راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PMBOK

مدیریت پروژه همیشه به صورت غیر رسمی انجام می‌شد، تا بعد از اواسط قرن بیستم که این مفهوم رسما شناخته شد. انجمن مدیریت پروژه آمریکا یک راهنما با عنوان: ” راهنمای فراگیر دانش مدیریت پروژه” یا همان PMBOK منتشر کرد، تا فرآیند مدیریت پروژه را به طور کامل شناسایی کند. راهنمای کامل PMBOK شامل روش‌های پذیرفته‌شده‌ای هستند که کاربردی عمومی دارند، و البته همچنین شامل روش­‌های نوین و خلاقانه هم می‌شود.

تاریخچه PMBOK

•       اولین گواهینامه­ ای که توسط انجمن PMI صادر شد، گواهینامه PMP یا همان مدیریت پروژه حرفه­ ای بود، و این گواهینامه ها برای اولین بار در سال ۱۹۸۴ به متقاضیان اهدا شد.
•       ۱۹۶۹ – تولد PMI – اولین جلسه در شهر آتلانتا آمریکا برگزار شد.
•       ۱۹۸۴- اولین آزمون PMP برگزار شد.
•   ۱۹۸۷ – اولین نسخه از راهنمای PMBOK منتشر شد – نسخه چاپی – دارای ۸ فصل، و هر فصل ۵ تا ۶ صفحه بود.
•       ۱۹۹۴ – یک پیش نویس دیگر از راهنمای PMBOK منتشر شد – ۶۴ صفحه داشت. شامل ۸ مبحث کلی بود. ( مدیریت یکپارچگی هنوز به کتاب اضافه نشده بود. ) امتحان آن شامل ۳۲۰ سوال بود و شش ساعت به طول می­ انجامید! ( هر مبحث شامل ۴۰ سوال میشد و سوالات پنج گزینه ای بود. )
•       ۱۹۹۶ – راهنمای PMBOK نسخه اول منتشر شد – ۱۷۶ صفحه داشت. ۹ مبحث برایش در نظر گرفته شده بود و شامل ۳۷ فرآیند بود.
•       ۲۰۰۰ – راهنمای PMBOK نسخه سال ۲۰۰۰ منتشر شد. (نسخه دوم) – ۲۱۱ صفحه، ۹ مبحث برایش در نظر گرفته شده بود و شامل ۳۹ فرآیند بود.
•       اکتبر ۲۰۰۴ – راهنمای PMBOK، نسخه سوم منتشر شد. ۳۹۰ صفحه بود: ۴۴ فرآیند داشت.
•       آگوست ۲۰۰۵ – آزمون متناسب با نسخه سوم، تغییر کرد و حتی از قبل سخت تر هم شد! (PMI نمره قبولی را تا ۶۱% پایین آورد تا به نوعی سختی آن را جبران کند.)
•       ۲۰۰۷ – راهنمای PMBOK سه استاندارد ANSI/ISO/IEC را به دست آورد.
•       دسامبر ۲۰۰۸ – راهنمای PMBOK، نسخه چهارم منتشر شد. ۴۶۷ صفحه داشت: شامل ۴۲ فرآیند بود.
•       آگوست ۲۰۰۹ – آزمون باز هم طبق نسخه چهارم تغییر تغییر کرد.
•       ۳۱ آگوست ۲۰۱۱ – ۳۰ درصد سوالات دستخوش تغییر شدند تا با استاندارد RDS منطبق باشند.
•       دسامبر ۲۰۱۲ – راهنمای PMBOK، نسخه پنجم منتشر شد. شامل ۵۸۹ صفحه و ۴۷ فرآیند بود! آگوست ۲۰۱۳ _ آزمون بر اساس آخرین نسخه یعنی نسخه پنجم تغییر کرد.
•       ژانویه ۲۰۱۶ – تست بازهم مجبور شد تغییر کند تا با  آخرین نسخه RDS 2015 منطبق باشد.

پروژه چیست؟

در مدیریت پروژه، یک پروژه در واقع تلاشی موقتی برای ساخت یا ایجاد یک محصول یا نتیجه یا خدمات معین است.

پروژه از این جهت موقتی نامیده می‌شود که یک زمان شروع و یک زمان پایانی برای آن در نظر گرفته می‌شود و همچنین بازه و منابع محدود و تعریف شده ­ای دارد. یک پروژه همیشه خاص است چون شامل یک عملیات روتین و تکراری نمیشود، بلکه یک مجموعه از عملیات برای رسیدن به یک هدف خاص تعریف می شود. بنابراین تیم یک پروژه معمولا شامل افرادی میشود که مستقیما با هم کار نمیکنند – گاهی اوقات این افراد حتی از سازمان های متفاوت و حتی از چندین نقطه مختلف دنیا هستند.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه همان نظم شروع، برنامه ریزی، عمل، کنترل، و در نهایت جمع بندی کار یک تیم است تا به هدفی معین دست پیدا کرده و با معیارهای تعیین شده تطبیق پیدا کند. این مفهوم در واقع به کارگیری آگاهی، مهارت، ابزار، و تکنیک ­ها در جهت رسیدن به خواسته های یک پروژه است.

پروژه یک تلاش موقت و خاص است که هدف مشخصی را دنبال میکند، این هدف می تواند به شکل درآمد، تولید، یا مزایا باشد. هر زمان که یک پروژه در زمان و بودجه معین، به معیارهای مشخص و از پیش تعیین شده خود دست پیدا کند، پروژه موفقی تلقی میشود.

مدیریت در مقابل مدیریت پروژه

مهمترین عاملی که مدیریت پروژه را از “مدیریت” جدا میکند، این است که برعکس مدیریت، مدیریت پروژه یک مفهوم موقتی است و مدت زمان نسبتا کوتاه تری دارد. به همین دلیل، یک متخصص پروژه نیازمند مهارت­ های متنوع و همچنین توانایی مدیریت انسانی و آگاهی از مطلوب از شرایط کسب و کار است.

چرا PMBOK؟

PMBOK منبع آزمون PMP است. در واقع این منبع نتیجه تحقیق بر روی شرکت های موفق زیادی است. مزیت استفاده از یک مدیر پروژه دارای مدرک PMP و تیمش این است که دیگر نیازی به تمرین دادن نیروی جدید ندارید. PMBOK هم برای شرکت ها و هم برای کارمندان ارزشمند است. در ادامه به سه دلیل آن اشاره می‌کنیم:

•       اولین دلیل ارزشمند بودن PMBOK این است که به شرکت ها این امکان را میدهد که تمام بخش خود را یکپارچه کنند و در واقع یک استاندارد برای آنها تعریف کنند. به این صورت کارمندان بخش توسعه، راحت تر پروژه را مدیریت میکنند.
•       دلیل دوم این است که PMBOK میتواند به مدیران پروژه کمک کند تا با یک سیستم استاندارد، در سراسر شرکت سروکار داشته باشند. به این صورت اگر محل خدمت مدیری تغییر کند، شرایط و وظایف او تغییری نمیکند.
•       سومین دلیل این است که PMBOK طرح های مختلف را به چالش می کشد. روش های مختلف مدیریت پروژه می تواند کمک کند که مدیریت ریسک بهتری داشته باشید و همچنین PMBOK پیش بینی میکند که چه کاری محکوم به شکست است و این مسئله جلوی شکست احتمالی پروژه را میگیرد.

در آخر، مدیران پروژه ای که با استاندارد های PMBOK آشنا هستند، میتوانند فرآیند پروژه را به دلخواه خود تغییر دهند تا نیاز های شرکت را برآورده سازند. یک ضرب و المثل قدیمی میگوید:” برای شکستن یک قانون، شما نیاز دارید تا آن قانون را به خوبی بشناسید.”

زمانی که مدیران پروژه برای یادگیری این قوانین وقت صرف میکنند، دقیقا در همان زمان هم یاد میگیرند که چه زمانی نیاز دارند تا قوانین را نادیده بگیرند. 

ساختار PMBOK

مدیریت پروژه به عنوان یک مفهوم، به سرعت در دنیا در حال پیشرفت و گسترش است، و امروزه آن را یک شغل در نظر میگیرند و تمرینات و آموزش­ های خاص خودش را دارد. چارچوب PMBOK از پنج گروه فرآیندی، ده مبحث کلی و ۴۷ فرآیند مدیریت پروژه ای تشکیل شده. هرکدام از مباحث شامل یک سری فرآیند مدیریت پروژه میشوند.

استانداردسازی فرآیندها یکی از مهم ترین قسمت های هر طرح و نقشه ای محسوب میشود. در مدیریت پروژه، راهنمای PMBOK روشی را فراهم میکند که فرآیندهای مجزا را به یک فرآیند کامل، استاندارد، و مبتنی بر همکاری تبدیل میکند. این ۴۷ فرآیند در پنج گروه تقسیم بندی میشود، که رابطه نزدیکی با حوزه‌های دانشی ۱۰گانه در مدیریت دارند.

گروه‌های پنج‌گانه فرآیندی PMBOK

در تصویر کلیتی از گروه‌های فرایندی در PMBOK را می‌بینید:

شروع

گروه فرآیند شروع خود شامل فرآیندها، فعالیت­ ها، و مهارت های مورد نیاز برای آغاز یک پروژه میشود. گرفتن مجوزها، و اقدامات ابتدایی برای دستیابی به یک شروع موفق باعث میشود تا در نهایت تمام مراحل پروژه به خوبی پایه گذاری شود. مشخص کردن مراحل به صورت کاملا واضح، آماده سازی تیم ها، و گرفتن بودجه قبل از شروع کار، برای یک شروع قدرتمند در هر صنعتی مهم و ضروری میباشد.

اقداماتی که معمولا در مرحله شروع انجام می‌شود، به شرح زیر است:

•       بر اساس PMI، فرآیند شروع به ما کمک میکند تا یک دید اولیه نسبت به چیزی که میخواهیم به دست بیاوریم، داشته باشیم.
•       این مرحله همان جاییست که مجوز پروژه به صورت رسمی توسط اسپانسر صادر می‌شود، و ذی‌نفعان مشخص میشوند.
•       مشخص شدن سرمایه گذار از این جهت بسیار ضروری است که شناسایی سرمایه گذار ( و در مراحل بعد، مدیریت و کنترل آنها ) میتواند یک پروژه را موفق کند و یا آن را به سمت شکست سوق دهد.

ما همچنین باید به این نکات هم توجه داشته باشیم:

•       فرآیند شروع فقط به دلیل جذب اسپانسر (حمایت تائید بودجه پروژه) نیست، بلکه در این مرحله مشخص میشود که آیا پروژه ها منطبق با استراتژی کلی سازمان هستند یا خیر.
•       بدون وجود این مرحله، پروژه ها ممکن است شروعی بی نظم داشته باشند، و هیچ هدف واقعی را دنبال نکند.
•       یادتان باشد که در این مرحله است که مدیر پروژه را انتخاب میکنند.
•       بسیار ضروری است که مدیر پروژه خیلی زود انتخاب و به او آزادی عمل داده شود، چون مدیران پروژه معمولا مسئولیت زیاد اما اختیارات کمی دارند.

برنامه‌ریزی

فرآیند برنامه ریزی بیان میکند که وسعت (محدوده) پروژه باید تعریف شود، استراتژی طرح ها برای افزایش بازدهی باید طرح ریزی شود، و فهرستی از اهداف و نقشه های تیم باید تهیه شود. فرآیند برنامه ریزی همچنین هدف ها را به صورت ویژه تری ترسیم و طبقه بندی می کند و زیرساخت های لازم برای رسیدن به این اهداف را بر اساس محدودهای بودجه و زمانی، فراهم میکند.

فعالیت هایی که معمولا در برنامه ریزی انجام میشود:

•       یک بخش های مهم برنامه ریزی، تعیین وسعت و حد و حدود پروژه است. در حالی که شاید فکر کنید که این بخش متعلق به قسمت شروع پروژه باشد، اما وسعت ( در کنار ریسک ها، نقاط عطف، و بودجه ) به طور کامل در قسمت برنامه ریزی تعریف میشوند.
•       در گروه برنامه ریزی، یک فرایند برنامه ریزی پر جزئیات تر، شرح پیشرفت نامیده میشود، در اینجا اسناد پروژه در سطوح پیشرفته تری توسعه داده میشوند.
•       در راهنمای PMBOK، PMI به ۲۴ فرایند جداگانه می پردازد که مربوط به برنامه ریزی هستند.

اجرا

فرآیند اجرا شامل مدیریت تاثیرگذار تیم است. در حالی که زمان به خوبی مدیریت می شود و دسترسی به هدف ها ممکن میشود. استفاده مدیران پروژه از این مهارت ها، نشان دهنده توانایی بالای آنها در سازماندهی و ارتباطات است. در آن سمت ماجرا اما حل نگرانی ها و یا دیگر مشکلات پیچیده رابطه مستقیم با انجام کار در مدت و بودجه معین خودش دارد.

فعالیت هایی که در این گروه انجام میشود معمولا به شرح زیر است:

•       مدیر پروژه باید با تیم توسعه آشنا شود و آن ها را مدیریت کند و همچنین با راهکارهایی عملکرد آن را بهبود ببخشد.
•       مدیریت پروژه تنها به مدیریت ارتباطات محدود نمیشود، بلکه تعامل با ذی‌نفعان را مدیریت میکند، و از کیفیت محصول نهایی اطمینان حاصل میکند.
•       اگر نیاز به تهیه چیزی باشد – پشتیبانی از تلاش ها برای ارتباط با تامین کننده صورت میگیرد.

به یاد داشته باشید:

در مرحله اجرا، اکثر بودجه خرج می شود و محصول مورد نظر تولید خواهد شد. در اینجا بسیار محتمل است که ذی‌نفعان خواستار تغییر شوند و در حالی که تیم پروژه توانایی انجام تغییرات را دارند، اما تنها مدیران ارشد میتوانند این تصمیم را تایید یا رد کنند. 

نظارت و کنترل

پردازش تغییر ترتیب ها، ارزیابی ملاحظات بودجه، و کاهش تاثیر اتفاقات پیش بینی نشده که روی توانایی تیم برای رسیدن به اهداف اولیه اش تاثیر می گذارد، همه و همه، جزئی از توانایی ها و صلاحیت هایی هستند که در فرآیند نظارت و کنترل ضروری اند.

یک مدیر کاربلد همیشه پروژه را وادار به حرکت رو به جلو میکند و از پروژه در برابر مشکلاتی که ممکن است آن را به تاخیر بیاندازند محافظت میکند. همه این کارها با نظارت بر پیشرفت و پیش بینی و پاسخ سریع به مشکلات امکان پذیر است. در حالی که دیگر گروه ها طبق برنامه پیش می روند، نظارت و کنترل در تمام پروژه شناور است و در طول پروژه اتفاق می افتد.

چه چیزی را در بر میگیرد؟ بر اساس راهنمای PMBOK، شامل تمام فرایندهایی می شود که نیاز به پیگیری، بازبینی و تنظیم کردن، دارند. و معمولا فعالیت هایی که در بخش نظارت و کنترل انجام میشود به شرح زیر است:

•       شناسایی مراحلی از فرآیند که نیاز به تغییر دارند.
•       شروع تغییرات مرتبط ( واقعیت این است که شما هیچوقت نمیتوانید کاملا طبق نقشه پیش بروید. در واقع، در اکثر مواقع این اتفاق نمی افتد )
•       در این قسمت، شما نیاز دارید که با مقایسه نقشه با واقعیت و اندازه گیری تغییرات و انجام کارهای لازم، دوباره به مسیر نقشه برگردید.

اختتام

بزرگترین چالش این قسمت، رساندن پروژه به یک پایان موفقیت آمیز است که یعنی اتمام پروژه در زمان و بودجه معین. به کار بردن و انجام هیچکدام از این مراحل آسان نیست اما با انجام ندادن این مراحل به این معنی است که تیم هیچگاه به مزیت داشتن یک استراتژی برای پروژه، پی نخواهد برد.

فعالیت هایی که اغلب در مرحله نظارت و اختتام انجام میشود:

•       شما میتوانید پروژه را رسما به پایان برسانید و انجام پروژه دیگری را به عهده بگیرید.
•       مدیر پروژه بعد از نوشتن گزارش، برگزاری جلسه اختتام، دریافت آخرین قسط دستمزد، و پایان دادن به قرارداد، میتواند به پروژه رسما پایان دهد.
•       درس هایی که از این پروژه و در طول آن کسب شد، باید در جایی ثبت شود تا در پروژه های آینده مورد استفاده قرار گیرد و از انجام کارهایی بیهوده جلوگیری شود.

حوزه‌های دانشی در مدیریت پروژه

یکپارچگی – اولین بار در کتاب راهنمای PMBOK از این مفهوم رونمایی شد، به طور کلی این مفهوم بیان میکند که برای تصمیم گیری باید تمام اطلاعات ممکن در دسترس باشد و نمیشود با اطلاعات هر قسمت به شکل جداگانه، تصمیم گیری درستی کرد.

محدوده – این یکی از روش هایی است که میتوانید با استفاده از آن، اهداف پروژه خود را تعریف کنید. هدف مدیریت محدوده این است که همه اهداف را روشن کند و واضح بیان کند.  این مفهوم تمام نیازمندی ها را پوشش میدهد و تمام ساختار کار زا جز به جز مشخص میکند.

زمان – این مسئله مربوط به زمانی میشود که کارمندان صرف پروژه های خود میکنند، و اینکه به طور کلی، چقدر طول میکشد تا پروژه به پایان برسد. این مفهوم به شما کمک میکند که فعالیت های درون پروژه و ترتیب آنها و زمان در نظر گرفته شده برای هر فعالیت را بهتر درک کنید.

هزینه – این قسمت کاملا به جنبه اقتصادی پروژه میپردازد. فعالیت بزرگ این قسمت، آماده کردن بودجه است که خودش شامل تخمین زدن بودجه مورد نیاز و سپس مشخص کردن بودجه احتمالی پروژه میباشد.

کیفیت – این قسمت همان جاییست که شما در مورد آماده کردن واحد کنترل کیفیت و مدیریت کیفیت پروژه، یاد خواهید گرفت تا به این صورت از رضایت مشتری از محصولات خود اطمینان حاصل کنید.

تامین/خرید : این قسمت شما را از مرحله برنامه ریزی برای نیازهایتان، تا فرآیند خرید آنها همراهی خواهد کرد تا مدیریت کارهای تامین کننده را بر عهده بگیرید و زمانی که پروژه به پایان رسید، قرداد را به اتمام برسانید.

منابع انسانی : اول از همه، شما نیاز دارید تا به درک درستی از منابع مورد نیاز خود برای تامین پروژه برسید، سپس تیم خود را تکمیل کنید. بعد از آن، همه چیز به مدیریت شما و یاد دادن مهارت های مورد نیاز به اعضای تیم بستگی دارد.

ارتباطات: با توجه به اینکه شغل مدیر پروژه معمولا ۸۰ درصد وابسته به ارتباطات است، در اینجا، مدیر پروژه یک برنامه ارتباطی برای پروژه مینویسد و تمام ورودی و خروجی های این ارتباطات را زیر نظر میگیرد.

مدیریت ریسک : این قسمت شامل شناخت خطرات و ریسک ها و چگونگی ارزیابی ریسک در پروژه شما میشود، که این خود شامل چگونگی ارزیابی کیفی و کمی شما از ریسک های موجود میشود. مدیریت ریسک چیزی نیست که در یک شب انجام شود، این فرآیند در واقع در طول پروژه همیشه مورد استفاده قرار میگیرد.

ذی‌نفعان : این قسمت یکی از مهمترین بخش هاست و شامل شناخت ذی‌نفعان، شناخت نقش آنها و نیازهایشان در پروژه میشود، شما همچنین باید بتوانید این نیازها را برطرف کنید. اگر شما بتوانید تمام این بخش ها را به خوبی درک کنید، پس تمام چیزی که به عنوان یک مدیر پروژه باید بدانید را تحت پوشش قرار داده اید. 

در این مطلب توضیحاتی مفصل درباره راهنمای مدیریت پروژه براساس PMBOK داده شد. اگر در این خصوص علاقه‌مند به اطلاعات بیشتری هستید پیشنهاد می‌کنیم دوره مدیریت پروژه PMBOK را در دستور کار آموزشی خود قرار دهید.