردم در حال تماشای شما هستند. بهترین تلاش خود را به تیم‌ها، سازمان‌ها و مشتریان ارائه دهید. یک مدیر موثر باشید تا نتایج عملکرد را برای سازمان خود بدست آورید و اعتماد و رابطه مثبت با افراد ایجاد کنید.
