مدیریت زمان‌های ضروری با مجموعه مهارت‌های مناسب امکان‌پذیر است. اگر چند مهارت اصلی در مدیریت زمان را نداشته باشید، هیچ برنامه، تکنیک یا حتی یک نکته ساده برای مدیریت زمان نمی‌تواند به شما در مدیریت بهتر وقت‌تان کمک کند. در این مقاله، شما خواهید آموخت که کدام مهارت‌ها سنگ بنای سازنده‌ترین افراد در جهان هستند و چگونه می‌توانید آنها را توسعه دهید.
مهارت‌های اصلی مدیریت زمان و چگونگی دستیابی آسان به آنها
در ابتدا، ممکن است از خود بپرسید: چرا مهارت‌های مدیریت زمان بسیار مهم هستند؟ جواب این است، یک مهارت چیزی نیست جز توانایی انجام درست کارها.
بدون مهارت‌های مناسب مدیریت زمان، شما قادر به سازگاری و یافتن روشی هوشمند جهت سازماندهی وقت خود یا دیگران را نخواهید داشت. حتی اگر یک تکنیک یا ابزار مدیریت زمان مناسب را پیدا کنید، شخصاً توانائی لازم برای حفظ موارد در عمل را ندارید.
“مهارت‌های مدیریت زمان را با تکنیک‌های مدیریت زمان یا حتی ویژگی‌های شخصیتی اشتباه نگیرید”
ویژگی‌های شخصیتی، مهارت‌ها و تکینیک‌ها
بسیار مهم است که مهارت‌های مدیریت زمان (یا هر مجموعه مهارت دیگر) را با تکنیک‌های مدیریت زمان یا حتی ویژگی‌های شخصیتی اشتباه نگیرید. ویژگی‌های شخصیتی بخشی جدایی ناپذیر از شخصیت و زندگی شما هستند که توسط ژن‌ها و تجربیات زندگی (اولیه) شکل می‌گیرند و تغییر آنها بسیار سخت است.
شخصیت شناسی و مدیریت زمان
آری، به سختی می‌توان ویژگی‌های شخصیتی را تغییر داد. برای مهارت در مدیریت زمان، شما باید مجموعه‌ای از تکنیک‌ها را پیدا کنید که متناسب با شخصیت شما باشد و مهارت‌های اصلی مدیریت زمان را تقویت کنید که مزایای شخصیتی شما را تقویت و معایب را خنثی می‌کنند. با وجود بسیاری از تکنیک‌های مختلف مدیریت زمان، شما قطعاً می‌توانید راه‌حل مناسب مدیریت را برای شخصیت خود پیدا کنید. بنابراین، شناخت شخصیت شما باید اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان باشد.
البته برخی ویژگی‌های شخصیتی نیز وجود دارد که در مدیریت زمان راهشگا خواهند بود. حتی بیشتر، افرادی که دارای برخی از ویژگی‌های شخصیتی هستند می‌توانند مهارت‌های جدید را بسیار سریع‌تر به دست آورند. وظیفه‌شناسی، جسارت اجتماعی، انعطاف‌پذیری، سازماندهی، تلاش و تدبیر از جمله این ویژگی‌ها در نظر گرفته شده‌اند.
خوشبختانه، یادگیری مهارت‌ها بسیار آسان‌تر از تغییر شخصیت است. شما می‌توانید از طریق تجربه زندگی مهارت‌های جدیدی کسب کنید. به زبان ساده، اگر یک کار را به مدت کافی انجام دهید (معمولا این زمان را ۹۰ روز پیاپی در نظر می‌گیرند) دیر یا زود در آن مهارت خواهید داشت.
سه نوع مهارت اصلی:
- مهارت‌های سخت یا مهارت‌های کارگری، که به عنوان مهارت‌های فنی یا مهارت‌های مربوط به یک کار یا روش خاص نیز شناخته می‌شوند. آنها معمولاً ارتباط کمی با شخصیت فرد دارند.
- مهارت‌های نرم که با ویژگی‌های شخصیتی ارتباط نزدیک دارند و از مهارت‌های افراد، مهارت‌های اجتماعی و مهارت‌های ارتباطی تشکیل شده‌اند. مهارت‌های نرم در مدیریت زمان بسیار مهم است.
- مهارت‌های زندگی، توانایی‌هایی برای مقابله موثر با چالش‌های زندگی هستند. از جمله مهارت‌های زندگی عبارتند از: تصمیم‌گیری، حل مسئله، تفکر خلاق، خودآگاهی، همدلی، ابراز وجود، صمیمیت، صبر، مدیریت استرس و احساسات. مهارت‌های نرم به نوعی زیر شاخه مهارت‌های زندگی هستند.
مهارت‌ها از نزدیک با تکنیک‌ها در هم آمیخته شده‌اند. یک تکنیک مناسب می‌تواند شما را از طریق کسب مهارت جدید راهنمایی کند یا نشان می‌دهد که چگونه یک مهارت خاص را به بهترین شکل ممکن تمرین کنید. به زبان دیگر یک روش یا بهترین روش مناسب استفاده از ابزارهای مناسب را توصیه می‌کند. به طور خلاصه، تفاوت بین دو تعریف ذکر شده در بالا به این شرح است:
- مهارت توانایی انجام کاری است (به طور مثال شنا کردن).
- یک تکنیک یک روش کارآمد برای به کار بردن یک مهارت در عمل است (هنگام شنا: نحوه انجام عمل بازو، لگد زدن، تنفس، چرخش، استفاده از ابزارهای مختلف شنا و غیره)
تکنیک‌های مختلف معمولاً مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهای مختلف هستند که به شما کمک می‌کند مهارت جدیدی را یاد بگیرید و با توجه به توانائی‌های شخصیتی خود آن را به کار بگیرید.
مهارت‌های اصلی مدیریت زمان و چگونگی توسعه آنها
حال که با تفاوت مهم مهارت‌های مدیریت زمان، تکنیک‌ها، ابزارها و ویژگی‌های شخصیتی آشنا شدیم، زمان آن رسیده تا مهارت‌های اصلی مدیریت زمان و نحوه به دست آوردن آنها را تجزیه و تحلیل کنیم. پنج مهارت مهم در مدیریت زمان عبارتند از:
۱. برنامه‌ریزی
مهارت‌های برنامه‌ریزی در بسیاری از جنبه‌های مدیریت زمان مهم است. تهیه لیست کارها، ایجاد توالی کار، مدیریت تقویم کاری، تهیه دستور جلسه، حتی تهیه برنامه‌های پروژه، همه اینها شامل مهارت‌های مناسب برنامه‌ریزی است. همچنین باید برنامه را با نظارت بر عملکرد خود اجرا و ارزیابی کنید تا بدانید طرحی که ایجاد کرده‌اید چه میزان موثر است.
چگونه می‌توان مهارت‌های برنامه‌ریزی را توسعه داد؟
بهترین راه برای توسعه مهارت‌های برنامه‌ریزی استفاده مداوم از یک ابزار تقویم است. به سادگی هفته خود را مستقیماً در تقویم برنامه‌ریزی کنید: زمان بیدار شدن، اولویت‌ها، اوقات فراغت و غیره. همه چیز را مستقیماً در تقویم بنویسید. این ساده‌ترین نوع طرحی است که می‌توانید تنظیم کنید و دید مناسبی نسبت به عملکرد خود در زمان‌های مناسب داشته باشید. وقتی بر تقویم خود تسلط پیدا کردید، می‌توانید از برنامه‌های پیشرفته‌تری استفاده کنید. گام موثر بعدی مطالعه بهترین روش‌ها در برنامه ریزی پروژه است.
۲. تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی
هدفِ یک طرح این نیست که تنها در تصورات ما باشد بلکه ذات اهداف در تصمیم‌گیری درباره اولویت‌ها معنا پیدا می‌کند. اصل مهم این است که چگونه باید وقت گران‌بهای خود را بگذرانید و تصمیمات سخت بگیرید. مهارت‌های خوب مدیریت زمان به معنای تصمیم‌گیری مناسب درباره زمان خود است.
از آنجا که اکثر مردم در تصمیم‌گیری ناموفق‌اند، معمولاً فقط روند کار را طی می‌کنند و به رئیس، همسر و دیگران اجازه می‌دهند که وقت آنها را طبق خواسته خودشان پیش ببرند. اما این معمولاً به مدیریت زمان نامناسب منجر می‌شود، بنابراین یکی از این افراد نباشید.
اگر می‌خواهید در مدیریت زمان مهارت داشته باشید، باید زمان خود را کنترل کنید. اگر می‌خواهید کنترل داشته باشید، باید طرح‌های ذهنی خود را تا هر جا که ممکن است ادامه دهید. شما باید اولویت‌بندی کنید، باید تصمیم بگیرید که کدام یک از کارها را ابتدا انجام دهید و به کدام یک از آنها نه بگویید (تا آنجا که در موقعیت فعلی شما امکان پذیر است).
پرورش مهارت‌های تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی
ماتریس آیزنهاور احتمالاً بهترین شروع برای یادگیری اولویت‌بندی را پیشنهاد داده است. ماتریس ترتیب کارها را در یکی از چهار ربع زیر توصیه می‌کند:
فوری + مهم (انجام شود)
فوری + مهم نیست (به دیگری سپرده شود)
فوری نیست + مهم (آن را در تقویم خود قرار دهید)
مهم نیست + فوری نیست (حذف کنید)
تمام کارهایی را که باید طی یک هفته انجام دهید لیست کنید. آنها را در یکی از چهار ربع مرتب کنید. در هر ربع، آنها را از مهمترین به کم اهمیت تراز کنید. با مهمترین و فوری‌ترین کارها شروع کنید. اینگونه است که شما تصمیم می‌گیرید که زمان خود را چطور مدیریت کنید.
۳. تعیین مرزها و نه گفتن
اگر می خواهید در مدیریت زمان مهارت کافی داشته باشید، باید وقت خود را به عنوان با ارزش‌ترین منبعی که در اختیار دارید در نظر بگیرید. این به معنای تعیین مرزهای کاملاً واضح برای افرادی است که می‌خواهند وظایفی را به شما محول کنند یا شما را درگیر پروژه‌ها و فعالیت‌هایی کنند که اولویت شما نیستند. در این زمینه نه گفتن یکی از مهمترین مهارت‌ها در مدیریت زمان است.
چگونه می‌توانید نه گفتن را یاد بگیرید؟
اگر فاقد جسارت و قاطعیت اجتماعی هستید، ممکن است برای شما نه گفتن به مردم سخت باشد. بهترین راه برای ایجاد مهارت‌های خوبِ تعیین مرز این است که در موقعیت‌های کوچک و غیر ضروری نه بگویید.
همچنین منطقی است که از خود بپرسید که برای رد خواسته دیگران از چه می‌ترسید (معمولاً به این دلیل است که فکر می‌کنید افراد پس از طرد شدن نظر بدی در مورد شما خواهند داشت یا به تلافی کار شما درخواست‌های شما را رد خواهند کرد). دلایل را بیابید. آیا واقعا تاثیری در زندگی شما دارند؟ فقط کافی است صادقانه بگویم:
“من خیلی دوست دارم همراه شما باشم، اما وقت ندارم، متشکرم”.
۴٫ واگذاری و سپردن وظایف
یادگیری نحوه تفویض اختیار گام بسیار مهم در کارشناسی مدیریت زمان است. در این مرحله شما باید بیاموزید که چگونه از وقت دیگران استفاده کنید. تفویض وظایف ممکن است ساده به نظر برسد، اما واقعاً اینگونه نیست. شما باید افراد مناسبی را پیدا کنید که بتوانید به آنها اعتماد کنید و در واقع آنها را مدیریت کنید. شما باید با آنها رابطه سالم (بدون نگاه ابزاری) برقرار کنید و “تعریف کار انجام شده” و “معیارهای پذیرش” را هنگام واگذاری مسئولیت به درستی معین کنید.
چگونه می‌توانید تفویض اختیار را یاد بگیرید؟
اگر هرگز در موقعیت مدیریت و رهبری نبوده‌اید، لیستی از تمام وظایفی را که می‌توانید به دیگران محول کنید، تهیه کنید. این وظایف می‌تواند ماهیتی کسب و کاری (اداری، حقوقی، مدیریت رسانه‌های اجتماعی و غیره) یا شخصی (نظافت، شستشو، خرید مواد غذایی و غیره) داشته باشد.
ارزیابی هر وظیفه‌ای با توجه به اینکه آیا واگذاری آن آسان یا دشوار است، انجام خواهد شد. معیارهایی مانند: پیچیدگی کار، اجرای بالقوه، هزینه، حساسیت به زمان و غیره را در لیست خود بررسی کنید و سپس با ساده‌ترین کار برای واگذاری شروع کنید.
مقداری از زمان خود را سرمایه گذاری کنید و فرد مناسب را برای کار پیدا کنید. انتظار می‌رود در آغاز برخی از مشکلات مربوط به عملکرد، ارتباطات یا روابط وجود داشته باشد. اما این تنها راه یادگیری واقعی و استفاده از وقت دیگران است.
۵٫ساختن یک سیستم و پیگیری مجدانه آن
وقتی یاد بگیرید چگونه برنامه‌ریزی کنید، اولویت‌بندی کنید، تفویض اختیار کنید و خواسته‌های خود را بر خواسته‌های دیگران ارجح بدانید، دیر یا زود نیاز به یک سیستم مدیریت زمان مربوط به حیات خود را یافته‌اید.
تکنیک‌های مدیریتی بی شماری وجود دارد که می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند اما در کلیت، شما در واقع به دو مهارت نیاز دارید.
- اولین مورد ساختن سیستمی برای خود و بهبود مداوم آن است. این شامل آزمایش روش‌های مختلف، کاوش در زمینه سازگاری بیشتر با شخصیت شما و سپس کنار هم قرار دادن تکنیک‌های انتخاب شده به روشی معنی‌دار است. ساخت سیستمی که واقعاً کار می‌کند معمولاً چند ماه طول می‌کشد.
- مهارت دوم پیگیری سیستم با پشتکار است. در سیستم مدیریت زمان شخصی، کار یا مسئله‌ای که مرتباً استفاده نمی‌شود و به راحتی قابل چشم پوشی است، هیچ ارزشی وجود ندارد.
جمع بندی
به راستی ضرب المثل “وقت طلاست” نشان از ارزشمند بودن ثانیه به ثانیه عمر ما را در خود نهفته دارد. همواره برای پیش‌رو بودن و رسیدن به آنچه که نام آن را هدف می‌گذاریم نه تنها یک آرزوی دور و دراز، باید به خودمان اعتماد کنیم و در کنار قبول تمام سختی‌های راه، ابتدای امر حیات و اولویت‌های خودمان را ارجح بدانیم. روراستی با خویشتن بهترین گزینه برای داشتن یک برنامه درست و موثر در راستای بهره‌مندی مناسب از زمان است.
در نهایت در مورد تمام تکنیک‌های مدیریت زمان موجود تحقیق کنید. مواردی را که از نظر شما جالب‌ترین است انتخاب کنید. تست آنها را یکی یکی در عمل شروع کنید و چند ماه به خود فرصت دهید تا تکنیک‌های مناسب شخصیت خودتان را انتخاب کند. می‌تواند تقویم‌های مختلف، یادداشت برداری، برنامه‌های مدیریت زمان و سایر برنامه‌ها را به جهت یادآوری‌ها، اعلان‌ها و چک لیست‌ها مورد استفاده قرار دهید.
