سرریز هزینه (Cost Overrun) چیست و چگونه از آن جلوگیری کنیم؟

در برنامه‌ریزی پروژه، همه چیز وابسته به دقت است. با توجه به اینکه حدود ۲۸ درصد از پروژه‌ها به دلیل برآورد هزینه نادرست شکست می‌خورند، واضح است که طرح پروژه شما مستحق زمان و توجه می‌باشد.

پیش‌بینی‌های نادرست در مورد هزینه‌ها، منابع، مزایا، و مدت زمان تخمینی می‌تواند ریسک‌های پروژه را به همراه داشته باشد که بر سودآوری و فرصت‌های رشد سازمان شما تأثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، اپل پس از صرف تقریباً دو سال بر روی تحقیق و توسعه پروژه AirPower – یک تشک شارژی بی‌سیم – این پروژه را که توجهات بسیاری را به خود جلب کرده بود، لغو کرد.

عدم مدیریت مناسب هزینه، طراحی ناکارآمد پروژه و استفاده ناکافی از منابع می‌تواند منجر به افزایش بودجه یا حتی لغو پروژه‌ها شود. بیایید نگاهی عمیق‌تر به سرریز هزینه (Cost Overrun)، علل تاخیر پروژه، و نحوه تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها در حین مدیریت سرریز هزینه داشته باشیم.

سرریز هزینه چیست؟

سرریز هزینه یک تغییر غیرمنتظره در بودجه پروژه است که منجر به افزایش هزینه کل پروژه می‌شود. این ممکن است به سه دلیل اصلی رخ دهد:

• عوامل اقتصادی که به دلیل عدم دقت در بودجه یا محدوده پروژه رخ می‌دهد
• دلایل فنی، از جمله تخمین‌های اشتباه یا جمع‌آوری نادرست داده‌ها
• علل روانی، از جمله وجود خزش محدوده یا هر گونه کاهش در سطوح تعهد پروژه

چگونه سرریز هزینه را محاسبه کنیم؟

می‌توانید از این فرمول برای تعیین سریع هزینه‌های اضافی پروژه خود استفاده کنید:

در اینجا یک مثال آورده‌ایم:

۱۰۰۰۰ دلار (هزینه‌های واقعی) – ۹۰۰۰ دلار (مبلغ بودجه) = ۱۰۰۰

۱۰۰۰ / ۹۰۰۰ دلار (مبلغ بودجه) = ۰.۱۱

۰.۱۱۱۱ × ۱۰۰ = ۱۱.۱۱٪ بیش از بودجه

نحوه تشخیص سرریز هزینه

همانطور که همه مدیران پروژه می‌دانند، پروژه‌ها به ندرت طبق برنامه پیش می‌روند. با این حال، بهترین روش این است که هر کاری که می‌توانید انجام دهید تا هزینه‌های پروژه را در حد بودجه نگه دارید. این بدان معناست که قبل از اینکه سرریز هزینه احتمالی به یک جانور رام‌ناپذیر تبدیل شود، آن را شناسایی کنید.

اگر پروژه‌ای را بدون طرح بودجه دقیق شروع می‌کنید، این اولین علامت هشداردهنده است که یعنی با گران شدن هزینه مواجه خواهید شد. بدون طرح کلی، با ریسک هزینه‌های غیرمنتظره مواجه خواهید بود و هیچ معیاری برای ردیابی هزینه‌های واقعی پروژه نخواهید داشت.

هنگامی که درگیر پروژه شدید، داشتن یک طرح کلی بودجه موثر تشخیص اینکه چه زمانی هزینه‌ها بیش از حد هستند را آسان می‌کند. به عنوان مثال، اگر پیش‌بینی می‌کردید که در ماه اول یک پروژه ۶ ماهه ۳۵ هزار دلار هزینه کنید، اما می‌بینید که هزینه‌های واقعی شما ۴۵ هزار دلار است، این نشانه اولیه‌ای است که ممکن است بعداً با سرریز هزینه مواجه شوید.

نشانه‌های سرریز هزینه چیست؟

تیم‌ها باید مطمئن شوند که دید واضحی از پیشرفت پروژه دارند تا هرگونه نشانه‌ای از سرریز هزینه را به محض وقوع، مشاهده کنند. در اینجا چند راه برای تشخیص سریع سرریز هزینه احتمالی وجود دارد:

• نبود طرح دقیق بودجه پروژه
• عدم وجود طرح اضطراری، که منجر به خارج شدن هزینه‌های غیرمنتظره از کنترل می‌شود
• عدم استفاده از ابزار برای پیگیری هزینه‌های پروژه
• طرح استفاده ناقص از منابع
• عدم گره زدن هزینه‌ها به وظایف خاص یا ایجاد ساختار شکست کار
• عدم بررسی پروژه‌های مشابه گذشته و داده‌های تاریخی
• مستند نکردن محصولات قابل تحویل پروژه، که منجر به خزش محدوده غیرقابل توضیح می‌شود

دلایل متداول سرریز هزینه در پروژه‌ها

برای موفقیت پروژه‌ها، مهم است که از افزایش هزینه جلوگیری شود. حتی با وجود همه کنترل‌ها و تعادل‌ها، باز هم ممکن است از بودجه عبور کنید.

قبل از اینکه بتوانیم نحوه کنترل سرریز هزینه را درک کنیم، بیایید نگاهی دقیق‌تر به دلایل متداول افزایش هزینه در پروژه‌ها بیندازیم.

برآوردهای نادرست پروژه

۲۸ درصد از پروژه‌ها به دلیل برآورد اشتباه شکست می‌خورند. عدم دقت در برآوردها می‌تواند هم از دست کم گرفتن و هم از برآورد بیش از حد هزینه‌ها ناشی شود. هر دو به یک اندازه مضر هستند و نتیجه سوگیری‌های پیش‌بینی عمدی یا غیرعمدی می‌باشند.

برای اطمینان از نتایج مثبت پروژه، برآوردها باید مبتنی بر داده و دقیق باشند.

خزش محدوده

با محیط کسب و کاری پویا و نیازهای کسب و کار در حال تغییر مکرر، خزش محدوده اغلب اجتناب‌ناپذیر است.

۴۵ درصد پروژه‌ها خزش محدوده را تجربه می‌کنند که یکی از رایج‌ترین عوامل سرریز هزینه در مدیریت پروژه است. استفاده از یک سیستم ردیابی پروژه دقیق و کامل می‌تواند به نظارت بر وظایف تکمیل‌شده و در حال انتظار برای کنترل خزش دامنه کمک کند.

عدم مدیریت ریسک

هر مدیر پروژه برنامه‌هایی را ایجاد می‌کند به این امید که آن‌طور که در نظر گرفته شده، پیش بروند. متأسفانه، هیچ چیز به این سادگی نیست.

عوامل داخلی یا خارجی غیرقابل پیش‌بینی می‌توانند باعث تاخیرهای غیرمنتظره پروژه یا منجر به افزایش هزینه‌ها شوند. داشتن یک استراتژی مدیریت ریسک و تغییر می‌تواند به تیم شما کمک کند تا از هرگونه ضرر مالی جلوگیری کند.

شکاف‌های ارتباطی در تیم‌ها

۲۹ درصد از پروژه‌ها به دلیل ارتباطات ناواضح با شکست مواجه می‌شوند. نداشتن یک خط ارتباطی ساده بین مدیران پروژه و ذینفعان می‌تواند منجر به تاخیرهای قابل اجتناب گردد.

چنین تأخیرهایی می‌تواند باعث هدر رفتن تلاش، هدایت نادرست منابع، از دست رفتن زمان و گرانی در مدیریت پروژه شود.

جمع‌بندی

سرریز هزینه زمانی اتفاق می‌افتد که هزینه واقعی یک پروژه از هزینه برنامه‌ریزی‌شده آن، بیشتر شود. این ممکن است به دلایل زیادی اتفاق بیفتد، اما معمولاً به دلیل ایجاد تخمین‌های نادرست در مراحل برنامه‌ریزی، تأخیر یا تغییر در محدوده رخ می‌دهد.