مقدمه‌ای بر فرآیندکاوی و مدل‌سازی برای تحلیل‌گران کسب و کار

مدل‌سازی فرآیند بخشی اساسی از کار هر تحلیل‌گر کسب‌وکار است که توسط مدیران کسب‌وکارها برای درک رویه‌های عملیاتی و برنامه‌ریزی بهبود عملکرد استفاده می‌شود. آن‌ها اغلب یک ابزار ارتباطی بین تیم‌های کسب و کار و فناوری اطلاعات در هنگام بحث در مورد تغییرات و ارتقاء سیستم هستند. با این حال، مشکل این است که این مدل‌ها تقریباً همیشه ناقص، نادقیق یا نادرست هستند، زیرا آن‌ها فقط تفسیری انسانی از آنچه فرآیند انجام می‌دهد، یا آنچه سیستم‌های مرتبط در ابتدا برای انجام آن توسعه داده شده‌اند را نشان می‌دهند.

آن‌ها نشان نمی‌دهند که فرآیند در واقع چیست یا چگونه از بهترین شیوه‌ها منحرف می‌شود. از سوی دیگر فرآیندکاوی مستقیماً رفتار فرآیند واقعی را بر اساس فایل‌های گزارش سیستم‌هایی که افراد برای انجام کار استفاده می‌کنند، ثبت نموده و دانش ضمنی را به دانش صریح تبدیل می‌کند. این مقاله ماهیت مکمل فرآیندکاوی و مدل‌سازی فرآیند را به عنوان ابزار و تکنیک‌های مهم برای تسریع تلاش‌های تحلیلی بررسی می‌کند.

تکنیک‌های تحلیلی در کشف و بهبود فرآیند، از جمله فرآیندکاوی و شبیه‌سازی، سال‌هاست که در دسترس بوده‌اند. با این حال، در گذشته عمدتاً توسط افرادی با پیشینه تحلیلی فنی استفاده می‌شدند. محیط کسب‌وکار فعلی و پیشرفت‌های فناوری، این ابزارهای تحلیلی را به جریان اصلی سوق داده است، جایی که به عنوان ضرورتی برای تمام سطوح تحلیل‌گران کسب و کار شناخته می‌شوند.

چه چیزی نیاز به تکنیک‌های تحلیلی در بهبود فرآیند را ایجاد می‌کند؟

اگرچه ما تمایل داریم که همه تغییرات کسب و کار و فناوری در این دوره را به همه‌گیری کووید-۱۹ نسبت دهیم، عوامل پیچیده زیادی در این حرکت به سمت تکنیک‌های تحلیلی برای بهبود فرآیند دخیل هستند.

کار خودکارتر شده است

بسیاری از فرآیندهای کسب و کار به طور کامل توسط پلتفرم‌های کامپیوتری پشتیبانی می‌شوند، اگرچه می‌توانند چندین سیستم را در یک فرآیند واحد در بر گیرند. برخی از آن‌ها خودکار هستند و مراحل غیرخودکار با استفاده از پلتفرم‌های فناوری به کارمند تحویل داده می‌شود. این بدان معناست که بیشتر فعالیت‌ها در این فرآیندها به نوعی توسط یک سیستم ثبت شده و سندی از انجام کار بین افراد و کارهایی که در هر مرحله انجام می‌شوند، ایجاد می‌کنند.

کار تغییرپذیرتر شده است

همه‌گیری کرونا، بسیاری از کسب‌وکارها را مجبور کرد تا مدل‌های کسب‌وکار خود را تغییر دهند و زنجیره تأمین مختل‌شده‌شان را بازسازی کنند، اما این اتفاق به دلیل جهانی‌سازی و رقابت رخ داده بود. رقبای زیرک جدید در حال ایجاد مدل‌های کسب‌وکاری هستند که متصدیان فعلی را با توانایی تغییر مکرر فرآیندها و زنجیره‌های تامین خود برای انطباق با شرایط متغیر به چالش می‌کشند.

کار بیشتر توزیع شده است

فرآیندها به شدت تغییر کرده‌اند، زنجیره‌های تامین قطع شده‌اند و بسیاری از فرآیندها اکنون شامل کارمندانی می‌شوند که در چندین مکان توزیع شده‌اند. این تا حدی به دلیل همه‌گیری کرونا است که کار از راه دور و بسته شدن امکانات فیزیکی را اجباری می‌سازد، و تا حدی نیز به دلیل جهانی شدن و نیاز به زنجیره‌های تامین انعطاف‌پذیر برای ارائه مدل‌های کسب و کار در حال تغییر است. یک فرآیند واحد که قبلاً در یک دفتر اتفاق می‌افتاد، اکنون ممکن است شرکت‌کنندگانی در سراسر کشور یا حتی در سراسر جهان داشته باشد، و مدیریت این فرآیندهای توزیع‌شده نیاز به هماهنگی و نظارت بیشتری دارد.

کار پیچیده‌تر شده است

با اتوماسیون بیشتر، فرآیندهای دائماً در حال تغییر و توزیع جغرافیایی گسترده‌تر، یک فرآیند کسب و کار اصلی پایان به پایان (End-to-End) می‌تواند بسیار پیچیده و فرّارتر از آن چیزی باشد که در درک افراد بگنجد. مستندات فرآیند ایستا (Static) بر اساس جمع‌آوری دستی اطلاعات، وضعیت فعلی را منعکس نمی‌کند یا برای بهبود فرآیند مفید نخواهد بود. علاوه بر این، روش‌های تجزیه و تحلیل دستی مانند سایه‌سازی (Job Shadowing) و مصاحبه‌های حضوری توسط نیروی کار توزیع‌شده با مشکل مواجه می‌شوند.

تحلیل‌گران کسب و کار به طور سنتی از این تکنیک‌ها برای کشف و مستندسازی فرآیندها استفاده می‌کنند، اما با وجود کارمندان در مکان‌های جغرافیایی متعدد، که با محدودیت‌های همه‌گیری در تعامل شخصی تشدید شده است، این اغلب امکان‌پذیر نیست.

به طور خلاصه، فرآیندهای کسب‌وکار امروزی را نمی‌توان تنها با استفاده از روش‌های دستی سنتی به‌درستی تحلیل کرد و بهبود بخشید: روش‌های تحلیلی نیمه‌خودکار شامل فرآیندکاوی و شبیه‌سازی باید با روش‌های دستی ترکیب شوند تا تصویر کامل به دست آید.

تفاوت تکنیک‌های مدل‌سازی فرآیند «What-if» و «As-is»

مدل‌سازی فرآیند بخشی اساسی از کار هر تحلیل‌گر کسب‌وکار است که توسط مدیران کسب‌وکار برای درک رویه عملیاتی و برنامه‌ریزی بهبود عملکرد استفاده می‌شود. آن‌ها اغلب یک ابزار ارتباطی بین تیم‌های کسب و کار و فناوری اطلاعات هنگام بحث در مورد تغییرات و ارتقاء سیستم هستند. با این حال، مشکل این است که این مدل‌ها تقریباً همیشه ناقص، نادقیق یا نادرست هستند، زیرا آن‌ها فقط تفسیری انسانی از آنچه فرآیند انجام می‌دهد، یا آنچه سیستم‌های مرتبط در ابتدا برای انجام آن توسعه داده شده‌اند را نشان می‌دهند. آن‌ها نشان نمی‌دهند که فرآیند در واقع چیست یا چگونه از بهترین شیوه‌ها منحرف می‌شود.

جمع‌بندی

با فرآیندهای بسیار پیچیده و ناپایدار امروزی، سازمان‌ها به قدرت تحلیلی بسیار بیشتری نیاز دارند تا بفهمند که کسب و کارشان چگونه عمل می‌کند و چگونه می‌توانند آن را بهبود بخشند. این فرآیندها برای تجزیه و تحلیل با استفاده از روش‌های دستی به تنهایی بسیار پیچیده هستند و تحلیل‌گران کسب و کار باید از روش‌های تحلیلی مبتنی بر داده مانند فرآیندکاوی در ترکیب با روش‌های دستی برای کسب بهترین نتایج استفاده کنند.

داشتن تجزیه و تحلیل مبتنی بر داده به عنوان بخشی از تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار همچنین به معماران کسب و کار اجازه می‌دهد تا قابلیت ردیابی هدف را تعیین کنند و مجموعه‌ای غنی از اطلاعات را برای تصمیم‌گیری‌های عملیاتی در اختیار مدیران قرار می‌دهد.