مدل‌سازی فرآیند کسب و کار برای تحول دیجیتال

تحلیل‌گران کسب و کار باید بیش از مدل‌سازی فرآیند کسب و کار موردی یا مبتنی بر تجربه را به پروژه‌های تحول دیجیتال بیاورند. این مقاله چرایی و چگونگی انجام این کار را توضیح می‌دهد.

بسیاری از شرکت‌ها در سفر تحول دیجیتال هستند

آن‌ها در حال بهینه‌سازی هزینه‌های عملیاتی، بهبود ظرفیت، امنیت، مقیاس‌پذیری و در دسترس بودن با انتقال برنامه‌های کاربردی موجود خود به زیرساخت‌های ابر خصوصی یا عمومی هستند. آن‌ها در حال اتخاذ بهترین شیوه‌ها و به دست آوردن کارایی عملیاتی با استفاده از بهترین برنامه‌های کاربردی سازمانی در فضای ابری می‌باشند و فناوری‌هایی مانند تحرک، اینترنت اشیا، تجزیه و تحلیل داده‌ها و یادگیری ماشین، اتوماسیون فرآیند روباتیک، بیومتریک و موارد دیگر را ادغام می‌کنند. این موارد معمولاً به عنوان تحول دیجیتال شناخته می‌شود.

پروژه‌های تحول دیجیتال با پروژه‌های مدیریت فرآیند و انطباق با مقررات متفاوت هستند. هدف آن‌ها ایجاد اختلال در فرآیندها و خدمات جدید کسب و کار به جای بهبود آنچه موجود است، می‌باشد. هدف آن‌ها این است که به جای اختراع، با اتخاذ و ادغام فناوری‌ها، سیستم‌ها و خدمات موجود، همراه با فرآیندهایشان، به سرعت وارد بازار شوند. فرآیندهای کسب و کار آن‌ها توسط سیستم‌ها و سرویس‌هایی که خارج از فرضیه، در فضای ابری هستند، فعال می‌شوند.

اختلال

پروژه‌های تحول دیجیتال معمولاً به دنبال دستیابی به بهبودهای عملیاتی جهشی هستند تا پیشرفت‌های افزایشی. آن‌ها با اتخاذ فرآیندهای سیستم‌ها و خدمات کسب و کار که قبلاً اثبات شده‌اند، به اهداف استانداردسازی دست می‌یابند. به عنوان مثال، اتخاذ یک سیستم مدیریت منابع انسانی در فضای ابری با کنار گذاشتن کامل فرآیندهای فعلی و اتخاذ و استانداردسازی بهترین فرآیندهای راه‌حل ابری، مختل می‌شود.

سرعت

بسیاری از پروژه‌های تحول دیجیتال دارای جدول زمانی تهاجمی برای به کارگیری فناوری‌های خود، همگام شدن با رقبای کسب و کار یا به دست آوردن سهم بازار هستند. سرویس‌های نرم‌افزاری که قبلاً اختراع و اثبات شده‌اند در فضای ابری می‌توانند نسبتاً سریع اشتراک دریافت کنند و به کار گرفته شوند. زمان و تلاش صرف‌شده برای استقرار برنامه‌های کاربردی کسب و کار ممکن است کوتاه شود. این تلاش به سمت طراحی، یکپارچه‌سازی، آزمایش نرم‌افزار اجزای یکپارچه و اتخاذ تغییرات در عملیات کسب و کار تغییر می‌کند.

فناوری

فناوری‌هایی مانند ماشین‌های مجازی، نرم‌افزار به عنوان سرویس (SaaS)، دستگاه‌های تلفن همراه، اینترنت اشیا، بیومتریک، یادگیری ماشین و خود اینترنت، همگی بخشی از چشم‌انداز تحول دیجیتال هستند. سرورهای مجازی در فضای ابری بسیار مقیاس‌پذیر و مقرون به صرفه می‌باشند. طیف وسیعی از سیستم‌ها و سرویس‌های موجود، اثبات‌شده و آماده برای اشتراک، پذیرش و ادغام در فضای ابری همچنان در حال رشد است. سیستم‌ها و سرویس‌های ابری به‌عنوان شبکه‌ای از سرویس‌های رویدادمحور و نتیجه‌گرا با یکدیگر همکاری می‌کنند.

ریسک

پروژه‌های تحول دیجیتال با افزایش ریسک فروشنده، ریسک افراد، ریسک مدیریت تغییر و در نهایت ریسک شکست فرآیند کسب و کار همراه هستند. آن‌ها به مشاوران فروشندگان خارجی یا مشاوران شخص ثالثی که موقتا و خارج از کنترل مستقیم سازمانی صاحب تحول هستند، متکی می‌باشند. کارکنان سازمان که خدمات تازه تبدیل شده را پس از پایان پروژه تحول دیجیتال حفظ خواهند کرد، ممکن است با شکاف دانشی در توانایی خود برای پشتیبانی از محصول یا خدمات جدید مواجه شوند. افرادی که فعالیت‌های روزمره آن‌ها تحت تأثیر قرار می‌گیرد ممکن است در ابتدا آمادگی کافی برای استفاده از سیستم‌ها و فرآیندهای تبدیل‌شده دیجیتالی را نداشته باشند. این‌ها در نهایت می‌توانند به ریسک شکست فرآیند کسب و کار کمک کنند؛ ریسک عدم دستیابی به مزایای عملیاتی مورد انتظار به دلیل طراحی یا اجرای ضعیف فرآیندهای کسب و کار.

به همین دلیل است که چرخه عمر هر پروژه تحول دیجیتال ممکن است به یک تحلیل‌گر کسب و کار نیاز داشته باشد تا مدل‌های فرآیند کسب و کار مفهومی یا منطقی را آماده کند. مدل‌ها به همان دلایلی که مدل‌های فرآیند در پروژه‌های بهبود فرآیند یا انطباق با مقررات استفاده می‌شوند، به کار می‌روند: برای برقراری ارتباط بین ذینفعان فرآیندها با برقراری ارتباط فرآیندهای مورد نیاز یا طراحی‌شده بین صاحبان پروژه تحول دیجیتال، تامین‌کنندگان آن و افرادی در سازمان که فرآیندهایشان در حال تغییر است.

اکنون چه باید کرد؟

طبق گفته IIBA، مدل‌سازی فرآیند یکی از شایستگی‌های تحلیل‌گران کسب‌وکار است. اگرچه اکثر تحلیل‌گران کسب و کار به اندازه کافی ارتباط برقرار می‌کنند و دانش کاملی از عملیات شرکت خود دارند، اما آن‌ها فقط دارای یک درجه موقت یا قابل تکرار از صلاحیت مدل‌سازی فرآیند کسب و کار هستند. آن‌ها به ندرت مدل‌های فرآیند کسب و کار را آماده می‌کنند. برخی می‌توانند تکنیک‌های مدل‌سازی فرآیندهای بهبود فرآیند قبلی، انطباق با مقررات یا پروژه‌های فناوری اطلاعات را به خاطر بیاورند و تکرار کنند. اگر این کار را انجام دهند، عادت دارند فرآیندهای کسب و کار را به عنوان رویه‌های متوالی وظایف درک نمایند. به طور کلی جا برای پیشرفت وجود دارد.

تحلیل‌گر کسب و کار باید بتواند با اطمینان و کارآمدی چگونگی اجرای یک فرآیند یا فعالیت کسب و کار را توسط یک پروژه تحول دیجیتال، درک، مدل‌سازی و بیان کند. تحلیل‌گر کسب و کار باید همچنین بتواند از میان مهارت‌های برانگیختگی، موضوعی و ارتباطی خود، هر فرآیند یا فعالیتی را آن‌گونه که در فضای ابری اجرا می‌شود، به‌عنوان شبکه‌ای از سرویس‌های مشارکت‌کننده رویداد و پیام، درک کند.

۵ نکته مدل‌سازی فرآیند کسب و کار برای تحول دیجیتال

در اینجا ۵ راه برای بهبود شایستگی مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار و آمادگی بهتر برای تولید مدل‌های فرآیند کسب‌وکار با کیفیت بالا که در خدمت پروژه‌های تحول دیجیتال هستند، آورده شده است:

• آماده‌سازی کنید.
• رویداد و نتیجه‌گرا باشید.
• ماموریت خود را بدانید.
• دستور کار داشته باشید.
• از استاندارد BPMN استفاده کنید.

۱- آماده‌سازی کنید

یک صلاحیت مدل‌سازی فرآیند تعریف‌شده و اثبات‌شده داشته باشید و آن را برای هر پروژه تحول دیجیتالی تنظیم کنید.

به جای اتخاذ یک رویکرد موقت یا صرفاً تکیه بر بهبود فرآیندهای گذشته یا تجارب پروژه انطباق با مقررات، با سطح مشخصی از شایستگی مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار شروع کنید. باید بتوانید به وضوح توضیح دهید که چه مراحل و فعالیت‌هایی را برای استخراج و مستندسازی مدل فرآیند کسب و کار انجام خواهید داد.

روش‌های استخراج، برنامه‌ها و الگوهای مدل‌سازی را ایجاد کنید که می‌توانید از آن‌ها برای استخراج و مدل‌سازی جریان‌های اساسی فرآیند کسب‌وکار استفاده کنید. باید بتوانید پیش‌بینی کنید که چه مراحل مدل‌سازی را در توسعه مدل فرآیند کسب و کار طی خواهید کرد. همچنین، باید بتوانید پیش‌بینی کنید که چه تکنیک‌هایی برای شما خوب عمل می‌کنند. برنامه‌های استنباط واضح و مختصر داشته باشید. آماده باشید تا به طور عمدی رویکرد، تکنیک‌های استخراج، برنامه‌های استخراج و پیکربندی مدل خود را متناسب با نیازهای روش هر پروژه تحول دیجیتال تنظیم کنید.

۲- رویداد و نتیجه‌گرا باشید

همه فرآیندها یا فعالیت‌های کسب و کار را به عنوان خدمات رویدادمحور و نتیجه‌گرا درک، عادی‌سازی و تعریف کنید.

شروع رویدادها و نتایج مورد انتظار برای روشی که فرآیندها و خدمات کسب و کار در فضای ابری با هم همکاری می‌کنند بسیار مهم است. هر فرآیند یا فعالیت کسب و کار مجموعه‌ای تکرارپذیر از فعالیت‌های کاری است که توسط یک رویداد کسب و کار آغاز می‌شود و به یک نتیجه مورد انتظار برای مشتری دست می‌یابد.

مشاهده و تشخیص نحوه اجرای رویدادهای کسب و کار و نتایج مورد انتظار به عنوان خدمات ابری: برای مثال، می‌دانید که هر زمان که با کارت اعتباری آنلاین خرید کرده‌اید، خدمات مجوز کارت اعتباری با دریافت درخواستی از یک فرآیند کسب‌وکار آنلاین که در آن خرید خود را انجام داده‌اید، شروع می‌شود. این رویداد آغازگر آن بود. هنگامی که توسط آن رویداد آغاز شد، سرویس مجوز کارت اعتباری وظایف کاری مرتبط، مانند مذاکره با شرکت اعتباری و بانک را تکمیل کرد. با ارسال پاسخی مبنی بر پذیرش یا رد شدن پرداخت، به نتیجه مورد انتظار خود رسید. این نتیجه مورد انتظار بود و آن نتیجه توسط مشتری مصرف شد: سایتی که در وهله اول درخواست مجوز کارت اعتباری را ارائه کرد.

از این چارچوب برای چارچوب‌بندی مفهومی و منطقی هر فرآیند کسب و کاری که در یک پروژه تحول دیجیتال مدل‌سازی می‌کنید، استفاده نمایید، قبل از اینکه زمان و تلاش ارزشمند را برای استخراج سایر اطلاعات فرآیندی که ممکن است به دست آید صرف کنید. به عنوان مثال چه کسی مالک آن است، چگونه است یا اجرا خواهد شد، سطح خدمات آن چقدر است، چقدر کارآمد می‌باشد، و غیره. اگر چارچوب اصلی فرآیند یا خدمات دیجیتالی شده کسب‌وکار به‌خوبی تنظیم نشده باشد، بسیاری از جزئیات منطقی دیگر مهم نیستند: برای شما، باید یک رویداد آغازگر و یک یا چند فعالیت مرتبط داشته باشد که به نتیجه مورد انتظار مشتری منجر گردد.

۳- ماموریت خود را بدانید

هدف مدل فرآیند کسب و کار را در چرخه عمر هر پروژه تحول دیجیتال تعیین کنید.

دامنه، اهداف و روش‌های تحویل پروژه‌های تحول دیجیتال به طور گسترده‌ای متفاوت است. در مورد اینکه مدل فرآیند کسب و کار برای چه چیزی استفاده خواهد شد، روشن باشید و بدانید چه کسی از آن استفاده خواهد کرد. زمان و درجه انتزاع مورد نیاز را تعیین کنید که به بهترین وجه با استفاده مورد نظر مدل مطابقت دارد. این پارامترهای ماموریت را در شروع تلاش‌های استخراج و مدل‌سازی خود ایجاد نمایید تا زمان آینده و تلاش‌های مدل‌سازی را بر روی انواع درست اصلاحات مفهومی یا منطقی برای آن پروژه متمرکز کنید و زمانی که کیفیت مدل خود را تأیید می‌کنید، با پارامترهای مأموریت همسو باشید.

۴- دستور کار داشته باشید

پرسیدن سؤالات زیاد به اندازه پرسیدن سؤالات درست مهم نیست.

برای استخراج جریان اصلی و هر یک از رایج‌ترین اصلاحات منطقی جریان فرآیند کسب‌وکار، برنامه‌های استخراج واضح و مختصر داشته باشید. این‌ها سوالات معدود اما کلیدی هستند که در حین استخراج محتوای مدل فرآیند خود، با جدیت به آن‌ها پاسخ خواهید داد. درک کنید که چرا باید آن سوالات را بپرسید و به آن‌ها پاسخ دهید. قبل از درگیر کردن ذینفعان کلیدی در رویدادهای استخراج مانند کارگاه‌ها یا مصاحبه‌ها، دستور کار استنباط خود را آماده کرده و با آن‌ها مطرح کنید.

۵- از BPMN استفاده کنید

از BPMN برای نشان دادن ساختارهای فرآیند کسب و کار و الگوهای مدل‌سازی مبتنی بر رویداد و نتیجه استفاده کنید.

از نمادهای استاندارد BPMN استفاده کنید که به طور خاص برای نشان دادن جریان‌های فرآیند مبتنی بر رویداد و نتیجه‌محور و اصلاحات منطقی در نظر گرفته شده‌اند. از الگوهای مدل‌سازی استفاده کنید که از رویدادهای شروع BPMN، جریان‌های پیام، رویدادهای میانی و رویدادهای پایانی استفاده می‌کنند تا الگوهای مدل‌سازی مانند جریان اصلی فرآیند کسب‌وکار، تعاملات ذینفعان خارجی، وقفه‌ها، تأخیرها و استثناها و نتایج مورد انتظار را نشان دهند.

عناصر و الگوهای فرآیند مفهومی و منطقی مرتبط با سیستم‌های موجود در فضای ابری را بشناسید. برنامه‌های استخراج و الگوهای مدل‌سازی (با استفاده از BPMN) داشته باشید که از آن‌ها برای استخراج، مدل‌سازی و برقراری ارتباط استفاده کنید. قادر به استخراج و مدل‌سازی رویدادهایی باشید که فرآیندها و خدمات را شروع می‌کنند و پایان می‌دهند. از پیام‌ها برای نشان دادن همکاری بین فرآیندها و خدمات کسب و کار استفاده کنید.

جمع‌بندی

کتاب «رویه مدل‌سازی فرآیند جهانی» (The Universal Process Modeling Procedure) یک راهنمای گام به گام برای تولید مدل فرآیند کسب و کار است که هدف پروژه خود را برآورده می‌کند. این راهنما، تحلیل‌گر کسب و کار یا تحلیل‌گر فرآیند را راهنمایی می‌کند تا یک مأموریت واضح برای هر مدل فرآیندی ایجاد نماید. همچنین برنامه‌های روشنگری را برای شما فراهم می‌کند تا بتوانید در زمان‌های مناسب در توسعه مدل خود، سؤالات درست را بپرسید. این راهنما به شما می‌گوید که به دنبال چه چیزی باشید و چگونه به طور دقیق و بدون ابهام هر فرآیند و یا فعالیت کسب و کار را شناسایی، عادی‌سازی و تعریف کنید. این شامل یک مرحله اعتبارسنجی با معیارهای کیفیت مدل فرآیند جامع و قابل تنظیم است. شما را در مورد ذینفعان اصلی مدل فرآیند و نحوه مشارکت آن‌ها در توسعه مدل مطلع می‌کند. همچنین شامل الگوهای مدل‌سازی BPMN قابل استفاده مجدد برای رایج‌ترین انواع اصلاحات مدل فرآیند است.