مدیریت افراد
۷ راهکار طلائی برای تفویض اختیار از طرف مدیران
طبق یک نظرسنجی از SHL (یک شرکت آزمایش روان‌سنجی ایالات متحده) نشان می‌دهد که مدیران حدود ۱۴٪ از وقت خود را صرف انجام کارهای دیگران و اصلاح اشتباهات کارکنان می‌کنند و این نسبت در فرهنگ‌های با قدرت زیاد مانند هنگ کنگ (۲۴٪) و هند حتی بیشتر است (۲۰٪).
به عنوان یک مدیر پروژه، به سرعت درخواهید یافت که باید برخی از مسئولیت‌های خود را کنار بگذارید تا بتوانید روی کارهای با اولویت بالا تمرکز کنید. در این شرایط لازم است که تمام کارهایی را که انجام می‌دهید را متوقف کرده و تغییرات اساسی مانند موارد نمونه زیر را در سبک کاری خود ایجاد کنید:
- تمام پروژه‌ها را روی تخته سفید بنویسید.
- پروژه‌های دارای اولویت مهم را در بالاترین سطح لیست قرار دهید.
- پروژه‌های دارای اولویت پایین، در پائین‌ترین سطح لیست قرار دهید.
- پروژه‌های منتخب را به اعضای تیمتان اختصاص دهید.
با کمال تعجب، می‌بینید که کارمندان متعهد از شما انتظار داشتند که برخی کارها را به آنها واگذار کنید. کاری که شاید تا کنون مایل نبودید (یا به اعضای تیم خود اعتماد نداشتید) را از این پس جزو اولویت‌های واگذار کردن خود قرار دهید. این مهم را با عنوان تفویض اختیار (Delegating Work) می‌شناسیم.
امور مهم در تفویض اختیار
به گفته آنتیا ترنر: “اولین قانون مدیریت، تفویض اختیار است. سعی نکنید همه کارها را خودتان انجام دهید زیرا نمی‌توانید”.
صرف‌نظر از اندازه و نوع سازمانی که در آن کار می‌کنید، واگذاری موفقیت‌آمیز کار، یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر مدیر حرفه‌ای باید داشته باشد. این مسئله نه تنها به اعضای تیم شما امکان می‌دهد مهارت‌های خود را به نمایش بگذارند، بلکه به شما در کاهش حجم کار و دستیابی به تعادل مناسب بین کار و زندگی نیر کمک می‌کند.
تفویض اختیار، یک مهارت اساسی در رهبری سازمانی است. شما نمی‌توانید همه کارهایی را که در دامنه فعالیت خود قرار داده‌اید، به تنهائی انجام دهید. تخصیص کار موثر به افراد یا تیم‌ها مهم است. تفویض کار می‌تواند اهداف مختلفی داشته باشد. مانند:
- توزیع کار
- استفاده بهینه از منابع
- کاهش تنگناها
- بهبود تعامل
- تشویق رقابت سالم
- بهبود و رشد مهارت‌ها
- اطمینان از رعایت ددلاین
مطمئنا، تفویض وظایف می‌تواند مقدار زیادی از حجم کار شما را کاهش دهد. ارزشمندترین مزیت تفویض کار این است که همکاران شما، فرصتی برای یادگیری مهارت‌های جدید و کسب دانش پیدا می‌کنند، که این امر آنها را برای مسئولیت بیشتر در آینده، آماده می‌کند.
چه عواملی مدیران را از تفویض اختیار دور می‌کند؟
در حالی که مزایای تفویض اختیار واضح و کافی است، بسیاری از مدیران نمی‌خواهند بر عدم تمایل به تفویض اختیار غلبه کنند. این مهم می‌تواند به دلایل زیادی اتفاق بیوفتد که رایج‌ترین آنها در در ادامه ذکر کرده‌ایم.
احساس ناامنی
بسیاری از مدیران می‌خواهند نشان دهند که از نقش ارشد در سلسله مراتب سازمانی برخوردار هستند، زیرا لیاقت آن را دارند. آنها قصد دارند این موضوع را به همه ثابت کنند که ما در انجام کارها بهتر از دیگران هستیم. آنها به دیگران اعتماد ندارند و این تصور آنها را از تفویض اختیار باز می‌دارد. به بیان دیگر، آنها می‌ترسند که در صورت تفویض اختیار، همه چیز اشتباه پیش برود و سرانجام سرزنش شوند.
تفویض به عنوان “گریختن از کار”
هاروی مکی، بنیانگذار شرکت MacKay Mitchell Envelope می‌گوید: “مدیران معمولا تفویض اختیار را با گریختن از کار اشتباه می‌گیرند. این دیدگاه آنها را از انجام این کار باز می‌دارد. در نتیجه، آنها باعث اتلاف وقت و منابع با ارزش سازمان می‌شوند”. در اصل برخی از مدیران، تفویض اختیار را نشانه‌ای از ضعف می‌دانند.
وسواس کنترل
منّیت برخی از مدیران به آنها اجازه نمی‌دهد با تفویض کار، بخشی از کنترل خود بر کارمندان را از دست بدهند. آنها می‌خواهند احساس کنند که مهم، قدرتمند و کنترل‌کننده هستند. آنها با انجام همه کارها به تنهایی، می‌خواهند اقتدار خود را بر دیگران نشان دهند.
کمبود وقت
مدیرانی که کار خود را به دیگران واگذار نمی‌کنند، غالبا آنقدر در انجام کارهای مختلف مشغول هستند که به سختی وقت کافی برای مشاهده و ارزیابی مهارت‌ها و توانایی‌های اعضای تیم را پیدا خواهند کرد. آنها معتقدند که می‌توانند سریع‌تر از دیگران کارها را انجام دهند، بنابراین همچنان وظایف زیادی را به دوش می‌کشند.
اجتناب از مسئولیت‌های دیگر
مدیران ممکن است به کارمندان مأموریت انجام کاری را ندهند تا به رئیس خود نشان دهند که در حال حاضر آنها، به اندازه کافی مشغول هستند. شاید مدیران می‌خواهند از برخی مسئولیت‌های دیگر که دشوارتر یا پیچیده‌تر هستند، یا به آموزش نیاز دارند، اجتناب کنند و یا از مسئولیت و پاسخگویی بیشتر شانه خالی کنند. دلایل ممکن است متفاوت باشد، اما نتیجه امر یکی است.
مشکلات عدم تفویض کار
به هر دلیلی که مدیران کارها را واگذار نکنند، این سازمان و همکاران آنها هستند که باید هزینه عدم تفویض اختیار را متحمل شوند. بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه ناتوانی در تفویض کار برای هر یک از ما مشکل ایجاد می‌کند.
مدیران در صورت عدم تفویض اختیار، چگونه با مشکلات روبرو می‌شوند؟
- ساعت کار طولانی‌تر است زیرا همه کارها را خودتان انجام می‌دهید.
- وقت کافی برای تمرکز بر سایر مسئولیت‌های مهم مدیریتی نخواهید داشت.
- استرس کاری یا فرسودگی احتمالی در شما بالا خواهد رفت.
- نشان می‌دهد که شما در مدیریت کارمندان و توزیع کار بین آنها مهارت ندارید.
- ممکن است احترام میان تیم خود را از دست بدهید، زیرا آنها معتقدند که شما برای انجام بعضی کارها به آنها اعتماد ندارید.
چگونه همکاران شما از عدم تفویض اختیار شما رنج خواهند برد؟
- مهارت و توانایی آنها افزایش نمی‌یابد.
- به دلیل عدم اعتمادی که مدیرانشان به آنها نشان داده‌اند، ممکن است احساس بی‌انگیزگی کنند.
- ممکن است به دلیل کمبود یادگیری و فرصت‌های رشد، تغییر کار را در نظر بگیرید.
چگونه سازمان‌ها در این موضوع ضرر خواهند کرد؟
- کارکنان ماهر کمتری خواهند داشت.
- افراد محدودی در صورت بیماری یا جابجایی همکاران، در اختیار خواهند داشت.
- بهره‌وری کاهش خواهد یافت.
- نیروی کار ناراضی به معنای بالاتر بودن میزان گردش کار کارمندان است.
- نوآوری و خلاقیت کمتر خواهد شد.
زمان مناسب برای تفویض اختیار
به عنوان یک مدیر باتجربه و ماهر، باید بدانید که چه زمانی وقت تفویض اختیار است. با این حال، بسیاری از مدیران در مورد زمان مناسب برای واگذاری کار گیج می‌شوند، زیرا مطمئن نیستند که کدام وظایف را باید خودشان انجام دهند و کدام یک را باید به همکاران، واگذار کنند.
به یاد داشته باشید، برای تأثیرگذاری در تفویض اختیار، باید از یک روش استراتژیک پیروی کنید. جنی بلیک (Jenny Blake)، استراتژیست شغلی و کسب و کار، در نظر گرفتن موارد زیر را به شما، توصیه می‌کند.
تفویض کارهای کوچک:
کارهای کوچک به وظایفی گفته می‌شود که مدت زمان کمی برای اتمام آنها صرف می‌شود، اما با افزودن آنها در لیست کاری خود، به مرور زمان، قسمت قابل توجهی از وقت شما را می‌گیرند. به عنوان مثال، کارمندان شما می‌تواند قبض برق، زمان‌بندی جلسات، رزرو بلیط برای سفرهای تجاری و غیره را انجام دهند.
تفویض کارهای خسته‌کننده:
آنها به مهارت کمی احتیاج دارند و به راحتی قابل تفویض هستند. به عنوان مثال، ورود داده‌ها، گزارشات دستی و غیره.
تفویض کارهای وقت‌گیر:
کارهای وقت‌گیر را می‌توان به کارهای فرعی تقسیم کرد و به دیگران تفویض نمود. اگر مرتبا چنین کارهایی را انجام می‌دهید و در نهایت زمان قابل توجهی را برای آنها صرف می‌کنید، می‌توانید بخش‌هایی از این کارها را به دیگران بسپارید.
تفویض کارهای قابل یادگیری:
وظایف قابل یادگیری وظایفی هستند که می‌توانید با کمک منتورها یا مشاوران، به راحتی به دیگران محول کنید تا آنها بتوانند وظایف را کامل کرده و شما نیز روی کارهای با اولویت بالا، تمرکز کنید.
تفویض کارهای ترس‌آور (Terrible-at)
آیا وظایفی وجود دارد که شما از انجام آنها وحشت کرده باشید؟ ممکن است شما در وبلاگ‌نویسی مهارت نداشته باشید و یکی دو هفته وقت بگذارید اما نتیجه‌ای به دست نیاورید و این اتفاق باعث سرخوردگی شما شود. بهتر است این کار را به شخصی که در آن مهارت دارد واگذار کنید و کار را سریع و پر ثمر تحویل بگیرید.
تفویض کارهای حساس به زمان:
برای هر مدیری بهتر است که همه وظایف مربوط به یک پروژه حساس به زمان را مدیریت کنند. اما وقتی انجام همه آنها را به تنهایی برایتان دشوار است، می‌توانید برخی از کارها را (برای صرفه‌جویی در وقت) به اعضای تیم خود بسپارید.
چگونه می‌توانید بر هنر تفویض اختیار دست پیدا کنید؟
همانطور که قبلا در مقاله ذکر شد، تفویض اختیارات چیزی بیش از توزیع کار به سایر اعضای تیم برای کاهش بخشی از حجم کار شما است. این کار، مسئولیت دادن به افراد مناسب در تیم است. در اصل، تفویض وظایف به روش صحیح به اعضای تیم شما کمک می‌کند، انتظارات شما را درک کنند و در زمان کمتری کارهای بیشتری را به سرعت انجام می‌دهند.
اما چگونه باید این کار انجام شود؟
توضیح دهید چرا تفویض اختیار می‌کنید.
این اولین مرحله از روند واگذاری کار است و شما نباید آن را از دست بدهید. زیرا اعضای تیم شما می‌خواهند بدانند که چرا این کار را در برنامه‌ریزی خود اتخاذ کرده‌اید. جلسه تیمی را برنامه‌ریزی کرده و برای اعضای انتخاب شده، توضیح دهید که چرا تفویض کار مهم است و مهارت آنها چگونه می‌تواند به انجام کار با کارآیی بیشتر کمک کند.
به چه کسانی می‌خواهید تفویض اختیار کنید.
یک رهبر خوب اعضای تیم خود را از نزدیک مشاهده کرده و نقاط قوت، ضعف و ترجیحات آنها را درک می‌کند. اگر این کار به یک تلاش گروهی و جمعی نیاز دارد، پس آن را به کسی که دوست دارد به تنهایی کار کند، واگذار نکنید. تفویض چنین کاری به کسی که طرفدار همکاری است، بهترین تصمیم است.
آموزش و راهنمایی‌های لازم را ارائه دهید.
گاهی لازم است یک مدیر خوب، مربی خوبی نیز باشد. شما با مربیگری به اعضای تیم خود در زمینه انجام کسب و کارتان کمک می‌کنید تا با ماهیت کار و نحوه انجام آن، به بهترین شکل ممکن، آشنا شوند.
سطح اختیارات را تعریف کنید.
تفویض وظایف بدون توانمندسازی اعضای تیم برای تصمیم‌گیری مانند این است که از آنها بخواهید بدون سلاح و مهمات، در جنگ شرکت کنند. این اشتباه را مرتکب نشوید زیرا سرعت کار را با مشکل روبرو می‌کند و وقت بیشتری برای کارها، کارمندان و توضیح به مدیران صرف خواهید کرد.
کارها را معکوس نکنید.
حتی مدیرانی که به طور موثر تفویض اختیارات خود را انجام می‌دهند، هنوز هم پرکار هستند. اجازه دادن به اعضای تیم خود برای عقب راندن کارها، نشان‌دهنده شکست برنامه‌ریزی و عدم آماده‌سازی تیم است. اجازه ندهید تیم شما وظایف خود را به شما واگذار کنند.
بهتر است که بن‌بست‌های کاری را به عنوان فرصتی برای آموزش و راهنمایی در نظر بگیرید. به عقب برگردید و ببینید آیا آنها از منابع و مهارت‌های مناسبی برای موفقیت در کار برخوردار هستند. بهتر است به جای اینکه وقت اضافی را برای انجام وظایف تفویض شده اختصاص دهید، برای آموزش و تجهیز اعضای تیم خود برای جلوگیری از این وقایع، برنامه‌ریزی کنید.
حتی ابرقهرمانان در داستان‌ها نیز به کمک و پشتیبانی نیاز دارد. درخواست کمک هیچ وقت مایه شرمنده‌گی افراد نیست. غرور را کنار بگذارید و به استعدادی که دیگران می‌توانند از خود بروز دهند، احترام بگذارید.
خطوط ارتباطی را باز نگه دارید.
ارتباطات، کلید همکاری خوب تیمی است. برای اطمینان از پاسخگویی اعضای تیم شما، مدیران باید اطمینان حاصل کنند که خطوط ارتباطی همیشه باز هستند. شما می‌توانید از حالت‌های مختلف ارتباطی مانند نرم‌افزار کنفرانس ویدیویی، تماس تلفنی، گپ گروهی، پیام کوتاه و ایمیل استفاده کنید که اعضای تیم شما می‌توانند برای برقراری ارتباط، به راحتی به آنها دسترسی داشته باشند.
پیشرفت‌ها را به درستی کنترل کنید.
پس از تفویض اختیار، قدم به عقب بگذارید و به تیم خود اجازه دهید، کارها را انجام دهد. تمام مدت نگاه خود را به طرف وظایف خودتان برگردانید و کارمندان را زیر ذره‌بین قرار ندهید. شما فقط باید اطمینان حاصل کنید که پروژه در مسیر صحیح است، پیشرفت را در فواصل منظم کنترل کنید. با استفاده از روش کانبان، می‌توانید کار را طی چندین مرحله تجسم کنید.
اگر همه چیز طبق انتظار پیش می‌رود، فراموش نکنید که تلاش تیم خود را برای ایجاد انگیزه، به آنها بشناسانید و از آنها قدردانی کنید. ستایش از آنها همچنین کمک می‌کند تا بفهمند چه نوع کاری شما را راضی نگه می‌دارد. وقتی متوجه تلاش‌های تیم خود می‌شوید، تیم شما دوست دارد دوباره در پروژه‌های آینده با شما کار کند.
نتیجه سخن
مدیران در مدت زمان محدودی کارهای زیادی انجام می‌دهند. زمانی که فشار کار بسیار زیاد است و آنها با انبوهی از مسئولیت‌های سنگین رو به رو هستند، تفویض اختیار برای مدیران، کارمندان و سازمان مفید واقع می‌شود.
این مسئله، برخی از پروژه‌ها و وظایف زیاد را از گردن مدیران برداشته و به کارمندان فرصتی می‌دهد تا مهارت‌ها و شایستگی‌های خود را به نمایش بگذارند. به عنوان یک مدیر، باید پیگیری کنید که چه کسی چه کاری انجام می‌دهد. چه مدت زمان برای انجام کارها صرف می‌شود و پروژه در مسیر درست با سرعت مناسب پیش می‌رود یا خیر.
