مدیریت نیازها هنری است که توسط یک تحلیلگر کسب و کار به دست می‌آید

در جهان یک تحلیلگر کسب و کار کلاسیک، نیازها روح تمام کارهایی است که یک تحلیلگر کسب و کار انجام می‌دهد. اگر یک تحلیلگر کسب و کار نتواند نیازهای صحیح را شناسایی و ترجمه کند، در کار خود موفق نخواهد بود. به همین دلیل است که یک تحلیلگر کسب و کار موفق همیشه در فرایند مدیریت نیازها موفق است.

چه چیزی نیازها را به بخش اساسی کار تحلیلگر کسب و کار تبدیل می‌کند؟

برای یک تحلیلگر کسب و کار، نیازها به عنوان مراحل منطقی و اساسی تعریف می‌شوند که برای دستیابی به یک وضعیت نهایی موفق یا راه حل مشکل ذینفعان باید عملی شوند. این نیازها راه حل را هدایت می‌کنند و عناصر اصلی اجرای موفقیت آمیز راه حل اند.
تحلیلگران کسب و کار افرادی هستند که نه تنها تضمین می‌کنند که راه حل مورد انتظار تحویل داده شود، بلکه آنها همچنین فرایند مدیریت نیازها را نیز بر عهده دارند. تحلیلگران کسب و کار نیازها صحیح را شناسایی کرده و به آنها کمک می‌کنند تا آن را به یک فرم قابل استفاده برای تیم تحویل تبدیل کنند تا نتیجه مورد انتظار را به موقع تحویل دهند.
فرایند مدیریت و رسیدگی به نیازها شامل ۴ مرحله اساسی است: کشف، تجزیه و تحلیل، پیش نویس و پیاده سازی.

۱. کشف

کشف نیازها مرحله‌ای است که در آن نیازها را شناسایی و جمع آوری می‌کنیم و دامنه آن را تعیین می‌کنیم. این مرحله چارچوب نیازها اساسی را برای تحویل ایجاد می‌کند. برای شناسایی و جمع آوری نیازها، یک تحلیلگر کسب و کار از تکنیک‌های مختلف استخراج نیازها مانند مشاهدات، دنبال کردن، تجزیه و تحلیل پروتکل، کارآموزی، نمونه‌سازی، گروه‌های متمرکز، سناریو، تحقیقات پس زمینه و موارد دیگر استفاده می‌کند. این تکنیک‌ها به منظور گردآوری اطلاعات مربوط به یک مشکل کسب و کار و یا راه‌حلی است که ذینفعان کسب و کار سعی در دستیابی به آن دارند.

شناسایی نیازها یک فعالیت بسیار تعاملی است که به دخالت ذینفعان مناسب متکی است. فعالیت‌های استخراجی زمانی که یک تحلیلگر کسب و‌ کار مراحل دیگر جمع آوری نیازها را طی می‌کند، همچنان ادامه می‌یابد. برای یک تحلیلگر کسب و‌ کار نه تنها شناسایی نیازها بلکه محدوده آنها نیز اهمیت دارد. نیازهایی که به استفاده از اطلاعات هدایت می‌شوند، با استفاده از روش های استخراجی متنوعی جمع آوری می‌شوند. با این حال، ارتباط نیازها باید مشخص شود.
ساده ترین روش برای انجام این کار، انجام مجدد برخی از تکنیک‌های استخراج است. واقعیت‌ها را از  اسناد یا اطلاعاتی از منبع دیگر فقط به منظور تایید آنها جستجو کنید. دامنه خود را بر اساس جهت کلی جریان اطلاعات و وضعیت نهایی که ذینفعان در تلاش برای دستیابی به آن هستند، در نمودار مشخص کنید.
محدودیت در منظر تحلیلگر کسب و‌ کار نمی‌تواند قطعی باشد. این یک مرز سست است که باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا برای سایر تغییرات کسب و کار و یا اولویت‌ها اختصاص یابد. مرزهای سست به تحلیلگر کسب و کار در تعیین یک محدوده که برای دستیابی به یک نتیجه موفق نیاز دارند، کمک می‌کنند.

۲. آنالیز

مهمترین فعالیت فرایند رسیدگی به نیازها، تجزیه و تحلیل آن است. تجزیه و تحلیل یک نیاز، نتیجه قطعی را به همراه اطلاعات کامل در دستیابی به آن نتیجه به ما ارائه می‌دهد. انواع مختلفی از تحلیل مانند تجزیه و تحلیل استراتژیک، آنالیز کاربردی و فنی وجود دارد.
تجزیه و تحلیل استراتژیک به معنای درک نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدید اجرای این نیاز است. این به یک تحلیلگر کسب و کار کمک می‌کند تا اولویت و اعتبار آن را درک کند، همچنین مشخص می‌کند که برای یک کسب و کار  اجرای آن نیازها به چه اندازه ضروری است.
تجزیه و تحلیل کاربردی توانایی درک نیاز از دیدگاه کاربر نهایی را فراهم می‌کند. این کار به وسیله تعامل با افرادی انجام می‌شود که تحت تاثیر اجرای نیازها قرار گرفته‌اند. این یک فرصت منحصر به فرد برای یک تحلیلگر کسب و کار فراهم می‌کند تا راه حل را به شکلی تنظیم کند که به صورت حداقلی و آسان تغییر با کاربران نهایی یا تاثیر آن وفق یابد.
تجزیه و تحلیل فنی با تجزیه بیشتر نیازها کاربردی در اجرای یک سری مراحل کوچک انجام می‌شود که یک فرد تحویل دهنده می‌تواند آن را درک کند. این فرد یا تیم تحویل دهنده است که باید راه حل فنی را ارائه دهد. هیچ جنبه‌ای از نیاز کاربردی برای ترجمه به نیازها فنی نباید از دست رود چرا که یک ستون پشتیبان برای اجرای موفقیت آمیز راه حل است.
بسته به نوع تحلیل، نوع نیاز را تعیین می‌کنیم. پس از تجزیه و تحلیل و درک موفقیت آمیز نوع نیاز، شروع به تهیه پیش نیاز در مصنوعات مختلف می‌کنیم.

۳. طراحی

هنگامی که یک تحلیلگر کسب و کار نوع نیازها و نتیجه مورد انتظار آن را درک می‌کند، می‌تواند آن موارد را در مصنوعات مربوطه خود پیش‌نویس کند. مصنوعات مختلفی مانند سند نیازمندی شغلی و یا سند نیازمندی مشخصات و گزارش کاربر وجود دارد که نویسنده آن یک تحلیلگر کسب و کار است و در عین حال موارد دیگری مانند منشور پروژه، سند طراحی فنی یا هر چیز دیگری که یک تحلیلگر کسب و کار در آن نقش فعالانه داشته باشد نیز وجود دارد. تهیه پیش‌نیازها زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهد زیرا ترجمه نیاز به شفاف سازی و تعامل بیشمار و متقابل دارد. پس از تهیه پیش‌نویس مورد نیاز، زمان آن رسیده است که آنها را با کل تیم مطرح کنیم.

۴. پیاده سازی

اولین قدم در اجرای نیازها، ترتیب دادن نیازها تازه تدوین شده است که در آن مخاطبان شامل کلیه ذینفعان از جمله تیم تحویل می‌باشند. در این جلسه پیاده سازی در صورت بروز خطا هنگام تهیه آنها، به اصلاح دروس نیازها کمک می‌کند. همچنین، پیاده‌سازی نیازها یک بستر مشترک است که در آن ذینفعان و سایر اعضای تیم این فرصت را دارند تا از تراز کردن نیازها با وضعیت نهایی مطلوب اطمینان حاصل کنند. پس از تعریف و نهایی شدن نیازها، تحلیلگران کسب و کار باید از  اصلاح مداوم نیاز برای تحویل موفقیت آمیز اطمینان حاصل کنند.
این آخرین مرحله فرایند مدیریت نیازها است. پس از شناسایی نیاز، ارزیابی، تحلیل، تهیه و تایید نیاز ، تحلیلگران کسب و کار  باید مراقب تغییرات مداوم در کسب و کار باشند، این تغییرات ممکن است بر هر یک از شرایط موجود و نتایج مورد نظر آنها تاثیر بگذارد. از آنجا که تغییرات کسب و کار پایدار است، تاثیرات بر روی نیازها پیش نویس قبلی نیز پایدار است. یک انحراف کوچک از نیازها وجود دارد که هنوز هم می‌توان با اصلاح آن نیاز و به روزرسانی، آنها را مدیریت کرد، اما اگر انحراف نیاز به تلاش بیشتری داشته باشد که هزینه مربوط به آن زیاد باشد، باید تغییراتی را برای بهبود شرایط در نظر گرفت. این تصمیم باید قبل از انجام اقدامات مناسب توسط یک تحلیلگر کسب و کار ارزیابی شود.
در این مرحله کلیه نیازها اصل راهنمایی برای تیم تحویل جهت ارائه راه حل محسوب می‌شوند. مدیریت نیازها یکی از مواردی است که یک تحلیلگر کسب و کار باید آبه آن کاملا مسلط باشد تا موفق تلقی شود.

همچنین در صورتی که به مباحث تحلیل کسب و کار علاقه‌مند هستید، پیشنهاد می‌کنیم در دوره تحلیل کسب و کار BABOK شرکت کنید.