بهره‌وریبهره‌وری شخصیتعادل کار و زندگی
بهترین نکات برای مدیریت وظایف روزانه
صبح شنبه است. باید به کارهای باقیمانده در تقویمتان از هفته گذشته، صندوق ورودی ایمیل مملو از درخواست‌های جدید و اعضای تیمی که به دستورات جدید نیاز دارند، رسیدگی کنید. چگونه می‌توانید همه این‌ها را انجام دهید و کارهای روزانه را به روشی کارآمد مدیریت کنید؟
اینجاست که مدیریت وظایف روزانه وارد می‌شود. با مدیریت وظایف روزانه، شما وظایف عقب‌افتاده خود را انجام می‌دهید و با یک برنامه عملی به تفویض اختیار، مدیریت و اجرای فهرست کارهای خود می‌پردازید.
فرآیند مدیریت وظایف روزانه می‌تواند دشوار باشد، به خصوص زمانی که کل تیم را در بیش از یک پروژه پیچیده هدایت می‌کنید.
خبر خوب این است که برای دستیابی به یک برنامه موفق برای انجام وظایف روزانه خود، نیازی ندارید که یک متخصص در زمینه بهره‌وری باشید – یا عادات مافوق بشری برای خود ایجاد کنید. شما فقط باید نکاتی که در این مقاله ذکر می‌کنیم را دنبال نمایید تا بتوانید کارهای روزانه خود را مدیریت کنید.
ردیابی وظایف روزانه چه مزایایی دارد؟
ردیابی وظایف روزانه مزایای زیادی دارد، از دستیابی به معیارها گرفته تا صرفه‌جویی در منابع ارزشمند. در اینجا نگاهی دقیق‌تر به برخی از مزایای ردیابی وظایف روزانه خواهیم انداخت:
همسو ماندن با اهداف
حواس ما در طول روز به راحتی پرت می‌شود. شناسایی کنید که چگونه و چرا اعضای تیم یا مدیران دیگر اولویت پروژه‌های فعلی را به خاطر پروژه‌های جدید کاهش می‌دهند. شما همچنین می‌توانید از ردیابی وظایف روزانه برای ارزیابی عملکردهای روزانه خود در مقابل نتیجه‌ای که قرار است به دست آورید استفاده کنید.
شناسایی وظایف غیرضروری
در شروع هر روز کاری جدید، چند دقیقه به بررسی پروژه و لیست وظایف خود اختصاص دهید و ببینید که چگونه می‌توان آن‌ها را ساده کرد. سپس، خود را به چالش بکشید تا نیمی (بله، نیمی!) از آن وظایف را فقط به کارهایی که مستقیماً بر هدف شما تأثیر می‌گذارند، کاهش دهید. سپس، سعی کنید چند روز بعد با تفویض اختیار، برون‌سپاری یا برنامه‌ریزی مجدد آن‌ها در ابزار مدیریت پروژه خود، حتی بیشتر آن‌ها را کاهش دهید.
مسئولیت‌پذیری بیشتر
انتظارات خود و دیگران را با تعیین وظایفی که همه بتوانند آن‌ها را ببینند، مستند کنید. یادآوری‌ها را خودکار سازید تا در صورت عقب افتادن کارها در زمان پیگیری صرفه‌جویی کنید. مطمئن شوید که تیم شما می‌داند که ارتباط مهم است و از درخواست کمک، تخصیص مجدد تعهدات به کسانی که بار سبک‌تری دارند، یا صرفاً یافتن راهی برای اولویت‌بندی مجدد وظایف در صورت تغییر اهداف، شرم ندارد.
بهبود برآورد وظایف
از نرم‌افزاری استفاده کنید که زمان را برای کارهای خاص ردیابی می‌کند. در طول زمان به نتایج خود نگاه کنید و دفعه بعد که پروژه مشابهی را اختصاص دادید، آن را طوری تنظیم کنید که در زمان مورد نظر انجام شود. به یاد داشته باشید که موارد اضافی مانند استراحت، انتظار برای بازخورد شخص ثالث و سایر اقدامات مرتبط بر خود کار تأثیر می‌گذارند.
عدم انجام چند وظیفه در یک زمان
طبق گفته هاروارد بیزینس ریویو، یک محیط کاری که جریان کار تقویت‌شده‌ای دارد، پنج برابر بهتر از محیط کاری که در آن چند وظیفه هم‌زمان انجام می‌شوند دارای بهره‌وری است. تخصیص وظایف با تمرکز فردی نه تنها باعث می‌شود آن‌ها سریع‌تر انجام گردند، بلکه سازماندهی وظایف روزانه را نیز بسیار آسان‌تر می‌کند.
اضافه کردن مراقبت از خود به برنامه روزانه
مهم است که به خاطر داشته باشید که حتی اگر برای دستیابی به اهداف بسیار با انگیزه و مشتاق باشیم، سریع‌ترین راه برای رسیدن به آن‌ها مراقبت زیاد از خودمان است تا بتوانیم بهترین عملکرد را انجام دهیم. این به معنای ایجاد وظایفی است که کاملاً به مراقبت از خود اختصاص داده شده‌اند.
حتی اگر احساس می‌کنید با ایجاد وقفه در کار بهره‌وری خود را از دست می‌دهید، همین که بدانید زندگی کاری ما یک ماراتن است و نه یک دوی سرعت، می‌تواند نتایج قابل توجهی را برای سلامت روان شما به دنبال داشته باشد.
با وقفه‌های ۱۰ دقیقه‌ای در هر ساعت شروع کنید، هر روز یک ناهار کامل بخورید و حداقل چند دقیقه را در ابتدا و انتهای هر روز اختصاص دهید تا به جایی که هستید و اینکه به کجا می‌روید فکر کنید.
بهترین راه برای مدیریت کارهای روزانه چیست؟
بیش از یک راه برای مدیریت کارهای روزانه وجود دارد. با این حال، کارشناسان بهره‌وری، محققان و نویسندگان کتاب‌های پرفروش خودیاری همگی در مورد شیوه‌های زیر برای مدیریت فهرست کارهای روزانه توافق دارند.
وظایف خود را اولویت‌بندی کنید
راه‌های زیادی برای فکر کردن در مورد اولویت‌بندی وجود دارد. برخی افراد از مدل فوری و مهم استفاده می‌کنند. دیگران بر ایده تلاش در مقابل سود تکیه دارند. هر مدلی که انتخاب می‌کنید، یافتن روشی برای تصمیم‌گیری که به آن علاقه دارید و پایبندی به آن، تأثیرات مثبتی بر اولویت‌بندی وظایفتان خواهد گذاشت.
جمع‌بندی
به یاد داشته باشید که تعادل را در زندگی خود حفظ کنید. آنچه برای شما مهم است را اولویت‌بندی کرده و مهم‌تر از همه در اهدافی که تعیین می‌کنید واقع‌بین باشید و هر زمان را به یک کار اختصاص دهید: وقتی در حال مطالعه هستید فقط مطالعه کنید، زمانی که در حال استراحت هستید فقط به ریلکس کردن بپردازید!
