مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟

مدیر پروژه همیشه یک نقش مهم در کسب و کار بوده است و با گذشت زمان، اهمیت آن بیشتر نیز می‌شود.

در واقع تخمین زده می‌شود که تا سال ۲۰۲۷، کارفرمایان به ۸۷٫۷ میلیون نفر که در نقش‌های مدیریت پروژه کار می‌کنند، نیاز خواهند داشت. برای کمک به مدیریت این نیاز روزافزون، ۷۱ درصد سازمان‌های جهانی اکنون دفتر مدیریت پروژه دارند؛ که تقریباً ۱۵ درصد نسبت به سال ۲۰۰۷ افزایش داشته است. واضح است که آینده شغلی برای متخصصانی که مهارت مدیریت پروژه را کسب کرده‌اند، به طور فزاینده‌ای مثبت است.

اگر قصد دارید در زمینه مدیریت پروژه شروع به فعالیت کنید، احتمالاً در مورد نقش‌‌ها و مسئولیت‌های مختلفی که پس از کسب مدرک یا گواهینامه خواهید داشت کنجکاو هستید.

در مطلب پیش رو، وظایف روزانه و مسئولیت‌های کلیدی یک مدیر پروژه را با دقت بررسی خواهیم کرد؛ به گونه‌ای که تا انتهای این مطلب می‌توانید تشخیص دهید که آیا این شغل مناسب شما هست یا خیر.

مسئولیت‌های کلیدی مدیر پروژه

مدیران پروژه در واقع چه کاری انجام می‌دهند؟

به طور کلی مدیران پروژه وظیفه برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و جهت‌دهی به پروژه‌های خاص برای یک سازمان را دارند و اطمینان حاصل می‌کنند که این پروژه‌ها به موقع و با کمک بودجه‌ی در نظر گرفته‌شده، انجام گیرند.

با نظارت بر پروژه‌های پیچیده از آغاز تا پایان، مدیران پروژه می‌توانند مسیر سازمان را شکل دهند، به کاهش هزینه‌ها، به حداکثر رساندن بازده شرکت و افزایش درآمد نیز کمک کنند.

وظایف دقیق یک مدیر پروژه به صنعت، سازمان و انواع پروژه‌هایی که او باید بر آن‌ها نظارت کند بستگی دارد. اما همه مدیران پروژه در آنچه معمولاً “چرخه عمر پروژه” نامیده می‌شود، مسئولیت‌های مشترکی دارند که شامل پنج مرحله (یا فرآیند) است:

• آغاز کردن
• برنامه‌ریزی
• اجرا کردن
• نظارت و کنترل
• پایان دادن

این موارد، فرآیندهایی هستند که مدیران پروژه در ارتباط با هر پروژه‌ای به طور مداوم با آن‌ها روبرو می‌شوند.

در ادامه ما به بررسی دقیق هر مرحله از چرخه عمر پروژه و همچنین مسئولیت‌های مختلفی که ممکن است مدیر پروژه در هر یک از این مراحل داشته باشد، خواهیم پرداخت.

آغاز کردن

مدیران پروژه هر پروژه جدید را با تعیین اهداف اصلی و دامنه آن آغاز می‌کنند. آن‌ها همچنین ذی‌نفعان داخلی و خارجی را شناسایی کرده، درباره انتظارات مشترک بحث می‌کنند و مجوز لازم برای پیشبرد یک پروژه را می‌گیرند.

سوالات مهمی که مدیران پروژه در مرحله آغازین می‌پرسند شامل موارد زیر است:

• چرا پروژه مهم است؟
• مشکل خاصی که می‌خواهیم حل کنیم چیست؟
• نتیجه مطلوب چیست؟
• معیارهای موفقیت پروژه چیستند؟
• ذی‌نفعان این پروژه چه کسانی هستند؟ چه کسی تحت تأثیر این پروژه قرار می‌گیرد و چه کسی بر آن تأثیر می‌گذارد؟
• شرایط و محدودیت‌های پروژه چیست؟
• ما چه فرضیاتی ارائه می‌دهیم؟
• بودجه پروژه چگونه تأمین می‌شود؟
• چه چیزی در محدوده دسترسی ما قرار دارد و چه چیزی در این محدوده قرار ندارد؟
• آیا این پروژه قبلاً اجرا شده است؟ اگر چنین است، نتیجه چه بوده؟ چه اطلاعاتی از آن پروژه قبلی باید در این پروژه در نظر گرفته شود؟

مهم است که بدانیم مدیران پروژه این کار را به تنهایی انجام نمی‌دهند. اغلب اوقات، یک مدیر پروژه تا زمانی که بیشتر این کار به خوبی انجام گیرد، منصوب نمی‌شود.

اما به محض اینکه مدیر پروژه منصوب شد، لازم است در کارهای فوق شرکت کند تا پروژه نهایتا به طور رسمی تایید و وارد مرحله بعدی شود.

برنامه‌ریزی

پس از تایید پروژه، مدیران پروژه با ذی‌نفعان اصلی همکاری می‌کنند تا یک طرح یکپارچه متمرکز بر دستیابی به اهداف ترسیم شده ایجاد کنند.

طرحی که در طی این فرآیند ایجاد می‌شود، به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بر محدوده، هزینه، جدول زمانی، ریسک، مسائل مربوط به کیفیت و ارتباطات نظارت کنند. در طول این مرحله است که مدیران پروژه مطالب و نقاط عطف را تعیین کرده و وظایفی را که برای تکمیل هر کدام باید انجام شود شناسایی می‌کنند.

توجه به این نکته مهم است که “برنامه‌ریزی” پروژه تا آخرین مرحله پروژه به پایان نمی‌رسد. برنامه پروژه باید به عنوان یک سند زنده تلقی شود که باید به طور مداوم در طول چرخه حیات پروژه تکامل یابد و تغییر کند.

اجرا کردن

در طی این مرحله، اعضای تیم برای دستیابی به اهداف پروژه کارهایی را که در برنامه پروژه مشخص شده است، به پایان می‌رسانند. نقش مدیر پروژه تعیین کارها و اطمینان از انجام آن‌ها طبق برنامه است. مدیر پروژه همچنین به طور معمول:

• نمی‌گذارد حواس تیم به کارهای کم‌اهمیت و حاشیه‌ای پرت شود.
• حل مسئله را تسهیل می‌کند.
• تیم را در ایجاد تغییرات در پروژه هدایت می‌کند.