چرخه عمر پروژه چیست و چه اهمیتی دارد؟

برای برخی صحبت در مورد چرخه عمر پروژه گیج کننده است. در این راهنمای کامل سعی کردیم با پیوندهای مفید به اطلاعات مختصر در مورد مدیریت بخش‌های مختلف فرآیند مدیریت پروژه بپردازیم. در این مقاله، قصد داریم جزئیات مراحل مدیریت چرخه عمر پروژه، مراحل اصلی مدیریت پروژه و اینکه چگونه این عوامل می‌توانند به ارائه یک پروژه موفق و مدیریت شده کمک کنند را بررسی کنیم.

چرخه عمر پروژه چیست؟

چرخه عمر پروژه در واقع فقط یک روش عالی برای توصیف زندگی یک پروژه است. اینکه پروژه‌ها چگونه اتفاق می‌افتند و چگونه یک تیم مراحل پروژه را از قدم اول تا تحویل کار انجام می‌دهد. هر پروژه‌ای شروع و پایان دارد. با تکمیل چرخه عمر، پروژه متولد می‌شود، بالغ می‌شود و سپس “می‌میرد”.

برای توضیح بیشتر و آسان شدن فهم اسن مسئله، موسسه مدیریت پروژه (PMI) پنج گروه فرآیندی را تعریف کرده است که گرد هم می‌آیند و چرخه حیات پروژه را تشکیل می‌دهند.

مراحل چرخه عمر پروژه عبارتند از:

• آغاز
• برنامه‌ریزی
• اجرا
• نظارت و کنترل
• اتمام کار

موسسه PMI در این بررسی تمام مراحل معمول را در نظر گرفت و آن را چرخه عمر پروژه نامید.

چرا چرخه عمر پروژه مهم است؟

چرخه عمر پروژه روند سطح بالائی را در ارائه پروژه و مراحلی که برای تحقق امور دربر دارد را توصیف می‌کند. اگرچه ممکن است این چرخه آنچنان جالب به نظر نرسد، اما مهم این است که این مسئله همان چیزی است که ما بعنوان مدیر پروژه هدایت و تسهیل می‌کنیم. همواره مراحل اصلی هر پروژه یکسان است.

• تعریف اهداف یک پروژه
• ایجاد یک طرح پروژه برای رسیدن به اهداف
• سپس ایجاد چیزهایی برای تحقق آن

ممکن است مدیران یا آژانس‌های مختلف از اصطلاحات کمی متفاوت برای توصیف مراحل چرخه عمر پروژه در فعالیت‌های مختلف خود استفاده کنند، اما از اساس آنها تقریباً یکسان هستند.

همیشه نقطه آغازی وجود دارد

مشکلی که نیاز به رفع آن دارید باید مشخص شود. در چرخه عمر پروژه، این مهم در مرحله آغاز یک پروژه متمرکز می‌شود. سپس باید یک راه‌حل برای رفع آن مشکل و رویکردی برای انجام آن ایجاد شود که در واقع صحبت از برنامه‌ریزی است.

سپس این طرح باید اجرا شود در حالی که پیگیری‌ها نیز متوقف نمی‌شوند تا اطمینان حاصل کنیم آنچه را که قرار است انجام دهیم نظارت و کنترل کافی داشته است. در انتها پروژه مستقر شده، عملکرد ارزیابی می‌شود و پروژه پایان می‌یابد. تمام این موارد اصل چرخه عمر پروژه هستند که در نمودار زیر نشان داده شده‌اند.

توضیحات تکمیلی

در ادامه، به هر یک از مراحل چرخه زندگی می‌پردازیم و توضیح می‌دهیم که در هر پنج مرحله چه اتفاقی می‌افتد.

1. شروع: تعریف آنچه باید انجام شود

شروع، اولین مرحله از چرخه عمر پروژه است که همه چیز در مورد قدم اول کار با تیم شما و مشتری به علاوه تعهدات لازم را در بر دارد. شما برای تعریف دامنه، هزینه و منابع پروژه، تمام اطلاعات موجود را به صورت سیستماتیک گرد هم می‌آورید. هدف از مرحله شروع، خلاصه‌نویسی یک پروژه و تعریف آن از نظر کارهایی است که برای موفقیت باید انجام دهید و به دست آورید.

در این مرحله معمولاً نیاز این است که همه ذینفعان پروژه شناسایی شوند و اطمینان از این که همه آنها برداشت یکسانی از پروژه دارند، حاصل شود. در این مرحله تمام تیم در مورد پرونده کسب و کار به توافق می‌رسند (مشکلی که پروژه در تلاش برای حل آن است).

در همین مرحله است که شما تصمیم می‌گیرید که آیا تحویل این پرونده تجاری امکان پذیر است یا خیر. به عنوان یک مدیر پروژه، شما باید تحقیقات کافی را برای تعیین اهداف پروژه انجام دهید و سپس یک راه‌حل برای دستیابی به آنها پیشنهاد دهید. پس از تأیید، به مرحله بعدی پروژه می‌روید.

مراحل اصلی مدیریت پروژه برای شروع:

• ایجاد یک منشور پروژه: چشم انداز، هدف و نقشه‌راه این پروژه چیست؟
• تعیین محدوده‌ها: محصولات یا خدماتی که باید ارائه شود چیست؟
• انجام یک مطالعه امکان سنجی: مشکل اصلی و راه‌حل‌های احتمالی آن چیست؟
• تخمین هزینه‌ها: هزینه‌ها و مزایای راه‌حل چیست؟
• شناسایی ذینفعان: افرادی که این پروژه تحت تأثیر قرار می گیرد چه کسانی هستند و نیازهای آنها چیست؟

2. مرحله برنامه‌ریزی: تعریف نحوه انجام کارهایی که باید انجام شود

پس از تأیید برای شروع کار، می‌توانید برنامه‌ریزی پروژه را شروع کنید. مسلماً این مهمترین مرحله از مراحل مدیریت پروژه است. اگر این مرحله از کار را اشتباه انجام دهید، شانس تحویل به موقع پروژه و کاهش بودجه را از دست خواهید داد.

برنامه‌ریزی جایی است که شما تمام کارهای انجام شده را تعریف کنید و نقشه راهی را که برای باقی مانده پروژه طراحی می‌کنید. در مرحله برنامه‌ریزی است که شما می‌فهمید چگونه پروژه را انجام می‌دهید و به سوالات پاسخ می‌دهید. سوالاتی از قبیل:

• دقیقاً چه کاری انجام می‌دهیم
• چگونه آن را انجام می‌دهیم
• چه زمانی این کار را انجام می‌دهیم
• چگونه می‌دانید چه زمانی کارمان تمام شده

در این مرحله از چرخه عمر پروژه، شما اهداف را گسترش می‌دهید تا در مورد چگونگی دستیابی به آنها تصمیم بگیرید. هر کدام از اهداف شما باید سه اصل امکان‌پذیری، محرک اشتیاق و فراگیر را داشته باشند.