برون سپاری فرایند دانش چیست و چگونه انجام می‌شود؟

احتمالا برای شما هم سوال پیش آمده باشد که برون سپاری فرآیند دانش چیست و آیا شرکت شما به آن نیاز دارد یا خیر؟ شاید شما یک مدیر فروش باشید که به دنبال پشتیبانی در تجزیه‌وتحلیل داده‌ها، تحقیقات بازار، گزارش جهانی یا مدیریت عملکرد است. در این صورت، به جای درستی آمده‌اید. ما در این مقاله این مسئله را به وضوح توضیح خواهیم داد و همچنین مثال‌ها، مزایا، چالش‌ها و ابزاری را مرور خواهیم کرد که می‌توانند برای به حداکثر رساندن سود سرمایه‌گذاری شما مورد استفاده قرار گیرند.

معرفی برون سپاری فرآیند دانش (KPO)

برون سپاری فرآیند دانش (Knowledge Process Outsourcing که با مخفف KPO شناخته می‌شود) روشی است که به پیمانکاران با فعالیت تجاری مرتبط با اطلاعات، اختصاص می‌یابد. این پیمانکاران به طور معمول افراد مستقل و دارای دانش کاملا تخصصی در یک زمینه خاص هستند. این مسئله باعث می‌شود که آن‌ها مهارت بیشتری در درک و استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده، داشته باشند.

درک بهتر برون سپاری فرآیند دانش

برون سپاری فرآیند دانش، تخصیص هدفمند وظایف نسبتا سطح بالایی است که شامل دانش تخصصی یا حل مسئله به یک سازمان خارج از کشور یا شخص ثالث می‌باشد که دارای سطح بالایی از تخصص موضوع است و اغلب در منطقه جغرافیایی دیگری که خود شرکت در آن واقع شده، قرار خواهد داشت.

شرکت‌هایی که به برون سپاری فرآیند دانش اشتغال دارند، به دنبال افراد بسیار ماهر و تحصیل‌کرده بدون داشتن هزینه آموزش و توسعه کارگران هستند. از طریق برون سپاری فرآیند دانش، شرکت می‌تواند به سرعت متخصصانی را در زمینه‌های خاص به منظور افزایش رقابت‌پذیری و افزایش درآمد، به کسب و کار خود اضافه کند.

تفاوت بین برون سپاری فرآیند دانش و برون سپاری فرآیند کسب‌وکار

بزرگ‌ترین تفاوت بین برون سپاری فرآیند دانش و برون سپاری فرآیند کسب‌وکار (BPO) این است که BPO تماما به دنبال ایجاد و دنبال کردن یک فرآیند می‌باشد، در حالی که KPO متمرکز بر ارائه دانش تخصصی همراه با خدمات آن فرایند است. اساسا، شما بین شرکتی با فرآیند بسیار کارآمد و بدون متخصص و شرکت دیگری در با متخصصین مجرب، مورد دوم را انتخاب می‌کنید. زیرا این افراد می‌توانند بسته به نیاز موضوعات پیچیده موجود، فرایندهای سفارشی را برای شما ایجاد کنند.

چرا فرآیند برون سپاری فرآیند دانش مهم است؟

فرآیند برون سپاری فرآیند دانش برای هر کسب‌وکار ضروری است. این مسئله حول محور داده‌هایی می‌چرخد که عنصری بنیادی از زنجیره ارزش برند به حساب می‌آید. نه تنها برای عملیات ضروری است، بلکه برای ایجاد محصولات و خدمات ارزشمند نیز مهم می‌باشد.

این فرایند به شدت داده‌محور و پیچیده است و شامل همه موارد از شناسایی نقاط داده برای جمع‌آوری تا استخراج همه آن‌ها برای بینش عملی می‌باشد. کار اصلی در این پروسه، درگیری شدید با اطلاعات و داده‌ها در نظر گرفته می‌شود. با وجود مهارت‌های خاص لازم برای پیشبرد حوزه‌های مختلف، تعجب‌آور نیست که کسب‌وکارها اغلب ارتباط خود را با شرکت‌های ذی‌ربط در این موضوع حفظ می‌کنند. برخی حتی یک فرد را برای کمک در این زمینه، استخدام می‌نمایند.

امکانات برون سپاری در سراسر جهان واقع شده است. این مسئله می‌تواند برای کسب‌وکارهای مستقر در کشورهایی که ارزهای ارزشمندی دارند، بسیار مقرون‌به‌صرفه باشد. اما همچنین چالش‌هایی معمول برای کار از راه دور را به همراه دارد.

چه کسی برون سپاری فرآیند دانش را مدیریت می‌کند؟

مدیران فروش، مدیران عملیات کسب و کار و مشاوران مدیریت همه نامزدهای عالی برای مدیریت برون سپاری فرآیند دانش هستند. بزرگ‌ترین چالش آن‌ها همسویی با همکاران داخلی و خارجی است. در اکثر سازمان‌ها، مدیریت فرآیند کسب‌وکار معمولا از پایه ساخته می‌شود. اما همچنین می‌تواند براساس تجربه گذشته و گردش کار در سایر پروژه‌های مرتبط با داده باشد.

بزرگ‌ترین چالش دیگر مدیران KPO یافتن و حفظ بهترین استعدادهای ممکن است. بر اساس اخبار Firstpost در هند، یافتن شرکت‌های KPO که تمرکز زیادی بر درک محدوده و اهداف پروژه دارند، مهم است. آن‌ها همچنین می‌گویند: “سرمایه‌گذاری در متخصصان قوی [که] در فرهنگ محدوده‌ای که در آن فعالیت دارند زندگی کنند، برای سازمان‌های موفق KPO یک امر مطلق است”.

این بدان معنی است که مدیران فروش، مسئولیت اطمینان از قوی بودن ارتباطات و هم ترازی شرکت KPO برای موفقیت را بر عهده خواهند داشت. ابزارهای پیشرفته مانند نرم افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار برای هر مرحله از مدیریت KPO حیاتی است.

چه زمانی به KPO نیاز دارید؟

سه سناریو عمده وجود دارد که کسب‌وکارها با آن روبرو هستند و آن‌ها را به رقیب بزرگی برای برون سپاری فرآیند دانش، تبدیل می‌کنند. مورد اول عدم تخصص است. تیم‌های آن‌ها ممکن است فردی با دانش عمیق در مورد یک منطقه داده خاص را نداشته یا فاقد تجربه تجزیه‌وتحلیل داده‌ها باشند. آن‌ها حتی ممکن است یک یا دو عضو تیم واجد شرایط داشته باشند، اما وظیفه انجام شده نیاز به پشتیبانی اضافی دارد.

نتیجه سخن

همان‌طور که اشاره شد، شرکت‌ها وقتی از دانش فنی و تخصصی استفاده می‌کنند و در درون خود آن پایگاه دانش یا مهارت را ندارند، از KPO استفاده می‌کنند. با این حال، شرکت‌هایی که به KPO در خارج از کشور مشغول هستند نیز معمولا این کار را انجام می‌دهند تا با استخدام کارگران ماهری که حقوق کمتری در مکان دیگری دارند، به جای استخدام مستقیم کارمند، این کار را با هزینه کمتر انجام دهند. در حالت ایده‌آل، شرکت‌ها به KPO اهمیت می‌دهند تا با سرمایه‌گذاری کمتر، نیروی کار بسیار ماهر بدست آورند.