ذینفعان در مدیریت پروژه چه کسانی هستند؟

مهم نیست که چقدر چابک سعی می‌کنید پروژه‌های خود را اجرا کنید، به طور حتم افراد زیادی هستند که شما را از پیشنهاد پروژه تا روز راه‌اندازی همراهی می‌کنند.

یک گروه بسیار مهم از این افراد ذینفعان پروژه هستند.

ذینفعان می‌توانند منبع اضطراب و فشار یا منبع کمک باشند. یادگیری نحوه شناسایی و مدیریت آن‌ها برای هر مدیر پروژه مهارتی اساسی و مهم است.

ذینفعان پروژه دقیقاً چه کسانی هستند و چه کار می‌کنند؟

به بیان ساده، ذینفع یک فرد، گروه یا سازمانی است که از نتیجه یک پروژه تأثیر می‌پذیرد و می‌تواند موفقیت آن را از هر جهت تحت تأثیر قرار دهد.

این بدان معنی است که افراد درون سازمان شما مانند تیم پروژه، مدیران و مدیران اجرایی و همچنین ذینفعان خارجی مانند مشتریان، کاربران و هر کس دیگری که در هر مرحله تحت تأثیر پروژه شما قرار می‌گیرد، ذینفع هستند. بسیاری از افراد باید از آن‌ها آگاهی داشته باشند، به همین دلیل درک دقیق ذینفعان، میزان اهمیت و اولویت‌بندی آن‌ها بسیار مهم است.

برای اینکه این موضوع حتی واضح‌تر شود، بیایید ذینفعان معمولی که با آن‌ها برخورد خواهید کرد بررسی کنیم و وظایف و مسئولیت‌های خاص آن‌ها را شرح دهیم:

• مدیر پروژه: شخصی که پروژه را رهبری می‌کند. او کسی است که باید پروژه را در مسیر خود نگه دارد، تیم را راهنمایی و با بقیه ذینفعان پروژه ارتباط برقرار کرده و آن‌ها را مدیریت کند.
• اعضای تیم پروژه: گروهی که روی پروژه کار می‌کنند و رهبری مدیر پروژه را دنبال می‌کنند. نقش‌ها و مسئولیت‌های آن‌ها شامل انجام وظایفی است که به آن‌ها محول شده و کمک می‌کند تا پروژه به اتمام برسد.
• حامی پروژه: شخص یا گروهی که پروژه را تأمین مالی می‌کند. آن‌ها اطمینان می‌یابند که این پروژه از حمایت مالی لازم برای اتمام آن برخوردار است و بنابراین علاقه و تأثیر زیادی بر نتیجه آن دارند.
• مدیران اجرایی: مدیریت سطح بالا در سازمانی که پروژه را اجرا می‌کند. آن‌ها استراتژی شرکت را هدایت می‌کنند و همچنین علاقه زیادی به نتیجه آن دارند.
• مشتریان: افرادی که مستقیماً از نتایج پروژه استفاده می‌کنند. به عنوان افرادی که برای استفاده از محصول شما هزینه می‌پردازند، هنگام صحبت از خواسته‌هایشان درباره پروژه، صدای بلند و متنوعی دارند.
• مدیران منابع: سایر مدیران و تیم‌هایی که منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه را کنترل می‌کنند. آن‌ها نگهدارنده منابعی هستند که برای اتمام پروژه نیاز دارید و می‌خواهند در نتیجه آن دستی داشته باشند.
• مشاوران و پیمانکاران فرعی: تیم‌ها و افراد خارج از سازمان که روی پروژه کار می‌کنند. آن‌ها مسئول انجام کارهایی هستند که در SOW (بیانیه کار) ذکر شده است.
• گروه‌هایی که با پیشرفت پروژه تحت تأثیر قرار می‌گیرند: گروه‌های داخلی و خارجی یا افرادی که با کار روی پروژه تحت تأثیر قرار می‌گیرند. این گروه‌ها ممکن است به معنای افرادی باشد که به دلیل پروژه انجام شده، کار خود را از دست می‌دهند.
• گروه‌های تحت تأثیر پروژه پس از اتمام آن: گروه‌های داخلی و خارجی یا افرادی که تحت تأثیر اتمام و راه‌اندازی پروژه قرار می‌گیرند. این گروه‌ها می‌تواند به معنای شرکا، کاربران، رقبا یا حتی گروه‌های دولتی باشد که تحت تأثیر کاری که شما انجام می‌دهید قرار خواهد گرفت.

بسته به اندازه و دامنه پروژه، لیست ذینفعان شما می‌تواند شامل همه این گروه‌ها باشد یا فقط تعداد محدودی از آن‌ها را در بر گیرد. در هر صورت، هر یک از ذینفعان نظر خواهند داد که “موفقیت” برای این پروژه چگونه به نظر می‌رسد و باید با احتیاط با آن‌ها رفتار شود.

ذینفعان در مقابل ذینفعان اصلی

باید به یاد داشته باشید که همه ذینفعان یکسان نیستند. در حالی که هرکسی که تحت تأثیر پروژه قرار بگیرد از نظر فنی یک ذینفع است، اما ذینفعان اصلی کسانی هستند که از نفوذ و اختیار برای تعیین موفقیت یک پروژه برخوردار هستند.

این‌ها افرادی هستند که پروژه شما را به موفقیت می‌رسانند یا آن را خراب می‌کنند: مانند حامی مالی، گروه‌های تأمین بودجه یا سازمان‌های دولتی. شما باید اطمینان حاصل کنید که نیازهای آن‌ها برآورده شده و راضی هستند.

فرایند مدیریت ذینفعان پروژه

مدیریت همه این ذینفعان کار آسانی نیست. با این حال، نادیده گرفتن آن‌ها نیز کار درستی نیست. همانطور که قبلاً گفتیم، ذینفعان پروژه می‌توانند کمک بزرگی به موفقیت پروژه، پرداختن به سیاست‌های داخلی (و خارجی) و حمایت از شما و تیمتان کنند.

بنابراین، چگونه باید تمام ذینفعان پروژه خود را مدیریت کنید؟

همانطور که موسسه مدیریت پروژه می‌نویسد، تنها کار این است: “شناسایی ذینفعان، تعیین نیازها و انتظارات آن‌ها و تا حد ممکن، مدیریت تأثیر آن‌ها در رابطه با نیازمندی‌ها برای اطمینان از یک پروژه موفق ضروری است.”

در اینجا یک فرایند ۳ مرحله‌ای وجود دارد که به شما کمک می‌کند ریسک‌های ناشی از برخورد با ذینفعان را کاهش دهید و اطمینان حاصل کنید که بسیاری از آن‌ها از پروژه راضی هستند:

• شناسایی ذینفعان: کلیه ذینفعان بالقوه را شناسایی و اولویت‌بندی کنید.
• به دست آوردن حمایت ذینفعان: انتظارات را دریابید و برای مقابله با آن‌ها استراتژی ایجاد کنید.
• مدیریت مداوم ذینفعان: در طول پروژه با ذینفعان مناسب در سطح مناسب ارتباط برقرار کنید.

۱- شناسایی و اولویت‌بندی ذینفعان مناسب پروژه

مدیریت موفقیت‌آمیز روابط با ذینفعان با شناخت اینکه با چه کسی سر و کار دارید، شروع می‌شود. گرچه ممکن است فکر کنید از همه شناخت مناسبی دارید، بهتر است از رویکردی سیستماتیک استفاده کنید تا مطمئن شوید خطایی رخ نخواهد داد.

با تیم پروژه خود ایده‌پردازی کنید.

از تیم خود بخواهید هر کسی که ممکن است تحت تأثیر پروژه قرار بگیرد را مشخص کند. به همه وقت دهید تا این کار را به صورت جداگانه انجام دهند و سپس به عنوان یک تیم دور هم جمع شده و یک لیست مشخص را تهیه کنید.

ذینفعان ثانویه خود را پیدا کنید

یک گروه کوچک و در عین حال قابل توجه از ذینفعان هستند که تأثیر زیادی بر روی پروژه شما نخواهند داشت. اما هنوز هم باید از آن‌ها آگاهی داشته باشید. این می‌تواند به معنای افرادی مانند موارد زیر باشد:

• مشتریان مشتری شما
• رقبا و مخالفان پروژه

جمع‌بندی

هر پروژه دارای ذینفع است. با وجود اینکه شما نمی‌توانید احساس این افراد را کنترل کنید، با شناسایی، ارتباط و مدیریت مناسب می‌توانید تأثیر آن‌ها را بر روی پروژه تحت کنترل داشته باشید.

به عنوان مدیر پروژه، وفاداری شما منجر به موفقیت پروژه می‌شود. گرچه گاهی ممکن است یک ذینفع مانع این کار شود، بدون آن‌ها نمی‌توانید به خط پایان برسید. بنابراین زودتر وقت بگذارید تا بفهمید آن‌ها چه کسانی هستند، به چه چیزهایی نیاز دارند و چگونه می‌توانید آن‌ها را مدیریت کنید. با این کار لطف بزرگی به خودتان خواهید کرد.