راهنمای کامل اصول مدیریت پروژه

موارد زیادی برای رعایت کردن در مدیریت پروژه وجود دارد: بودجه‌بندی، کسب تأیید از ذینفع، ایجاد تیم پروژه، نظارت بر پیشرفت پروژه و تهیه گزارش.

در این مقاله، ما توضیح خواهیم داد که اصول مدیریت پروژه و مزایای آن‌ها چیست و چگونه می‌توانید از آن‌ها برای مدیریت پروژه‌های موفق استفاده کنید.

اصول مدیریت پروژه چیست؟

اصول مدیریت پروژه مفاهیم اساسی هستند که می‌توانید برای مدیریت موفق پروژه از آن‌ها استفاده کنید. این اصول عبارت‌اند از:

۱- تعیین ساختار پروژه

اولین اصل کلیدی در یک طرح مدیریت پروژه تعیین ساختار پروژه است. بدون آن، پروژه شما به سرعت از هم می‌پاشد.

در اینجا سه ​​جزء اصلی ساختار پروژه وجود دارد:

هدف پروژه را تعیین کنید

اگر از ابتدا نمی‌دانید چه کاری می‌خواهید انجام دهید، اصلا چگونه آن را شروع می‌کنید؟

تعیین هدف کارها را به حرکت در می‌آورد و به شما در ایجاد ساختار پروژه کمک می‌کند. ابتدا از خود بپرسید که الزامات پروژه چیست، چه کارهایی باید انجام شود و چرا.

شما به عنوان یک مدیر پروژه، باید هدف پروژه را روشن کرده و آن را برای همه افراد درگیر در آن قابل درک کنید. اما چگونه اهداف پروژه را تعیین می‌کنید؟ برای این کار می‌توانید از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید.

یک جدول زمانی پروژه ایجاد کنید

هیچ کس برای اتمام پروژه یک محدوده زمانی نامحدود دریافت نمی‌کند. برای تکمیل سریع پروژه، باید یک جدول زمانی مشخص داشته باشید.

این جدول شامل وظایفی که باید انجام شود و تاریخ شروع و پایان آن‌ها است و همچنین ترتیب وظایف را نشان می‌دهد. برای ساختن جدول زمانی نیز می‌توانید از نمودار گانت (Gantt) کمک بگیرید.

نقاط عطف پروژه را برنامه‌ریزی کنید

می‌توانید جدول زمانی خود را به نقاط عطف تقسیم کنید.

نقاط عطف شاخص‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند بفهمید چه زمانی پروژه وارد مرحله جدیدی شده است.

به عنوان مثال، اگر تیم شما فقط در عرض چند روز از یک نقطه عطف به نقطه‌ای دیگر در حال حرکت است، این یعنی آن‌ها با سرعت زیادی کار می‌کنند. اما اگر بین دو نقطه عطف فاصله زیادی وجود دارد، باید مطمئن شوید که آن‌ها در حال کار با سرعت کافی هستند.

با استفاده از این روش، می‌توانید همیشه به برنامه زمان‌بندی پروژه پایبند باشید.

نقاط عطف همچنین باعث تقویت روحیه تیم می‌شوند زیرا همه پیشرفت مشهود را دوست دارند.

۲- ​​محصولات قابل ارائه پروژه را تعریف کنید.

اصل بعدی مدیریت پروژه تعریف محصولات قابل ارائه است.

این مورد به هر نتیجه یا محصول منحصر به فردی مربوط می‌شود که مربوط به روند یا مرحله خاصی از پروژه باشد.

بنابراین چگونه محصولات قابل تحویل پروژه را تعریف می‌کنید؟

با پرسیدن این سوالات از خود شروع کنید:

• هدف پروژه چیست؟
• برای دستیابی به آن هدف به چه چیزی نیاز دارید؟
• چه مدت طول می‌کشد و چقدر هزینه خواهد داشت؟

این نوع سوالات به شما کمک می‌کند محصولات قابل ارائه و نیازهای پروژه را تعیین کنید.

در اینجا چند نمونه از محصولات قابل ارائه که ممکن است تیم شما مجبور به کار بر روی آن‌ها باشد آورده شده است:

• برای یک پروژه طراحی وب، محصولات قابل ارائه ممکن است شامل توسعه یک ماکت باشد.
• برای یک پروژه بازاریابی، یک کالای تحویل‌پذیر ممکن است یک کسب و کار عظیم باشد.

داشتن محصولات قابل ارائه یک مزیت دیگر نیز دارد. برای افزودن کالاهای جدید در اواسط پروژه نیازی به درگیری نخواهید داشت.

این نه تنها باعث می‌شود که شما وقت زیادی را صرف آن نکنید، بلکه برای رسیدن به مهلت مقرر نیازی به اضافه کار ندارید.