مدیریت پورتفولیو پروژه چیست و چه اجزایی دارد؟

وقتی سازمان‌ها رشد می‌کنند، هم‌سو کردن پروژه‌ها با اهداف سطح بالای کسب و کار اغلب به یک چالش تبدیل می‌شود. مدیریت اجرایی برای اولویت‌بندی پروژه‌ها، تخصیص منابع و دستیابی به بازدهی مطلوب تلاش می‌کند. اینجاست که مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) به کمک شما می‌آید.

مدیریت پورتفولیو پروژه (مدیریت پورتفولیو) چیست؟

مدیریت پورتفولیو  پروژه (PPM) استراتژی است که موفقیت و خطرات احتمالی پروژه‌های بالقوه را ارزیابی می‌کند سپس کارکنان، منابع و جدول زمانی را به گونه‌ای تعیین می‌کند که عملکرد سازمان را به حداکثر برساند.

مدیریت پورتفولیو پروژه مانند مدیریت سبد مالی است که به منظور تولید بودجه کافی برای پرداخت شهریه دانشگاه کودک در ۱۰ سال انجام می‌شود. یک پورتفولیو ممکن است از چندین حساب تشکیل شده باشد و هر حساب ممکن است مشخصات سرمایه‌گذاری متفاوتی داشته باشد؛ برخی از آن‌ها به سهام عدالت و برخی دیگر به سودهای کوتاه‌مدت و بلند‌مدت تمایل دارند. وظیفه مدیر پورتفولیو این است که ترکیب صحیحی از سرمایه‌گذاری‌ها را انتخاب کرده و آن‌ها را مدیریت کند تا به این هدف ۱۰ ساله برسد.

به همین ترتیب، پورتفولیوی سازمان شما ممکن است از زیرمجموعه‌ها، برنامه‌ها و یا پروژه‌ها تشکیل شده باشد.

چرا مدیریت پورتفولیو پروژه مهم است؟

صرف نظر از نوع آن، مدیریت پورتفولیو پروژه حیاتی است زیرا به شما و تیمتان کمک می‌کند اهداف بزرگ را تحت نظر داشته باشید.

تمرکز بر روی پروژه‌های منفرد خطر سربار را افزایش می‌دهد و منجر به کاهش بازگشت سرمایه می‌شود. با این حال، با تمرکز بر مدیریت پورتفولیو پروژه، می‌توانید تلاش‌ها را بر روی پروژه‌های مناسب در زمان مناسب متمرکز کنید.

بعلاوه، یک رویکرد متمرکز بنیان محکمی را در اختیار مدیران قرار می‌دهد تا پروژه‌های موفق را ارائه دهند؛ و همه این‌ها با یک فرآیند مدیریت پورتفولیو پروژه آغاز می‌شود.

مراحل مدیریت پورتفولیو پروژه

روند مدیریت پورتفولیو پروژه شامل پنج مرحله است که اطمینان حاصل می‌کند هم‌ترازی سطح بالا هم در پورتفولیو و هم در طول چرخه حیات مدیریت آن باقی می‌ماند.

اهداف تجاری را تعیین کنید. برای اینکه پروژه‌های سازمان خود را سر و سامان دهید، تیم‌ها باید به نقش خود واقف باشند. یکی از محبوب‌ترین راه‌ها برای ایجاد این هم‌ترازی، تهیه یک نقشه استراتژیک است که اهداف کسب و کار و اینکه اعضای تیم چگونه باید آن‌ها را اولویت‌بندی کنند را مشخص نماید.

اطلاعات مربوط به پروژه‌های بالقوه را جمع‌آوری کنید. لیستی از ایده‌ها را برای پروژه‌های بالقوه تهیه کنید و درباره آن ایده‌ها تحقیق کنید. برخی از منابع الهام ممکن است شامل ایده‌های اعضای تیم، بازخورد مشتری یا الزامات نظارتی خاص باشد. سپس برخی از جزئیات سطح بالا راجع به این ایده‌ها، مانند نیازهای بالقوه منابع را جمع‌آوری کنید.

لیست خود را محدود کرده و بهترین پروژه‌ها را انتخاب کنید. داده‌های سطح بالا در مرحله قبل به شما ابزاری برای انتخاب پروژه‌هایی می‌دهد که با اهداف شغلی شما مطابقت داشته باشند. با استفاده از این داده‌ها تمایزهای پروژه‌ها را مشخص کنید و پورتفولیویی را امتحان کنید که احتمالاً بازده شما را به حداکثر می‌رساند در حالی که خطر را کاهش می‌دهد.

پورتفولیو را تأیید و پروژه‌ها را شروع کنید. در مرحله بعدی، باید پورتفولیو را در زمینه امکان‌سنجی و منابع موجود آن‌ها تأیید کنید. داده‌های سطح بالایی را که قبلاً جمع‌آوری شده گسترش دهید و تصویری واقع‌بینانه‌تر از منابع لازم برای تکمیل یک پروژه و موانع احتمالی ایجاد کنید. اگر پروژه هنوز عملی به نظر می‌رسد، می‌توانید ادامه دهید.

پورتفولیو را مدیریت و بر آن نظارت کنید. پس از شروع پروژه‌ها، شما و تیمتان باید آن‌ها را مدیریت کنید، عملکرد آن را تحت نظر داشته باشید و در صورت لزوم دوباره ارزیابی کنید. این ممکن است به معنای رسیدگی به مسائلی مانند محدوده‌بندی مجدد، تخصیص مجدد منابع و بررسی منظم پورتفولیو باشد.

عناصر اصلی مدیریت پورتفولیو

اگرچه مراحل بالا ساده به نظر می‌رسند، اما شروع کار چرخه حیات مدیریت پورتفولیو و حفظ آن دشوار است. برای این کار، با دقت فکر کنید که باید چه سولاتی را بپرسید و از چه نوع ابزاری برای ادامه کار استفاده کنید.

گرچه ارتباط بین استراتژی سازمانی و پروژه‌ها اغلب در آغاز فرآیند برنامه‌ریزی پورتفولیو مورد توجه قرار می‌گیرد، اما نباید فقط یک بار در نظر گرفته شود. این روند ارزیابی و بررسی باید مداوم باشد.

پرسیدن سوالات صحیح به شما کمک می‌کند تا هر تصمیم را در مسیر درست هدایت کنید:

• آیا پروژه مطابق با استراتژی سازمانی است؟
• آیا این زمان مناسب برای پیشبرد پروژه است؟
• پروژه چه ارزشی به سازمان می‌دهد؟
• آیا فشار برای پروژه داخلی است یا خارجی (مشتری‌‌محور)؟
• رتبه پروژه در لیست اولویت چگونه است؟ آیا فوری است؟
• آیا پروژه اضافه‌کاری دارد؟ آیا پروژه‌های داخلی دیگری نیز برای دستیابی به موارد مشابه وجود دارد؟ اگر بله، چگونه می‌توانیم آن‌ها را ترکیب یا تکمیل کنیم؟
• آیا یک پروژه می‌تواند الگوی دیگری باشد؟
• آیا منابعی مانند زمان، بودجه و نیروی انسانی برای اجرا در دسترس است؟
• آیا اختصاص منابع به یک پروژه بر پروژه دیگری تأثیر دارد (به عنوان مثال، برنامه ریزی مجدد یک پروژه برای جایگزینی پروژه دیگر)؟
• آیا انتظارات ذی‌نفعان واقع‌بینانه است؟
• چگونه می‌توان اطمینان حاصل کرد که همه به نقش خود واقف هستند؟
• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) که موفقیت پروژه و تأثیر متناظر آن بر پورتفولیو را نشان می‌دهد کدام است؟

این سوالات به شما و کسب و کارتان کمک می‌کند دیدگاه واقع‌بینانه‌تری نسبت به پروژه‌ها داشته باشید.