جای تحلیلگران کسب‌وکار در چارت سازمانی کجاست؟

ازآنجایی‌که شرکت‌های بیشتری هر روز به مزایای استخدام تحلیلگران کسب‌وکار پی می‌برند، سؤالی که معمولاً به آن برخورد می‌کنند این است که جایگاه این افراد در چارت سازمانی کجاست؟ گزارش‌های تحلیلگران کسب‌وکار به دست چه کسانی می‌رسد؟ آن‌ها باید عضو چه تیم‌هایی باشند؟ آیا تحلیلگران کسب‌وکار به یک تیم ویژه و مخصوص به خود نیاز دارند؟

پاسخ به این سادگی‌ها نیست. تحلیلگران می‌توانند در هر قسمتی از سازمان بنا بر درخواست مدیریت مشغول به کار شوند و به‌مرورزمان و با مشخص‌شدن قابلیت‌های آن‌ها از بخشی به بخش دیگر جابه‌جا شوند.

در این مقاله به بررسی جایگاه‌های احتمالی تحلیلگر کسب‌وکار در نمودار سازمانی شما و دلایل جابه‌جایی مکرر آن‌ها می‌پردازیم.

تحلیلگران کسب‌وکار در کدام بخش‌ها کار می‌کنند؟

درحالی‌که شرکت‌های بزرگ‌تر ممکن است برای هر بخش یک تحلیلگر کسب‌وکار جدا داشته باشند، سازمان‌های کوچک‌تر در برخی موارد هنوز نمی‌دانند که تحلیلگر کسب‌وکار خود را در کدام قسمت باید قرار دهند.

اولین کاری که شرکت‌ها بعد از استخدام تحلیلگران باید انجام دهند، تعیین محل کار آن‌هاست.

تیم آموزش فناوری اطلاعات New Horizons توضیح می‌دهد که نقش تحلیلگر کسب‌وکار دائماً در حال تغییر است. با تحولات تکنولوژی و تغییر مداوم نیازهای سازمانی، وظایف روزانه تحلیلگران کسب‌وکار برای پاسخ به نیازهای شرکت تغییر می‌کند. یک تحلیلگر ممکن است چندین ماه برای یک تیم کار کند و سپس پروژه‌ای جدید را با یک تیم دیگر در بخش متفاوتی از سازمان آغاز کند. تحلیلگران کسب‌وکار به نظر می‌رسد که همواره در حال کار با افراد مختلف برای به ثمر رساندن پروژه‌های مختلف هستند.

Modern Analyst در مقاله‌ای می‌گوید: «نقش تحلیلگر کسب‌وکار فقط ارائه راهکارهای مناسب برای مشکلات کسب‌وکار و تکنولوژی نیست. بسیاری از تحلیلگران کسب‌وکار به سازمان در بهبود روندهای عملیاتی، فرایندهای تجاری و ساختارهای مالی کمک می‌کنند.»

همین انعطاف‌پذیری در انجام وظایف گوناگون عامل سردرگمی مدیران کسب‌وکارها شده. اگر جای تحلیلگر در بخش کسب‌وکار و تکنولوژی نیست، پس کجاست؟ به گفته برخی کارشناسان بهتر است که تحلیلگران کسب‌وکار در خارج‌ از بخش‌های مختلف یک سازمان مشغول به کار باشند تا بتوانند پروژه‌های جدید را با دیدگاه تازه‌ای مورد بررسی قرار دهند.

لورا مک کوی این‌گونه توضیح می‌دهد که: «اگر تحلیلگران کسب‌وکار در بخش‌هایی خارج از بخش عملیاتی و فناوری اطلاعات سازمان مشغول به کار باشند، می‌توانند بر هر دو بخش به‌صورت کاملاً بی‌طرف نظارت داشته باشند. آن‌ها تحت‌تأثیر تیم‌ها قرار نمی‌گیرند و می‌توانند بدون هر گونه پیش‌داوری به پروژه‌های هر تیم رسیدگی کنند.»

اهمیت این موضوع زمانی روشن می‌شود که تصمیمات تحلیلگر منجر به بروز تغییراتی در ساختار سازمان می‌شود و یا برای برخی از اعضای تیم‌ها تغییرات چشمگیری را رقم می‌زند.

گزارش‌های تحلیلگران کسب‌وکار به دست چه کسانی می‌رسد؟

اگر تحلیلگران کسب‌وکار در هیچ‌کدام از بخش‌های سازمان قرار نمی‌گیرند، پس گزارش‌های خود را به چه کسی تحویل می‌دهند؟ تحلیلگران کسب‌وکار معمولاً چندین بار در طول دوره فعالیت خود در سازمان با مدیران مختلفی سروکار دارند و بسته به نیازهای سازمان در بین بخش‌ها جابه‌جا می‌شوند.

در برخی از شرکت‌ها، تحلیلگران کسب‌وکار در تیم‌های پروژه مشغول به کار هستند؛ بنابراین در هر بخشی که مشغول به کار باشند، همواره به پیشبرد پروژه‌های شرکت کمک می‌کنند. زمانی که چند تحلیلگر به طور هم‌زمان در سازمان حضور داشته باشند، اوضاع پیچیده‌تر می‌شود.

در ویدئویی برای Bridging the Gap، بنیان‌گذار لورا براندنبورگ، دو مدل را برای ساختار تیم شما پیشنهاد می‌کند: تقسیم کار تحلیلگران بر اساس پروژه‌ها (هر پروژه به یک تحلیلگر سپرده می‌شود و مسئولیت اتمام آن را بر عهده دارد) یا تقسیم کار تحلیلگران بر اساس مراحل پروژه (هر مرحله از هر پروژه‌ به یک تحلیلگر سپرده می‌شود).

هر کدام از این مدل‌ها مزایا و معایبی دارند. در مدل اول، یک تحلیلگر می‌تواند کیفیت کار را در هر مرحله از پروژه حفظ کند. یا  تحلیلگران می‌توانند از تخصص خاصی برای پیشبرد برخی مراحل برخوردار باشند و مسئولیت انجام آن‌ها را برای تمامی پروژه‌ها برعهده گیرند. در  برخی موارد، تحلیلگران بر اساس ترجیحات شخصی خود انتخاب می‌کنند و یا نحوه ساختار سازمانی آن‌ها را در پروژه‌های مختلف مستقر می‌کند.

البته، تحلیلگران کسب‌وکارها تنها به پیشبرد پروژه‌ها کمک نمی‌کنند. بنا بر توضیحات تیم آموزش آنلاین IT ZaranTech، آن‌ها همچنین در داخل شرکت برای بهبود فرایندها تلاش می‌کنند و پروژه‌های داخلی را با هدف پیشرفت کلی شرکت سرپرستی می‌کنند. نقش تحلیلگران کسب‌وکار بررسی فرایندهای مختلف کسب‌وکار و قبول مسئولیت پروژه‌هایی برای بهبود این فرایندها و در نهایت افزایش میزان بهره‌وری است.

این به این معنی است که تحلیلگر کسب‌وکار در سازمان شما بعید است به‌عنوان عضوی از یک تیم یا بخش فعالیت کند. بلکه حوزه فعالیت آن‌ها در سرتاسر شرکت است و هدف کاهش تناقض و بهینه‌سازی عملکرد در سراسر سازمان را دنبال می‌کند.

ریچارد لانون، استراتژیست کسب‌وکار می‌گوید: «در واقع نقش تحلیلگر کسب‌وکار در برخی مواقع با نقش مشاوران مدیریت در هم می‌آمیزد. هر دو در زمینه‌های کاری خود متخصص هستند و وظیفه دارند راه‌حل‌های منحصربه‌فردی برای مشکلات ارائه دهند. مشاوران مدیریت و تحلیلگران کسب‌وکارها وظایف گوناگونی را عهده‌دار می‌شوند و در هر کجا که نیاز باشد حاضر می‌شوند. آن‌ها تنها در یک موقعیت و بخش کار نمی‌کنند.»

تحلیلگران همواره گزارش‌های خود را در اختیار معاونان و مدیران می‌گذارند

تیم Hierarchy Structure، متخصص در درک ماهیت سلسله‌مراتب سازمانی، می‌گوید که سازمان‌ها در یک نگاه کلی نسبت به چند سال گذشته یکدست‌تر شده‌اند.

تحلیلگر کسب‌وکار در سازمان دیگر کسی نیست که به آقای X گزارش دهد و بخش Y را مدیریت کند. تحلیلگران در بیشتر شرکت‌ها یک روند مستقیم برای ارائه گزارش دارند (معمولاً در سطح مدیر یا معاون) و شرکت به آن‌ها اجازهٔ همکاری با افراد در تمام سطوح سازمان را می‌دهند.

چگونه Agile Project Management یا مدیریت پروژه چابک زمین‌بازی را برای تحلیلگران کسب‌وکار عوض کرد؟

Agile نقش تحلیلگر کسب‌وکار را درست زمانی که شرکت‌ها به این نقش عادت کرده بودند تغییر داد.

درست زمانی که شرکت‌ها فعالیت‌های خود را با تحلیلگران هماهنگ کرده بودند، توسعه نرم‌افزاری Agile یا چابک معرفی شد و همه چیز از جمله نقش تحلیلگران را تغییر داد.

ما اخیراً در یک کنفرانسی شرکت کرده بودیم که در آنجا بحث بر سر این بود که چگونه نرم‌افزار Agile نقش تحلیلگران کسب‌وکار را محدود کرده است. برخی از شرکت‌کنندگان بر این باور بودند که همه شرکت‌ها به کارمندی با عنوان رسمی تحلیلگر کسب‌وکار نیاز ندارند؛ اما قطعاً به کارمندانی بامهارت تحلیلگری نیاز دارند.

یکی از شرکت‌کنندگان گفت: «با حذف نقش تحلیلگر کسب‌وکار در سازمان، برخی ممکن است دلسرد شوند. اما باید بدانند که تنها عنوان این شغل است که حذف می‌شود. وظایف و مهارت‌های آن حذف‌شدنی نیستند. به نقش و وظایف خود افتخار کنید. از صنعتی که در آن کار می‌کنید، حمایت کنید. مهارت‌های شما برای تیم و سازمان ارزشمند هستند.»

راه‌هایی وجود دارد که توسعه نرم‌افزاری Agile یا چابک می‌تواند نقش تحلیلگران کسب‌وکار را بهبود بخشد و به آنها کمک کند تا وظایف خود را به طور مؤثرتری انجام دهند. تونی هیگینز، مدیر ارشد فناوری در Blueprint Software Systems، سه زمینه مختلف را معرفی می‌کند که تحلیلگران کسب‌وکار در آن‌ها می‌توانند از کمک نرم‌افزار Agile استفاده کنند:

• افزایش ارتباطات: تحلیلگران به‌عنوان پلی ارتباطی بین توسعه‌دهندگان چابک و ذی‌نفعان عمل می‌کنند.
• طراحی نقشه راه محصول: تحلیلگران اولویت سازمان‌ها را تعیین می‌کنند و برنامه‌هایی را برای راه‌اندازی یک محصول یا تکمیل یک پروژه طراحی می‌کنند.
• هدایت تیم در مسیر درست: تحلیلگر تیم را بر روی اهداف خود متمرکز نگه می‌دارد و به آنها کمک می‌کند تا بفهمند که چگونه هر مرحله به پیشبرد پروژه کمک می‌کند.

در برخی موارد شرکت‌ها برای دورزدن موانع و تلاش برای پیشبرد محصولات، از تحلیلگران کسب‌وکار کمک می‌گیرند.

تیم‌های Agile و ضرورت حضور تحلیلگران کسب‌وکار

اگرچه تعداد شرکت‌هایی که توسعه نرم‌افزاری چابک را به تحلیلگر کسب‌وکار ترجیح دادند کم است؛ اما همواره استقبال سازمان‌ها از حضور تحلیلگر کسب‌وکار در پروژه‌ها در حال افزایش است.

ریچ استوارت سرپرست نرم‌افزار Agile برای ارائه مشاوره به مالکان محصولات یک شرکتی حاضر شده بود. در این شرکت مالکان محصول نیمی از وقت خود را به تعامل با مشتری سپری می‌کردند و نیمی دیگر را صرف طراحی داستان کاربر برای طرح‌های اضطراری سازمان می‌کردند. داستان کاربر به توصیف غیررسمی و طبیعی از یک یا چند خصوصیت یک سیستم نرم‌افزاری گفته می‌شود. این تقسیم زمان مالکان محصول را گیج کرده بود به‌طوری‌که آن‌ها نمی‌توانستند به تیم توسعه نرم‌افزار در انجام پروژه‌ها کمک کنند.

به پیشنهاد استوارت قرار شد که شرکت تعدادی تحلیلگر برای هموارکردن ارتباط بین مالکان محصول و تیم توسعه استخدام کند تا مالکان محصول بتوانند بدون واردکردن خدشه‌ای به پروژه‌ها، به‌صورت تمام‌وقت بر تعاملاتشان با مشتری تمرکز کنند. شرکت تا به امروز مراحلی را برای اجرای این پیشنهاد طی کرده و تاکنون موفق بوده است.

اولف اریکسون، یکی از بنیان‌گذاران ReQtest انواع موقعیت‌هایی را برمی‌شمارد که در آن‌ها وظایف تحلیلگران کسب‌وکار در جهت حمایت از وظایف مالکان محصول است. هر کدام از این موقعیت‌ها به مجموعه مهارت‌های خاص خود نیاز دارند و نیروی کار ویژه‌ای در سازمان را می‌طلبند.

• تحلیلگران بر روی شرح الزامات و معیارهای قابل‌قبول در داستان‌های کاربر متمرکز می‌شوند.
• به مالکان محصول در مورد الزامات، آزمایش‌ها، گستره محصولات و سایر موارد مشاوره می‌دهند.
• آن‌ها نیازهای روزمره را در طی طرح‌های کوتاه‌مدت و اضطراری سازمان برطرف می‌کنند و راه‌حل‌های ارائه شده به تیم اسکرام را پشتیبانی می‌کنند.
• آن‌ها به‌عنوان یک تحلیلگر سیستم عمل می‌کنند و با همکاری با سایر تیم‌ها تمام امور را شفاف و روان نگه می‌دارند.

بنابراین، آیا جایگاهی برای تحلیلگر کسب‌وکار در توسعه نرم‌افزاری چابک وجود دارد؟ اگر می‌خواهید که پروژه‌های شرکت شما به‌خوبی اجرا شوند و از کارکنان خود زیاد کار نکشید، می‌توانید تا چند تحلیلگر را در سازمان خود استخدام کنید.

اصول اولیه تحلیل کسب‌وکار تغییر نکرده است

از جمله دلایلی که شرکت‌ها همچنان به تحلیلگران کسب‌وکار نیاز دارند این است که نیاز آن‌ها به وظایف تحلیلگر از بین نرفته.

پیتر ووگل می‌نویسد: «ازآنجایی‌که تیم Agile همیشه می‌تواند  فرایندهای بیشتری را نسبت به سایر تیم‌ها مدیریت کند، بنابراین وظیفه سرپرستی فرایندهای عقب‌افتاده بر عهده مالکان محصول است. ازآنجایی‌که ممکن است همه فرایندها از ارزش یکسانی برخوردار نباشند، تیم باید بداند که کدام فرایندها ارزشمندتر از سایرین هستند… ارزیابی ارزش فرایندها در تعیین موفقیت شرکت بر عهده تحلیلگر کسب‌وکار است.»

طبق اصول اولیه توسعه چابک، ابتدا باید فرایندهای ضروری که  بیشترین تأثیر را در تعیین پیشرفت دارند، انتخاب شوند و بر اساس آن‌ها سایر اولویت‌ها تنظیم شوند. تحلیلگران کسب‌وکار می‌توانند این اولویت‌ها را ارزیابی و تعیین کنند.

آینده تحلیلگران کسب‌وکار در سازمان شما

فرایند تحلیل کسب‌وکار از اهمیت روزافزونی برخوردار است.

به‌طورکلی، تقاضا برای تحلیلگران کسب‌وکار همچنان درحال‌رشد است؛ زیرا شرکت‌های بیشتری با افزودن تیم‌های تحلیل به نمودار سازمانی خود، نتایج سودمند آن را از نزدیک مشاهده کرده‌اند.

آنجی ام. ایسا، تحلیلگر کسب‌وکار، بنیان‌گذار و مدیرعامل Business Borderlines آمارهایی شوکه‌کننده را در مورد مزیت‌های استخدام تحلیلگر کسب‌وکار به اشتراک گذاشته. به‌عنوان‌مثال، اضافه‌شدن یک تحلیلگر کسب‌وکار به یک تیم، شکست پروژه را تا ۲۰ درصد کاهش می‌دهد.

علاوه بر این، انتظار می‌رود که تعداد تحلیلگران کسب‌وکار در شرکت‌ها در چند سال آینده بین ۲۰ تا ۲۵ درصد افزایش یابد. با گسترش فناوری، شرکت‌ها نیز همگام با آن توسعه می‌یابند و تحلیلگران در این میان ضامن موفقیت آن‌ها هستند.

نقش‌ تحلیلگر کسب‌وکار همچنان در حال تغییر است

با وجود استقبال مردم از توسعه نرم‌افزاری چابک، حضور تحلیلگر کسب‌وکار همچنان به ایجاد سازگاری و ارزش‌گذاری در سازمان کمک می‌کند. کریستین اریکسون، مشاور ارشد فناوری اطلاعات، توضیح می‌دهد که نقش تحلیلگر کسب‌وکار در طول زمان در حال تغییر بوده است و اکثر مردم در حال ورود به فرایندی هستند که وی آن را «BA 3.0» می‌نامد.

اریکسون در مقاله‌ای می‌نویسد که درگذشته تحلیلگران کسب‌وکار، ماه‌ها زمان صرف نوشتن گزارش در مورد اقدامات آینده شرکت و پیشرفت‌هایی که باید صورت بگیرد، می‌کردند. آن‌ها به‌مرور برای ایجاد بازخوردهای سریع و تغییرات پویا تکامل یافتند. تحلیلگر باید به جای کسب‌وکار، روی مشتری تمرکز کند و برای توسعه محصولات، تغییر و تحولاتی را در کسب‌وکار ایجاد کند. بدین ترتیب با رویه جدید، کسب‌وکارها به سمت برنامه مشتری محور توسعه چابک حرکت می‌کنند.

بااین‌حال، نقش تحلیلگر کسب‌وکار در چند سال آینده بازهم تکامل پیدا می‌کند؛ زیرا توانایی‌هایی که آن‌ها دارند، همواره موردنیاز شرکت‌ها خواهد بود.