بک لاگ چیست و چرا در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟

بک لاگ مجموعه‌ای از کارهاست که باید تکمیل شوند. اصطلاح “بک لاگ” در حسابداری و امور مالی کاربردهای زیادی دارد. برای مثال، ممکن است به سفارش‌های فروش در انتظار تکمیل یک شرکت یا مجموعه‌ای از مدارک مالی، مانند درخواست‌های وام، اشاره داشته باشد که باید پردازش شوند.

وجود بک لاگ در یک شرکت سهامی عام، می‌تواند پیامدهایی برای سهامداران داشته باشد زیرا بک لاگ ممکن است بر درآمدهای آتی شرکت تأثیر بگذارد، بدان دلیل که وجود بک لاگ می‌تواند نشان دهد که شرکت قادر به پاسخگویی به تقاضا نیست.

نکات مهم درباره بک لاگ

• اصطلاح “بک لاگ” به مجموعه‌ای از کارها اشاره دارد که به موقع کامل نشده‌اند.
• بک لاگ‌ها ممکن است بر درآمدهای آتی شرکت تأثیر بگذارند، زیرا وجود بک لاگ می‌تواند نشان دهد که شرکت قادر به پاسخگویی به تقاضا نیست.
• حجم کاری موجود که بیش از ظرفیت تولید فعلی باشد، بک لاگ است.
• وجود بک لاگ بسته به موقعیت خاص می‌تواند پیامدهای مثبت یا منفی داشته باشد.

بک لاگ چیست؟

اصطلاح بک لاگ برای نشان دادن حجم کاری موجود که بیش از ظرفیت تولید یک شرکت یا بخش است، استفاده می‌شود که اغلب در ساخت و ساز یا تولید به کار می‌رود.

وجود بک لاگ می‌تواند پیامدهای مثبت یا منفی داشته باشد. به عنوان مثال، افزایش سفارشات محصول ممکن است نشان‌دهنده افزایش فروش باشد. از سوی دیگر، شرکت‌ها عموماً می‌خواهند از ایجاد بک لاگ اجتناب کنند، زیرا می‌تواند نشان دهنده افزایش ناکارآمدی در فرآیند تولید باشد. به همین ترتیب، کاهش بک لاگ ممکن است نشانه مهمی از عقب ماندن از تقاضا باشد، اما ممکن است به معنای بهبود کارایی تولید نیز به شمار رود. طبیعتاً بک لاگ‌های غیرمنتظره می‌توانند پیش‌بینی‌ها و برنامه‌های تولید را به خطر بیندازند.

همچنین ممکن است بک لاگ برای شرکت‌هایی اعمال شود که محصولات/خدمات را بر اساس اشتراک توسعه می‌دهند، مانند ارائه‌دهندگان SaaS (نرم‌افزار به عنوان سرویس). در این مورد، ایجاد بک لاگ به دلیل ناتوانی شرکت در پاسخگویی به تقاضا نیست، بلکه به این دلیل است که زمان انجام یا ارائه خدمات (یعنی ماه‌های آینده اشتراک یا قرارداد) هنوز نرسیده‌اند.

بک لاگ چه کاربردی دارد؟

شاید بهترین راه برای فکر کردن به بک لاگ محصول، به عنوان یک سند “زنده” باشد که پیشرفت پروژه را منعکس می‌کند. این لیستی همیشه در حال تکامل از آیتم‌های عملی است که ممکن است برخی از آن‌ها در ادامه حذف شوند و با فعالیت‌های مرتبط‌تر جایگزین گردند.

همه تیم‌ها در چرخه توسعه برای ردیابی و اولویت‌بندی وظایف خود از بک لاگ استفاده می‌کنند، زیرا هدف آن‌ها تحویل محصول است. وظایف خاص لیست‌شده در بک لاگ از پروژه‌ای به پروژه دیگر متفاوت هستند، اما به طور کلی، می‌توانید انتظار داشته باشید که موارد زیر را در بک لاگ‌ها ببینید:

داستان‌های کاربر

این‌ها از نظر پیچیدگی متفاوت خواهند بود، اما مالکان باید با نزدیک شدن به بالای لیست و تبدیل شدن به آیتم‌های عملی، آن‌ها را توضیح دهند.

رفع اشکال

خطاها برای همه ما اتفاق می‌افتند و ممکن است در هر مرحله از توسعه رخ دهند. اگر با یک باگ مواجه شدید، باید بسته به شدت در بک لاگ اولویت‌بندی شود.

به روز رسانی ویژگی‌های موجود

برای محصولاتی که قبلاً مستقر شده‌اند (مانند پلتفرم‌های SaaS) به روز رسانی ویژگی‌ها باید از طریق بک لاگ برنامه‌ریزی شود.

چرا باید از بک لاگ برای مدیریت پروژه خود استفاده کنید؟

استفاده از بک لاگ برای پروژه‌ها و نقاط عطف شما مزایای زیادی دارد. بک لاگ‌ها به شما کمک می‌کنند تا تمام کارهایی که باید انجام شوند را پیگیری کنید تا هیچ سردرگمی در مورد آنچه باید تا پایان پروژه شما تکمیل شود وجود نداشته باشد.

بک لاگ به شما کمک می‌کند تا:

• هر کاری که باید در یک دوره زمانی مشخص انجام شود را ردیابی کنید (برای پروژه‌های طولانی‌تر بسیار مفید است)
• منابع را مدیریت کرده و تعیین کنید که چه کسی چه چیزی را تکمیل خواهد کرد
• ریسک‌ها یا مسائل را در مراحل اولیه شناسایی کنید تا به سرعت حل شوند
• هر گونه تنگنا را در پروژه‌های خود شناسایی کنید

مزایای استفاده از بک لاگ

دلایل زیادی وجود دارد که بک لاگ‌ها برای فرآیند توسعه بسیار ارزشمند هستند. مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از بهره‌وری بیشتر و تمرکز پروژه. سایر دلایل را در ادامه آورده‌ایم:

بک لاگ‌ها می‌توانند به تمرکز، آماده‌سازی و انجام کار توسط تیم‌ها کمک کنند

با یک بک لاگ روان، مدیران محصول و مالکان همیشه می‌دانند که تیم‌ها در حال حاضر روی چه چیزی کار می‌کنند، و در آینده روی چه چیزی کار خواهند کرد. این بینش می‌تواند برای کسب و کاری که در آن تیم‌های چند تخصصه در مناطق جغرافیایی یا مناطق زمانی مختلف پراکنده شده‌اند، بسیار مفید باشد.

بک لاگ‌ها همچنین می‌تواند به ترسیم طرح کلی و چشم‌انداز کمک کند

ارزش بک لاگ همچنین در توانایی آن برای ترسیم طرح استراتژیک محصول کلی نهفته است.

مدیران محصول به طور طبیعی یک دیدگاه کلان از کل فرآیند توسعه دارند و می‌توانند به راحتی چگونگی و چرایی هر نقطه عطف کلیدی را هماهنگ کنند – اما ممکن است این موضوع برای تیم‌های توسعه صادق نباشد.

از آنجایی که این گروه‌ها گاهی اوقات می‌توانند سیلو شوند، بک لاگ به بافت همبند کل پروژه تبدیل می‌شود و به همه فرصتی می‌دهد تا چشم‌انداز کامل را مشاهده کنند.

بک لاگ‌ها می‌توانند به تیم‌ها انگیزه دهند و آن‌ها را درگیر نگه دارند

هنگامی که افراد (به طور قابل درک) بر روی حوزه‌های خاص تخصص خود تمرکز بیش از حد دارند، بک لاگ‌ها به ابزاری ارزشمند برای مدیران و صاحبان محصول تبدیل می‌شوند تا تیم‌ها را با انگیزه و بر روی یک هدف مشترک متمرکز نگه دارند.

وقتی همه چیز به وضوح مشخص شده باشد نه تنها تعیین تکالیف آسان‌تر است، بلکه بک لاگ‌ها نیز آغازگر مکالمه دیجیتالی هستند و بحث بین تیمی را در مورد کل نقشه راه پروژه تشویق می‌کنند.

برخی از چالش‌های رایج در مورد بک لاگ‌ها (و نحوه اجتناب از آن‌ها) چیست؟

اگر تا به حال مجبور شده اید یک لیست از «کارها» را مدیریت کنید، می‌دانید که آن‌ها همیشه آنطور که انتظار می‌رود پیش نخواهند رفت. همین امر در مورد بک لاگ محصول نیز صدق می‌کند. اما، خوشبختانه، راه‌هایی برای جلوگیری از این مشکلات وجود دارد.

در اینجا رایج‌ترین مشکلاتی که ممکن است هنگام کار با بک لاگ با آن‌ها مواجه شوید را آورده‌ایم:

بک لاگ خیلی طولانی است یا تمرکز خود را از دست می‌دهد

همه ما درباره «خزش محدوده» شنیده‌ایم، و بک لاگ روشی عالی برای تجسم واقعی این پدیده در عمل است.

هر زمان که ایده‌ای به وجود بیاید، یکی از اعضای تیم آن را به لیست بک لاگ اضافه می‌کند، اما بدون مدیریت صحیح، این ایده‌ها ممکن است خارج از محدوده و جاه‌طلبانه باشند یا کاملاً نادیده گرفته شوند!

راه‌حل ساده است: برای اطمینان از دقیق بودن، مرتبط بودن و اولویت‌بندی هر کار، جلسات منظمی برای اصلاح بک‌لاگ‌ها برگزار کنید.

بک لاگ‌ها فاقد جزئیات لازم برای عملی کردن آن‌ها هستند

بله، شما می‌خواهید اعضای تیم ایده‌های خود را در قالب داستان‌های کاربر اضافه کنند؛ این کلید کار مشترک و تفکر نوآورانه است. با این حال، این امر باید به شدت مدیریت شود.

گاهی اوقات، چیزی که به نظر یک ایده محکم و با دقت در نظر گرفته شده است، ممکن است برای دیگری چندان منطقی نباشد. بدون تمام جزئیات، اعضای تیم نمی‌توانند – یا نباید – شروع به توسعه کنند.

راه‌حل در اینجا ارائه دستورالعمل‌هایی برای ارسال داستان کاربر است تا اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم بدانند چگونه پیام خود را منتقل کنند.

جمع‌بندی

بک لاگ پروژه یک ابزار ضروری برای هر مدیر پروژه است تا در هنگام برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌های خود از آن استفاده کند. بک لاگ به پیگیری کارهایی که باید انجام شود، وظایفی که به افراد محول شده است و میزان کار باقی‌مانده برای تکمیل به موقع پروژه، کمک می‌کند.