۱۰ تکنیک اساسی تجسم داده در ایجاد گزارش‌های هوش تجاری

آیا می‌دانید۹۰٪ از اطلاعات منتقل شده به مغز بصری است؟ در مورد رشد حرفه‌ای، توسعه و تکامل استفاده از بینش‌های داده محور برای تدوین استراتژی‌های عملی و پیاده سازی برنامه‌های ارزشمند ضروری است. داده‌های دیجیتال نه تنها بینش مهمی‌ در مورد عناصر مهم کسب و کار شما‌ ایجاد می‌کند بلکه اگر در قالب الهام بخش، قابل هضم و منطقی ارائه شود، می‌تواند روایتی تعریف کند که همه افراد در سازمان از پس آن برآیند. روش‌های تجسم داده به‌ایجاد بازنمایی‌های گرافیکی از اطلاعات اشاره دارد. تجسم بخش مهمی‌ از تجزیه و تحلیل داده‌ها را بازی می‌کند و به تفسیر داده‌های بزرگ در ساختار زمان فعلی با استفاده از مجموعه‌های پیچیده‌ای از ارقام عددی یا واقعی کمک می‌کند. با وجود جریان‌های بی‌نهایت نامتناهی از داده‌هایی که به راحتی در دسترس کسب و کار‌های امروزی در سراسر صنایع است،‌ این چالش در تفسیر داده‌ها نهفته است که با ارزش‌ترین بینش برای سازمان فردی همانند اهداف بلند مدت آن است.

اینجاست که تجسم داده‌ها وارد می‌شوند. با توجه به روشی که مغز انسان اطلاعات را پردازش می‌کند، ارائه بینش در نمودارها یا گراف‌‌ها برای تجسم مقادیر قابل توجهی از داده‌های پیچیده در دسترس‌تر از تکیه بر صفحات گسترده یا گزارش‌ها است. تجسم‌سازی روش سریع، بصری و ساده‌تری برای انتقال مفاهیم مهم به صورت جهانی ارائه می‌دهد و می‌توان با انجام تنظیمات ریز و درشت سناریوهای مختلفی را آزمایش کرد.

“با تجسم اطلاعات، ما آن را به منظره‌ای تبدیل می‌کنیم که می‌توانید با چشمان خود اکتشاف کنید. نوعی نقشه اطلاعات و وقتی اطلاعات را گم می‌کنید، یک نقشه اطلاعاتی مفید خواهد بود. ” – دیوید مک کندلس

مطالعات اخیر نشان داده است که استفاده از تجسم در تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند جلسات تجاری را ۲۴٪ کوتاه کند. علاوه بر‌این، یک استراتژی هوشمند کسب و کار با قابلیت تجسم، برای هر دلار خرج شده ۱۳.۰۱ دلار بازپرداخت دارد. بنابراین، تجسم داده‌ها برای موفقیت پایدار در کسب و کار شما بسیار مهم است و به شما کمک می‌کند تا بیشترین ارزش ممکن را از ‌این وسیله آزمایش شده برای تجزیه و تحلیل و ارائه اطلاعات حیاتی کسب کنید.

در ‌این مقاله ۱۰ تکنیک اساسی تجسم اطلاعات که باید بدانید ارائه شده است:

۱. مخاطبان خود را بشناسید

این یکی از پراهمیت‌ترین مفاهیمی‌ است که نادیده گرفته می‌شود.

در طرح‌های بزرگ، شبکه جهانی وب و فناوری اطلاعات به عنوان یک مفهوم در مراحل ابتدایی خود قرار دارند و تجسم داده‌ها شاخه‌ای حتی جوانتر از تکامل دیجیتال است. طبق‌ این گفته، برخی از کارآفرینان موفق و کارمندان تحلیل بیش از یک نمودار دایره‌ای، میله‌ای، یا یک تصویر بصری منظم را دشوار می‌دانند و همچنین وقت لازم برای جستجوی عمیق در داده‌ها را ندارند. بنابراین، اطمینان از‌ اینکه محتوای شما هم الهام بخش باشد و هم متناسب با مخاطب شما باشد، یکی از اساسی‌ترین تکنیک‌های تجسم داده‌ها است.

برخی از ذینفعان در سازمان شما یا مشتری‌ها و شرکای شما از یک نمودار ساده دایره‌ای خوشحال خواهند شد، اما برخی دیگر به دنبال ‌این خواهند بود تا تحلیل‌های عمیق‌تری از بینشی که به دست آورده‌اید ارائه دهید. برای حداکثر تاثیر و موفقیت، شما همیشه باید تحقیقاتی را در مورد مخاطب خود پیش از جلسه انجام دهید و گزارش خود را جمع آوری کنید تا تصاویر و جزئیاتی که ارائه می‌دهید دقیقاً پاسخگوی نیازهای آنها باشد.

۲. اهداف خود را تنظیم کنید

مانند هر فعالیت مبتنی بر کسب و کار، از داستان گویی برند کسب و کار گرفته تا فروش دیجیتال و بعد از آن تجسم اطلاعات، تلاش‌های شما فقط به اندازه استراتژی پشت آن موثر خواهد بود. برای سازماندهی تلاش‌های تجسم سازی خود، روایتی منطقی‌ ایجاد کنید و به بینش‌هایی که بیشترین اهمیت را دارند، بپردازید. مهم است قبل از ساختن گزارش‌های مدیریتی، نمودارها، و تصاویر اضافی، مجموعه‌ای از اهداف مشخص را تنظیم کنید.

با تعیین اهداف خود برای یک کمپین خاص یا پیگیری، باید در محیط همکاری با دیگر سرمایه گذاران در پروژه بنشینید و علاوه بر انواع داده‌هایی که به شما در دستیابی به آنها کمک می‌کند، اهداف نهایی خود را نیز تعیین کنید. یکی از موثرترین راه‌ها برای هدایت تلاش شما استفاده از مجموعه‌های از پیش تعیین شده شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI‌) مرتبط با پروژه، کمپین‌ها یا اقدامات کسب و کار مداوم و استفاده از‌این بینش‌ها برای پیشبرد تجسم سازی است.

۳. نوع نمودار مناسب را انتخاب کنید

نمودار یکی از موثرترین روش‌های تجسم داده در لیست ما است؛ برای موفقیت در ارائه اطلاعات خود به طور مؤثر، باید نمودارهای مناسبی را برای پروژه، مخاطبان و هدف خاص خود انتخاب کنید. به عنوان مثال، اگر قصد دارید تغییر در تعداد بیشتری از بینش‌ها در یک دوره زمانی تغییر را نشان دهید، یک نمودار خطی وسیله‌ای موثر برای تجسم است. علاوه بر‌این، خطوط ترسیم چندین سری را با هم ساده‌تر می‌کنند.

نمونه‌ای از نمودار خطی که برای ارائه روند فروش ماهیانه برای یک دوره یک ساله با فرمت واضح و در یک نگاه استفاده می‌شود. در ‌اینجا سه ​​نوع نمودار مؤثر دیگر برای مفاهیم مختلف تجسم داده‌ها وجود دارد:

الف) نمودارهای عددی

نمودار عدیی زمان فعلی به ویژه هنگامی ‌که می‌خواهید یک نمایش کلی فوری و تعاملی از یک شاخص کلیدی عملکرد، اعم از KPI فروش، بازدیدهای سایت، سطح مشارکت یا درصد تحول را نشان دهید، موثر است.

ب) نقشه‌ها

اول از همه، نقشه‌ها بسیار عالی به نظر می‌رسند و ‌این بدان معناست که آنها الهام بخش تعامل در جلسه یا ارائه هیئت مدیره هستند. ثانیا، نقشه راهی سریع، آسان و قابل درک برای ارائه مجموعه‌های بزرگ یا پیچیده از اطلاعات جغرافیایی چند منظوره است.

ج) نمودارهای دایره‌ای

در حالی که نمودارهای دایره‌ای در سال‌های اخیر بازخورد خوبی کسب کرده‌اند، ما نیز احساس می‌کنیم آنها یک ابزار تجسم مفید را ارائه می‌دهند که معیارهای مهم را با فرمت آسان دنبال می‌کند. نمودارهای دایره‌ای هنگام اثبات ترکیب متناسب یک متغیر خاص در یک بازه زمانی استاتیک بسیار مفید هستند و به همین ترتیب، نمودارهای دایره‌ای یک محصول با ارزش از انبار تجسم شما را رقم می‌زند.

د) نمودار عقربه‌ای( گیج)

نمودار گیج نسبت هزینه عملیاتی را نشان می‌دهد که به شدت مربوط به منطقه سود و زیان فعالیت‌های کلیدی مالی شما است و‌ این نمودار عقربه‌ای دارای کد رنگی به شما کمک می‌کند تا حتی با یک نگاه سریع به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید.

نمودارهای عقربه‌ای را می‌توان به طور موثر با یک مقدار واحد یا نقطه داده استفاده کرد. چه از آنها در گزارش‌های داشبورد مالی یا اجرایی برای نمایش پیشرفت در برابر شاخص‌های کلیدی عملکرد استفاده شود یا خیر، نمودارهای عقربه‌ای نمونه‌ای عالی برای نشان دادن یک روند فوری هستند.

۴. از تئوری رنگ استفاده کنید

ساده‌ترین تکنیک تجسم داده‌های انتخاب شده ما ،انتخاب طرح رنگی مناسب برای دارایی‌های ارائه دهنده شما به افزایش چشمگیر تلاش‌های شما کمک می‌کند. اصول تئوری رنگ تاثیر قابل توجهی در موفقیت کلی مدل تجسم شما خواهد داشت. توصیه می‌شود، شما همیشه باید سعی کنید طرح رنگ خود را در طول تجسم داده‌ها ثابت نگه دارید ، و از تضادهای واضح برای تمایز بین عناصر استفاده کنید (به عنوان مثال روندهای مثبت به رنگ سبز و منفی به رنگ قرمز). به عنوان یک راهنما، مردم به طور کلی از رنگ‌های قرمز، سبز، آبی و زرد استفاده می‌کنند زیرا می‌توانند به سهولت تشخیص داده و رمزگشایی شوند.

۵. داده‌های بزرگ خود را اداره کنید

با سطح گسترده‌ای از داده‌ها و بینش‌های موجود در دنیای دیجیتال امروز – ۱.۷ مگابایت داده برای هر انسانی در کره زمین تا سال ۲۰۲۰ در هر ثانیه تولید می‌شود – دستکاری، تفسیر و ارائه ‌این ثروت غنی از بینش یک چالش واقعی محسوب می‌شود. هوش تجاری (Business Intelligence) راهکاری برای به کارگیری این ثروت غنی است.

در‌اینجا نکات اساسی ذکر شده است که به شما کمک می‌کند تا داده‌های بزرگ خود را مدیریت کرده و آن را برای تجسم متمرکز، منطقی و قابل هضم تجزیه کنید:

_ کشف کنید که کدام داده‌ها در دسترس شما و سازمان شما است، تصمیم بگیرید کدام یک با ارزش‌تر است و هر شاخه‌ای از اطلاعات را به روشنی برچسب بزنید تا جداسازی، تجزیه و تحلیل و رمزگشایی آسان شود.

_ اطمینان حاصل کنید که همه همکاران، کارمندان و اعضای تیم خود درک می‌کنند که اطلاعات شما از کجا آمده و چگونه به آن‌ها برای اطمینان از عملکرد صحیح بینش در بخش‌ها دست پیدا کنند.

_ از داده‌های خود را محافظت کنید و سیستم‌های مدیریت داده خود را ساده، قابل درک و به روز کنید تا روند تجسم به همان اندازه ساده و شهودی انجام شود.

_ اطمینان حاصل کنید که از داشبورد کسب و کار استفاده می‌کنید که با ارزش ترین بینش شما را در یک فضای قابل دسترسی و تعاملی ارائه می‌دهد و به فرآیند تجسم سرعت می‌بخشد و در ضمن بیشترین حجم اطلاعاتی شما را جای می‌د‌هد. یکی از ابزارهای قوی که در ایجاد دشبرد و گزارش به شما یاری می‌رساند ابزار پاور بی آی (Power BI) است.

۶. برای اولویت‌بندی از ترتیب‌بندی، چیدمان و سلسله مراتب استفاده کنید

با توجه به نکته قبلی ما، هنگامی‌ که داده‌های خود را طبقه‌بندی کرده و آن را به شاخه‌های اطلاعاتی که برای سازمان شما ارزشمندترین هستند تقسیم کرده‌اید، باید عمیق‌تر کاوش کنید، یک سلسله مراتب با برچسب داده‌های خود‌ایجاد و با استفاده از سیستمی‌ که مناسب شما باشد (کدگذاری شده با رنگ ، عددی و غیره) اولویت‌بندی کنید. در حالی که به هر داده یک اولویت اختصاص می‌دهید، یک مدل تجسم یا نوعی نمودار تنظیم کنید که آن را به بهترین شکل ممکن نشان دهد.

البته سلسله مراتب، ترتیب و چیدمان شما در حالت تکامل مداوم خواهد بود اما با تنظیم یک سیستم، تلاش‌های تجسم خود را سریعتر، ساده‌تر و موفق‌تر خواهید کرد.

۷. از ابرهای کلمه (word cloud) و نمودارهای شبکه استفاده کنید

برای مدیریت کارآمد مجموعه‌های نیمه ساختار یافته یا مشخصاً بدون ساختار داده‌ها، باید از خدمات نمودارهای شبکه یا ابر کلمات استفاده کنید. نمودار شبکه اغلب برای ترسیم نمودار گرافیکی شبکه استفاده می‌شود.‌ این سبک از طرح ضمن تهیه اسناد جامع شبکه، برای مهندسان شبکه، طراحان و تحلیلگران داده مفید است. با استفاده از نمودارهای شبکه، ابر‌های کلمه‌ای وسیله‌ای قابل درک برای ارائه مجموعه‌های پیچیده از اطلاعات بدون ساختار هستند. اما، بر خلاف دارایی‌های گرافیکی، ابر کلمه تصویری است که با کلماتی که برای متن یا موضوع خاص به کار رفته است پر شده است، که در آن اندازه هر کلمه نشان دهنده فرکانس یا اهمیت آن در متن اطلاعات است.

۸. مقایسه کنید

این ممکن است کوتاه‌ترین روش تجسم داده ما باشد، اما با ‌این وجود مهم است: وقتی اطلاعات و بینش‌های خود را ارائه می‌دهید، باید تا آنجا که ممکن است مقایسه‌های ملموس داشته باشید. با ارائه دو نمودار، گراف، دیاگرام در کنار یکدیگر، که هر کدام نسخه متضاد از همان اطلاعات را در یک بازه زمانی خاص نشان می‌دهد مانند نمایش سوابق فروش ماهانه سال ۲۰۱۶ و ۲۰۱۷، شما یک راهنمای واضح در مورد تاثیر داده‌ها، نقاط قوت، ضعف، روند، قله‌ها و فرورفتگی‌هایی را نشان می‌دهید که همه می‌توانند به آنها فکر کنند و بر طبق آن عمل کنند.

۹. داستان خود را بگویید

مشابه بازاریابی محتوا، هنگامی ‌که داده‌های خود را با قالب بصری و با هدف برقراری ارتباط و انتقال یک پیام مهم یا هدف مهم ارائه می‌کنید، داستان شما مخاطبان را درگیر می‌کند و درک آن را با حداقل تلاش برای افراد آسان می‌کند. مطالعات علمی‌ تایید می‌کند که انسان‌ها، به طور کلی، بهتر به یک داستان خوش بیان پاسخ می‌دهند و با در نظر گرفتن‌ این رویکرد به دنبال تجسم خود، شما نه تنها با گزارشات و ارائه‌های خود، همکاران، شرکا و مشتری‌های خود را شگفت زده خواهید کرد، بلکه شانس انتقال پیام‌های مهم خود، دریافت هزینه و پاسخ لازم برای ‌ایجاد نوع تغییراتی که منجر به رشد طولانی مدت، تکامل و موفقیت خواهد شد را افزایش می‌دهید. برای انجام‌ این کار، شما باید اطلاعات خود را جمع آوری کنید، از دیدگاه نویسنده فکر کنید، یک شروع روشن، میانه و پایان را در نظر بگیرید و همچنین یک درگیری و حل و فصل، و تنش در طول روایت خود ‌ایجاد کنید تا حداکثر تاثیر را بر تجسم‌های مختلف خود بگذارد.

۱۰. از ابزارهای تجسمی‌ برای عصر دیجیتال استفاده کنید

ما در یک عصر دیجیتالی با سرعت زیاد و ارتباطات پر سرعت زندگی می‌کنیم که از قلم و کاغذ دور و یا حتی ذهنیت کپی و چسباندن سال‌های گذشته دور است و به همین ترتیب برای موفقیت تجسم داده، باید از ابزارهای دیجیتالی استفاده کنید که به شما کمک می‌کند تا هنگام جمع آوری داده‌های خود به بهترین و کارآمدترین روش، بهترین تصمیمات ممکن را بگیرید.

داشبورد یا ابزار آنلاین تعاملی خاص، معنای قابل درک، بصری، جامع و تعاملی را برای جمع آوری، تنظیم و ارائه داده‌ها به سهولت ارائه می‌دهد، اطمینان حاصل کنید که تکنیک‌های شما بیشترین تاثیر را دارند در حالی که حداقل مقدار زمان خود را مصرف می‌کنند.

ما امیدواریم که مفاهیم تجسم داده‌ها برای کمک به پیشبرد تلاش‌های شما در اهداف جدید موفقیت آمیز باشد. برای خلاصه کردن‌ این مقاله مفصل، در‌اینجا مروری بر بهترین تکنیک‌های تجسم داده‌ها آورده شده است:

۱. مخاطبان خود را بشناسید

۲. اهداف خود را تنظیم کنید

۳. نوع نمودار مناسب را انتخاب کنید

۴. از تئوری رنگ استفاده کنید

۵. داده‌های بزرگ خود را اداره کنید

۶. برای اولویت‌بندی از ترتیب، چیدمان و سلسله مراتب استفاده کنید

۷. استفاده از ابرهای کلمه و نمودارهای شبکه

۸. مقایسه کنید

۹. داستان خود را بگویید

۱۰. از ابزارهای تجسمی‌ برای عصر دیجیتال استفاده کنید