۵ مورد از رایج‌ترین نشانه‌های شکست پروژه و نحوه جلوگیری از آن‌ها

پروژه ها شکست می‌خورند؛ این یک واقعیت است.

بر اساس یک مطالعه PwC بر روی بیش از ۱۰۶۴۰ پروژه، تنها بخش کوچکی از شرکت‌ها (به طور دقیق ۲.۵٪) صد در صد پروژه‌های خود را با موفقیت انجام می‌دهند.

اما «شکست» پروژه به چه معناست؟

شکست پروژه می‌تواند به هر تعداد از مسائل رایج که از ناراحتی‌های جزئی تا فاجعه‌های کامل را شامل می‌شود، اشاره کند. شما ممکن است از بودجه فراتر بروید، ضرب‌الاجل‌ها را از دست بدهید، به اهداف خود نرسید یا معیارهای موفقیت و تعریف انجام‌شده (Definition of Done) خود را برآورده نکنید.

تقریباً هر پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید با سطحی از “شکست” مواجه می‌شود. اما وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه این است که این ضررها را به حداقل برسانید. بنابراین چگونه می‌توان نشانه‌های شکست پروژه را قبل از تصدی مسئولیت شناسایی کرد؟ در ادامه با ما همراه باشید تا به این سوال پاسخ دهیم.

علائم رایج شکست پروژه کدامند و برای جلوگیری از آن‌ها چه باید کرد؟

پروژه‌ها تقریباً هرگز بدون هشدار قبلی شکست نمی‌خورند. در اینجا رایج‌ترین نشانه‌های شکست پروژه و نحوه شناسایی آن‌ها قبل از اینکه خیلی دیر شود، آورده شده است.

۱- اهداف نامشخص

طبق گفته CB Insights، دلیل شماره یک شکست اکثر شرکت‌ها کمبود نیاز بازار است. اگر تیم شما در راستای اهداف درست قرار نگیرد، در مسیری سریع به سمت شکست قرار خواهد گرفت.

اهداف پروژه نتایج مطلوب یک پروژه هستند. اگر از اهداف خود و آنچه می‌خواهید به دست آورید مطمئن نباشید، هیچ راهی برای موفقیت واقعی در یک پروژه وجود ندارد.

چگونه اهداف نامشخص می‌توانند پروژه‌ها را نابود کنند؟

فرض کنید در حال ساختن یک پلنر پروژه جدید هستید. می‌دانید که می‌خواهید پلنر شما به مردم کمک کند تا سازماندهی بیشتری داشته باشند. اما فراتر از آن، شما زیاد به اهداف اصلی پلنر فکر نکرده‌اید.

آیا برای مدیران بازاریابی مناسب است؟ مدیران پروژه‌های عمرانی؟ یا برای فریلنسرها در نظر گرفته شده است؟

بدون دانستن دلیل ساختن پلنر پروژه، رسیدن به اهداف خاص در حین کار بر روی آن غیرممکن خواهد بود.

علائم هشداردهنده که باید مراقب آن‌ها باشید

هیچ کس نمی‌تواند در مورد هدف پروژه شما توافق کند. ممکن است بدانید چه کاری می‌خواهید انجام دهید (یک پلنر ایجاد کنید که به افراد کمک نماید تا برنامه‌هایشان را سازماندهی کنند، اما نمی‌دانید چرا اهمیت دارد و چه ویژگی‌هایی به شما کمک خواهند کرد تا به اهدافتان دست پیدا کنید.)

چه باید کرد

با تعیین اهداف پروژه بهتر و جذب تیم شروع کنید.

اهداف پروژه می‌تواند محصولات و دارایی ‌های خاص (مانند یک نرم‌افزار آماده) یا چیزی کمتر ملموس مانند “بهبود بهره‌وری” باشد. در اصل، باید آنچه را که می‌خواهید به دست آورید، تعریف کنید.

برای شفاف‌سازی اهداف، از چارچوب SMART استفاده کنید. اهداف SMART خاص، قابل اندازه‌گیری، محدود به زمان و دست‌یافتنی هستند.

اهداف فقط برای برنامه‌ریزی نیستند. هرچه تیم و ذینفعان پروژه شما بیشتر بفهمند که می‌خواهید به چه چیزی برسید، پذیرش بیشتری خواهید داشت.

۲- ارتباط ضعیف

تیم‌ها بیش از هر زمان دیگری در حال ارتباط و همکاری هستند. اما بیشتر همیشه مساوی با بهتر نیست.

با ابزارهای مدیریت پروژه، استندآپ‌های ویدیویی روزانه، کانال‌های چت تیمی و ایمیل، افراد می‌توانند به راحتی تحت تأثیر همه راه‌های مختلف ارتباطی قرار بگیرند.

چگونه ارتباطات ضعیف می‌تواند پروژه‌ها را نابود کند؟

فرض کنید شما به تازگی آخرین پروژه خود را آغاز کرده‌اید و نمی‌توانید برای شروع کار صبر کنید.

به امید اینکه ارتباط تیم خود را آسان‌تر کرده و پیشرفت را مورد بررسی قرار دهید، یک چت تیمی، دو تابلوی مدیریت پروژه مجزا، و تماس‌های هفتگی، جلسات شفاف‌سازی و استندآپ راه‌اندازی می‌کنید.

تیم شما سعی می‌کند با تمام ابزارهای ارتباطی مختلف هماهنگی داشته باشد، اما به‌نوعی به‌روزرسانی‌ها در پلتفرم‌های اشتباه ارسال می‌گردند، زنجیره‌های ایمیل گم شده و وظایف پروژه در تابلوهای مدیریت پروژه شما به‌روزرسانی نمی‌شوند.

علائم هشداردهنده که باید مراقب آن‌ها باشید

ارتباطات تیمی در بسیاری از ابزارها پخش می‌شود: پیام‌رسانی، چت، ابزارهای مدیریت پروژه، تماس‌ها و ایمیل‌ها. زمانی که بررسی وضعیت پروژه‌های مختلف برای اعضای تیم سخت باشد یا مجبور باشند آنچه را که در کانال‌های مختلف نیاز دارند پیدا کنند، کار سخت خواهد شد.

چه باید کرد

یک طرح ارتباطی ایجاد کنید و به اشتراک بگذارید که توضیح ‌دهد به‌روزرسانی‌ها باید چه زمانی و کجا ارسال شوند.

طرح ارتباطی شما باید موارد زیر را در بر گیرد:

• نوع اطلاعاتی که برای برقراری ارتباط لازم است
• چه اطلاعاتی باید به کی داده شود
• از کدام کانال‌ها و ابزارهای ارتباطی استفاده کنیم
• جدول زمانی برای ارائه اطلاعات
• چگونه ارتباطات داخلی و خارجی را مدیریت کنیم

همچنین اجرای جلسات موثر را امتحان کنید. تیمتان از شما تشکر خواهد کرد.

۳- خزش محدوده

خزش محدوده زمانی است که محصولات قابل تحویل پروژه شما بدون بودجه یا زمان اضافی گسترش می‌یابد.

وقتی می‌خواهید مشتریان یا ذینفعان را راضی نگه دارید، بله گفتن به همه چیز بسیار آسان است. اما بله گفتن بیش از حد می‌تواند باعث شود وظایف تیم شما بیش از حد زیاد شود و سعی کنید کارهای زیادی را همزمان انجام دهید.

خزش محدوده کشنده است زیرا تغییرات کوچک در محدوده اصلی شما می‌تواند در نهایت به دردسرهای بزرگ در مسیر تبدیل شود.

چگونه خزش محدوده می‌تواند پروژه‌ها را نابود کند؟

فرض کنید در حال ساخت یک ردیاب باگ برای یک آژانس توسعه نرم‌افزار هستید.

با گذشت هفته‌ها و به دست آوردن پیشرفت خوب در درخواست اولیه، مشتری شما شروع به ارسال چندین درخواست جدید می‌کند. او  یک برنامه تلفن همراه علاوه بر برنامه دسکتاپ می‌خواهد. در حالی که از نظر فنی می‌توانید این‌ها را بسازید، ساعت‌ها کار را به برنامه کامل تیم شما اضافه خواهد کرد.

در پایان، زمانی که ضرب‌الاجل خود را از دست می‌دهید یا از بودجه خود عبور می‌کنید، هیچ کس به یاد نمی‌آورد که شما اینقدر “مهربانانه” با کار اضافی موافقت کرده‌اید.

علائم هشداردهنده که باید مراقب آن‌ها باشید

وقتی محصولات قابل تحویل پروژه مدام در حال تغییر یا گسترش هستند، نشان می‌دهد که پروژه شما ممکن است قربانی خزش محدوده شود.

قبول وظایف بیش از حد، جدول زمانی پروژه شما را طولانی‌تر می‌کند و هزینه‌ها را افزایش می‌دهد. در حالی که ممکن است بخواهید به مشتری یا ذینفعان خود فرصت زیادی برای افزایش ارزش پول یا افزایش ارزش آن‌ها بدهید، ممکن است از کنترل خارج شده و باعث خزش محدوده شود.

چه باید کرد

اطمینان حاصل کنید که از همان ابتدا محدوده خود را مشخص کرده و به آن پایبند باشید.

یک محدوده از سند کاری ایجاد کنید تا همه اعضای تیم، ذینفعان و مشتریان بدانند که از پروژه چه انتظاری دارند.

و اگر دامنه شما نیاز به تغییر داشت مطمئن شوید که یک فرآیند کنترل تغییر را دنبال کنید. به این ترتیب می‌توانید به راحتی تغییرات لازم را قبل از به روز رسانی گردش کار خود بررسی و تأیید نمایید.

۴- انتظارات غیر واقعی

در حالی که خزش محدوده پس از شروع کار اتفاق می‌افتد، یکی دیگر از نشانه‌های شکست پروژه، تعیین اهداف غیرواقعی قبل از شروع است.

تعیین انتظارات غیرواقعی ممکن است شبیه این باشد که از تیم خود بخواهید کارهایی را که در آن تجربه ندارند انجام دهند یا نسبت به مدت زمانی که یک پروژه طول می‌کشد بیش از حد خوش‌بین باشید و زمان کافی برای تکمیل کارها را در نظر نگیرید.

چگونه انتظارات غیرواقعی می‌توانند پروژه‌ها را نابود کنند؟

فرض کنید شما یک کسب و کار طراحی وب سایت دارید و مشتری شما درخواست یک طراحی مجدد ساده وب سایت خود همراه با مشاوره سئو و یک استراتژی محتوای کامل را داده است.

در حالی که این در محدوده تخصص تیم شماست، دو عضو اخیراً کار را ترک کرده‌اند به این معنی که به جای داشتن پنج عضو تیم برای کار روی پروژه، فقط سه نفر دارید.

با توجه به اینکه هر یک از اعضای تیم تجربه کار بر روی این نوع پروژه‌ها را دارند، معتقدید که با وجود کمبود کارکنان، نیازی به اضافه کردن زمان اضافی نخواهید داشت. اما تیم شما تلاش می‌کند تا خود را با خواسته‌های پروژه و حجم کاری هماهنگ کند. تیم شروع به عقب افتادن از وظایف می‌کند و شما باید تاخیرها را به مشتری گزارش دهید.

علائم هشداردهنده که باید مراقب آن‌ها باشید

وقتی شروع به عقب افتادن از برنامه کاری خود می‌کنید، نشان می‌دهد که انتظارات اولیه شما غیرواقعی بوده‌اند. ممکن است که شما مرخصی یا پروژه‌های دیگر را در نظر نگرفته باشید. یا شاید به سادگی در تلاش هستید که در زمان بسیار کمی به چیزهای زیادی دست یابید.

چه باید کرد

زمان بیشتری را صرف حرکت از اهداف به کارهای روزمره کنید.

گاهی اوقات وقتی از برنامه‌ریزی هدف به مدیریت وظایف روی می‌آورید، وظایف زیادی وجود دارند که باید تجزیه شوند. تمرکز بر روی اهداف بزرگ‌تر و مبهم پروژه به جای تمرکز بر جزئیات دقیق هر کار و مدت زمانی که تیم شما به طور واقع‌بینانه برای انجام هر کدام نیاز دارد، می‌تواند آسان باشد.

در عوض، برای ساختن یک تابلوی چابک یا نمودار گانت که به وضوح هر کار را نشان می‌دهد، وقت بگذارید. سپس از خود بپرسید: آیا این واقع‌بینانه است؟

در نهایت، در مورد انواع اهدافی که تعیین می‌کنید نیز فکر کنید. آیا انتظار دارید به ۱۰۰% اهداف خود برسید یا ۷۰% نیز موفقیت محسوب می‌شود؟ سعی کنید اهداف واقع‌بینانه تعیین نمایید – به این ترتیب اگر تیم شما فقط به ۷۰ درصد آن‌ها دست یابند خسته یا ناامید نخواهند شد.

همچنین به یاد داشته باشید، موفقیت در ۱۰۰٪ مواقع نیز می‌تواند به این معنی باشد که شما به اندازه کافی اهداف بلندپروازانه تعیین نمی‌کنید.

۵- عدم شفافیت پروژه

اگر کسی نداند اسناد مهم را کجا پیدا کند یا چه کسی چه کاری انجام می‌دهد، ممکن است منجر به شکست پروژه شود. حتی اگر پروژه شما واقعاً به خوبی برنامه‌ریزی شده باشد، فقدان شفافیت باعث می‌شود افراد نتوانند در مسیر خود باقی بمانند و ندانند چه کاری باید انجام دهند.

چگونه عدم شفافیت می‌تواند پروژه‌ها را با شکست مواجه کند؟

حتی اگر هفته گذشته پروژه طراحی مجدد وب سایت را آغاز کردید، اعضای تیم همواره از شما سؤالات اساسی در مورد اینکه چگونه می‌توانند وارد سیستم مدیریت محتوا شوند و از کدام نرم‌افزار ممیزی SEO استفاده کنند، می‌پرسند.

در حالی که شما سریع به این پیام‌ها پاسخ می‌دهید، چند دقیقه اینجا و آنجا به شدت روز شما را کُند می‌کند و مانع از رسیدگی به سایر درخواست‌های پیچیده‌تر می‌شود.

مشکل این است که هیچ کس در تیم شما نمی‌داند از کجا می‌تواند این جزئیات اساسی را پیدا کند. حتی با وجود اینکه آن‌ها به بورد پروژه شما و فایل‌های به اشتراک گذاشته‌شده دسترسی کامل دارند، یافتن این جزئیات آسان نیست.

علائم هشداردهنده که باید مراقب آن‌ها باشید

اگر اعضای تیم شما مدام در مورد اطلاعات اولیه سوال می‌کنند، نشانه واضحی است که این جزئیات به راحتی قابل دسترس یا قابل مشاهده نیستند.

اگر برخی وظایف کاری “دوبرابر” می‌شوند، نشانه دیگری است که شفافیت کافی نسبت به گردش کار پروژه و اینکه چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد، وجود ندارد.

چه باید کرد

تمام وظایف پروژه، فایل‌ها، مخازن کد و دارایی‌ها را مانند ابزار مدیریت پروژه خود در یک مکان مرکزی نگه دارید.

به عنوان مثال، از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید که همه چیزهایی را که برای اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه نیاز دارید در یک مکان گرد هم آورد، از جمله:

• تابلوهای چابک و نمودارهای گانت برای مدیریت وظایف
• مدیریت دانش و ویکی برای ذخیره اسناد مهم
• ذخیره‌سازی ابری ایمن برای دارایی‌ها و فایل‌های ضروری
• میزبانی مخازن کد برای تسهیل یافتن خطوط مهم کد

جمع‌بندی

شکست پروژه اغلب خارج از کنترل شماست. حتی اگر همه چیز را به درستی انجام داده باشید، ممکن است یک ایده به محض اینکه در دست کاربران قرار گیرد شکست بخورد. اما این بخش مهمی از یادگیری و رشد می‌باشد.

نکته مهم این است که از شکست به عنوان درس و فرصتی برای رشد استفاده کنیم. به این ترتیب، دفعه بعد که در موقعیت مشابهی قرار گرفتید، می‌توانید این درس‌ها را به کار ببرید و شانس موفقیت خود را افزایش دهید.

کلید موفقیت پروژه استفاده از ابزارها و فرآیندهای مناسب است. هنگامی که یک فرآیند و ابزار مدیریت پروژه را اجرا می‌کنید، احتمال موفقیت شما به عنوان یک تیم بسیار بیشتر خواهد بود.