مروری بر مفهوم پروژه و استاندارد PMBOK

در این مقاله به مروری بر تعریف پروژه و استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه می‌پردازیم.

پروژه چیست؟ 

هر سازمانی به اجرای یک سری کارهای خاص اشتغال دارد. این کارها عموماً شامل اجرای پروژه‌ها و یا عملیات است. هر چند که این موارد ممکن است همپوشانی‌هایی نیز با یکدیگر داشته باشند. عملیات و پروژه‌ها در بسیاری از ویژگی‌ها با یکدیگر مشترک می‌باشند، از جمله اینکه هر یک از آنها:

• توسط افراد به اجرا در می‌آیند.
• در قید و بند منابع محدود می‌باشند.
• برنامه‌ریزی شده، به اجرا در آمده و کنترل می‌گردند.

پروژه‌ها اغلب به عنوان ابزاری در جهت دستیابی به برنامه‌های استراتژیک سازمان‌ها به اجرا در می‌آیند. اختلاف میان عملیات و پروژه‌ها در درجه اول از آنجا نشأت می‌گیرد که عملیات تکراری و پاینده بوده، در حالی که پروژه‌ها موقتی و منحصر بفرد می‌باشند. یک پروژه می‌تواند در قالب خصوصیات منحصر بفرد خود تعریف گردد.

پروژه تلاش بر عهده گرفته شده موقتی با هدف ایجاد یک محصول و یا ارائه خدمتی منحصر بفرد می‌باشد. موقتی بودن به مفهوم آن است که هر پروژه دارای تاریخ شروع و پایان مشخص و معینی است. یگانه بودن نیز در تعریف آن به این معنی است که این محصول و یا سرویس ارائه شده از برخی جنبه‌ها با سایر محصولات و سرویس‌های مشابه دیگر متفاوت می‌باشد.

در بسیاری از سازمان‌ها، “پروژه‌ها”، ابزارهایی برای پاسخگوئی به آن دسته از نیازها می‌باشند که از طریق اجرای عملیاتی محدود و معمول سازمان، امکان دستیابی به آنها میسر نیست.

کلیه سطوح یک سازمان، عهده‌دار اجرای پروژه‌ها می‌گردند. تعداد افراد درگیر در یک پروژه ممکن است تنها یک فرد خاص و یا هزاران هزار نفر را شامل بوده و مدت زمان اجرای آنها نیز ممکن است از چند هفته تا مدتی بیش از ۵ سال باشد. همچنین پروژه‌ها ممکن است تنها یک واحد سازمانی مشخص را درگیر کار خود نموده و یا با هدف همیاری و همکاری، از مرزهای سازمانی عبور نمایند.

پروژه‌ها به لحاظ نفس تحقق بخشی به استراتژی‌های یک سازمان، حیاتی می‌باشند. چرا که خود ابزارهایی برای اجرای این استراتژی‌ها به شمار می‌آیند. مثال‌هایی از انواع پروژه‌ها به قرار ذیل است:

• توسعه یک محصول جدید یا خدمتی نوین
• تغییر در ساختار یک سازمان و منابع انسانی
• طراحی یک وسیله نقلیه جدید
• توسعه و یا پیاده‌سازی یک سیستم نوین اطلاعاتی و یا اعمال تغییری در آن
• ساخت یک ساختمان و یا یک ابزار
• ساخت یک سیستم آبی در کشوری در حال توسعه
• اداره فعالیت‌های مرتبط با یک مبارزه در دفتری سیاسی
• اجرای یک رویه یا فرایند تجاری جدید

خاصیت موقتی بودن پروژه (Temporary)

موقتی بودن به مفهوم آن است که هر پروژه دارای تاریخ شروع و پایان مشخص و معینی است. زمان پایان یک پروژه منوط به تحقق یکی از موارد ذیل است:

• به اهداف پروژه رسیده باشیم
• بر ما محرز گردد که پروژه نتوانسته و یا نخواهد توانست به اهداف خود دست یابد
• نیاز به اجرای پروژه از بین رفته و پروژه منقضی گرد.

موقتی بودن پروژه‌ها لزوماً در مفهوم کوتاه بودن دوره زمانی اجرای آنها نیست. چه بسیار پروژه‌هایی که سال‌ها به طول می‌انجامند. به‌هرحال در همه موارد، طول مدت پروژه محدود است. پروژه‌ها تلاش‌ها و کوشش‌های متداوم و پاینده‌ای نمی‌باشند.

به علاوه عموماً مفهوم موقتی بودن در مورد محصول و یا سرویس ایجاد شده توسط پروژه به کار برده نمی‌شود. پروژه‌ها ممکن است خواسته و یا ناخواسته دستخوش تأثیرات و فشارهای محیطی، اجتماعی و یا اقتصادی گردیده و این تأثیرات موجب طولانی‌تر شدن زمان اجرای آنها گردند. اغلب پروژه‌ها متعهد به خلق نتایج پایا و بادوام می‌باشند.

PMBOK چیست؟

عبارت (PMBOK) مخفف Project Management Body Of Knowledge می‌باشد، در فارسی به گستره دانش مدیریت پروژه ، یا به شکل ساده‌‌تر به دانش مدیریت پروژه ترجمه شده.

منظور از Body Of Knowledge مجموعه‌ای کامل و جامع از اطلاعات و مهارت‌ها می‌باشد که یک حرفه را تشکیل می‌دهند.

PMBOK معروف‌ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است و رایج‌ترین معیار برای ارزیابی سیستم‌های مدیریت پروژه می‌باشد. به عبارت دیگر زبان مشترکی در مدیریت پروژه است.

استاندارد جهانی PMBOK یکی از بهترین استاندارد‌های مدیریت پروژه در دنیا می‌باشد که هر چهارسال یکبار مورد بازنگری سازنده‌ی آن یعنی PMI قرا می‌گیرد. PMBOK آیین‌نامه نیست، بلکه یک استاندارد است! اجرای آیین‌نامه اجباری و اجرای استاندارد اختیاری است. 

راهنمای PMBOK بر اساس فرآیندهای انجام شده شکل می‌گیرد و تعریف می‌شود .

گروه‌های فرآیندی، فرآیندهای PMBOK را بر اساس توالی مفهومی آن‌ها دسته‌بندی می‌کنند. در PMBOK پنج گروه فرآیندی وجود دارد: 

• گروه فرآیندی برنامه‎ریزی که برنامه‌ریزی پروژه را بر عهده دارد.
• گروه فرآیندی اجرا که اجرای برنامه‌های پروژه را بر عهده دارد.
• گروه فرآیندی نظارت و کنترل که مطابقت اجرا و برنامه را ارزیابی می‌کند.
• گروه فرآیندی خاتمه که برخی کارهای پایانی پروژه را انجام می‌دهد.

PMBOK به مرور زمان کامل شده و اکنون با عنوان کتاب “راهنما برای پیکره دانش مدیریت پروژه” شناخته می‌شود و مورد استفاده قرار می‌گیرد.

به‌روش‌های (Benchmarks) مورد توصیه PMBOK در ۱۰ بخش ارائه شده‌اند. به هر کدام از این بخش‌ها یک حوزه دانشی می‌گویند. ۱۰ حوزه دانشی مورد توجه PMBOK در نسخه ۶ به ترتیب عبارتند از:

1. مدیریت یکپارچگی (Integration Management)
2. مدیریت محدوده (Scope Management)
3. مدیریت زمانبندی (Schedule Management)
4. مدیریت هزینه (Cost Management)
5. مدیریت کیفیت (Quality Management)
6. مدیریت منابع (Resource Management)
7. مدیریت ارتباطات (Communication Management)
8. مدیریت ریسک (Risk Management)
9. مدیریت تامین/خرید (Procurement Management)
10. مدیریت ذینفعان (Stakeholder Management)

برای آشنایی بیشتر با این استاندارد پیشنهاد می‌کنیم مقاله “راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PMBOK” را مطالعه کنید.