نکات کلیدی که باید در مورد اکشن پلن (Action Plan) و نحوه نوشتن آن بدانید

شاید این سوال برای شما هم پیش آمده باشد که چگونه می‌توانید ضمن جلوگیری از چالش‌ها و مشکلات، یک چشم‌انداز را به واقعیت تبدیل کنید؟ اگر مدت‌هاست که چنین قصدی دارید و بهترین راه برای جلوگیری از چالش‌ها و مشکلات پیچیده در راه خود، پیدا نکرده‌اید، یک اکشن پلن (Action Plan) بهترین راه‌حل خواهد بود.

بدون شک برای هر سازمانی چنین اتفاقی افتاده است: شما ایده خود را مطرح کرده و با دیگران مشورت می‌کنید تا تمام کارهایی مشخص شده را انجام دهید. همه موافقت می‌کنند (شاید حتی آنها پیشنهادهائی هم بدهند) که ایده شما آینده روشنی خواهد داشت و در نهایت همه شما با یک احساس رضایت، سازمان را ترک می‌کنید. مشکل کار کجاست؟ در جلسه بعدی هیچ کاری انجام نشده است.

چرا؟در یک سازمان بزرگ (و حتی کوچک)، نمی‌توان تمام برنامه‌ها را تنها در حرف‌ها خلاصه کرد. شما باید وارد عمل بشوید و اینجاست که داشتن یک اکشن پلن، می‌تواند بهترین گزینه موجود باشد. شما را از نظریه‌پردازی صرف جدا کرده و مسیر مشخصی برای تحقق اهداف را برای سازمان به ارمغان می‌آورد.

ما در این مقاله، ۷ مرحله را توضیح داده‌ایم که نحوه نوشتن یک اکشن پلن را برای شما مشخص خواهد کرد. هنگامی که با آنها آشنا شدید، درک خواهید کرد که چگونه را خود را پیش بروید و از الگوی ارائه شده برای بهبود عملکرد خود استفاده کنید.

اکشن پلن (Action Plan) چیست؟

در یک معنای کلی، یک اکشن پلن، چک لیست مراحل یا وظایفی است که برای دستیابی به اهدافی که تعیین کرده‌اید، باید انجام دهید. در واقع این مهم، یک بخش اساسی از روند برنامه‌ریزی استراتژیک است و به بهبود برنامه‌ریزی کار تیمی کمک می‌کند. نه تنها در مدیریت پروژه، بلکه در برنامه‌های عملیاتی نیز می‌تواند توسط افراد مورد استفاده قرار گیرد تا استراتژی مناسبی برای دستیابی به اهداف شخصی خود نیز تهیه کنند.

به بیان دیگر از برخی جهات، یک اکشن پلن، عملی “قهرمانانه” است: به ما کمک می‌کند تا رویاهای خود را به واقعیت تبدیل کنیم. اکشن پلن روشی برای اطمینان از ملموس شدن چشم‌انداز سازمان شما است. این روش نحوه استفاده گروه شما از استراتژی‌های خود برای رسیدن به اهداف مشخص شده را شرح می‌دهد.

اطلاعات مهم در هر مرحله

یک اکشن پلن، شامل تعدادی از مراحل اقدام یا تغییراتی است که باید در سازمان شما ایجاد شود. هر مرحله اقدام یا تغییری که باید جستجو شود باید شامل اطلاعات زیر باشد:

• چه اقدامات یا تغییراتی رخ خواهد داد.
• چه کسی این تغییرات را انجام خواهد داد.
• این تغییرات تا چه زمان و برای چه مدتی برگزار می‌شوند.
• چه منابعی (به عنوان مثال، پول، کارکنان) برای انجام این تغییرات مورد نیاز است.
• ارتباطات (چه کسی باید چه چیزی را بداند؟).

مولفه‌های اصلی

با تیکه بر اطلاعات لازم در مراحل ذکر شده، مولفه‌های یک اکشن پلن شامل این موارد است:

• توصیف کاملا مشخص هدفی که باید محقق شود.
• وظایف/مراحلی که باید برای رسیدن به هدف انجام شوند.
• افرادی که عهده‌دار انجام هر کار خواهند بود.
• چه زمانی این وظایف به پایان می‌رسد (ضرب الاجل‌ها و نقاط عطف)
• منابع مورد نیاز برای انجام وظایف
• اقداماتی برای ارزیابی پیشرفت

آنچه در لیست بالا ذکر شده در کنار هم، ردیابی پیشرفت و برنامه‌ریزی موثر امور را آسان‌تر می‌کند. این نکته را نیز در ذهن داشته باشید که اکشن پلن چیزی نیست که همیشه ثبات و بی‌تغییر بماند. با رشد سازمان شما و تغییر شرایط پیرامون، شما مجبورید برای رفع نیازهای اخیر، مجددا این لیست را بازنویسی کرده و تنظیماتی را انجام دهید.

چرا به یک اکشن پلن نیاز دارید؟

بعضی اوقات، کسب و کارها وقت زیادی را برای تهیه یک اکشن ‌پلن قبل از برنامه نمی‌گذرانند، که در بیشتر موارد منجر به شکست می‌شود. این مسئله در کنار این نقل قول برای شما واضح‌تر خواهد شد. بنجامین فرانکلین معتقد است: “عدم برنامه‌ریزی برای موفقیت، برنامه‌ریزی برای شکست است”.

برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا برای موانع پیش رو آماده شوید و شما را در مسیر درست قرار دهد. با یک اکشن پلن موثر می‌توانید بهره‌وری خود را بالا ببرید و خود را روی اهداف اصلی سازمان، متمرکز نگه دارید.

در نهایت یک ضرب‌المثل الهام‌بخشی وجود دارد که می‌گوید: “مردم قصد ندارند شکست بخورند اما در بیشتر مواقع توانائی لازم برای برنامه‌ریزی را نیز ندارند”. از آنجا که مطمئنا نمی‌خواهید شکست بخورید، منطقی است که تمام اقدامات لازم برای اطمینان از موفقیت، از جمله تهیه یک اشکن پلن را انجام خواهید داد.

دلایل بسیار خوبی برای تهیه جزئیات کار سازمان شما در یک اکشن پلن وجود دارد، از جمله:

• برای اعتبار دادن به سازمان خود: یک اکشن پلن به اعضای جامعه (از جمله سرمایه‌گذاران) نشان می‌دهد که سازمان شما به خوبی سفارش داده شده را در نظر خواهد داشت و برای انجام کارها اختصاص داده شده، تلاش موثری را در نظر دارد.
• برای اینکه مطمئن شوید از هیچ یک از جزئیات غافل نیستید.
• به جهت درک آنچه در انجام برای سازمان شما امکان‌پذیر و یا غیر ممکن است.
• برای کارایی بیشتر در عین صرفه‌جویی در وقت، انرژی و منابع در طولانی مدت.
• برای پاسخگویی بهتر و افزایش مسئولیت‌پذیری در حین انجام اقدامات لازم توسط همکاران.

دیگر مزایای استفاده از اکشن پلن

در ادامه برخی از مزایای یک اکشن پلن آورده شده که باید حتما بدانید:

• جهت مشخصی به شما می‌دهد.

از آنجا که یک اکشن پلن دقیقا مشخص می‌کند چه مراحلی را باید در پیش رو داشته باشید و چه زمانی باید آنها را به اتمام برسانید، شما دقیقا می‌دانید که چه کاری باید انجام دهید.

• با انگیزه و هدف مشخص پیش خواهید رفت.

نوشتن و برنامه‌ریزی اهداف در مراحل مختلف، به شما دلیلی برای انگیزه و تعهد در طول پروژه می‌دهد.

• پیگیری پیشرفت آسان خواهد بود.

با یک اکشن پلن می‌توانید پیشرفت خود را به سمت هدف خود پیگیری کنید.

• اولویت‌بندی را آسان‌تر می‌کند.

از آنجا که تمام مراحل لازم برای تکمیل اکشن پلن خود را ذکر کرده‌اید، این مسئله به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را بر اساس تلاش و تأثیرگذاری اولویت‌بندی کنید.

چه موقع باید یک اکشن پلن ایجاد کنید؟

در حالت ایده‌آل، یک اکشن پلن باید در شش ماه اول تا یک سال از شروع فعالیت سازمان تدوین شود. بعد از تعیین چشم‌انداز، مأموریت‌ها، اهداف و استراتژی‌های گروه خود، این روش توسعه می‌یابد. اگر هنگامی که آماده شروع کارها هستید، اکشن پلن تدوین می‌کنید، این مهم یک طرح اولیه برای اداره سازمان یا برنامه شماست.

تکرار یک نکته مهم

اشاره کردیم که یک اکشن پلن، همان کاریست که همیشه در دست انجام است. این سند چیزی نیست که بتوانید بنویسید، آن را در کمد یا کشوی میز خود بگذارید، همه جا را قفل کرده و آن را فراموش کنید. این برنامه باید برای همه قابل مشاهده باشد. به صورت برجسته و برای تمام اعضای گروه، نمایش داده شود تا با تغییر و رشد سازمان، شما، به طور مداوم (معمولا ماهانه) تغییرات لازم را در خود جای دهد.

نتیجه سخن

یک اکشن پلن برای هدایت راه شما در رسیدن به اهداف شما طراحی شده است. چشم‌انداز شما را به اهداف و گام‌های عملی تبدیل کرده و به شما کمک می‌کند تا تمرکز و انگیزه لازم را برای دست‌یابی به آن اهداف، داشته باشید.

از یک کارمند منفرد در یک سازمان گرفته تا بخش‌های بزرگ‌تر، همه می‌توانند از اکشن پلن استفاده کنند تا مسیر خود را به سمت تکمیل اهداف هموار نمایند. شاید شما در شرف ایجاد اولین اکشن پلن خود هستید، یا در نوشتن مهارت کافی را کسب نموده‌اید. در هر صورت شک نداشته باشید که بهترین گزینه را برای پیشبرد اهداف خود انتخاب کرده‌اید.