زمان انجام (Lead Time) و زمان چرخه (Cycle Time) اغلب با یکدیگر اشتباه گرفته می‌شوند. هم زمان چرخه و هم زمان انجام، معیارهای زمانی مهم در تولید هستند، اما آن‌ها همچنین به عنوان ابزارهای استراتژیک مهمی برای مدیریت پروژه به کار می‌روند. مدیران پروژه و رهبران تیم باید تفاوت‌ها و شباهت‌های این دو معیار را به طور کامل درک کنند تا بتوانند از قدرت آن‌ها استفاده نمایند.
در این مقاله، به بررسی مفاهیم زمان چرخه و زمان انجام و کارهایی که آن‌ها انجام می‌دهند می‌پردازیم.
مقدمه‌ای بر زمان چرخه و زمان انجام
به طور خلاصه، زمان چرخه زمان لازم برای تولید یک محصول توسط یک تیم اندازه‌گیری می‌کند، در حالی که زمان انجام به زمان بین سفارش مشتری و انجام سفارش می‌پردازد. زمان انجام همیشه طولانی‌تر از زمان چرخه است زیرا زمان چرخه با جدول زمانی زمان انجام مطابقت دارد. در متد اسکرام، زمان چرخه معادل یک اسپرینت است.
در ادامه، هر کدام از این معیارها را به تفصیل شرح داده و به تفاوت‌ها و شباهت‌های آن‌ها می‌پردازیم.
زمان انجام چیست؟
محیط کسب و کار پویا است و دائماً تقاضاهای جدید مشتریان را ایجاد می‌کند. این تقاضاها به صورت درخواست کاری به شرکت شما می‌رسند.
تعریف زمان انجام:
زمان انجام، بازه زمانی بین ظاهر شدن یک کار جدید در گردش کار شما و خروج نهایی آن از سیستم است.
با این حال، بهتر است زمان انجام هنگامی اندازه‌گیری شود که یکی از اعضای تیم به درخواست جدید متعهد است. به این ترتیب میانگین زمان انجام بسیار دقیق‌تر خواهد بود. در غیر این صورت، کارهای جدید قبل از اینکه کسی ظرفیت شروع آن‌ها را پیدا کند می‌توانند ماه‌ها در صف انتظار باشند و زمان انجام آن‌ها به طور چشمگیری افزایش می‌یابد.
زمان چرخه چیست؟
هنگامی که یک تکلیف جدید در تابلوی کانبان شما ظاهر شود، معمولاً باید قبل از اینکه به مرحله اجرا برود، بررسی و در مورد آن بحث شود. به طور طبیعی، کار جدید قبل از اینکه یکی از اعضای تیم ظرفیت شروع کار روی آن را داشته باشد، مدتی را در صف انتظار می گذراند.
تعریف زمان چرخه:
زمان چرخه زمانی شروع می‌شود که فرد جدید وارد مرحله “در حال انجام” می‌شود و کسی در واقع روی آن کار می‌کند.
پروفسور جان لیتل (استاد موسسه MIT) پس از تحقیقات مختلف به این نتیجه رسید که هر چه در حال انجام کارهای بیشتری باشیم، زمان چرخه سیستم بیشتر خواهد شد. به این معادله که قانون لیتل نام گرفت، در ادامه بیشتر خواهیم پرداخت.
فرمول زمان چرخه به این صورت است:
زمان چرخه = کار در حال پیشرفت ÷ توان عملیاتی
قانون لیتل چیست؟
نمی‌توانیم در مورد زمان چرخه صحبت کنیم و حرفی از قانون لیتل نزنیم.
این قانون می‌گوید که میانگین تعداد کارت‌ها در یک سیستم پایدار فقط به میانگین نرخ ورود آیتم‌های کاری و میانگین زمانی که یک آیتم کاری در سیستم است بستگی دارد.
اگر بخواهیم این را در اصطلاح کانبان بیان کنیم، می‌توان گفت:
آیتم‌های کاری در حال انجام = نرخ ورود × زمان چرخه
این مهم است زیرا نشان می‌دهد که برای محدود کردن کار در حال انجام، فقط دو گزینه دارید:
- تعداد آیتم‌های کاری که شما می‌رسد را کاهش دهید
- مدت زمانی را که برای انجام یک آیتم از شروع کار تا تکمیل شدن آن صرف می‌کنید، کاهش دهید
تفاوت بین زمان انجام و زمان چرخه چیست؟
زمان چرخه زمانی است که برای یک توسعه‌دهنده یا یک تیم طول می‌کشد تا یک پروژه را به پایان برسانند. معمولاً این به معنای زمان شروع انجام آیتم کاری و زمان تکمیل شدن آن، می‌باشد. زمان چرخه به طور رسمی با انتقال یک آیتم به “در حال انجام” شروع می‌شود و با علامت گذاری “انجام شد” در هر نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای که استفاده می‌کنید به پایان می‌رسد.
به عنوان مثال، زمانی که یک مدیر بازاریابی یک کمپین رسانه اجتماعی برای توییتر ایجاد می‌کند، زمان چرخه زمانی شروع می‌شود که تیم شروع به تهیه محتوا کند.
زمان انجام زمانی است که طول می‌کشد تا یک واحد از محصول ایجاد شده و در زمان ارسال به بک‌لاگ اضافه شود. این معمولاً زمانی است که یک پروژه تکمیل و برای مشتری ارسال می‌گردد. اگر از تابلوی کانبان استفاده می‌کنید، زمانی که مورد به ستون فهرست “کارهایی که باید انجام شوند” (یا “To Do”) اضافه گردد، زمان انجام شروع می‌شود.
در سناریوی مثال بازاریابی بالا، زمانی که تمام محتوا در پلتفرم منتشر شود، زمان انجام به پایان می‌رسد.
با اندازه‌گیری زمان چرخه، می‌توانید زمینه‌های نگران‌کننده‌ای را که باید برای بهبود کارایی تیم مورد توجه قرار گیرند، شناسایی کنید. اما با اندازه‌گیری زمان انجام، می‌توانید تعیین نمایید که چه تعداد آیتم وارد صف می‌شود و چه مدت طول می‌کشد تا تیم شما آن‌ها را بررسی کند.
جمع‌بندی
زمان انجام و زمان چرخه آمار قدرتمندی هستند که:
- اطلاعات ارزشمندی در مورد گردش کار به شما ارائه می‌دهند.
- به شما در شناسایی مسائل و مشکلات در جریان کاری کمک می‌کنند.
- می‌توانند به درک بهتر ظرفیت کاری تیم شما کمک کنند.
