مدیریت پروژه
راهنمای کامل تعریف، مزایا و روشهای کنترل هزینه (Cost Control)
کنترل هزینه (Cost Control) یکی از کارآمدترین ابزاری است که کسب و کارها برای کاهش هزینه تولید از آن استفاده میکنند. در این بخش، جزئیات مهم مروبط به بودجه و هزینهها در اختیار مدیریت قرار میگیرد، بنابراین آنها میتوانند بدانند که هزینههای واقعی و هزینههای از پیش تعیین شده با هم تراز هستند یا خیر.
کنترل هزینه (Cost Control) چیست؟
کنترل هزینه عبارت است از شناسایی هزینههای کسب و کار و انجام اقداماتی برای کاهش آنها. به این ترتیب است که یک شرکت میتواند سود بیشتری کسب کند.
کنترل هزینه با ایجاد بودجه آغاز میشود. با در اختیار داشتن بودجه، صاحبان هر کسب و کار میتوانند مقایسهای بین هزینه واقعی هر پروژه و هزینه محاسبه شده در بودجه، انجام دهد. بنابراین، کنترل هزینه بخشی جداییناپذیر از سیستم مدیریت هزینه است.
اگر هزینههای مصرف شده در واقعیت کمتر از بودجه پیشبینی شده باشد (این به ندرت اتفاق میافتد)، برای کسب و کارها اتفاقی خوب است. با این حال، در اکثر موارد، هزینه واقعی یا نزدیک به هزینه بودجه است یا ممکن است از هزینههای بودجه بیشتر شود.
وقتی هزینههای واقعی انجام شده از هزینههای بودجه خیلی بیشتر باشند، مدیریت باید اقدامات جدی انجام دهد. برای نمونه امکان دارد معامله با فروشنده جدیدی انجام داده باشید که پیشنهاد میکند کالا را با قیمت پایینتری نسبت به سایرین از شما خریداری کند. طبیعی است که این موضوع به سود شما نخواهد بود. یکی از اشکال بسیار معمول کنترل هزینه، برونسپاری (outsourcing) برخی از عملکردهای شرکت است.
کنترل هزینه و درآمد خالص (Net Income)
برای درک کنترل هزینه، توجه به درآمد خالص سازمان نیز مهم است. زیرا کنترل هزینه قسمت مهمی از برنامهریزی برای درآمد خالص است. برای به دست آوردن درآمد خالص میتوانید از این فرمول استفاده کنید:
فروش – هزینههای ثابت – هزینههای متغیر = درآمد خالص هر کسب و کار
اجرای کنترل هزینه با بررسی هزینههای ثابت و همچنین متغیر برای رسیدن به درآمد خالص، باید یکی از اهداف کسب و کار شما باشد.
چرا کنترل هزینه مهم است؟
کنترل هزینه را میتوان با اقدامات اجرایی خاصی که منجر به کاهش هزینهها در برخی فعالیتهای شرکت میشود، به عنوان یک قانون خاص تعریف کرد.
هدف اصلی کنترل هزینه، دستیابی به یک مجموعه استراتژی مناسب برای فروش بیشتر در هر کسب و کار است. همواره برخی استانداردها در اقدامات کنترل هزینه تعیین شدهاند که شما باید اطمینان حاصل کنید آنها را به درستی در نظر گرفته و عملکرد سازمان شما در این امر، با استانداردها و قوانین تعیین شده، مطابقت دارد.
انحرافاتی که به دلیل این استانداردها در عملکرد شرکت اتفاق میافتد به راحتی قابل تجزیه و تحلیل و سپس گزارش هستند تا اطمینان حاصل شود که مدیران میتوانند اقدامات اصلاحی را برای شرکت انجام دهند.
روش کنترل هزینه تمرکز اصلی را بر حال و همچنین گذشته شرکت میگذارد. این روش را میتوان به راحتی برای مواردی که دارای استانداردهای خاصی هستند، اعمال کرد.
این روش به دنبال دستیابی به پایینترین نرخ ممکن برای هزینههای اضافی است به همین دلیل میتوان عملکرد کنترل هزینه را به عنوان یک “عملکرد پیشگیرانه” نیز تعریف کرد.
مراحل سیستم کنترل هزینه کارآمد
برنامهریزی
اولین و مهمترین نکته در شروع روند کنترل هزینه، برنامهریزی است. شما باید یک برنامهریزی جامع را در نظر بگیرید و حتما اهداف را در برآوردها، بودجهها و استانداردها طرحریزی شده، در نظر داشته باشید.
نقش کارکنان در برنامه
اگر برنامهریزی اولین قدم بود، ابلاغ آن به کارمندان دومین مرحله است. اگر برنامهها و اهداف اولیه فقط به مقالات محدود شوند، هیچ اتفاقی نمیافتد. آنها باید از تئوری بیرون کشیده و عملی شوند.
برای این منظور، شما باید کارکنان خود را در مورد برنامههای خود مطلع کرده و باید به آنها در مورد نقش هر عضو در این برنامه، آموزش دهید. در اصل به آنها این امکان را میدهید تا نقش خود را به راحتی در تلاش برای کنترل هزینه، ایفا کنند.
نظارت
وقتی قسمت اجرای طرح شروع میشود، زمان شروع نظارت و ارزیابی عملکرد نیز فرا رسیده است. هزینههای مختلف انجام شده ثبت میشوند و اطلاعات مربوط به آنها جمعآوری خواهند شد. یادداشت کردن هزینهها برای بررسی و ارزیابی اولین قدمی است که ممکن است به یک برنامه کنترل هزینه موفقیتآمیز، منجر شود.
ارزیابی
پس از شروع ثبت سوابق هزینههای واقعی، اکنون زمان آن است که مقایسهای بین هزینههای واقعی و هزینههای پیشبینی شده، انجام دهیم. اگر عملکرد مورد هدف بدست نیامده است، وقت آن است که بنشینیم و استراتژیهایی برای دستیابی به آن اهداف، تدوین کنیم.
تصمیمگیری
پس از ارزیابی عملکردهای مختلف، این مرحله به عهده مدیریت است که آیا آنها میخواهند در اهداف تجدید نظر کنند یا اقدامات خاصی را برای کاهش نقایص ثبت شده انجام دهند، یا خیر.
اکثر شرکتهای بزرگ به دلیل سرقت، کار ضعیف کارمندان، ذخیره ناکارآمد هزینهها و کهنه شدن برخی محصولات، از خسارات زیادی در دوره فعالیت خود رنج میبرند. این هدر رفت انرژی، غالبا منجر به هزینههای سنگین مادی میشود که در صورت اجرای مناسب سیستم کنترل هزینه، میتوان از آنها به راحتی جلوگیری کرد.
ویژگیهای یک سیستم کنترل هزینه خوب چیست؟
- به تصویر کشیدن دقیق مسئولیت مراکز
- استانداردهای مختلف هزینه
- ارتباط مناسب هزینههای قابل کنترل
- داشتن مرجعی کاملا معین
- کاهش هزینه
- گزارش هزینه
دو استاندارد اصلی در کنترل هزینه
به طور کلی، دو استاندارد برای کنترل هزینهها وجود دارد. یکی استانداردهای خارجی است و دیگری استانداردهای داخلی.
استانداردهای خارجی
استانداردهای خارجی زمانی مورد نظر هستند که عملکرد داخلی سازمان در ارتباط با فعالیتهای خارج از سازمان (یعنی شرکتهای دیگر در همان صنعت)، مقایسه شوند. عملکرد هزینه، در این مورد، براساس چندین نسبت هزینه ارزیابی میشود.
استانداردهای داخلی
استانداردهای داخلی زمانی در نظر گرفته میشوند که عملکرد در بخشهای داخلی با هم مقایسه شوند. این عناصر هزینه داخلی یک شرکت میتواند شامل مواردی مانند هزینه نیروی کار یا هزینههای مادی دیگر باشد.
نتیجه سخن
برای طولانی مدت فعالیتهای کنترل هزینه در هر کسب و کاری ضروری است. این مسئله میتواند از برخی از مشکلات عمده که ممکن است در آینده رخ دهند، جلوگیری کند. پول بدست آمده از طریق فروش موفقیت بزرگی است. با این حال، اگر هزینههای شما نیز به همان اندازه زیاد باشد، در این صورت هیچ سود واقعی حاصل نمیشود. درک و تحقیق در مورد هزینهها میتواند آیندهای طولانی مدت برای کسب و کار شما را تضمین کند.
مجموعه
مدیریت پروژه
- هر آنچه باید در مورد زمان انجام و زمان چرخه بدانید
- ساختار تجزیه منابع (RBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه نوشته میشود؟
- نمودار SIPOC چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
- نظریه دو عاملی هرزبرگ چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
- زمان تکت (Takt Time) چیست و چه اهمیتی دارد؟
- اصول مدیریت پروژه بازاریابی چابک
- راهنمای کامل مدیریت پروژه به زبان ساده: چگونه پروژه را قبل از پایان دنیا تمام کنیم! (به همراه دانلود فایل نمونه مدیریت پروژه)
- راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PMBOK
- مروری بر مفهوم پروژه و استاندارد PMBOK
- آموزش و راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PRINCE2
- مدیریت چابک و ناب چه تفاوتهایی دارند؟
- راهنمای کامل اصول مدیریت پروژه
- مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟
- مدیر پروژه فنی کیست و چگونه میتوانیم به این نقش دست یابیم؟
- تفاوت مدیر پروژه و مدیر برنامه در چیست؟
- ۱۶ مهارت ضروری که مدیران پروژه باید داشته باشند
- داشبورد مدیریتی (Executive Dashboard) چیست و چه ویژگیهایی دارد؟
- مدیریت پروژه ساخت و ساز و مدیریت پروژه ساختمانی چیست؟
- معرفی برترین مسئولیتهای مدیر پروژه ساختمانی
- بودجهبندی پروژه چیست و چگونه انجام میشود؟
- تعریف هزینه عملیاتی (OpEx) و هزینه سرمایهای (CapEx)
- سرریز هزینه (Cost Overrun) چیست و چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
- دستیار مدیر پروژه (Assistant Project Manager) کیست؟
- فرایند جمعآوری نیازمندیها در پروژه
- مدیریت پورتفولیو پروژه چیست و چه اجزایی دارد؟
- هرآنچه باید در مورد جمعآوری نیازمندیها در مدیریت پروژه بدانید
- راهنمای مدیریت انتشار (Release Management)
- مدیریت تدارکات پروژه چیست و چه اهمیتی در پروژه دارد؟
- راهنمای کامل تعریف، مزایا و روشهای کنترل هزینه (Cost Control)
- کنترل پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟
- چرخه عمر پروژه چیست و چه اهمیتی دارد؟
- تعریف انجام شده یا Definition of Done به چه معناست؟
- ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا میشود؟
- مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) چیست و چه اهمیتی دارد؟
- منشور پروژه (Project Charter) چیست و چگونه تهیه میشود؟
- چگونه جدول زمانی یا برنامه زمانبندی پروژه را ایجاد کنیم؟
- مدیریت ارزش کسب شده یا EVM چیست و چه اصولی دارد؟
- مدیریت قرارداد (Contract Management): مراحل، چالشها و مزایا
- بهترین مدارک و گواهینامههای مدیریت پروژه در دنیا کدام مدارک هستند؟
- جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) چیست و چگونه برگزار میشود؟
- تعریف مدیریت وظایف در مدیریت پروژه
- مدیریت وظیفه در مقایسه با مدیریت پروژه؛ کدام برای شما بهتر است؟
- مدیر محصول خوب چه کسی است؟
- ماتریس RACI چیست و چگونه اجرا میشود؟
- برنامه عملیاتی (Action Plan) چیست و چگونه نوشته میشود؟
- ۵ دلیل اینکه باید نرمافزار اکسل را در مدیریت پروژه کنار بگذاریم
- معرفی برترین نرمافزارهای مدیریت پروژه
- معرفی مهمترین مهارتهای مدیریت پروژه
- معرفی برترین متریکهای مدیریت پروژه
- نقش و مسئولیتهای دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان چیست؟
- ذینفعان در مدیریت پروژه چه کسانی هستند؟
- راهنمای کامل مدیریت ذینفعان پروژه
- راهنمای کامل معرفی برنامه مدیریت پروژه (Project Management Plan)
- استراتژی محصول چیست و چگونه تدوین میشود؟
- نقشه راه محصول (Product Roadmap) چیست و چگونه ایجاد میشود؟
- چگونه از شکست فاجعه بار در پروژه جلوگیری کنیم؟
- نکات کلیدی که باید در مورد اکشن پلن (Action Plan) و نحوه نوشتن آن بدانید
- کاربرد هوش مصنوعی (AI) در مدیریت پروژه
- نمودار Burndown چیست و چه انواع و محدودیتهایی دارد؟
- برون سپاری فرایند دانش چیست و چگونه انجام میشود؟
- یکپارچهسازی و مدیریت خدمات (SIAM) چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟
- معرفی یک چارچوب ۳ مرحلهای برای نوشتن اهداف پروژه بهتر
- نظریه انگیزش مزلو چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
- مدل WSJF برای اولویتبندی کارهای پروژه و محصول
- چرا تیمهای چابک به منشور تیم (Team Charter) نیاز دارند؟
- چارچوب کریستال در روش چابک چیست؟
- بررسی برآورد از پایین به بالا و کاربرد آن در مدیریت پروژه
- روش نمودار تقدم (PDM) چیست و چگونه در مدیریت پروژه استفاده میشود؟
- اصل هرم چیست و چگونه در ارائه به ما کمک میکند؟
- راهنمای گام به گام ایجاد نقشه راه محصول
- نظریه ذینفعان چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟
- تحقیق کاربر در UX چابک: چگونه UX و توسعه چابک دست به دست هم میدهند؟
- ۵ مورد از رایجترین نشانههای شکست پروژه و نحوه جلوگیری از آنها
- بک لاگ چیست و چرا در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
- اصلاح بکلاگ چیست و به چه منظور انجام میشود؟
- الزامات غیرعملکردی کدامند و چگونه میتوان آنها را در پروژه گنجاند؟