تفاوت مدیر پروژه و مدیر برنامه در چیست؟

نقش مدیر برنامه و مدیر پروژه بسیار متفاوت هستند و درک اینکه چگونه می‌توانید از هرکدام در کسب و کار خود استفاده کنید حیاتی است. مدیر پروژه مسئول نیازها یا پروژه‌های خاص کوتاه‌مدت است. اما مدیر برنامه مسئولیت برنامه را بر عهده دارد، که به طور کلی گروهی از پروژه‌های مختلف است که برای دستیابی به یک هدف بزرگ‌تر با هم کار می‌کنند. این بدان معناست که اگر فقط از مدیران پروژه استفاده می‌کنید، قسمت مهمی از تیم را از دست می‌دهید.

پروژه چیست؟

پروژه دقیقاً چیست؟ پروژه یک تکلیف کوچک است که باید به طور کلی یک بار به عنوان یک رویداد اجرا شود. به عنوان مثال، اگر در حال ساخت خانه هستید، یکی از پروژه‌ها نصب برق خواهد بود. پروژه دارای محدودیت هزینه، منابع، زمان و بودجه است. به طور کلی مهلتی برای تکمیل آن وجود دارد و اهداف کلی هستند که باید برای موفقیت آن محقق شوند. اما محدوده این نوع تکلیف کمتر است.

ایده در اینجا تمرکز بر کوتاه‌مدت و به طور خاص بر روی محصولات قابل تحویل است. وظایفی که در حال انجام هستند به طور کلی بسیار فنی و کاملاً مشخص هستند. موفقیت یا عدم موفقیت در پروژه بر اساس کیفیت محصول و همچنین این که آیا محصول به موقع تکمیل شده است، بودجه و قوانین را رعایت کرده و همچنین اینکه چقدر به نیازها یا انتظارات مشتری رسیده است، اندازه‌گیری می‌شود. این پروژه‌ها فقط قطعات کوچکی از یک پازل بزرگ‌تر هستند که باید تکمیل شوند، نه اینکه به تنهایی یک پازل کامل باشند.

مدیر پروژه کیست؟

از طرف دیگر، مدیر پروژه وظیفه مراقبت از پروژه‌های منفرد را در کل برنامه بر عهده دارد. آن‌ها منطقه کوچک‌تری دارند که مسئولیت آن را بر عهده می‌گیرند. اما در این منطقه، کسانی هستند که کل تیم را زیر نظر دارند و مطمئن می‌شوند همه چیز به درستی اتفاق می‌افتد. آن‌ها همچنین کسانی هستند که به مدیر برنامه گزارش می‌دهند. آن‌ها گزارشات تیم را دریافت کرده یا از آن‌ها سوال می کنند. مدیران پروژه بیشتر افراد تاکتیکی درون این فرایند هستند زیرا باید همه کارها را به صورت روان ادامه دهند.

برخی از وظایف یک مدیر پروژه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• رعایت مهلت‌های زمانی
• رعایت بودجه از پیش تعیین شده
• تفویض وظایف به اعضای تیم
• انجام کارهای قابل تحویل
• هماهنگی زمان و منابع
• گزارش به مدیر برنامه
• سازمان‌دهی تیم کلی
• برآورد هزینه و بودجه‌بندی پروژه‌ها
• کار با مشتریان برای اطمینان از محدوده پروژه
• نظارت بر پیشرفت تیم
• پاسخ به سوالات و نگرانی‌های اعضای تیم
• توسعه وظایف و جدول زمانی
• مدیریت ریسک کلی پروژه
• مدیریت و به روزرسانی گزارش‌ها و اسناد
• روشن کردن محدوده و برنامه پروژه
• تدوین سیاست‌ها و رویه‌ها برای دستیابی به اهداف کلی

مدیران پروژه باید در برقراری ارتباط با دیگران عالی بوده و رهبران قدرتمندی باشند. آن‌ها همچنین باید سازگار، تحلیلی، قاطع، استراتژیک و مایل به پاسخگویی باشند. این افراد باید ریسک‌پذیر بوده و بتوانند چند کار را هم‌زمان انجام دهند و هم از طریق کتبی و هم شفاهی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. آن‌ها باید بدانند که چگونه وظایف را تفویض کنند و در حالی که به دانش کاری در زمینه خود احتیاج دارند، در درجه اول وظایف را به دیگران اختصاص می‌دهند، نه اینکه اکثر آن‌ها را خودشان اجرا کنند. در نتیجه، این افراد باید بتوانند استعداد را تشخیص دهند و به خوبی از آن استفاده کنند.

مدیر پروژه خوب، قادر به توجه دقیق به جزئیات و مدیریت زمان موثر است. آن‌ها باید بتوانند مذاکره کنند، حتی تحت فشار تصمیمات عالی بگیرند و انگیزه داشته باشند. بیشتر مدیران پروژه دارای مدرک لیسانس در مدیریت بازرگانی هستند، با این وجود راه‌های دیگری برای ورود به این رشته وجود دارد. همچنین برای به نمایش گذاشتن بیشتر توانایی‌هایی که یک فرد دارد، گواهی‌هایی در دسترس است، اگرچه در همه شرایط نیز لازم نیست.

برنامه چیست؟

در طرف دیگر، برنامه‌ها هستند. اگر به ایده ساخت خانه برگردیم، برنامه ساخت خانه است. هر جنبه از خانه که باید تکمیل شود پروژه‌های بیشتری است. این بدان معنی می‌باشد که برنامه مجموعه‌ای از پروژه‌ها است که برای دستیابی به یک هدف، یک خانه کامل، همه گروه‌بندی شده‌اند. با برنامه شما به جای فقط یک قطعه کوچک از پازل، یک پازل کامل و مزایا و رشد همراه با آن را خواهید داشت.

ایده در اینجا تمرکز بر بلندمدت و به طور خاص بر روی مزایایی است که با تمام شدن کار به دست می‌آید. وظایفی که اجرا می‌شوند کاملاً استراتژیک هستند و به طور کلی نسبتاً کلان خواهند بود. هدف نتیجه است و موفقیت یا عدم موفقیت بر اساس اینکه آیا نیازها و منافع حاصل از آن تأمین شده است، اندازه‌گیری می‌شود. تمام پروژه‌های کوچک تر برای ایجاد این برنامه کامل کنار هم قرار می‌گیرند و بدون انجام صحیح تمام پروژه‌ها، برنامه موفقیت‌آمیز نخواهد بود.

مدیر برنامه کیست؟

مدیر برنامه وظیفه درک کامل برنامه‌ای را دارد که کسب و کار روی آن کار می‌کند و اینکه چگونه این برنامه در کل روی کسب و کار تأثیر می‌گذارد. آن‌ها مسئول تشخیص و ارزیابی تمام پروژه‌هایی هستند که برای تکمیل برنامه کلی باید انجام گردند. در نتیجه، مدیران برنامه کسانی هستند که مدیران پروژه باید برای کمک یا گزارش به آن‌ها مراجعه کنند. بدین شکل، آن‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که هر پروژه به درستی انجام می‌شود.

برخی از وظایف مدیر برنامه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• اختصاص تیم‌ها
• اجرای استراتژی‌ها
• اندازه‌گیری میزان بازگشت سرمایه
• نظارت بر همکاری در بین تیم‌های پروژه
• تعریف معیارهای موفقیت
• ارزیابی معیارهای موفقیت
• هماهنگی و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها
• تجزیه و تحلیل سیاست‌ها و اهداف برنامه
• ارتباط بین رهبران مختلف پروژه
• ارزیابی موفقیت کلی برنامه و پروژه
• تدوین استراتژی‌هایی برای پیشرفت مداوم برنامه
• تعریف معیارهای موفقیت

مدیران برنامه باید رهبران قدرتمندی باشند زیرا آن‌ها مسئولیت مدیران پروژه را بر عهده خواهند داشت و به طور گسترده سرپرستی تیم‌هایی را نیز عهده‌دار می‌شوند که مدیران پروژه مسئولیت آن‌ها را بر عهده دارند. آن‌ها باید مذاکره‌کننده‌ای عالی باشند و توانایی تفکر انتقادی و همچنین ارتباط قوی را داشته باشند. مدیران برنامه وظیفه برقراری ارتباط هم به صورت شفاهی و هم از طریق ارتباط کتبی را دارند و باید بتوانند با افراد از همه سطوح سازمان تعامل داشته باشند. به همین ترتیب، آن‌ها باید بتوانند همه اعضای تیم خود را از تمام سطوح سازمان مربی‌گری و در هر مرحله به طور مثبت تقویت کنند.

در بیشتر موارد شوخ‌طبعی نیاز است تا بتوانید از تمام کارهای سخت و هماهنگی لازم برای اجرای موثر یک برنامه عبور کنید. مدیر برنامه همچنین مسئول بسیاری از برنامه‌ریزی‌ها و تفویض اختیارات است، به این معنی که آن‌ها باید قادر به انجام هر یک از این وظایف به طور عادلانه و منصفانه باشند. در بیشتر موارد، این افراد مدرک مدیریت بازرگانی دارند یا ممکن است دارای گواهینامه‌ها و آموزش‌های پیشرفته باشند که آن‌ها را برای این نوع نقش رهبری آماده می‌کند.

شباهت‌های مدیر پروژه و مدیر برنامه

با وجود اینکه مدیران پروژه و مدیران برنامه در مناطق مختلف کار می‌کنند، در کل بسیار شبیه به هم هستند. به طور کلی، مدیر برنامه وظایفی را که مدیر پروژه انجام می‌دهد، در مقیاس بزرگ‌تر بر عهده دارد. آن‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که مدیران پروژه وظایف خود را انجام می‌دهند، مدیر پروژه نیز به طور مشابه مطمئن می‌شوند که اعضای تیم وظایف خود را به درستی به انجام می‌رسانند. این فرایندی است که به همه این امکان و اطمینان را می‌دهد تا بدانند چه کاری انجام می‌دهند و حمایت صحیحی از پروژه‌ها در کل راه دارند.

مهارت‌های مورد نیاز این دو نقش نیز کاملاً مشابه هستند. هر دو مدیر باید رهبران قوی باشند و بتوانند با افراد در سطوح مختلف سازمان ارتباط برقرار کنند. هر دو باید بتوانند برنامه‌ریزی کرده و وظایفی را تفویض کنند و هر دو باید بتوانند انتقادی بیندیشند و مذاکرات را انجام دهند. از بسیاری جهات، این افراد کاملاً شبیه به هم خواهند بود، تفاوت اصلی فقط در محدوده وظایفی است که انجام می‌دهند، نه خود وظایف. هر دوی این نقش‌ها آموزش و تجربه می‌طلبد و باید بتوانید آن‌ها را به درستی اجرا کنید.

ابزار مورد نیاز مدیر پروژه و مدیر برنامه

هم مدیران پروژه و هم مدیران برنامه به برخی از ابزارهای مهم احتیاج دارند. از آنجا که آن‌ها مسئول بسیاری از وظایف و مدیریت افراد مختلف هستند، به راه‌های بهتری برای پیگیری نیاز دارند. آن‌ها به روش‌هایی برای نظارت بر پیشرفت جنبه‌های مختلف پروژه یا برنامه نیاز دارند و باید بتوانند بدون نیاز به مکالمه فیزیکی با کارمندان، بر آن‌ها نظارت کنند. ابزارهای مناسب باعث می‌شوند که این اتفاق راحت و موثر رخ دهد.

پیگیری وظایف: مدیران به روشی نیاز دارند که کلیه کارهای مختلفی را که برای یک پروژه و برنامه ضروری است، پیگیری کند. با استفاده از این سیستم می‌توانید در هر مرحله به تعداد مورد نیاز کار ایجاد کنید. این به شما امکان می‌دهد وظایف را گروه‌بندی کنید و مطمئن شوید که هر کسی می‌داند چه کاری انجام داده است و اینکه چه کسی برای تکمیل یک وظیفه خاص باید با چه کسی کار کند.

تخصیص تاریخ‌ها: شما می‌توانید تاریخ شروع و موعد مربوط به هر کار و مراحل کلی را نیز تنظیم کنید. این امر تضمین می‌کند که هر کس می‌داند چه زمانی لازم است کار خود را شروع کند و چه زمانی که باید مرحله کلی انجام شود. قابل مشاهده کردن این نوع مهلت‌ها برای همه اعضای تیم، مسئولیت‌پذیری را برای همه بسیار آسان‌تر می‌کند. آن‌ها همچنین می‌توانند یکدیگر را تحت فشار قرار دهند زیرا می‌دانند که هر یک از اعضای تیم باید چه کاری انجام دهد.

ایجاد وابستگی‌ها: بعضی اوقات بعضی از کارها باید انجام شود تا کار بعدی بتواند آغاز گردد. وقتی این اتفاق می‌افتد وابستگی ایجاد می‌کند و چنین چیزی از طریق این سیستم امکان‌پذیر است. وابستگی‌ها را می‌توان به روش‌های مختلفی تنظیم کرد و وقتی تغییرات در یک قسمت از پازل ایجاد شود، همه موارد وابسته به طور خودکار تنظیم می‌گردند تا همه چیز با هم کار کند. این امر باعث می‌شود که هر مدیر پروژه یا مدیر برنامه ای بتواند در سیستم تغییر ایجاد کند زیرا نیازی به انجام تنظیمات برای هر کار نیست. فقط یک تنظیم لازم است.

سفارشی‌سازی: همه چیز قابل تنظیم است. بنابراین هر کار را می‌توان با رنگ‌های سفارشی تنظیم کرد تا مشاهده آن‌ها راحت‌تر شود. وظایف فرعی را می‌توان به وظایف کلی اضافه کرد تا مطمئن شوید هیچ کدام از قلم نمانده است و می‌توان نقاط عطفی را برای تنظیم رویدادهای خاص اضافه نمود. همچنین می‌توان میزان پیشرفت هر کار را تعیین کرد تا اعضای تیم بتوانند همه را در مورد میزان پیشرفت خود و آنچه که هنوز برای انجام وظایف باید انجام دهند، به روز کنند. این باعث می‌شود که هرکسی راحت‌تر بداند که چه کاری باید انجام دهد.

همکاری: همه افراد درون تیم باید بتوانند سریع و کارآمد همکاری کنند. آن‌ها باید بتوانند وظایف مختلف را در مرحله‌ای که به آن‌ها محول شده است اجرا و بررسی کنند و در آن مرحله با افراد دیگر تماس بگیرند. سپس آن‌ها می‌توانند درخواست کمک بدهند، توضیحاتی دریافت کنند و … . آن‌ها همچنین توانایی بررسی کار یکدیگر را خواهند داشت که ممکن است بدون نیاز به تماس، پاسخ‌های لازم را به آن‌ها بدهند. این می‌تواند کارآمدتر باشد و مدیریت بهتر پروژه و برنامه را فراهم کند.

ایجاد الگو: در بسیاری از برنامه‌ها، پروژه‌های خاصی وجود دارد که باید به طور مداوم اجرا شوند. معنی این امر این است که معمولاً پروژه‌های خاصی هستند که باید در هر برنامه‌ای (یا حداقل اکثریت قریب به اتفاق برنامه‌ها) که انجام می‌دهید وجود داشته باشد. ایجاد یک الگو به شما امکان می‌دهد پروژه‌ای را از قبل تنظیم کنید که با هر بار ایجاد برنامه به آن اضافه شود. این باعث می‌شود تا در زمان لازم برای بازآفرینی پروژه و تعیین مجدد وظایف صرفه‌جویی گردد. اگر هر شخص مسئولیت کارهای یکسانی را بر عهده داشته باشد، استفاده از یک الگو آماده‌سازی سریع‌تر پروژه‌ها را آسان می‌کند.

جمع‌بندی

به طور کلی، شما برای داشتن یک مدیر پروژه یا مدیر برنامه موثر به ویژگی‌های مختلفی نیاز خواهید داشت. شما مسئول آنچه در تیم انجام می‌شود، هستید و همچنین مسئولیت پیگیری روند کار و اطمینان از رضایت مشتری را بر عهده دارید. مهم نیست که شما چه نوع پروژه یا برنامه اصلی را اجرا می‌کنید، مهم این است که همه را به عنوان یک تیم واحد برای رسیدن به هدف جمع کنید. با نرم‌افزار و استراتژی‌های مناسب چنین چیزی امکان‌پذیر است.

اگر می‌خواهید به عنوان مدیر برنامه یا مدیر پروژه کار کنید، بهترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که روی مهارت‌هایی که ذکر کردیم تمرکز کنید. رهبر شدن می‌تواند راهی عالی برای شروع کار باشد و به کسانی که در سطح بالاتری هستند، ثابت کند که شما آماده مسئولیت هستید. از آنجا مطمئن شوید که هر یک از وظایف خود را به بهترین نحو ممکن انجام می‌دهید و استفاده از ابزارهای موثر را برای پیگیری همه کارهایی که باید انجام شود تشویق می‌کنید. شما می‌توانید با استفاده از ابزارهای مناسب برای پشتیبانی از روند خود، به یک مدیر برنامه یا مدیر پروژه بهتر تبدیل شوید.